タスク・プロジェクト管理の全体像〜来年度の手帳に向けて5〜

使うノートは2冊。「モレスキン ポケット」と、「ロルバーン A5サイズ」。
それぞれ、

  • モレスキン:ウィークリー(一週間コンパス)・プロジェクト用
  • ロルバーン:デイリー用

として使っていく。

サイズ的にも、モレスキンはポケットに入れて持ち運べるので、常にポケットに携帯。
ロルバーンはポケットに入らないものの、何でもかんでもそこにメモしていく予定なので、移動の際は必ず持っておくように。

ロルバーン

基本は、1日1ページ。
1週間に1度、1週間分の日付を、前から順に書き込む。

1日中、今日の日付のページを開いておき、出てきたタスクとか、メモとかを、バレットジャーナル 的な感じでどんどん書いていく。
「とにかくなんでも書き込めばいい」と思う。「PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜」にて書いたように、ペンの色を変えながらメモを書き込んでいくのもなかなかに効果的。
あとから参照したいページは、ノートの一番最初のページに、その日の日付と書いてある情報の簡単な内容を書いておく、つまり、インデックスを作っていっとくと便利。

モレスキン

ウィークリーページとプロジェクトページ、ミッションや価値観について書かれたページからなる。
ウィークリーページは、見開きで使う。スケジュールは「・」、タスクは「□」を文頭につけ、日付や時間が定まってればそれも書き添えておく。デイリーに転記したものには「→」をつける。

あらかじめ1年間分のページを用意しておく。そうすることで、その年のいつの出来事に対しても「この週にやる」とざっくり定めることができるので、出てきたタスクやスケジュールのやり場に困らない。
手帳のように日付ごとに区切られてはいないので、日付の定まっていないタスクも、気兼ねなくウィークリーページに書き込んでいける。

タスク管理

1日の流れ

毎日、その日のデイリーページを常に開いておき、何かあれば書きつけていく。そうすると、1日の最後の方になると、デイリーページには、その日に発生したタスクがいくつか並ぶことになる。それを処理する時間を、毎日必ずとり、「今日はこれにて終了」という、その日を閉じる作業をおこなう。
閉じる作業は、いたってシンプル。

  • 発生したタスクを、それを実行するデイリーもしくはウィークリーのページに転記する

以上。

やり残しのタスクも実行する日を決めなおして該当のページに転記し、同じように処理する。

一週間の計画

前述したように、一週間に一度、一週間分のデイリーページをロルバーンに作成し、ウィークリーページのスケジュールとタスクを、作成したデイリーページに転記し、日付を割り当てていく。それはつまり、一週間の計画を立てるということ。

  • スケジュールをデイリーページに転記。
    ウィークリーページに書かれている、日付と時間のそえられているスケジュールを、該当の日付のデイリーページに書き写す。

  • タスクをデイリーページに転記。
    スケジュールの様子を見計らいながら、1週間全体のバランスを考えつつ、ウィークリーページに書かれているタスクをデイリーページに書き写していくことで、タスクに日付を与えていく。


  • 1日1ページで、なんでもそこに書いていくこと。
  • 1日の最後に、閉じる作業をおこなうこと。
  • 1週間に1度、1週間分のデイリーページを作成し、週間の計画を立てること。

以上3点を守ることで、タスクを適切に管理し、毎日ちゃんと「やること」を把握して過ごすことができる。おそらく、タスクの数が10ほどであれば、これで快適に日々をまわしていける、はず。
ぼくの場合、日々のタスクはルーチンのものが多く、スケジュールもルーチンが多いので、ルーチン以外のタスクを今回書いた方法で管理することで、すべての「やること」を把握して過ごせている。

プロジェクト管理

  • 完了までに、いくつかの異なるタスクを完了させる必要があるもの

のことをプロジェクトと呼びたい。
なので、同じタスクを繰り返しおこなうことで完了させることができるのであれば、それはプロジェクトとしては扱わない。単発タスクを何度か繰り返すのみ。
「いくつかの異なるタスクを完了させる必要があるもの」がプロジェクト。

プロジェクトの扱い

では、プロジェクトはどう扱っていくのか。
完了までにいくつかの異なるタスクが並ぶことになるので、まずはその手順書を作っておきたい。とりあえず手順書があれば、進捗を把握できるし、全体の見積もりもできる。
なので、どんなプロジェクトを立ち上げる場合にも、1つ目のタスクは「完了までの手順を明らかにする」になる。
そのときに、そのプロジェクトの目的や、どの状態までいけばそのプロジェクトは完了したと言えるのか、といったこともあわせて考えておきたい。
モレスキンの見開き1ページ、もしくはEvernoteの1ノートを、1つのプロジェクトにあてがい、そこで手順を書き出していく。

ノートなので、自由に書いちゃえばいい。文章をつらつらと書いて、どんなタスクがあるか考え、リストにしていくのが、個人的にはおすすめ。
で、こんな風に、プロジェクトを一つ一つのタスクに分解することができればこっちのもん。
あとは、プロジェクト内のタスクのそれぞれを、「ウィークリーとデイリーにてタスク管理」にて書いたタスクと同じように扱っていけばいい。つまり、

  • 発生したタスクを、それを実行するデイリーもしくはウィークリーのページに転記する

だけ。
これさえすれば、「タスク管理」に乗せていくことができる。「タスク管理」に乗せることができれば、タスクを実行待ちの状態まで持っていける。


「タスク管理」を中心に据え、そこにプロジェクトの内の個々のタスクを乗っけていく。
プロジェクトは、「完了までの手順書を作ること」が遂行するための要になってくる。そんな感じ。

一週間コンパス

「一週間コンパス」とは、自分の役割それぞれに対し、今週とりくみたいことを書き出し、目標を定め、指針にしていくもの。
タスクやプロジェクト管理では、短期的な「やるべきこと」に対応できるものの、中長期的に自分がやっていきたいと考えていることや、自分の中で大切にしたいこと、価値を置いていることを、日々に盛り込んでいくことはできない。毎日が「やるべきこと」ばかりになってしまう。
「やりたい」ことを盛り込み、向かいたい方向に舵を切っていくためには、タスクやプロジェクト管理に加えて、その「やりたい」ことを管理し、日々に盛り込んでいかないと。そのための、「一週間コンパス」。

自分が価値をおいているもの、大切にしたいと切に願っていることを思い返し、日々に盛り込む。
例えば、「家族との時間」に価値をおいているのであれば、それを思い返すことで「あ、家族でお花見に行きたいな」と思うかもしれない。場所はどこがいいだろうか、交通手段は何を使うか、時期的にいつがいいか、、、などなどについて考えていかなければいけない。お花見に行くまでに、いくつかの工程が必要そう。となると、「家族でお花見に行く」というのは、プロジェクトであると言える。プロジェクトなので、上記のプロジェクトの処理と同じことをしていけばいい。


一週間コンパスを定めるためには、自分が価値をおいているものや、自分の役割について一度考え、書き出し、まとめておく必要がある。で、一週間に一度それらを見返し、価値をおくものを自分の日々の行動に反映していく。
そこで出てくるものは、おそらくは「やりたい」タスクやプロジェクト。タスクやプロジェクトであれば、それらを実行まで持っていきたいのであれば、「タスク管理」「プロジェクト管理」と同じ流れで実行待ちの状態まで持っていけばいい。

一週間コンパス・プロジェクト → タスク管理

一週間コンパスを定めることで出てきたタスクや、プロジェクト内のタスクを「タスク管理」に乗せて実行待ちまで持っていくことになるので、「タスク管理」の一週間の計画をおこなう前に、

  • 一週間コンパスを定める
  • プロジェクトを確認する

をまず済ませる。そうすると、ウィークリーページに、今週着手すべきタスクと着手したいタスクが出そろい、スケジュールも書き出されている状況になると思う。
なのであとは

  • スケジュールをデイリーページに転記
  • タスクをデイリーページに転記

してしまえば、今週のスケジュールとタスクを漏れなくデイリーページに引き継ぐことができる。すべてを実行待ちのスタンバイ状況まで持っていける。

おわりに

ベースは、「タスク管理」。そこがうまくいけばこそ、プロジェクト管理や一週間コンパスがちゃんと回り始める、と思う。

一つ一つのタスクを、もれなく確実に、実行すべき日時に、実行待ちのスタンバイ状況になるように持っていくこと。
それこそがタスク管理に課せられた大事な大事な役割の一つではないかなぁと、この連載を書いている中で見えてきた。書いた甲斐があったというものです。

では、お読みいただきありがとうございました。

プロジェクト用のページを作り、タスクをさばく基本の流れにのせる〜来年度の手帳に向けて3〜

前回、ウィークリーページに書かれたタスクをデイリーページに書き写すことによってタスクに実行日を与え、実行していく管理について書いた。

なので、

ウィークリーからデイリーに書き写す作業があるため、ウィークリーとデイリーは分割されている、別々のノートの方がいい。

という視点で、来年度の手帳として使うノートは2冊持ちにしよう、と今のところは考え中。


ウィークリーページとデイリーページのみを使っていると、単発的なタスクや日々のスケジュールの把握には役立つものの、完了までいくつもの手順と時間を要する、いわゆる「プロジェクト」を合わせて管理するのはきびしい。
なので、プロジェクトには別にページを用意する。プロジェクトの全容を把握するのが、そのページの役割。
基本的に、1プロジェクト、1ページ。足りなければつけたせばいい。

プロジェクトの全容の把握とは、そのプロジェクトの完了までの工程が明らかになっていること。
なので、プロジェクトページの役割は、プロジェクトの完了までのタスクを書き出すことにある。
完了までの工程を明らかにし、プロジェクトを、いくつかのタスクの集まりに分解できれば、それらのタスクは、他のタスクと同じように扱ってしまえばいい。
つまり、ウィークリーに書き込み、デイリーに転記する際に実行日を付与してあげればいい。
今週中に終えるべきプロジェクトは、ウィークリーページの今週の部分に書いても仕方ないので、デイリーに直接割り振ることになる。


2冊体制でいくとなると、プロジェクトページのタスクは基本はウィークリーページに書き写すことになるので、デイリーページに書いた方が転記はしやすい。でも、役割に目を向けると、中・長期を見据えるウィークリーと似ているので、ウィークリーノートに書いていく予定。


計画の修正が頻繁に起こりがちなプロジェクトは、「転記のめんどうくささ」が発生しやすい。これは、紙の宿命とも言える部分で、だからこそいろいろと工夫をこなせるところとも考えられる。
ただ、それさえ了解できれば、タスクをさばく基本の流れ

  • ウィークリーページ → デイリーページ

に、プロジェクトに関するタスクを同じようにのせてやればいいので、煩雑さはなく、単純なルールでプロジェクト管理ができる。


とりあえずここまでで、

  • ウィークリーページ
  • デイリーページ
  • プロジェクトページ

が必要なことがわかった。この3つがあれば、単純な運用にて、タスクやプロジェクトは管理できると思う。実際、この3種類のページを使うことで、日々のタスクはうまく消化していけてる。けど、最近これでは十分ではない、と感じてきた。
確かに「すべきこと」実行していける。けど、自分が「やりたい」と願うことについては、3種類のページだけでは対応しきれない。次は、そのへんについて。

では、お読みいただきありがとうございました。

ウィークリーページとデイリーページでまわす、シンプルタスク管理〜来年度の手帳に向けて2〜

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜」にて書いたように、ノートに

  • ウェークリーページ
  • デイリーページ

の二つを設けることで、日々のタスクやスケジュールを管理していこう、となったけど、じゃあ具体的にどのようにやっていくのか、について。


実は、手帳を使わずに、ノートでスケジュールとタスクの把握ってのは、昨年の1月からずっとやっていて、かなり身についてる。

週に一回、7日分のデイリーページを作成し、その週の時間割を記入したあと、ウィークリーからデイリーにスケジュールとタスクを書き写して一週間を把握している。

忙しすぎたり暇そうやったりしないように、日々の作業量に大きな偏りがないように調整しながら日付が決まっていないタスクを割り振り、一週間単位でざっくりとした計画を立てている。

この、ウィークリーからデイリーに書き写す作業があるため、ウィークリーとデイリーは分割されている、別々のノートの方がいい。


タスクの流れとしては、

  • なにか思いつくと、その都度今日の日付の書かれたデイリーページにメモしていく
  • 1日の最後に今日のデイリーページを見返し、各タスクに日付を与える
    • 今週中にすべきタスクは、該当の日付のデイリーページに転記する
    • 来週以降にすべきタスクは、該当のウィークリーページに転記する

以上、これだけ。

今日のデイリーページがインボックスの役割を果たし、そこに入ってきたタスクに、適切な日付を割り振っていく、ということになる。


で、毎日、1日のはじめに計画を立てる際に、今日のデイリーページを開き、そこに書かれている時間割とタスクを確認する。

ぼくは「たすくま」を使っているので、たすくまにタスクを登録して、1日の流れを組み立てている。

Taskuma —TaskChute for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

たすくまにタスクを登録し、1日の計画を立ててしまいさえすれば、あとはたすくまのとおりに行動していくだけになる。
そこからは、今日のページは開きっぱなしで机上に置いておき、なんでもそこにメモしていく。なにか思いつくと、その都度今日のデイリーページにメモをとりながら1日を過ごす。


ウィークリーページ → デイリー → たすくま

この流れ。
タスクが入って来たら、そのタスクを実行する週を決め、その週が来たら実行する日を決め、その日がきたらたすくまに登録して実行する時間を決め、その時間がきたら実行する。(タスクを転記する手間は発生するけど、こればかりは紙のノートや手帳を使う限りは致し方ない。)
この流れさえ守っていれば、ある程度はタスクをさばいていける。けれども、ちょっと大掛かりな、完了までいくつもの手順を要する「プロジェクト」は、同じようにはさばけないので、別途管理していく必要がある。
また、この流れには、長期的な視点が欠けているので、来年度はそこを補完するようなものにしていきたいな、と考え中。次はそのあたりについて。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜

来年度の手帳についてあれこれ考えている。
最近気づいたのは、「この日にする」とあらかじめ決まってるタスクは、実はそんなに多くはないのではないか、ということ。
となると、ウィークリーのページの日付ってそんなに必要ないように感じる。
「2週間後の水曜日にやらなければいけないタスク」とかってあるものか?

バレッドジャーナルを試してみて、そんな風に感じることが多くなった。


ぼくは、スケジュールとタスクを以下のように認識している。

時間の定まっている「やること」のことを、「スケジュール」ということにする。
時間の定まっている、とは、「何時何分から、これこれがある」というような感じ。開始時間が定まっているもののこと。
終わりの時間が決まっているものもあったりする。

時間の定まっていない「やること」のことを、「タスク」ということにする。
開始時間は決まっておらず、いつやるかは自分の裁量にゆだねられている。ただ、基本的には締め切りがあるので、「いついつまでに完了させる」ってのは定められていることが多い。

タスク管理、三種の神器 〜タスク管理あれこれ1〜 – iPhoneと本と数学となんやかんやと

スケジュールとタスク、どちらも「やること」で、違いは時間が定まっているか否か。
手帳は、日や時間でページを区切ることで、あらかじめ日時を用意してくれている。ということは、「スケジュール」は簡単に手帳に書き込むことができる。
いっぽうで、「タスク」はそう簡単にはいかない。自分でどこに書き込むかを判断しなければいけない。つまり、日時を設定しなければいけない。
これが、「どこに書けばいいのかわからない」問題を引き起こす。

例えば、
再来週が締め切りのタスク、そんなに時間はかからなそう。今週はもう手がいっぱい、となると、来週のどこかで着手すれば問題ない。
こういうタスク。

あるいは、
あるプロジェクトにて。確認事項があり、担当の人に確認をとってもらっている。その結果を受けて、続きは自分がすることになっている。そのプロジェクトの締め切りは再来週の水曜日。来週の水曜日には返答がもらえる予定なので、続きは木曜日以降か再来週か。
こういうタスクも。

来週とか再来週に着手したいタスクって、こういう類のものが多いのではないか。
今の時点では「来週のどこかでしたい」と思っているけど、いつするのかは詰めきれていないようなタスク。
「来週のどこか」なので、ウィークリーのページがあれば便利やけども、そこが日付で分割されていると書く場所を迷ってしまう。こういう迷いが好ましくない。で、結局手帳を使わなくなる。

日や時間でページが区切られている手帳は、スケジュールとタスクの両方を扱いやすくはなっていない。
日付の区切りがかえって邪魔なのであれば、ノートを使えばいい。ノートにウィークリーページを設ければいい。


ぼくの仕事は、誰かにアポを取って打ち合わせをしたり、仕事場から出かけたりってのが少なく、基本的には毎週同じスケジュールで進む。時間割というスケジュールで。
となると、タスクをこなしていくのは、空き時間と放課後。割り込みはそれなりにあるけど、使える時間がどのくらいかだいたいはわかってるので、タスクをはめ込みやすい。
時間軸がなくても、時間割があるのでそれに沿って行動していけばまずまずはうまくいく。
今日の時間割と、今日すると決意したタスク。
その二つがそろっていれば、1日の計画は立てやすい。

なので、時間軸は必要ではなく、時間割が必要。その時間割とタスクを書き込む場所としてデイリーページがいる。
時間軸が必要なわけではないので、手帳のようなフォーマットが定まってるのを使う必要はまったくない。ノートを使えばいい。ノートにデイリーページを設ければ事足りる。


以上より、次年度は手帳を使わず、ノートを手帳として使っていこうと思う。
手帳の代わりに使うノートの基本構成は、

  • ウィークリーページ
  • デイリーページ

以上、この二つでいいかな、と。
どちらも、まっさらなページに日付を書くだけで運用していく。
そこにスケジュールやタスクを書き込む。日付が決まっているものには日付を振っておき、時間が決まっているものには時間を書き添えておけば全く問題なし。そんな感じ。

ただ、これでは、単発的なタスクや、短期的に終えられるプロジェクトへの対応力に長けてるものの、ちょっと長い期間進めていかないといけないプロジェクトや、自分自身のための長期的な展望なんかまではカバーしきれない。

ウィークリーページとデイリーページの具体的な運用方法や、長期的な展望をいかにカバーするかなどについては、また回を改めて。

では、お読みいただきありがとうございました。

一日の計画は「ノート」で、実行は「たすくま」で

しばらくの間、デイリータスクリストに紙のノートを使ってたけど、また、「たすくま」にもどった。

ノートによってデイリータスクリストを作ると、頭に浮かんだことをメモしながら、どこでどれだけ時間をとって、何に取り組むのか考えることができる。
時間軸にまずスケジュールを書き込むので、残りの、タスクに使える時間を簡単に把握することができる。
今日一日をどう過ごすか?というテーマについて作戦会議ができる、ということ。これが、一日の計画立案にはかなり大事なことやな、と感じた。
で、ログもノート上でとっていけばいいし、ノートに立てた計画を遂行していってたけど、遂行のときは「たすくま」のほうがいいかも、と思い始めた。
全容を把握し、戦略を立案するのがノート。司令部がたすくま。実行が自分。
たすくま上でデイリータスクリストを作るのではなく、ノートで作る。そのほうが、いろいろ考慮しやすい。考えやすい。

併用の効用

ノートを使うまでは、戦略の立案もたすくま上でしていた。やから一日の全容の把握が不十分で、上から次々にこなしていけばいい、という状況を作り出すことができてなかった。タスクを終えると、毎回「次は、、、」と考える。それをなくすことができた。
「やること」を、そのときそのときでリストから選んで実行するようにしてた。するとどうなるか。「脱線」が起こる。なんでか。

この、毎回「次は、、、」となるのは、脱線を引き起こしやすくしてしまう。「次は、、、」の選択肢に、勝手に「のんびり」や「だらだら」やを含んでしまうためやと考えている。
なんどもなんども選択と決定を繰り返すと、決めることに疲れてしまう。「決定疲れ」を起こした状態に。

数多くの選択をしたことで意志力が弱まったらしく、その影響が他の意思決定の場面で現れたのだ。

『WILL POWER 意志力の科学』p124

決定疲れを起こすと、ついつい安易な選択に流れてしまいやすくなったり、決定を先延ばしにしてしまいがちに。
結果、タスクやスケジュールを終えるごとに次することの選択をする際、リストには書かれていない安易なことを選んでしまったり、タスクの選択を先延ばしにして余分に休憩してしまったりする。
毎回「次はどれに着手しようか?」と選ばなければいけないような状況は、決定疲れをおこしやすくなってしまう。

また、人間というのは、「計画を立てるだけ」で満足する生き物らしい。

のちに「ザイガルニック効果」と呼ばれる現象が確認された。終わっていない仕事や達成されていない目標は、頭に浮かびがちだという現象だ。

『WILL POWER 意志力の科学』p111

意志力とは繊細なやつで、なにか気になることがあると、少しずつ消費されていってしまう。

無意識が意識的な脳に計画を立てるよう求めているのだ。無意識の脳は独力ではそれができないらしく、意識的な脳にしつこく迫って、時間、場所、機会など、細かい計画を立ててもらう。計画が決まると無意識な脳は迫るのをやめる。

『WILL POWER 意志力の科学』p114

計画のされていないものは、気になる。注意を引いてくる。「これはどうなってるんや?」と。そのせいで、じわじわと消耗してしまう。未計画であるがために意志力が消耗するのであれば、計画を立てればその消耗は防げる。

理想のデイリー「やること」リストを目指して

そういったもろもろのことを考えると、理想のデイリー「やること」リストは、「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるもの」となる。
リストなら簡単に作れる。その日の「やること」をずらずらと並べていけばいい。けど、「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくろうとなると、とたんにものすごく難易度が上がる。その日一日にやるべきことを書き出せば、それはイコール上から順番にこなしていけばいいリストになる。でもこれでは、やたら「やること」を並べ立ててしまったり、重たく感じる「やること」をいっぱい書いて、やる気のまったく起こらないリストをつくってしまったりする。疲れてから一番しんどいタスクに取り掛からなあかんようなリストを作ってしまったりもする。
おそらく、2時間分でも「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくるのは難しい。一日分なんてもってのほか。
それを、今まではたすくまの画面上だけでやろうとしてた。これはちょっとやはりかなり難しいように感じる。

そこで、紙のノートと併用することにした。タスクシュートを意識して、紙のノートを使っていたときの経験が頭にあったから。

ノートには「時間軸」が書かれており、そこにスケジュールが書き込まれている。パッと一目で一日を俯瞰してみることができる。
今日の「やること」もその時間軸の横に書いておくと、その日のスケジュールと着手する「やること」を俯瞰することができる。
一日の全容を見ながら、たすくまにその日のスケジュールと「やること」をすべて集め、計画を立てる。
ノートも使いつつ、たすくまで実行していく。
それは、

  • タスクやスケジュールの見え方が、大いに自分に影響を与える

から。
たすくまのようなリスト形式よりも、時間軸の方が一日をイメージしやすい。時間軸にスケジュールが書き込まれていると、タスクの実行に使える時間が一目で把握しやすい。その見え方の方が好き。

実行のときは、時間軸は別にいらなくなる。たすくまに書かれていることを上から順にこなしていけばいいってわかっているから。でも、いきなりたすくまに記入し、リストを眺めながら一日の計画を立てるのは、なんだか安心できない。開始や終了時刻が提示されるので、それを順に見ていけば問題はないはずやけど、計画を立てることへのハードルがなんだか高まる。一日のイメージが持ちにくい。

おわりに

計画の際は、時間軸を見つつ、そこで一日の流れを確認しつつ、それをリストに落とし込んでいく。「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるリスト」になることを目指して。
で、実行は、リストに書かれていることを上から順にこなしていく。
もちろんすべてが計画通りにいくことはないけど、少なくとも、朝、計画を立てたときには、その日一日がイメージできて、安心してたすくまに書かれている次のタスクに着手し始めれる。それで十分。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートがあたえてくれるもの、カードがさずけてくれるもの

ノートは、安心をあたえてくれる。
自分の頭だけでは心もとない。でも、ノートがあれば、常用するノートがあれば、必要とあらばすぐに心もとない自分の頭をサポートしてくれる。
何か考えるとき。覚えておきたいとき。頭の中がいっぱいなとき。
まっさらなページを開けば、考えるをサポートしてくれる。これまでの考えたことを見返しても、新たな着想を与えてくれる。
書いたことを見返すと、忘れていたことも思い出させてくれる。ノートに覚えておいてもらうことができる。
頭の中がパンクしそうそうなとき、とにかくそれを書き出すと、いくらかの落ち着きを取り戻すことができる。
ノートは綴じられていて、いつでも書いたことを、書いた順番に見返すことができる。書いたものは動くことなく、いつでも同じ状態で、そこにいてくれる。
だから、ノートは安心をあたえてくれる。
考えられる安心。覚えておける安心。いっぱいでも、書き出して落ち着きを取り戻せる安心。
そしてそれらが、いつでも同じ場所にある安心。

カードも、必要とあらばすぐに、心もとない自分の頭をサポートしてくれる。
けど、カードは安心をあたえてくれるわけではない。
ノートは、安心を与えてくれる。けど、カードはそうじゃない。
ノートは綴じられていて、ばらけない。がゆえの安心感。
カードは綴じられておらず、一枚一枚がバラバラ。だから、安心できない。不安定。
でも、不安定さがカードの真骨頂。
ノートにあれこれ書き出すのとはまた違う形で、考えるをサポートしてくれる。
ノートのように、書いたものが同じ場所にとどまることはない。いつなにがどこにいくかはわからない。いつでもどれでもどこにでも動いてしまう。いや、動かすことができる。
綴じられていないがゆえの利点。
そう、カードの強みは動かすことができることにある。「操作」できることにある。
カードは安心をあたえてはくれないが、代わりに操作できる。
くれる。組み替えれる。動かすことができる。配置できる。束ねられる。自由に。
つまり、ノートとカードは役割が全く違う。

安心できるノートと、安心はできないカード。
安定的なノートと、不安定なカード。
固定されるノートと、流動性をたもてるカード。

ノートは情報カードの代わりにはなれないし、情報カードはノートの代わりにはなれない。

PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜

手帳の使い方の基本的な方針は、「デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 」 にて書いた通りなのですが、そこに新たに、加えたことがあります。

というのも、「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」を読んだのがきっかけです。
PDCAサイクルについて書かれているこの本では、まずは1日の行動に対してPDCAをまわしていく、「デイリーPDCAノート」が提案されています。

タスクシュート式+デイリーPDCAノート

「デイリーPDCAノート」の書き方は簡単。A4の方眼用紙を、以下のように分割してPDCAのそれぞれを書き込んでいく、というシンプルなもの。

Planの部分は、その日の計画を書き込みます。具体的には、

824.
1 Pのフレーム(左端)に時間軸を記入する
2 手帳から、今日の予定を転記する
3 手帳に書かれていないが、思いついた行動があれば追加記入する

この方法、この「デイリーPDCAノート」、今の手帳に応用できそうとすぐに感じました。手帳を見開きで使えばちょうどA4サイズ。やってみたい。
すぐさま実行できると気づき、その日から試しはじめています。

時間軸を記入し、予定を書き込む。そのあと、思いついた行動を追加する。
このPlanの立て方が、今自分がやっている、紙のノートをタスクシュート式を意識して使う方法と全く一緒なため、「デイリーPDCAノート」の方法をすぐに実践できると思ったわけです。
あとは時間軸の隣に、Do,Check,Actionをそれぞれ書き込んでいくスペースを確保しておけば、今までの手帳の使い方はほぼ変えることなく、すぐにでも「デイリーPDCAノート」をそっくりそのまま実践していけます。

はじめは本に書かれているのと同様に手帳を区切り、やってみました。が、そこまでスペースを使わずとも、同じようなことを実践できることに気づきました。それが、ペンの「色」で、Plan,Do,Check,Actionを書きわける、という方法です。
ペンの「色」で、PDCAのどれについての書き込みなのかがわかるようにしてみました。

  • 計画(Plan)は「黒」
  • 実行記録(Do)は「青」
  • 振り返りや次の打ち手(Check, Action)は「赤」

という風に。

ペンで色分け、の注意点

本来の、ノートを区切ってPDCAそれぞれについて書き込む場所を確保しておく方法ではなく、ペンの色によってPDCAをかき分けていく方法には、ひとつ、注意したほうがいいことがあります。

先に紹介した「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」では、PDCAのうちの「Do」を書き残すことが重要視されています。

859.
PもCもAもすべて大切なのですが、「D」がPDCAを回し続ける大前提になっています。なぜなら、Dとは「事実を残すこと」だからです。

事実を、事実のまま書き残す。そして、それを「Check」へとつなげる。

897.
「D 実行・実績」に対して、うまくいった原因、うまくいかなかった原因、次はこうすればいいかもしれない、といった気づきを書きましょう。

ここで肝心なのは、「Do」と「Check」を明確に書きわける、ということ。だから、ノートを区切り、PDCAそれぞれに、別々の場所を与えているのだと思います。別々の場所に書き入れていくほうが、よりそれぞれを意識して、書きわけることができます。
色によってPDCAをわける方法では、PDCAのそれぞれを書き込む場所がわかれていません。本来の方法よりも、「Do」や「Check」がごちゃまぜになってしまいやすい、ということ。なので、PDCAそれぞれの書きわけをより意識しておかなくてはいけません。その点が、注意すべきこと、と言えます。

そしてカードへ

手帳は、一週間に一度、パラパラと見返すようにしています。で、主に赤で書かれていることに目をとおしていきます。
赤色で書かれていることは、いわば、実行記録から得られた「次の打ち手」。新たなアイデアとも言えます。
「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」 でふれたように、ぼくは今、思いついたことや発見や着想を、名刺サイズの情報カードに書きためていっています。となると、手帳に赤色の文字で書かれている、次の打ち手(Action)については、他と同様に扱うためには、カードに転記したほうがいい、ということになります。カードの状態でも保管しておき、操作できるようにしておけばいいかな、と。
少し手間はかかりますが、積極的にカードに書き写し、蓄積していってます。

おわりに

毎日というスパンでPDCAをまわしていく。実際は劇的というほどの手応えを感じているわけではないものの、楽しさがあります。
パッと手帳を開いたとき、書かれている文字が適切に色分けされていると、とても把握しやすく、内容をカードに転記することによって、次の生産へとつなげていく。そのサイクルをおもしろく感じるんです。

タスクシュートにのっとって手帳を使いつつ、そこにPDCAサイクルを回す手法が合わさって、ひとつ、バージョンアップできたのかも、と、そういう気分です。しばらくは楽しく、紙の手帳を使い続けていくことができそうです。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートに書き出し、「事前装填」することで実行率は上がる

「アシタノレシピ」執筆陣の一人として、習慣化についての連載を書いています。

その中で、「信頼できるシステム」があるかないかで習慣化のしやすさは変わり、とくに「タスクシュート式」は、なにかを習慣化するのに適したシステムである、と書きました。

実際、「たすくま」を使い、「タスクシュート式」にてその日の「やること」を管理するようになり、その気になれば大抵のことは習慣化できそうやな、という感触を抱いてます。
が、それは実は平日に限って言えることだったりします。というのも、休日は、「タスクシュート式」がぼくにとっての「信頼できるシステム」にはなっていないため。「たすくま」でのやること管理がイマイチうまくいっていないため。
平日と休日では、「たすくま」への信頼度が全然違ってしまってるんです。


平日は実にすばらしく「たすくま」は機能してくれています。日々のリピートタスクに今日やるべきタスクを加え、朝に一日の計画を立てます。で、まったくそれ通りとはいかなくても、たいていは計画しておいたタスクを終え、眠りにつくことができています。
「基本的には、たすくまに書かれていることを実行していきさえすればいい」と思えています。この感覚こそが、システムを信頼しているということなんでしょう。
対して休日となると、大きく様相は違ってきます。
平日は起きてから寝るまでだいたいの流れは予想がつき、毎日それが大きく変わることはありません。が、不確定要素の多い休日は、休日ごとに過ごし方が大きく違ってきます。となると、朝と晩はだいたいいつも同じであるものの、日中がいつもいつも違った過ごし方になってきて、なかなかたすくまでは対応できません。で、リストに書いたタスクが実行されなかったり、ログがとれないことが多い。
こうなると、たすくまにタスクが載っていても実行しないし、実行できない。実行できないと信頼が下がる。信頼が下がるとさらに実行できなくなる、、、の悪循環がおこってきます。そして、休日のたすくまへの信頼度がどんどん下がっていってしまいました。やがて、「書いても書いてなくても結局やらんやん」と、すべきことを書いてても実行されない、なんてことに。
平日はすこぶる調子よく働いているシステムなのに、休日はてんでダメ、ってな感じになっちゃったわけです。
休日は「信頼できるシステム」を持ち合わせていないことになります。気がつけば休日に何かを習慣化するのがすごく苦手になっていました。
「信頼できるシステム」の有無は、習慣化にとってはとても大きい。このままではいつまでたっても休日の過ごし方が改善されへん、と思い、何かしら、休日用のシステムが必要やな、ということになりました。


休日の信頼度を上げるためにしたこと。それは、新たにノートを用意するってこと。
そのノートを「休日専用の手帳」として使い始めることにしました。たったこれだけで劇的に変化しました。
たすくまに登録するってのは一緒ですが、登録する前にノートにやることを書き出し、一度計画を立てるようにしました。
平日に比べ、なにをするのか不確定な休日ですが、不確定でどのような過ごし方をするかが読めないとはいえ、事前にタスクをやる”タイミング”は考えておくことができます。不確定な部分が大きく、「何時にこれこれをする」という風に時間帯を指定することは難しい。でも、「このタイミングであれをしよう」というように、実行するタイミングは考えておけます。
家族と過ごすことが多く、時間帯を指定していろいろとやる時間を確保することは難しいです。けども、ずーっと一緒というわけではなく、やることにとりくむ時間もあります。「娘がお昼寝の時」や「アンパンマンを見ている時」とか。
お昼寝の時は一人であれこれできるので、書いたり学んだりの集中してとりくむ必要のあることができます。
アンパンマンに夢中になっている時は、目の端には娘をとらえながらも、ある程度自分のことにとりくむことができる時間になります。ぐっと集中する必要のないこと、例えば一週間の振り返りとかならやることができます。
そういう、実行する「タイミング」をあらかじめ考えておくんです。「これのタイミングに、あれをする」みたいなことを。
つまり、ノートを使ってやっていることは、「事前に考えておく」ってことだけ。休日のどのタイミングで何をするのか考え、やることを事前に装填しているだけ。でも、その効果はやっぱりなかなかのものなんです。
「事前装填」の威力です。あるいは、コミットメントしているか否かの違いとも言えましょうか。
ノートにて休日の過ごし方を計画することにより、実行できる時間帯・タイミングに、あらかじめタスクを装填することができるようになりました。「この時間がきたらこれをする」と、自分にコミットメントすることができるようになりました。
ノートで計画するとしないとでは全然違います。

おわりに

ノートを用いて、休日にやろうと思ったことを、どのタイミングで実行するのか考え、事前に装填しておく。
これだけのことで、休日においても、「たすくま」をまた「信頼できるシステム」へと成長させることができました。「休日手帳」と「たすくま」の二つがそろっての「信頼できるシステム」です。
タスク管理をいろいろ試し、自分なりのシステムを構築し、「これでいける!」と思っても、なにかのきっかけで信頼度が落ちてしまうことはきっとあると思います。そんなときにまたあれこれ考え、試し、また信頼のおけるシステムへと育てられるのか。そのへんが結構大事なんじゃないかな。
「休日手帳」を使ってみる、という経験から、そんなことを考えました。
「これでかんぺき!」はずーっと完璧なままではいてくれない。から、ちょくちょく手を入れながら、今後もぼちぼちやっていきたいです。
では、お読みいただきありがとうございました。