Inboxは、必ず自動的に見返すようなところに

「明日」をInboxにすることの効用は、必ず自動的に新規タスクを見返せる、というところにある。

頭に置いておくよりも、書いたほうがいいけれども…

新たに出てきた「やること」は、出てきたときにすぐ実行するのではなく、基本的には明日以降に実行するようにしたい。
今日は今日やるタスクで埋まってるから。
となると、新規タスクは一旦Inboxに放り込んでおいて、後で見返してやる日を設定することになる。
この、明日以降にするけど、まだいつやるか決めていないタスクを一旦置いておく場所は、吟味したほうがいい、と思っている。

「見にいく」では、見ない時が出てくる

頭の中で覚えておける量は限りあるので、どこかに書いておかないと忘れてしまう。
書いておけば安心か、というとそうでもなく、その書いたものを見返さなければやっぱり忘れてしまう。
頭ではなく、メモとして書いて残しておくからには、絶対にそれをまた見返さないといけない。絶対に。忘れちゃうから。
見返すかどうかわからない状況では、頭の中で覚えておくのと大差ない。
で、ここがけっこう自分が苦手とするところだったりする。
見返し忘れてしまうことがある。
「◯◯に書いてある」とわかっていても、その「◯◯」を見るのを忘れてしまうことがよくある。
となると、ぼくの場合、勝手に目に入るようにしておかないと、見にいかず、忘れてしまう、ということ。

勝手に目に入るところに、新規タスクを書いておく

なので、ぼくには勝手に目に入るような流れ・仕組みが必要である、ということ。
それを念頭に新規タスクの置き場所考えると、「たすくま」のリストは、”毎日””必ず””頻繁に”見るので、そこに勝手に新規タスクが書き込まれるようにしておけば、見返さない問題を解決することができる。
明日の日付のカレンダーに登録しておけば、つまり「明日」をInboxにすることが、自分の足りなさを確実に補ってくれる仕組みになってくれる。
たすくまのリストにさえ乗っかってくれれば、忘れることはなくなる。
これでようやく、安心して新たなタスクを頭から追い出し、今日のタスクに集中できる。

おわりに

「今日やるのはこれ!」とわかっていれば、集中の度合いは全然違ってくる。
頭の中に「あれやらな」「これやらな」がたくさんあると、目の前のことが疎かになりがち。
だから一旦別のところに書いて、頭から追い出すわけやけど、追い出したものをもっかい頭に持ってこないと、実行されずに忘れ去られちゃう。
そうならないような仕組みがあれば、安心できていいよね、安心するためにはすごく大事だよね、という話でした。

では、お読みいただきありがとうございました。

「明日」をInboxに

タスクとスケジュールと、そしてその他」にて、メモを

  • メモ
    • スケジュール
    • タスク
    • その他

の3つの行き先にしようかな、という話をした。
スケジュールは、カレンダーに登録してしまえばいい。
その他のメモは、扱いがなかなか難しい。
ということで、今回は、このうちの「タスク」について。

タスク登録の基本的な流れ

基本的には、

  • Inboxを作っておいて、とりあえずそこに放り込む
  • → Inbox内のタスクを、実行する日を決めて設定する
  • →実行日に、その日のデイリータスクリストに組み込む

という流れで処理している。
ちなみに、デイリータスクリストというのは、その日1日で実行して完了させようとしているタスクのリストのこと。
毎日、デイリータスクリストを作るところから、仕事はスタートする。
で、そのデイリータスクリストに何を使うのか?というのが長いこと悩ましく思ってることで、「たすくま」を使い出してからは、色々試してはまたたすくまに戻り、というのを繰り返してる。今もたすくま使用中。

たすくまは、今日のタスクリストが作成されるときに、カレンダーのスケジュールを取り込んでくれるので、カレンダーにタスクを登録しておくと、確実に目に入る。
なんたって、たすくまを使わない日はないから。
ぼくにとって、タスクはカレンダーに登録しておき、たすくまに取り込むことが、最も「もれなく確実に目に入れる」ことができる手段。

「今日中タスク」と「明日以降タスク」

タスクを処理していくときの基本方針として、「マニャーナの法則」に従うことにしている。明日できることは今日やらないように、という方針。新たに発生したタスクは、明日以降に実行するように。
とはいえ、中には今日発生したタスクを今日実行しなければいけない時がある。
新たなタスクが発生したら、

  • 今日中タスク
  • 明日以降タスク

のいずれかになる。
今日中タスクは、もちろんすぐたすくまに登録する。
明日以降タスクは、Inboxに放り込むことになる。で、たすくまはカレンダーを取り込むので、カレンダーにInboxの役割をしてもらうのが一番都合がいい。今日は必要ないけど、明日以降に思い出す必要のあるタスク。
ということで、Inboxは「明日」の日付とし、タスクは全てカレンダーの明日の日付に放り込むようにした。

この方法の最も大事なところは、「もれなく確実に目に入る」ようにしているところ。”自動的”に「もれなく確実に目に入る」。
自動的に目に入ってこなければ、忘れ去られてしまう可能性が高まる。ちゃんと実行日を設定しないと、キレイさっぱり頭から消え去る。で、あとで慌てふためくことになる。
いつやるのか定めていないので、定めるためにももう一度そのタスクを目に入れなければいけない。もれがあってはいけない。その、もれをなくせる安心感が、この方法の最大のメリット。

おわりに

まだ実行する日を決めていない、実行のレールに乗っていないタスクは、レールに乗っていないがために、もう一度見返さないと実行されず、忘れ去られてしまう。それは避けたい。確実に避けることができないと、つねに何か忘れていないかと不安で、安心できない。
ぼくの場合は、たすくまが、発生した明日以降のタスクを、自動的にもう一度思い出させてくれる「入れ物」になってくれる。そういうところにとりあえず放り込み、明日以降のタスクを今日はキレイさっぱり頭からどっかへやっておくと、ちょっと、いや、かなりスッキリするのではないかと思ったり。
では、お読みいただきありがとうございました。

タスクとスケジュールと、そしてその他

タスクは、やることについて書いてあるメモ。
スケジュールは、予定について書いてあるメモ。
そう考えると、すべてを「メモ」ととらえることができる。

何かメモする。と、それは、ただのメモのときもあれば、「これやらねば」と思って忘れないように書いたメモもある。これがいわゆる「タスク」。新たに発生した今後の予定をメモるときもある。これは「スケジュール」。
タスクやスケジュールのように用途が決まってると、扱い方は決めやすい。(決めやすいけど、最適な扱い方を考えて実践していくのは難しいけども)

スケジュールは、いつ、何があるか、やることと日時が決まってる。
タスクは、やらなあかんことって決まってるけれども、それをいつやるかの日時が決まっていない。
ただのメモは、用途自体が決まっておらず、今後使うかどうか、どう使えばいいかもわからない。
なので、

  • スケジュール > タスク >>>> メモ

の順で扱いにくくなる。
タスクやスケジュール以外に分類されるメモもあるかもしれない。それはここでは一旦置いておく。用途が決まっているメモや何に関するメモかはっきりしていれば、扱いやすいとは思うから。

という観点でみると、すべてはメモであり、そのメモの中でもよく出てくるのがタスクとスケジュール、という認識でいいのではないか。

おわりに

  • メモ
    • スケジュール
    • タスク
    • その他

だから、とりあえず行き先は、すぐに受け渡す先としては3つでいい。
スケジュールやタスク以外の用途が決まっているメモは、コピーして貼り付ける、という基本方針。
あとは、その他をどうするか。そこはまだまだ定まってないものの、スケジュールとタスクの扱いについては定まってるので、またいずれ。
では、お読みいただきありがとうございました。

ぼくのScrapboxの使い方 その4〜「All」のメインは手帳としての役割〜

ここで、いよいよ「All」と名付けた、ぼくのすべてのScrapboxのプロジェクトを統括するプロジェクトについての話に進んでいきたいと思います。
「All」には、これまで解説した「/choiyakiBox」や「book scrapbook」のページが全て入っています。それらに加えて、1日1ページ形式で日付がタイトルとなっているページもあれば、焙煎したコーヒー豆についてのメモ、読書メモももちろんありますし、飲んだビールの記録も「All」につけていっています。文字通り、すべてのメモというメモを集約している場所、と言えます。
ちなみに、個人の情報が満載なので、「All」はプライベートプロジェクトに設定してあります。

あらゆるメモが混在している中、「All」が担うことで一番重要なのが、手帳としての役割となります。

手帳は、主に

  • 年間インデックスページ
  • マンスリーページ
  • ウィークリーページ
  • デイリーページ
  • メモページ

から構成されていると思います。すべてのページが用意されている手帳もあれば、年間インデックスとマンスリーとメモからなる手帳や、年間インデックス・マンスリー・ウィークリー・メモからなる手帳など様々で、各ページのレイアウトも多種多様にあります。そんななかで、どんな手帳にも存在するのが、マンスリーページではないか、と思います。

マンスリーに加えて、ぼくはデイリーページを好んで使っています。デイリーページにて1日のタスクスケジュールを把握しながら日々を過ごす、というのが性に合っているからです。時間軸で一日をイメージしながら「たすくま」というリストに落とし込んでいく作業こそが、ぼくにとって「一日の計画をする」ということかな、と感じでいるので。

というわけで、1日の中でもっとも参照する回数が多く、表示している時間が長いのが、今日の日付のデイリーページとなります。そこには、今日の時間割、完了させたいタスク、ちょっとしたメモが書かれていくことになります。

デイリーページは、その日がくるだいぶ前に、日付をタイトルとするページをあらかじめ作っていきます。ぼくは教員をしているので、そこにその日の自分の時間割を書き入れておきます。
新たなタスクが発生すれば、今日以降の日の時間割やタスクを確認して、いつに完了させることができそうかを考えて、デイリーページに割り振ります。
なので、今日のデイリーページを開くと、その日の時間割およびスケジュールと、その日に完了させようと考えたタスクが並んでいる状態になっています。
手帳のデイリーページに、スケジュールとタスクを書き入れていくイメージと全く一緒です。
そして、このデイリーページを起点とし、Scrapboxを使っていくわけです。

また、デイリーページをメインとしつつ、それらを束ねるマンスリーページもつくっています。
マンスリーページにはそれぞれの日付へのリンクを書いておき、その月のデイリーページへと1発で移動できるようにしています。
また、各マンスリーページへのリンクを書いた年間ページも作成しており

  • 年間ページ
  • マンスリーページ
  • デイリーページ

の3種類のページを作ることで、Scrapboxを手帳として使っています。

と、ここまでは、紙の手帳の真似事をしているだけにすぎないわけですが、Scrapboxに手帳ページを作っているのは、紙の手帳にはないメリットがあるからなわけで。
次回はそこのところについて書いていきたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

欠乏はなにをもたらすのか〜『いつも「時間がない」あなたに: 欠乏の行動経済学』を読んで学んだこと〜

余裕のあるときはついついダラダラ過ごしてしまい、そのために時間を浪費してしまう。余裕のあるときに、先に待ち構えている仕事に手をつけたり、仕事の進め方を見直したりすれば時間がない状況に陥らなくて済むと頭ではわかっていても行動に移せなかったりする。

これは、時間に対する欠乏感がないから、と考えられる。なので、仕事が立て込んできて時間がなくなってくると、欠乏感が出てきて心が今しないといけないことに占拠され、注意が集中していく。

478.仕事でも楽しみでも、時間があまりないときのほうが得るものは大きのだ。私たちはこれを「集中ボーナス」と呼ぶ。

欠乏は集中を引き出してくれるので、メリットに感じる。けれども本書で繰り返し繰り返し述べられるのは、欠乏はむしろデメリットの方が大きい、ということ。

829.欠乏への集中は無意識であり、人の注意を引きつけるので、ほかのことに集中する能力を邪魔する。

924.本性の中心的仮説、つまり「欠乏は直接的に処理能力を低下させる」につながる。低下するのは個人の生来の能力ではなく、その能力のうち現在使えるものである。

欠乏は、処理能力の低下を引き起こしてしまう。で、これが実に厄介で、人の行動の全ての足を引っ張ることになりかねない。
欠乏が集中力を引き出すものの、つねに注意が向いている事柄が頭を占拠することになる。常時気になるので、意志力が消費し続けられる。それが処理能力を低下させ、欠乏感が増す。もはやほかのことには意識が向けられなくなり、さらなる処理能力の低下を引き起こす、みたいに。

3042.余裕があまりに少ないと、抵抗しなくてはならないことが多くて、結局自制心が枯渇してしまう。

余裕の存在が、自制心に大きな影響を与える。自制心がきかなくなるとは意志力が低下するということ。


興味深かったのは、欠乏に陥っている人たち(貧困者をとりあげている)に対しておこなう、欠乏から抜け出すためのプログラムのデザインについて書かれている部分。

3180.なぜパイロットの操作ではなくコックピットの設計を見ないのだろう?なぜクライアントの弱点ではなくプログラムの仕組みに目を向けないのか?パイロットは失敗することもあり、コックピットはそのような失敗を制御できるような賢い構造にする必要があると認めるのであれば、なぜ貧困者についても同じことができないのか?

まず、プログラムの仕組みに目を向けることの重要性を述べ、

3180.重荷を背負って疲れきっているクライアントが授業を一度欠席するとどうなるだろう?授業中にぼんやりしていたらどうなるだろう?次の授業がちっともわからなくなる。もう一度か二度と欠席すると、脱退するのが当然の成り行きである。もはや授業の内容をほとんど理解できないのだから、脱退が最善の選択とさえ言えるかもしれない。柔軟性に欠けるー一回の授業が前回の授業をもとにつくられているーカリキュラムは、処理能力に過剰な負荷がかけられている生徒にとって寛容な環境ではない。

柔軟性に欠けるカリキュラムは、処理能力に過剰な負荷がかけられている生徒にとって寛容ではない、と指摘する。柔軟性に欠けるカリキュラムとは、一回の授業が前回の授業をもとにつくられているもの。
学校での教科の教育は基本的にこのカリキュラムで進む。前回があって、今回の内容を理解することができる。数学は特にその傾向が強いがために、生徒にとってもっとも寛容でない教科なのかもしれない。
では、どういった授業の進め方がいいのか。
今はまだわからない。けど、この事実を念頭に入れて授業の流れをデザインすることは、難しい・わからないと感じられがちな数学をもっと楽しめるように提示していくためには必要なことだと感じている。


欠乏感がどの程度自分に影響を与えているのかは、実際のところは自覚しにくい。けれども、「余裕がないと、知らず知らずの間に自制心が低下してしまっている」という知識は、自分の行動や状況を見る目に変化を与える。
余裕があるかないかというのは主観的なものなので、置かれた状況は同じでも、自分が余裕を感じれるような対策を講じれば、もしかしたら処理能力は回復してくれるかもしれない。で、これはライフハックに通じていく話だろうと思う。
本書から、「欠乏」がもたらすことについて知ることができたのは、大きい。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク・プロジェクト管理の全体像〜来年度の手帳に向けて5〜

使うノートは2冊。「モレスキン ポケット」と、「ロルバーン A5サイズ」。
それぞれ、

  • モレスキン:ウィークリー(一週間コンパス)・プロジェクト用
  • ロルバーン:デイリー用

として使っていく。

サイズ的にも、モレスキンはポケットに入れて持ち運べるので、常にポケットに携帯。
ロルバーンはポケットに入らないものの、何でもかんでもそこにメモしていく予定なので、移動の際は必ず持っておくように。

ロルバーン

基本は、1日1ページ。
1週間に1度、1週間分の日付を、前から順に書き込む。

1日中、今日の日付のページを開いておき、出てきたタスクとか、メモとかを、バレットジャーナル 的な感じでどんどん書いていく。
「とにかくなんでも書き込めばいい」と思う。「PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜」にて書いたように、ペンの色を変えながらメモを書き込んでいくのもなかなかに効果的。
あとから参照したいページは、ノートの一番最初のページに、その日の日付と書いてある情報の簡単な内容を書いておく、つまり、インデックスを作っていっとくと便利。

モレスキン

ウィークリーページとプロジェクトページ、ミッションや価値観について書かれたページからなる。
ウィークリーページは、見開きで使う。スケジュールは「・」、タスクは「□」を文頭につけ、日付や時間が定まってればそれも書き添えておく。デイリーに転記したものには「→」をつける。

あらかじめ1年間分のページを用意しておく。そうすることで、その年のいつの出来事に対しても「この週にやる」とざっくり定めることができるので、出てきたタスクやスケジュールのやり場に困らない。
手帳のように日付ごとに区切られてはいないので、日付の定まっていないタスクも、気兼ねなくウィークリーページに書き込んでいける。

タスク管理

1日の流れ

毎日、その日のデイリーページを常に開いておき、何かあれば書きつけていく。そうすると、1日の最後の方になると、デイリーページには、その日に発生したタスクがいくつか並ぶことになる。それを処理する時間を、毎日必ずとり、「今日はこれにて終了」という、その日を閉じる作業をおこなう。
閉じる作業は、いたってシンプル。

  • 発生したタスクを、それを実行するデイリーもしくはウィークリーのページに転記する

以上。

やり残しのタスクも実行する日を決めなおして該当のページに転記し、同じように処理する。

一週間の計画

前述したように、一週間に一度、一週間分のデイリーページをロルバーンに作成し、ウィークリーページのスケジュールとタスクを、作成したデイリーページに転記し、日付を割り当てていく。それはつまり、一週間の計画を立てるということ。

  • スケジュールをデイリーページに転記。
    ウィークリーページに書かれている、日付と時間のそえられているスケジュールを、該当の日付のデイリーページに書き写す。

  • タスクをデイリーページに転記。
    スケジュールの様子を見計らいながら、1週間全体のバランスを考えつつ、ウィークリーページに書かれているタスクをデイリーページに書き写していくことで、タスクに日付を与えていく。


  • 1日1ページで、なんでもそこに書いていくこと。
  • 1日の最後に、閉じる作業をおこなうこと。
  • 1週間に1度、1週間分のデイリーページを作成し、週間の計画を立てること。

以上3点を守ることで、タスクを適切に管理し、毎日ちゃんと「やること」を把握して過ごすことができる。おそらく、タスクの数が10ほどであれば、これで快適に日々をまわしていける、はず。
ぼくの場合、日々のタスクはルーチンのものが多く、スケジュールもルーチンが多いので、ルーチン以外のタスクを今回書いた方法で管理することで、すべての「やること」を把握して過ごせている。

プロジェクト管理

  • 完了までに、いくつかの異なるタスクを完了させる必要があるもの

のことをプロジェクトと呼びたい。
なので、同じタスクを繰り返しおこなうことで完了させることができるのであれば、それはプロジェクトとしては扱わない。単発タスクを何度か繰り返すのみ。
「いくつかの異なるタスクを完了させる必要があるもの」がプロジェクト。

プロジェクトの扱い

では、プロジェクトはどう扱っていくのか。
完了までにいくつかの異なるタスクが並ぶことになるので、まずはその手順書を作っておきたい。とりあえず手順書があれば、進捗を把握できるし、全体の見積もりもできる。
なので、どんなプロジェクトを立ち上げる場合にも、1つ目のタスクは「完了までの手順を明らかにする」になる。
そのときに、そのプロジェクトの目的や、どの状態までいけばそのプロジェクトは完了したと言えるのか、といったこともあわせて考えておきたい。
モレスキンの見開き1ページ、もしくはEvernoteの1ノートを、1つのプロジェクトにあてがい、そこで手順を書き出していく。

ノートなので、自由に書いちゃえばいい。文章をつらつらと書いて、どんなタスクがあるか考え、リストにしていくのが、個人的にはおすすめ。
で、こんな風に、プロジェクトを一つ一つのタスクに分解することができればこっちのもん。
あとは、プロジェクト内のタスクのそれぞれを、「ウィークリーとデイリーにてタスク管理」にて書いたタスクと同じように扱っていけばいい。つまり、

  • 発生したタスクを、それを実行するデイリーもしくはウィークリーのページに転記する

だけ。
これさえすれば、「タスク管理」に乗せていくことができる。「タスク管理」に乗せることができれば、タスクを実行待ちの状態まで持っていける。


「タスク管理」を中心に据え、そこにプロジェクトの内の個々のタスクを乗っけていく。
プロジェクトは、「完了までの手順書を作ること」が遂行するための要になってくる。そんな感じ。

一週間コンパス

「一週間コンパス」とは、自分の役割それぞれに対し、今週とりくみたいことを書き出し、目標を定め、指針にしていくもの。
タスクやプロジェクト管理では、短期的な「やるべきこと」に対応できるものの、中長期的に自分がやっていきたいと考えていることや、自分の中で大切にしたいこと、価値を置いていることを、日々に盛り込んでいくことはできない。毎日が「やるべきこと」ばかりになってしまう。
「やりたい」ことを盛り込み、向かいたい方向に舵を切っていくためには、タスクやプロジェクト管理に加えて、その「やりたい」ことを管理し、日々に盛り込んでいかないと。そのための、「一週間コンパス」。

自分が価値をおいているもの、大切にしたいと切に願っていることを思い返し、日々に盛り込む。
例えば、「家族との時間」に価値をおいているのであれば、それを思い返すことで「あ、家族でお花見に行きたいな」と思うかもしれない。場所はどこがいいだろうか、交通手段は何を使うか、時期的にいつがいいか、、、などなどについて考えていかなければいけない。お花見に行くまでに、いくつかの工程が必要そう。となると、「家族でお花見に行く」というのは、プロジェクトであると言える。プロジェクトなので、上記のプロジェクトの処理と同じことをしていけばいい。


一週間コンパスを定めるためには、自分が価値をおいているものや、自分の役割について一度考え、書き出し、まとめておく必要がある。で、一週間に一度それらを見返し、価値をおくものを自分の日々の行動に反映していく。
そこで出てくるものは、おそらくは「やりたい」タスクやプロジェクト。タスクやプロジェクトであれば、それらを実行まで持っていきたいのであれば、「タスク管理」「プロジェクト管理」と同じ流れで実行待ちの状態まで持っていけばいい。

一週間コンパス・プロジェクト → タスク管理

一週間コンパスを定めることで出てきたタスクや、プロジェクト内のタスクを「タスク管理」に乗せて実行待ちまで持っていくことになるので、「タスク管理」の一週間の計画をおこなう前に、

  • 一週間コンパスを定める
  • プロジェクトを確認する

をまず済ませる。そうすると、ウィークリーページに、今週着手すべきタスクと着手したいタスクが出そろい、スケジュールも書き出されている状況になると思う。
なのであとは

  • スケジュールをデイリーページに転記
  • タスクをデイリーページに転記

してしまえば、今週のスケジュールとタスクを漏れなくデイリーページに引き継ぐことができる。すべてを実行待ちのスタンバイ状況まで持っていける。

おわりに

ベースは、「タスク管理」。そこがうまくいけばこそ、プロジェクト管理や一週間コンパスがちゃんと回り始める、と思う。

一つ一つのタスクを、もれなく確実に、実行すべき日時に、実行待ちのスタンバイ状況になるように持っていくこと。
それこそがタスク管理に課せられた大事な大事な役割の一つではないかなぁと、この連載を書いている中で見えてきた。書いた甲斐があったというものです。

では、お読みいただきありがとうございました。

ミッション、価値観、「一週間コンパス」なるものを加える〜来年度の手帳に向けて4〜

これまで、タスクとプロジェクトを紙で管理していく方法についてつらつらと書いた。

これらは、「来年度の手帳、どうしよう?」という、個人的な問題に端を発していて、その問題について考える中で、現状どうしてるかなというのをまとめていったもの。


  • プロジェクトページ
  • ウィークリーページ
  • デイリーページ

の3つで、タスクや短期的なプロジェクトはちゃんと実行し、こなしていけてる。けど、それだけじゃあ十分じゃないと感じはじめ、来年度はそこに加えたいと思うことが出てきた。
それは、「人生をどうしていくか?」っていう、なかなかに大きな問題。仕事場や家でのタスクをただこなしていくだけでは味気ない、と感じる部分がまた出てきたから。
「7つの習慣」でいうところの、ミッションや価値観と言われる部分にもっとスポットをあて、自分の人生の舵をとっていきたいと思うようになってきたから。

こんな風に思うのはこれまでもあったけど、うまくいかなくて何度もやめてはまたはじめ、ってのを繰り返してる。で、またやってみたいなと思いはじめたので、来年度の手帳の代わりに使うノートには盛り込んでいきたいな、と考えてるところ。


手帳として使うノートに、7つの習慣的な要素を盛り込もうと思ったので、フランクリン・プランナーを参考にすることにした。オーガナイザーと言われる、綴じノートタイプの手帳を。

価値観について書くページ、役割について書くページ、ミッションについて書くページが与えられており、また、デイリーページの合間合間に「一週間コンパス」なるページもあった。
使い方は、一週間に一度、価値観やミッションを確認しながら、役割ごとに目標を定める。この定めた目標を「一週間コンパス」のページに書き込み、一週間の計画を立てるときに、まず目標達成のための時間を確保しておく。それから他のタスクを計画に盛り込み、実際に行動していく、という感じ。

フランクリン・プランナー オーガナイザーとその使い方は、

  • ベースは1日1ページ
  • 「一週間コンパス」というウィークリーページがある
  • 一週間ごとに計画を立てる

という点で、ウィークリーページの内容をデイリーページに落とし込んでいくっていう自分のノートの使い方とよくマッチしそうな感じがしたので、自分のノートにも「一週間コンパス」を導入しようと考え中。


ということで、

  1. プロジェクトページ、ウィークリーページ、デイリーページの3つのページを使う
  2. ウィークリーページにて、役割ごとの目標を定め、デイリーページに落とし込む
  3. タスクは、ウィークリーページ → デイリーページの流れで実行日を定める
  4. プロジェクトページにて書き出したタスクは、ウィークリーページに書き込み、3.の流れに乗せる

というのを基本として運用していこうと思う。
実際にノートをどう使い、タスクをどう扱っていくのかというより具体的な話については、次回にて。

では、お読みいただきありがとうございました。

プロジェクト用のページを作り、タスクをさばく基本の流れにのせる〜来年度の手帳に向けて3〜

前回、ウィークリーページに書かれたタスクをデイリーページに書き写すことによってタスクに実行日を与え、実行していく管理について書いた。

なので、

ウィークリーからデイリーに書き写す作業があるため、ウィークリーとデイリーは分割されている、別々のノートの方がいい。

という視点で、来年度の手帳として使うノートは2冊持ちにしよう、と今のところは考え中。


ウィークリーページとデイリーページのみを使っていると、単発的なタスクや日々のスケジュールの把握には役立つものの、完了までいくつもの手順と時間を要する、いわゆる「プロジェクト」を合わせて管理するのはきびしい。
なので、プロジェクトには別にページを用意する。プロジェクトの全容を把握するのが、そのページの役割。
基本的に、1プロジェクト、1ページ。足りなければつけたせばいい。

プロジェクトの全容の把握とは、そのプロジェクトの完了までの工程が明らかになっていること。
なので、プロジェクトページの役割は、プロジェクトの完了までのタスクを書き出すことにある。
完了までの工程を明らかにし、プロジェクトを、いくつかのタスクの集まりに分解できれば、それらのタスクは、他のタスクと同じように扱ってしまえばいい。
つまり、ウィークリーに書き込み、デイリーに転記する際に実行日を付与してあげればいい。
今週中に終えるべきプロジェクトは、ウィークリーページの今週の部分に書いても仕方ないので、デイリーに直接割り振ることになる。


2冊体制でいくとなると、プロジェクトページのタスクは基本はウィークリーページに書き写すことになるので、デイリーページに書いた方が転記はしやすい。でも、役割に目を向けると、中・長期を見据えるウィークリーと似ているので、ウィークリーノートに書いていく予定。


計画の修正が頻繁に起こりがちなプロジェクトは、「転記のめんどうくささ」が発生しやすい。これは、紙の宿命とも言える部分で、だからこそいろいろと工夫をこなせるところとも考えられる。
ただ、それさえ了解できれば、タスクをさばく基本の流れ

  • ウィークリーページ → デイリーページ

に、プロジェクトに関するタスクを同じようにのせてやればいいので、煩雑さはなく、単純なルールでプロジェクト管理ができる。


とりあえずここまでで、

  • ウィークリーページ
  • デイリーページ
  • プロジェクトページ

が必要なことがわかった。この3つがあれば、単純な運用にて、タスクやプロジェクトは管理できると思う。実際、この3種類のページを使うことで、日々のタスクはうまく消化していけてる。けど、最近これでは十分ではない、と感じてきた。
確かに「すべきこと」実行していける。けど、自分が「やりたい」と願うことについては、3種類のページだけでは対応しきれない。次は、そのへんについて。

では、お読みいただきありがとうございました。

ウィークリーページとデイリーページでまわす、シンプルタスク管理〜来年度の手帳に向けて2〜

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜」にて書いたように、ノートに

  • ウェークリーページ
  • デイリーページ

の二つを設けることで、日々のタスクやスケジュールを管理していこう、となったけど、じゃあ具体的にどのようにやっていくのか、について。


実は、手帳を使わずに、ノートでスケジュールとタスクの把握ってのは、昨年の1月からずっとやっていて、かなり身についてる。

週に一回、7日分のデイリーページを作成し、その週の時間割を記入したあと、ウィークリーからデイリーにスケジュールとタスクを書き写して一週間を把握している。

忙しすぎたり暇そうやったりしないように、日々の作業量に大きな偏りがないように調整しながら日付が決まっていないタスクを割り振り、一週間単位でざっくりとした計画を立てている。

この、ウィークリーからデイリーに書き写す作業があるため、ウィークリーとデイリーは分割されている、別々のノートの方がいい。


タスクの流れとしては、

  • なにか思いつくと、その都度今日の日付の書かれたデイリーページにメモしていく
  • 1日の最後に今日のデイリーページを見返し、各タスクに日付を与える
    • 今週中にすべきタスクは、該当の日付のデイリーページに転記する
    • 来週以降にすべきタスクは、該当のウィークリーページに転記する

以上、これだけ。

今日のデイリーページがインボックスの役割を果たし、そこに入ってきたタスクに、適切な日付を割り振っていく、ということになる。


で、毎日、1日のはじめに計画を立てる際に、今日のデイリーページを開き、そこに書かれている時間割とタスクを確認する。

ぼくは「たすくま」を使っているので、たすくまにタスクを登録して、1日の流れを組み立てている。

Taskuma —TaskChute for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

たすくまにタスクを登録し、1日の計画を立ててしまいさえすれば、あとはたすくまのとおりに行動していくだけになる。
そこからは、今日のページは開きっぱなしで机上に置いておき、なんでもそこにメモしていく。なにか思いつくと、その都度今日のデイリーページにメモをとりながら1日を過ごす。


ウィークリーページ → デイリー → たすくま

この流れ。
タスクが入って来たら、そのタスクを実行する週を決め、その週が来たら実行する日を決め、その日がきたらたすくまに登録して実行する時間を決め、その時間がきたら実行する。(タスクを転記する手間は発生するけど、こればかりは紙のノートや手帳を使う限りは致し方ない。)
この流れさえ守っていれば、ある程度はタスクをさばいていける。けれども、ちょっと大掛かりな、完了までいくつもの手順を要する「プロジェクト」は、同じようにはさばけないので、別途管理していく必要がある。
また、この流れには、長期的な視点が欠けているので、来年度はそこを補完するようなものにしていきたいな、と考え中。次はそのあたりについて。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜

来年度の手帳についてあれこれ考えている。
最近気づいたのは、「この日にする」とあらかじめ決まってるタスクは、実はそんなに多くはないのではないか、ということ。
となると、ウィークリーのページの日付ってそんなに必要ないように感じる。
「2週間後の水曜日にやらなければいけないタスク」とかってあるものか?

バレッドジャーナルを試してみて、そんな風に感じることが多くなった。


ぼくは、スケジュールとタスクを以下のように認識している。

時間の定まっている「やること」のことを、「スケジュール」ということにする。
時間の定まっている、とは、「何時何分から、これこれがある」というような感じ。開始時間が定まっているもののこと。
終わりの時間が決まっているものもあったりする。

時間の定まっていない「やること」のことを、「タスク」ということにする。
開始時間は決まっておらず、いつやるかは自分の裁量にゆだねられている。ただ、基本的には締め切りがあるので、「いついつまでに完了させる」ってのは定められていることが多い。

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スケジュールとタスク、どちらも「やること」で、違いは時間が定まっているか否か。
手帳は、日や時間でページを区切ることで、あらかじめ日時を用意してくれている。ということは、「スケジュール」は簡単に手帳に書き込むことができる。
いっぽうで、「タスク」はそう簡単にはいかない。自分でどこに書き込むかを判断しなければいけない。つまり、日時を設定しなければいけない。
これが、「どこに書けばいいのかわからない」問題を引き起こす。

例えば、
再来週が締め切りのタスク、そんなに時間はかからなそう。今週はもう手がいっぱい、となると、来週のどこかで着手すれば問題ない。
こういうタスク。

あるいは、
あるプロジェクトにて。確認事項があり、担当の人に確認をとってもらっている。その結果を受けて、続きは自分がすることになっている。そのプロジェクトの締め切りは再来週の水曜日。来週の水曜日には返答がもらえる予定なので、続きは木曜日以降か再来週か。
こういうタスクも。

来週とか再来週に着手したいタスクって、こういう類のものが多いのではないか。
今の時点では「来週のどこかでしたい」と思っているけど、いつするのかは詰めきれていないようなタスク。
「来週のどこか」なので、ウィークリーのページがあれば便利やけども、そこが日付で分割されていると書く場所を迷ってしまう。こういう迷いが好ましくない。で、結局手帳を使わなくなる。

日や時間でページが区切られている手帳は、スケジュールとタスクの両方を扱いやすくはなっていない。
日付の区切りがかえって邪魔なのであれば、ノートを使えばいい。ノートにウィークリーページを設ければいい。


ぼくの仕事は、誰かにアポを取って打ち合わせをしたり、仕事場から出かけたりってのが少なく、基本的には毎週同じスケジュールで進む。時間割というスケジュールで。
となると、タスクをこなしていくのは、空き時間と放課後。割り込みはそれなりにあるけど、使える時間がどのくらいかだいたいはわかってるので、タスクをはめ込みやすい。
時間軸がなくても、時間割があるのでそれに沿って行動していけばまずまずはうまくいく。
今日の時間割と、今日すると決意したタスク。
その二つがそろっていれば、1日の計画は立てやすい。

なので、時間軸は必要ではなく、時間割が必要。その時間割とタスクを書き込む場所としてデイリーページがいる。
時間軸が必要なわけではないので、手帳のようなフォーマットが定まってるのを使う必要はまったくない。ノートを使えばいい。ノートにデイリーページを設ければ事足りる。


以上より、次年度は手帳を使わず、ノートを手帳として使っていこうと思う。
手帳の代わりに使うノートの基本構成は、

  • ウィークリーページ
  • デイリーページ

以上、この二つでいいかな、と。
どちらも、まっさらなページに日付を書くだけで運用していく。
そこにスケジュールやタスクを書き込む。日付が決まっているものには日付を振っておき、時間が決まっているものには時間を書き添えておけば全く問題なし。そんな感じ。

ただ、これでは、単発的なタスクや、短期的に終えられるプロジェクトへの対応力に長けてるものの、ちょっと長い期間進めていかないといけないプロジェクトや、自分自身のための長期的な展望なんかまではカバーしきれない。

ウィークリーページとデイリーページの具体的な運用方法や、長期的な展望をいかにカバーするかなどについては、また回を改めて。

では、お読みいただきありがとうございました。