PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜
手帳の使い方の基本的な方針は、「デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 」 にて書いた通りなのですが、そこに新たに、加えたことがあります。
というのも、「自分を劇的に成長させる！PDCAノート」を読んだのがきっかけです。
PDCAサイクルについて書かれているこの本では、まずは1日の行動に対してPDCAをまわしていく、「デイリーPDCAノート」が提案されています。
タスクシュート式＋デイリーPDCAノート
「デイリーPDCAノート」の書き方は簡単。A4の方眼用紙を、以下のように分割してPDCAのそれぞれを書き込んでいく、というシンプルなもの。
Planの部分は、その日の計画を書き込みます。具体的には、
1 Pのフレーム(左端)に時間軸を記入する
2 手帳から、今日の予定を転記する
3 手帳に書かれていないが、思いついた行動があれば追加記入する
この方法、この「デイリーPDCAノート」、今の手帳に応用できそうとすぐに感じました。手帳を見開きで使えばちょうどA4サイズ。やってみたい。
すぐさま実行できると気づき、その日から試しはじめています。
時間軸を記入し、予定を書き込む。そのあと、思いついた行動を追加する。
このPlanの立て方が、今自分がやっている、紙のノートをタスクシュート式を意識して使う方法と全く一緒なため、「デイリーPDCAノート」の方法をすぐに実践できると思ったわけです。
あとは時間軸の隣に、Do,Check,Actionをそれぞれ書き込んでいくスペースを確保しておけば、今までの手帳の使い方はほぼ変えることなく、すぐにでも「デイリーPDCAノート」をそっくりそのまま実践していけます。
はじめは本に書かれているのと同様に手帳を区切り、やってみました。が、そこまでスペースを使わずとも、同じようなことを実践できることに気づきました。それが、ペンの「色」で、Plan,Do,Check,Actionを書きわける、という方法です。
ペンの「色」で、PDCAのどれについての書き込みなのかがわかるようにしてみました。
- 計画（Plan）は「黒」
- 実行記録（Do）は「青」
- 振り返りや次の打ち手（Check, Action）は「赤」
という風に。
ペンで色分け、の注意点
本来の、ノートを区切ってPDCAそれぞれについて書き込む場所を確保しておく方法ではなく、ペンの色によってPDCAをかき分けていく方法には、ひとつ、注意したほうがいいことがあります。
先に紹介した「自分を劇的に成長させる！PDCAノート」では、PDCAのうちの「Do」を書き残すことが重要視されています。
PもCもAもすべて大切なのですが、「D」がPDCAを回し続ける大前提になっています。なぜなら、Dとは「事実を残すこと」だからです。
事実を、事実のまま書き残す。そして、それを「Check」へとつなげる。
「D 実行・実績」に対して、うまくいった原因、うまくいかなかった原因、次はこうすればいいかもしれない、といった気づきを書きましょう。
ここで肝心なのは、「Do」と「Check」を明確に書きわける、ということ。だから、ノートを区切り、PDCAそれぞれに、別々の場所を与えているのだと思います。別々の場所に書き入れていくほうが、よりそれぞれを意識して、書きわけることができます。
色によってPDCAをわける方法では、PDCAのそれぞれを書き込む場所がわかれていません。本来の方法よりも、「Do」や「Check」がごちゃまぜになってしまいやすい、ということ。なので、PDCAそれぞれの書きわけをより意識しておかなくてはいけません。その点が、注意すべきこと、と言えます。
そしてカードへ
手帳は、一週間に一度、パラパラと見返すようにしています。で、主に赤で書かれていることに目をとおしていきます。
赤色で書かれていることは、いわば、実行記録から得られた「次の打ち手」。新たなアイデアとも言えます。
「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」 でふれたように、ぼくは今、思いついたことや発見や着想を、名刺サイズの情報カードに書きためていっています。となると、手帳に赤色の文字で書かれている、次の打ち手（Action）については、他と同様に扱うためには、カードに転記したほうがいい、ということになります。カードの状態でも保管しておき、操作できるようにしておけばいいかな、と。
少し手間はかかりますが、積極的にカードに書き写し、蓄積していってます。
おわりに
毎日というスパンでPDCAをまわしていく。実際は劇的というほどの手応えを感じているわけではないものの、楽しさがあります。
パッと手帳を開いたとき、書かれている文字が適切に色分けされていると、とても把握しやすく、内容をカードに転記することによって、次の生産へとつなげていく。そのサイクルをおもしろく感じるんです。
タスクシュートにのっとって手帳を使いつつ、そこにPDCAサイクルを回す手法が合わさって、ひとつ、バージョンアップできたのかも、と、そういう気分です。しばらくは楽しく、紙の手帳を使い続けていくことができそうです。
では、お読みいただきありがとうございました。