前回提示した、「タスク管理、三種の神器」。
- スケジュール帳
- マスタータスクリスト
- デイリータスクリスト
スケジュール帳とマスタータスクリストは、「やること」をやり逃さないためのもの。
「やること」を実際にやっていく、こなしていく上で重要なのが、デイリータスクリスト。
長らく「たすくま」を使ってた。たすくまにて、朝起きてから夜寝るまでのすべての「やること」をリスト化し、行動していってた。
それで、不自由があったわけじゃない。なにかしら問題があったわけでもない。でも、一番いい方法か？と問われるとうなづけない気持ちも。
そこで、別のツールを試してみることに。試してみることで、いろいろわかったことがある。
ノートを使うことに
一日は、「スケジュール」と「タスク」からなる。スケジュールがあって、その合間合間にしかタスクをこなすことはできない。
合間合間がよくわかるのは、時間軸。軸にスケジュールを書き込むと、間にどれくらいの時間が使えるのか可視化できる。一日の流れを俯瞰できる。
だからぼくはバーチカルタイプの手帳が好き。あの、表示のさせ方が好き。
「たすくま」では、すべての「やること」がリストの形で表示されてて、スケジュールを書き込んだ後、どこに、何分くらいの時間が残されているかをパッと見て把握しづらいな、と感じてた。
というわけで、「たすくま」をいったん離れ、ノートにデイリータスクリストを担わせよう、ということになった。時間軸にスケジュールやタスクをのせていけるように。
なぜ手帳じゃないのか？書き込むスペースが少ないから。計画をし、実行し、実行した「やること」に作業ログを残すには、豊富なメモスペースが必要になる。そのスペースを確保するには、見開き一面に時間軸が並ぶバーチカルタイプの手帳では厳しい。
1日1ページも手狭に感じたので、見開き1ページを1日分とすることにした。ノートやからこそできる、柔軟で贅沢なページの使い方。
縦に一本線を引き、数字を書き込み、時間軸をつくる。そこにスケジュールを記入し、合間にタスクを書き込んでいく。
そうすると、ざっくりと一日を計画することができ、すべての「やること」が終わる時間の予想もつく。細かい修正を随時ほどこす、ということはできひんけれども、一日の計画時に今日の全容をざっくりつかむのであれば問題ない。
基本スタンスは、この方法。ここに、これまでずっとやってる「タスクシュート式」を加えていく。
タスクシュート式を意識
「タスクシュート」の詳細を学ぶことができる「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?」に、「タスクシュート式」の定義が載っている。
- 「本日1日分の仕事」を1シートで管理する
- 「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
- 「1分以上時間のかかること」はすべて管理する
- すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
- 「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間（または就寝時刻）をリアルタイムに把握する
なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術
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これらをなるべく満たしながら、ノートで実践できないか、を考えた。
三つ目以降がなかなかに厳しい。「「1分以上時間のかかること」はすべて管理する」を厳密に実行するのは諦めた。そこまでの細かいタスクを時間軸に書き込むことはできひんから。けれども、ノートの豊富なスペースにはタスクを書き出しておくようにする。管理、とまではいかへんけれども、細かいタスクたちを把握はしておく。
4つ、5つめを実装するために、タスクの基本セットを30分にした。「25分＋5分」のポモドーロテクニックを意識しての、30分。
縦に引いた一本の時間軸にスケジュールを書き込み、スケジュールの合間に30分のタスクをはめ込んでいき、一日の流れを組み立てる。割り込みがあったりしてタスクをひとつ後にまわすと、帰宅時間が30分後ろにずれ込む。そんな風すると、終わる時間はすぐ割り出せるようなる。
30分以上かかるタスクは、分割してそのサイズにする。30分かからない細々したタスクは、いくつか集めて束ね、30分になるようにする。
スケジュールの合間に30分がうまいことはまらないときは、あえてはめない。すると、隙間ができる。10分～20分くらいの隙間が。一日に1つくらいは、この隙間があるくらいがいいかな、と思ってる。
自由で不自由なノート
ノートは、一度記入すると、修正しにくい。
なので、一度計画を記入し終えたら、それどおりにこなしていこう、という気持ちが強くなる。
方眼の一つのマス目を20分とし、3つで1時間ぶんと決めた。その時間軸に、スケジュールを書き込み、30分のタスクを合間に入れていく。
実行中も、常に時間軸を意識できるのがいい。
ノートによってのタスクシュート式の実践は、割り込みにはめっぽう弱い。
で、一つルールを設けた。割り込みから帰ってくるときには、必ず調整時間をとる、ということを。その調整時間に、割り込みによってずれこむことになったタスクの時間の割り振りを調整し、修正する。で、またスタートしていく。
ノートを使うと、割り込みに対応しにくい反面、事前装填感が高まる。強くコミットメントすることになる。一度書き込んだら、簡単にはうごかせないから。タスクがシュケジュール化され、機械的に、時間がきたらスタートせなあかん感が増す。
割り込みがさほどないときは、かなりうまくいくことがわかった。割り込みがさほどないって、なかなかに特殊な状況やけど。
割り込みがあっても、調整時間を取ればまずまず修正していけることもわかった。この、調整時間を必ずとるってのがいい感じ。突発的なことが起こり、予定が狂ってもそのまま突き進むのではなく、一度立ち止まり、ちょこっとだけ計画を立て直す。ノートは、計画の立て直しを促してくれる。
でも、割り込まれまくったらこの方法では対応しきれないのは目に見えてる。そこがネック。
ノートは、記入は自由で、修正は不自由。それでタスクシュートのようなことをしようとすると、どうしても工夫が必要になってくる。不自由さをカバーできる工夫をすれば、自由を謳歌できる、のかもしれない。
おわりに
ノートを使う利点として、
- 時間軸を意識できる
- 修正しにくい分、コミットメントが強くなる
- 割り込み後は、調整時間によって計画の立て直しが習慣化される
あたりが挙げられる。手書きでノートにあれこれ書きながら過ごすのも楽しい。
ぼくは、以前は一日の計画をたすくま上で行っていた。開始時間等々を気にしてやることの順番を入れ替え、それどおりにこなしていけるリストを作ろうとしてた。けど、「上から順番にこなしていけばいいタスクリスト」をなかなか作ることができてなかった。「やること」を終えた後いちいち「次はどれをしようか？」と考え、選び、スタートしてた。
時間軸を書き、そこにスケジュールとタスクをのせていくことで、リストでずらっと並べるよりも一日をイメージしやすくなる。任意に動かせてしまうタスクを、スケジュールのようにとらえることができ、「この時間がきたらこれをする」と、迷いが入り込む余地をかなり減らすことができる。上から順に実行していけばいいリスト、上から順に実行していけるリストがつくれるようになった。
実際、ノートを使うようになって、計画よりもたくさん休憩しすぎたり、リストにのっていないことをついつい始めてしまったり、ということがかなり少なくなった。
あと、もう一つ。
タスクを30分でひとつとし、ポモドーロ・テクニックを使うことで、集中度合いも上がった。5分の休憩を必ずはさむのがいい感じ。
時間軸に、スケジュールと30分のタスクセットをのせることよって一日の「やること」リストを計画する。
しばらくはこの形で毎日を過ごしていく予定。これと、たすくまを組み合わせて。
では、お読みいただきありがとうございました。
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