会議資料の作成にアウトライナーを使うのが快調
『アウトライン・プロセッシング入門：アウトライナーで文章を書き、考える技術』を読み、アウトライナーという道具を利用して、書くこと、考えることについて学んでからは、実際にアウトライナーをより日常的に使うようになりました。
確かに、アウトライナーは、書くことにより、考えることを強力にアシストしてくれる存在だと感じています。
一方で、ある形式にのっとった書類を作成する時にも、大変に役立ってくれるものだとも思うようになりました。アウトライナーを用いて、会議資料を作成し始めたことによって。
昨年度から定期的に会議の資料を作成することになりました。
はじめは勝手が分からないので、これまでの資料を参考に作ることになるわけですが、会議資料というか、会議のレジュメは明らかに階層構造を成しています。
大きな見出しとして「審議事項」と「連絡事項」が並び、その子要素としていくつかの案件や連絡事項が並びます。そして、そのそれぞれに対して、内容と説明文が書かれている、といったように。
これは見るからに、アウトライナーを使って作成していくのが良さそうだと感じ、使ってみて、予想通りの快適さです。
会議のレジュメは、最終的にはWordファイルで作成し、残しておきます。が、下書きを作成する段階では、アウトライナーを使っています。
Wordにもアウトライナーモードはありますが、あんまし使い慣れておらず、思うように操作できなかったというのが理由の1つめ。
Wordでは基本的に1回の会議につき1つのファイルを作成していくため、会議ごとにファイルが分割されます。分割するのではなく、全ての会議を1つのアウトライン上で扱いたい、という考えがあったってのが、下書きではWordを使わないもう1つの理由。
というのも、まず間違いなく、今年度作成した会議資料は、来年度参考にします。1つに連なっていてくれた方が、時期なども確認できて良い。変更させたいときも手軽。
また、今回の内容が、次回の会議に影響を及ぼすことは多々ありますし、今回あがっていた議題が次回に持ち越される場合もあります。今回の会議で触れるべきことを考えているときに、次回以降に取り上げたい内容を思いつくこともしばしばあり。
となると、会議ごとに分割されているのではなく、全ての会議のレジュメは1つのアウトライナー上に乗っておいてくれたほうが、まず間違いなく便利です。回を跨いでの移動が、とても簡単になるので、柔軟に組み替えていくことができます。
アウトライナーを使って会議資料の下書きを済ませた後は、それをコピーしたものをWordに貼り付け、整形していきます。
毎回、見出しごとのスタイルを調整するのは手間でしかないので、Wordファイルのテンプレートを作成し、利用しています。
中でも便利なのが、見出しごとにショートカットキーを割り当てること。
見出し１を「ctr+1」、見出し２を「ctr+2」、、、と割り当てておくことで、貼り付けた後の整形作業がとても捗ります。
整形の手間のかなりの部分を省いてくれますし、テンプレートの見出し構造が手になじみ、使い勝手がかなり上がってきたとも感じます。
そして使っていくうちに、ほとんどの資料をそのテンプレートを使って作成するようになりました。ショートカットキーによって小気味良く構造化していきながら書き進めていくのがとてもいい感じ。
テンプレートを使うことと、見出しの設定にショートカットキーを割り当てること。
この2点は、知ってしまうともうこれなしにはやってられないレベルの機能に感じます。
で、重要なのが、アウトライナーというツールを知っていたことと、今まで使ってきていたことがすべてのはじまりになっているということ。
そこで学んだシェイクなどは、会議資料を作成する際にはほぼやらないわけですが、たぶん、階層化によって文章を構造的に表現しながら書くことを知らなければ、そもそも資料の作成にアウトライナーを使おう、と思わなかったわけで。
知的生産とライフハックのつながりを強く感じる一件です。
では、お読みいただきありがとうございました。