Scrapbox × Honkure = book scrapbook

のきばトークきいてると、「いろんな人がHonkureのようなサイトをつくればおもしろくなる」という話がなんども出てくる。
Honkureとは、簡単に言えば@rashita2さんの本棚。本棚というものの、本に限らず、漫画や映画などもそこには並んでおり、その一つ一つに@rashitaさんの読み応えのあるコメントというか、文章が添えられている。
確かに、こんな本棚を自分で作ってみるのも、ほかの人が作った本棚をのぞくのも楽しそう。
自分でやってみよう。Scrapboxがあるからきっと簡単にできるはず。


Honkureの一番のキモは、タグ。
Honkure内の本についての記事を下にスクロールしていくと、タグがつけられていることがわかる。
分類のためのタグのほか、書籍名や著者名もタグとしてつけられている。好きなタグをクリックすると、同じタグがつけられている他の記事がずらっと並ぶ。
タグによって記事と記事がつなげられており、サイトを訪れた人は、タグをポチポチクリックしていくことで、自分の興味の赴くままにHonkure内を散歩できる。

Scrapboxでは、タグをつけると同じタグがつけられているノートがページが下に表示される。
また、ページをリンクさせることも簡単。
タグやリンクで互いのノートがつながり、しかもつながっているノートが下にずらっと表示されるので、自分の興味の赴くままにScrapbox内を散歩できる。

まさに、Honkureの思想を、そのまま、手軽に、気の向くままに、そして完璧に実現してくれる。


ということで作ったのが「book scrapbook – Scrapbox」。
まだまだ本の数はすくないし、過去記事の再掲が多いけれども、これがどう育っていくのか自分としては楽しみ。よろしければ寄ってってやってください。

では、お読みいただきありがとうございました。

追い出して見返し、日付をふってGTDをまわす

GTDとはGetting Things Doneの略で、一度は試してみてちょっとうまくいかなかった。GTDの手法には憧れるけど、なかなかストレスフリーな感じが持続できない。
ちょっと前に自分はそんな感じでして、でも、意図的に「2つのこと」に集中して実行していくことで、ある程度GTDの恩恵が受けれるように、続くようになりました。

やることはちょろっとでいい

  • 頭の中の「気になること」を”すべて”頭の外に追い出そう。
  • それらすべての「気になること」について、求めるべき結果と次にとるべき行動を決めよう。
  • そうして決めた、とるべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直そう。

GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」の一番はじめ、ひらいてすぐの4ページ目に書かれているのが、この3つの要点です。
GTDはこの3つのポイントさえ守ればいいわけで、その具体的な方法が3つの要点の続きに詳しく書かれていきます。
で、この3つのポイントを実践する方法が詳しく書かれていても、具体的な方法を提示されたとしても、それを守るのがなかなかに難しかったりするわけです。実際、GTDというものを知ってから何年も経っていて、何度も実践してみているものの、なかなかちゃんとできずに挫折しっぱなしです。

たった3つのことですが、それすらなかなかに難しい。
なので、現状はさらに絞って、GTDの核の、ほんとにちょろっとだけをやっているという感じ。やっていることはちょろっとだけなのですが、なかなかに気になることをスッキリさせながら過ごせています。

追い出して見返す

やっていることは、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

この2点。
ここさえ守ってれば、押さえておけば、GTDという手法の恩恵の大部分を得られるのではないか。ある程度は快適にGTDをまわせるんじゃないか。GTDキモはこの2点ではないか。そんな風に感じてます。
気になることは何だったていいからとにかく書き出し、頭の外に追い出す。で、その書き出したものを定期的に見返す。その2点を愚直に守っていく。
GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」では、「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」の5つのフェーズに分けられています。が、とりあえずそれらは置いといて、

  • 書き出す
  • 見返す

その二つを頑なに守っていくのがいいのではないかと。

見返すために、日付をふる

で、どわぁーっと書き出したものを毎日見返すのは時間的にも労力的にも難しいので、明日見返したいことには明日の日付を、あさって見返したい部分にはあさっての日付を、というように、見返したい日の日付を、書き出した気になることたちにふっておく。
日付をふることで、見返す日時を指定しておくわけです。
これで、毎日その日の日付の振られた気になることだけを見返していくことで、気になることに対して、なにかしらの行動や、選択、決断をすることができるようになります。
気になることを書き出し、それを見返す日時を指定しておく。で、その日がきたら見返して、1日の行動の中に組み込む。そうやって、書き出した気になることを処理というか、完了させるというか、「とりあえずこれでオッケー」な感じにしていく。
それとは別に週1回ほどは、書き出された気になることたちをすべて見返す。週次レビューする。気になることの全容をざっくりつかむ。
最低限それさえできれば、GTDと言われる手法の恩恵を受けることができるように思います。

おわりに

GTDはボトムアップ。とにかくボトムアップです。
「ストレスフリーの整理術」には、気になることの扱いのプロセスや、分類について詳しく載っています。が、その部分って、自分で考えていくほうが確実に「使えるもの」になります。書かれていることは参考にしつつ、実際に自分が気になっていることをどうしたいかによって、扱い方やその分類を考えていくほうがいい。
分類する必要がなければしなくてもいいわけですし。
気になることを書き出す。それを見返す。その繰り返しの中で、自分の環境に見合った処理のプロセスや、分類方法をその都度考えていけばいい。そう思います。

とにもかくにも、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

ことを続けていくこと。「水のように澄んだ心」に到達できるかはわかりませんが、少なくとも今よりは、自分がとるべき行動、やるべきこと、やりたいことがはっきりし、全体を把握することができるようになります。
それでけっこういい感じになるのではないかと。
そんな、完全無欠ではない、ゆるゆるざっくりなGTDこそ、続けていくことができるように思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

細かな着想の死蔵を防ぐための、「操作」とアーカイブ

せっせと着想をメモする、ってことを何年も続けている。
Evernoteにやっていたころもあった。WorkFlowyにメモしていたこともあった。もちろん、紙のノートに書きつけていたことも。そして今は、情報カード(名刺サイズ)に書きしたためてっている。

今使っているのは情報カード。じゃあ、過去に使っていたEvernoteやWorkFlowyに書かれた着想たちはどうなっているのか?
長いこと見返されることなく、手を加えられることもなく、ただそこにずっと残っているだけ。
いわゆる「死蔵」の状態になってる。

ここで話している「着想」というのは、100〜200文字くらいの、ふとした思いつきを書いたもの。ぼくの着想メモのほとんどがそういったものなので、100〜200文字くらいのメモが大量にEvernoteにもWorkFlowyにも存在して、ずーっと同じ場所で同じように、見返されることなくたたずんでいる。
で、こういう100〜200文字くらいの着想メモは、単体ではあんまり意味をなさず、いくつかの着想メモが組み合わさることで、例えばブログの一記事になったり、日々のタスク管理の改善策につながったりする。
メモを組み合わせるためには、メモを見返さなければいけないし、そえぞれのメモを移動させたり配置したりの操作をしなければいけない。
それをしなければ、メモどうしはなかなか組み合わさっていってはくれない。書いて終わり、になってしまう。
ということは、

  • 見返すこと
  • 操作すること

の2点が満たされないと、ただ書いて終わり、死蔵してしまうということ。

見返さないことにははじまらない。なにをメモしたか、書いたかなんて、書いたら忘れてしまう。忘れてしまって、もう二度とその着想に出会えなくなるのを防ぐために書くのだから。見返さなくちゃ、忘れているその着想には出会えない。
そして、すごく、すごーく重要なのが、操作すること。
さきほど述べたように、100〜200文字くらいの細かな着想メモは、単体ではあんまり意味をなさない。書き溜められたものたちを見返し、組み替え、似たものは近くに配置したり、グループを作ったり、順番を入れ替えたりすることで塊ができてきてこそ、次のアウトプットにつながったり、行動の改善を促してくれたりする。
Evernoteのノートは操作できない。
WorkFlowyは、順番を入れ替えたり、グループを作ったりの操作ができるのでいけるかな、と思った。けれども、メモが増えたらすごく操作がしにくくなってしまう。

だから、今はカードを使っている。

カードは、EvernoteやWorkFlowyに比べ、抜群に操作しやすい。操作しよう、という気持ちにさせてくれる。見返し、操作することを楽しみながらできる。
書いたカードは、ふと思い立った時に見返し、机の上にざっくり配置していく。近しく感じるものは近くに置き、なんとなしに塊みたいなものができあがってくる。あるテーマでひとくくりにできそうに感じたら、束ねておく。
束ごとにどこかにまとめなおしたり、それを材料にブログを書いたり。それをし終えれば、カードはお役御免ということで、アーカイブする。
並べ、配置し、束ね、まとめ、アーカイブする。それを繰り返し、ほうっておけば増える一方のカードの全体量を減らしつつ、また書きためていく。
このサイクルが止まり、メモが増える一方になってしまうと、やがて見返すことは無くなってしまうと思う。そうして、EvernoteやWorkFlowyのメモたちは、今、陽の目を見ることがなくなってしまっているから。
で、サイクルを回し続けようと思えるのが、カードの「操作のしやすさ」にある。だから、細かな着想メモを書きため、利用していくには、操作することがすごく、すごーく重要。
それが、カードを使うことで見えてきたこと。

操作し、束を作った後は、Scrapboxに書き写すこともあれば、そのまま何枚かのカードをもとにブログを書き始めることもある(今回のエントリはそれでできあがった)。なにかしらの改善につながるメモなんかは、書いてすぐに実践してみることもある。もちろん、カードに書かれたままずーっと放置されるものもある。
操作のサイクルを回し、全体量を調整することで、名刺サイズの情報カードを使った着想メモの管理システムをながいこと維持していけたらな、と思う。

https://gyazo.com/d6568d281481a08e711381ff45ca2e43

では、お読みいただきありがとうございました。

Scrapboxは、情報カードを束ごとに保管し、持ち運ぶケース的なイメージで

PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに

カードはバラバラ。これは利点でもあり、欠点でもある。
どちらの面も持っているものの、「持ち運び」を考えたときには欠点として働きがち。
バラバラなものを持ち運ぶのはこわい気もするし、外出先ではカードを広げて俯瞰する、なんてこともしにくい。バラバラな利点を活かしきれない。
でも、書いたカードを持ち運んでおきたかったりもするよなぁ、なんて感じることもしばしばあり、なんとかならんものかと考えたりしていた。

 

カードは、1枚ではささいな思いつきでも、書きためて見返して近しいものを何枚かくっつけて束ねて膨らませていくことで意味を深めていく。
カードは名刺サイズのものを使っており、1枚1枚には短い文章が、ほんのささいな着想が書きつけられているだけ。書いた着想は、個別に何枚かあったらいいってもんではない。たくさんたまってきたときに見返し、同じテーマについて書いてるものはひとまとめにしたりしながら、「束」を作っていくことで育っていく。
https://gyazo.com/adc254919032d47d1ee4567af1699a6e
となると、持ち運ぶならたくさんのカードを持っていくか、もしくは、テーマごとに束ねられたカードにしぼって持ち運ぶか、になる。
後者の、何枚かを束ねて1つのテーマをつけれるくらいまで育った着想なら、それを持ち運ぶ価値ありそう、と考えたりしていた。

 

ScrapboxというWebサービスが一時期話題になった。ぼくもすぐに使いだし、メモを書きためていった。
使っていくうちにわかったことは、「1ノート1テーマを保持しやすい」ということ。
Scrapboxでは、ノート同士をリンクでつなげることで、1つのノートからいろんなノートへアクセスできるようになる。リンクの機能が優れているので、ひとつのノートにいろいろと詰め込まなくても、リンクでつなげればいいやって考えが働く。
よって自然と、1テーマ1ノートの発想に落ち着く。
Evernoteでは、ノート同士ははっきりと分断されている。
WorkFlowyでは、良くも悪くも「境目」があいまいになる。
Scrapboxは、「ノート」という区切りがあり、なおかつノート同士をリンクで簡単につなげ合うことができる。そのため、テーマごとに分けたとしても、完全には分断されず、つながりを保ったまま分けれる。1テーマ1ノートにしやすく、1テーマにフォーカスしやすい。
テーマごとの情報をぶぁーっとあつめておく場所として、Scrapboxは適していると感じた。

 

というわけで、

書いた情報カードをどう持ち運ぼうか?
 → たくさんのカードを持ち運ぶ?1つのテーマごとに束ねられたカードを持ち運ぶ?
 → Scrapboxは1テーマごとにノートに情報をまとめていきやすい
 → じゃあ、書いたカードをScrapboxにてテーマごとに束ねていき、持ち運べばいいやないか!

ということに落ち着いた。

基本的には、カードの内容をScrapboxに転記していくわけやけれども、Scrapboxは画像も扱えるので、カードの写真撮って貼り付けるだけでもいい。

情報カードのメモは、1つ1つよりも、いくつか束になることで情報は膨らみ、深まり、クリアになる。
それを束ねる場としてのScrapbox。
で、Scrapbox上に束ねていくことで、持ち運べるようになるという利点に気がついたとき、俄然どんどんScrapbox上にカードの内容を保管していくことへのモチベーションが高まった。
Scrapboxの

  1. 1ノート1テーマを保持しやすい
  2. iPhoneさえあれば見れる

って利点をどんどん活用していこうと思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートがあたえてくれるもの、カードがさずけてくれるもの

ノートは、安心をあたえてくれる。
自分の頭だけでは心もとない。でも、ノートがあれば、常用するノートがあれば、必要とあらばすぐに心もとない自分の頭をサポートしてくれる。
何か考えるとき。覚えておきたいとき。頭の中がいっぱいなとき。
まっさらなページを開けば、考えるをサポートしてくれる。これまでの考えたことを見返しても、新たな着想を与えてくれる。
書いたことを見返すと、忘れていたことも思い出させてくれる。ノートに覚えておいてもらうことができる。
頭の中がパンクしそうそうなとき、とにかくそれを書き出すと、いくらかの落ち着きを取り戻すことができる。
ノートは綴じられていて、いつでも書いたことを、書いた順番に見返すことができる。書いたものは動くことなく、いつでも同じ状態で、そこにいてくれる。
だから、ノートは安心をあたえてくれる。
考えられる安心。覚えておける安心。いっぱいでも、書き出して落ち着きを取り戻せる安心。
そしてそれらが、いつでも同じ場所にある安心。

カードも、必要とあらばすぐに、心もとない自分の頭をサポートしてくれる。
けど、カードは安心をあたえてくれるわけではない。
ノートは、安心を与えてくれる。けど、カードはそうじゃない。
ノートは綴じられていて、ばらけない。がゆえの安心感。
カードは綴じられておらず、一枚一枚がバラバラ。だから、安心できない。不安定。
でも、不安定さがカードの真骨頂。
ノートにあれこれ書き出すのとはまた違う形で、考えるをサポートしてくれる。
ノートのように、書いたものが同じ場所にとどまることはない。いつなにがどこにいくかはわからない。いつでもどれでもどこにでも動いてしまう。いや、動かすことができる。
綴じられていないがゆえの利点。
そう、カードの強みは動かすことができることにある。「操作」できることにある。
カードは安心をあたえてはくれないが、代わりに操作できる。
くれる。組み替えれる。動かすことができる。配置できる。束ねられる。自由に。
つまり、ノートとカードは役割が全く違う。

安心できるノートと、安心はできないカード。
安定的なノートと、不安定なカード。
固定されるノートと、流動性をたもてるカード。

ノートは情報カードの代わりにはなれないし、情報カードはノートの代わりにはなれない。

「たすくま」のチェックリスト活用法3選

Taskuma — TaskChute for iPhone — 記録からはじめるタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

最近、「たすくま」をがっつり使ってます。以前は紙のノートでタスクシュートっぽいことをしていました。すごく機能していて、とても心地よく使っていたのですが、また「たすくま」に戻ってきました。

再度「たすくま」を使い始め、「やっぱこれだな」を感じています。
使う上での新しい試みとして、
「タスク名に絵文字入れることにした」
「チェックリストを使いまくることにした」
が挙げられます。今日はその二つのうちの、「チェックリストを使いまくることにした」についてのお話。

チェックリストの役割

チェックリストは、チェックをするためのリストなので、「何かを漏れなく忘れずにする」のが目的だと思います。

チェックリストは、一連の手順を管理するためのリストです。繰り返される行動の標準化や効率化に役立ちます。
(タスク管理の用語集 No.438)

こなすべき作業をリストに記載しておことで、やり忘れを防げますし、必要ではない行動を抑制する効果も期待できます。
(タスク管理の用語集 No.451)

何かの手順や、持っていくものをチェックリストに記載しておけば、漏れをなくすことができます。
「たすくま」の場合、ルーチンが毎日生成されるので、たすくまのリスト自体が行動の手順書になります。その点で、たすくまのリストは、それ自体がチェックリスト的であると言えると思います。1日の行動のチェックリスト。
なので、基本方針として、「たすくまのチェックリストには行動は書き込まない」ということにしました。行動には時間が必要になるので、それぞれ見積もりを設定し、実行し、ルーチン化しておけば、行動のチェックリストができあがるわけなので。
となると、たすくまの「チェックリスト」には、行動の手順を書く必要がない。というかむしろ書かないほうがいいんでないかと思うのです。
で、たすくまのチェックリストには、それ以外のなにかしらを書いておくのがいいという結論に達したので、じゃあチェックリストにはなにを書き付けておこうかと考え、あれこれ試してみたのが最近のできごと。

たすくまのチェックリスト活用

たすくまのチェックリストは、

  • チェックリストが記入されているタスクは、背景が灰色になる
  • チェックリストの項目にはURLスキームを記入することができ、他のアプリを開くことができる
  • チェックリストの項目をチェックすると、その項目名のメモが残される

という3つの特徴があります。
チェックリストには行動は書き込まない、という基本方針に加え、これらの特徴を活かしつつ、チェックリストを使っていこうと考えました。
もっともオーソドックスと言える持ち物チェックリストに加え、現状次の3つの用途にチェックリストを使っています。

  • 実行前のタスクにメモを書くときに使う
  • 起動したいアプリのURLスキームを書いておき、ダブルタップで起動する
  • タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書き、すぐ答えられるように

実行前のタスクにメモを書くときに使う

たすくまでは、主にタスクの実行直後に、そのタスクの実行の記録を文章で残すことができるようになっています。タスクに対してメモを書き付けれる仕様なわけです。
で、もちろん、まだ実行していない、未着手のタスクにもメモを残すことができるので、あるタスクを実行するときに気をつけることなど、何かしらあればメモしておくことができます。
でも、困ったことに、まだ未着手のタスクにメモを書いておいたとしても、リスト表示では、タスクにメモが書かれているのかどうかを判断することができません。
なので、実行したいときに参照するためにメモを書いているのに、実行時にメモを確認せずにスルーしてしまうおそれがあるのです。

そこで、チェックリストを活用します。「チェックリストが記入されているタスクは、背景が灰色になる」ので、チェックリストの部分にメモを書いておけば、そのタスクのチェックリスト欄に何か書いてあるということが、リスト表示から判断することができます。なので、忘れずにメモをチェックできる、といわけです。

ちなみに、タスクをダブルタップすればチェックリストを表示してくれるので、サクッと確認できます。

起動したいアプリのURLスキームを書いておき、ダブルタップで起動する

「体重測定」というタスクを登録しているのですが、測定したあとは体重のログを記録している別のアプリを立ち上げる必要があります。その際、チェックリストに起動したいアプリのURLスキームを登録しておけば、手間が少なく起動させることができます。
タスク名をダブルタップでチェックリストの画面に移動し、リストの項目をダブルタップすることでそのリストに書き込まれているURLスキームを実行し、別アプリを立ち上げることができます。

次のエントリが、その実装方法について詳しく書かれており、かんたんに実装することができると思います。ひじょーにわかりやすく、サクッと設定することができました。
#たすくま を司令塔にする!チェックリストからアプリを開く

タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書き、すぐ答えられるように

別のアプリで睡眠時のログをとっているのですが、どれくらい眠ることができたのかってのをたすくまにもメモで残すようにし始めました。
ただ、毎回「6時間14分」って感じでメモに書くのも面倒だし、そこまで詳細に時間を残しておく必要もないかな、と思い、「6時間〜6時間半」という形でメモを残すことにしました。チェックリストを利用して。
前述の通り、たすくまのチェックリストでは、「チェックリストの項目をチェックすると、その項目名のメモが残される」わけです。そこで、「今日の睡眠時間は?」というタスクのチェックリストに「6時間〜6時間半」「6時間半〜7時間」というようなチェック項目を作っておけば、チェックするだけでその項目名がメモに書き込まれ、どれくらい眠ることができたのか残すことができるようになります。


なので、タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書いておけば、チェックするだけで質問に答えることができるわけです。サクッと。

おわりに

たすくまのチェックリストは、まだ実行していないタスクのためにあり、メモ欄は実行後のタスクのためにある。そうとらえると、チェックリストとメモ欄それぞれの使いかたがはっきりし、チェックリストの用途もひろがるのではないかと思います。
では、お読みいただきありがとうございました。

「細かなメモ」を書き、活かすために

これまでずっと、「細かいメモ」の活用に悩んでいました。
Evernoteに放り込んでいた時期もあれば、5×3サイズの情報カードに書きつけていた時期もあります。そこからWorkFlowyにすべて集めるようになり。。。いろいろ試してきましたが、まだこれといった決定打がなく、死蔵していったメモは数知れず。

「細かいメモ」とは、200文字以内の、ふとした思いつきのようなものです。名刺サイズの情報カードにメモすることができるほどの、着想や発見やふとした思いつきを書きつけたもの。

少し前にScrapboxが登場し、「これ、細かいメモを書いていったらおもしろいかも!?」と期待に胸を膨らませて使い始めてみたものの、すぐに使わなくなり。
細かいメモにタグをつけたりリンクを貼ったりするのって、ものすごい手間ってことにすぐに気づいたからです。1日に何個か作成されるメモたちに対して、いちいちそんなんしてられないですものね。

 

「細かいメモ」ってのは、タグつけたり分類したりリンク貼ったりってのがめんどうで、いちいちやってられないものの、いくつか集めてみると、それなりに新たな発見につながったりっていう性質を持っていると思います。
一つじゃそこまで意味をなさないけど、いくつか集まったときは何かしら生まれてくる。そんな予感のさせる、細かいメモたち。
となると、メモったあとにうんじゃかんじゃしやすい状態が一番望ましい。
見返し、近しいものを集めたり、意味をなすように並べ替えたり、くっつけたりはなしたり、配置し直したり。細かいメモに対しては、そういう操作をおこないたい。操作しやすいのを最優先に考えたほうがいい、と思うんです。

でね、これってやっぱり情報カードの出番だと思うわけです。

 

カードのデメリットはいっぱいあります。
クラウドのようにいつでもどこでも参照できるわけじゃないし、ノートのようにまとめて持ち運びやすくもない。メモを検索することができないために探しづらい。書くスペースも限られている。
でも、それでも、まだどう活かされるかわからない「細かいメモ」の保管には情報カードが、名刺サイズの情報カードがもっとも適している。
情報カードはなにより、操作性に秀でています。これはもう他の追随を許さない。デジタルにおいても、アナログにおいても。
簡単にグループ分けできますし、机一面にひろげて置いて俯瞰したり、カードの束ねかたによってカードどうしの結びつきの強さを表現したり、グループどうしを一つのメモでつなげたりもお茶の子さいさい。

おわりに

細かいメモの扱いについてあれこれ考え、試しては他のものに手を出し、を続けてきました。
今回、新たにScrapboxというサービスを利用してみて、また細かいメモについて考え、一つの暫定的な結論に達しました。
それが、名刺サイズの情報カードを使うこと。
で、使い始めていろいろ考え、考えたことを書き残したのが「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」になりました。
今後も、名刺サイズの情報カードを、着想を書き残す場として使い続けてみたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜

手帳の使い方の基本的な方針は、「デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 」 にて書いた通りなのですが、そこに新たに、加えたことがあります。

というのも、「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」を読んだのがきっかけです。
PDCAサイクルについて書かれているこの本では、まずは1日の行動に対してPDCAをまわしていく、「デイリーPDCAノート」が提案されています。

タスクシュート式+デイリーPDCAノート

「デイリーPDCAノート」の書き方は簡単。A4の方眼用紙を、以下のように分割してPDCAのそれぞれを書き込んでいく、というシンプルなもの。

Planの部分は、その日の計画を書き込みます。具体的には、

824.
1 Pのフレーム(左端)に時間軸を記入する
2 手帳から、今日の予定を転記する
3 手帳に書かれていないが、思いついた行動があれば追加記入する

この方法、この「デイリーPDCAノート」、今の手帳に応用できそうとすぐに感じました。手帳を見開きで使えばちょうどA4サイズ。やってみたい。
すぐさま実行できると気づき、その日から試しはじめています。

時間軸を記入し、予定を書き込む。そのあと、思いついた行動を追加する。
このPlanの立て方が、今自分がやっている、紙のノートをタスクシュート式を意識して使う方法と全く一緒なため、「デイリーPDCAノート」の方法をすぐに実践できると思ったわけです。
あとは時間軸の隣に、Do,Check,Actionをそれぞれ書き込んでいくスペースを確保しておけば、今までの手帳の使い方はほぼ変えることなく、すぐにでも「デイリーPDCAノート」をそっくりそのまま実践していけます。

はじめは本に書かれているのと同様に手帳を区切り、やってみました。が、そこまでスペースを使わずとも、同じようなことを実践できることに気づきました。それが、ペンの「色」で、Plan,Do,Check,Actionを書きわける、という方法です。
ペンの「色」で、PDCAのどれについての書き込みなのかがわかるようにしてみました。

  • 計画(Plan)は「黒」
  • 実行記録(Do)は「青」
  • 振り返りや次の打ち手(Check, Action)は「赤」

という風に。

ペンで色分け、の注意点

本来の、ノートを区切ってPDCAそれぞれについて書き込む場所を確保しておく方法ではなく、ペンの色によってPDCAをかき分けていく方法には、ひとつ、注意したほうがいいことがあります。

先に紹介した「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」では、PDCAのうちの「Do」を書き残すことが重要視されています。

859.
PもCもAもすべて大切なのですが、「D」がPDCAを回し続ける大前提になっています。なぜなら、Dとは「事実を残すこと」だからです。

事実を、事実のまま書き残す。そして、それを「Check」へとつなげる。

897.
「D 実行・実績」に対して、うまくいった原因、うまくいかなかった原因、次はこうすればいいかもしれない、といった気づきを書きましょう。

ここで肝心なのは、「Do」と「Check」を明確に書きわける、ということ。だから、ノートを区切り、PDCAそれぞれに、別々の場所を与えているのだと思います。別々の場所に書き入れていくほうが、よりそれぞれを意識して、書きわけることができます。
色によってPDCAをわける方法では、PDCAのそれぞれを書き込む場所がわかれていません。本来の方法よりも、「Do」や「Check」がごちゃまぜになってしまいやすい、ということ。なので、PDCAそれぞれの書きわけをより意識しておかなくてはいけません。その点が、注意すべきこと、と言えます。

そしてカードへ

手帳は、一週間に一度、パラパラと見返すようにしています。で、主に赤で書かれていることに目をとおしていきます。
赤色で書かれていることは、いわば、実行記録から得られた「次の打ち手」。新たなアイデアとも言えます。
「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」 でふれたように、ぼくは今、思いついたことや発見や着想を、名刺サイズの情報カードに書きためていっています。となると、手帳に赤色の文字で書かれている、次の打ち手(Action)については、他と同様に扱うためには、カードに転記したほうがいい、ということになります。カードの状態でも保管しておき、操作できるようにしておけばいいかな、と。
少し手間はかかりますが、積極的にカードに書き写し、蓄積していってます。

おわりに

毎日というスパンでPDCAをまわしていく。実際は劇的というほどの手応えを感じているわけではないものの、楽しさがあります。
パッと手帳を開いたとき、書かれている文字が適切に色分けされていると、とても把握しやすく、内容をカードに転記することによって、次の生産へとつなげていく。そのサイクルをおもしろく感じるんです。

タスクシュートにのっとって手帳を使いつつ、そこにPDCAサイクルを回す手法が合わさって、ひとつ、バージョンアップできたのかも、と、そういう気分です。しばらくは楽しく、紙の手帳を使い続けていくことができそうです。

では、お読みいただきありがとうございました。

一週間ごとのルーチンが習慣化できないことや、半年前に登録しておいたタスクがなかなか実行できないのは、「引き継ぎ」がうまくいってないから~タスク管理あれこれ3~

「やろう!」という気持ちは、減退します。そのときは「これをやったいいやん!やろうやろう!」と思っていいても、次の日になると、そのときのテンションは何処へやら。「うーん、まぁ、また明日で」って感じで先送りしてしまったり。
期間があくと、「やろう!」という気持ちはもっともっと減退し、ないに等しい感じになっちゃいます。
ってことで、何かを実行していくためには、過去に抱いていたはずの「やろう!」という気持ちをあてにせず、モチベーションに頼らず実行できるようにするのが望ましいというか、必要になってきます。

 

一週間ごとの行動を習慣化するのは、毎日繰り返すことを習慣化するよりもだいーぶと難しい。そんな実感があります。
タスク管理アプリに登録し、ルーチンの設定をしてあげれば、タスクリストには毎週ちゃんとタスクが生成され、「やること」として自分に提示されます。あとはそれを実行すればいい。けど、できない。
やろうと思っていることを、タスクリストは思い出させてくれるのですが、思い出したとしても実行できない自分がいる。そんな自分が実行できるよう、手を加えてあげる必要があります。

 

「やろう!という気持ちの減退」問題と、「自動的にタスクリストに生成されたタスクを実行できない」問題。一見違う両者ですが、その解決のカギは、どちらも「コミットメント」にあるのではないか、と考えています。

過去の自分から今の自分に

「やろう!」という気持ちが減退してしまい、タスクとしてリストに並んでいても実行されない。
一週間ごとのルーチンタスクとしてリストに並んでいるけれども、やはり完了させれない。
どちらにも共通するのが、「過去の自分が「やろう!」と思ったことが提示される」ってことです。
確かに、過去の自分は「これをやろう!」と思って、決意してタスクとして登録したのかもしれない。一週間ごとにリピートさせておけば、忘れることなる実行していけると思ったのかもしれない。
けれども、それは、あくまでも「過去の自分」が決意しただけ。「過去の自分」がリピートさせただけ。「今の自分」ではありません。同じ自分でも、全然別物。
「今の自分」がやろう!と決めなければ、たとえタスクリストに並んでいたとしても、実行されずに終わってしまいます。
「今の自分」の決意が必要、ということになります。

つまり、今日実行したければ、今日の自分が「やろう!」と思えている必要がある、ってこと。

勝手に出来上がるリストを、それ通りにこなしていく、こなしていけると考えるのは、あんまり現実的ではありません。
過去の自分が与えてくれたリストをそのまま実行していける、なんて虫のいい話はないわけです。
自分と相談し、「今日のリストを作る」って工程をふまなければ、過去の決意を引き継ぐことはできません。
そう、今日の自分が、タスクたちに対してコミットしなければならないんです。
となると、「1日の計画を立てる」ことは、タスクを実行していく上ではかなり重要であることがわかります。
過去の自分のおかげで、もうすでに今日やるタスクのリストができあがっているとしても、あらためてそれを眺めて、もう一度今日のリストを作り直す。書き直す。
必要なさそうなことがあれば消してしまい、新たにタスクを思いついたのであれば書き加える。
手間にしか思えない作業かもしれません。が、それは、過去の自分から今日の自分への引き継ぎ作業であり、タスクたちに対して、今日の自分が「やろう!」と決断する儀式でもあります。

おわりに

週リピートのタスクが実行できない、習慣化できないってのは、長いことぼくの頭を悩ませている課題です。「その日に考え、決める」ってのは、そのひとつの解決策になると考えています。この効果はけっこうバカにならなかったりする。
とはいえ、その日に1日の計画を立てたとしても、全てが必ず実行できるようになる、ってわけでも当然ないわけで。またほかの問題が出現するわけですが、それについてはまた回をあらためて。

では、お読みいただきありがとうございました。

PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに

これまで何度も、情報カードを使ってみては他のツールに心移りし、またカードにもどってきては他に目移りし、というのを続けてきました。そして今回、また情報カードにもどってきてます。
これまでメインに使っていたのは、5×3サイズの情報カード。PoICの規格と同じもの。でも今回は、名刺サイズの情報カードを使ってみていて、これがなかなかにいい感じなのです。
名刺サイズの情報カードで、PoICを実践しようとしている、と言えます。

PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに

PoICでは、メモは「記録」「発見」「GTD」「参照」の4つのいずれかとされます。5×3サイズの情報カードにメモをとり、4種類のどれにあたるのかタグ付けしてわかるようにして、それらのメモを時系列に並べ、蓄積していくってのが基本方針。
で、それを名刺サイズの情報カードで、今の自分に合った形で実践してみようと考えました。

ぼくの場合、「記録」はたすくまか手帳に書き付けていってるので、それらにメモできない状況下においてのみ、ポケットに入れている名刺サイズ情報カードにメモすることになります。でも情報カードに書いた後は、最終的には手帳に転記するか貼り付けられるので、「記録」をカードのまま残しておくことはありません。
となると残りは、「発見」と「GTD」と「参照」。

「参照」は本から得ることが多く、読書メモはWorkFlowyに書いていってます。他にはレシピなんかも「参照」にあたるけれども、以前はEvernote、今はScrapboxに記録してるので、「参照」においてカードの出る幕はなし。(と書きつつ、今、読書メモをカードに書いていったらどうなるかってのを実験中。それはまたおいおい。)

「GTD」、つまりタスクは、基本的に手帳に書きます。手帳が手元にないときだけ、カードに書く。カードに書いたとしても、必ず手帳やたすくまに転記する。その二つがマスタータスクリストとデイリータスクリストを担ってるから。なので、カードに書かれたタスクは、転記された時点で役目を終えます。タスクを書いたカードが蓄積されることはありません。

ということで、残りは「発見」。カードに書いて、それを蓄積していくのは、「発見」のみということになるわけです。

まとめると、

  • 「記録」はたすくまか手帳
    • カードに書いても、手帳に貼るか転記する
  • 「参照」はWorkFlowy、Scrapbox
  • 「GTD」はカードに書いたとしても、たすくまか手帳に転記されたら役目を終える
  • よって、「発見」だけが蓄積されていく

ってのが、ぼくのPoICの名刺カードでの実践になりそうです。

ちなみに、どのカードにも「タイトル」はつけてません。サクッととるメモに対して、いちいちタイトルをつけるのは、、と思ったから。
ほんの些細な思いつきをメモするために名刺サイズを使う、とも言えます。PoICよりも、メモの粒度としては細かいと言えるのかも。
書いたカードを見返し、束ね、まとまってきた段階で、タイトルをつけるようにしてます。その話もまた、おいおい。

で、ここまで書いて思いました。これはもはやPoICではないな、と。
ただ単に、名刺サイズの情報カードをメモ帳として使う具体的な方法やな、と。

最終的には、「着想」のすべてを情報カードに

というわけで、着想、思いつき、発見の類のメモは、最終的には必ず情報カードに書いて蓄積していっております。

記録は「たすくま」と「手帳」が担ってくれてるわけですが、記録から着想を得たり、振り返ることで気づきがあったりもします。それもカードに転記して、カードの状態で書き残して、蓄積していくってのが基本方針です。
思いついたことをカードにかけない状況では、iPhoneにてたすくまにとりあえずメモしておいてしのぎます。で、たすくまのログは、毎日必ず見返すようになってるので、そのときにカードに転記します。
そんな感じで、着想、思いつき、発見の類のメモは、最近は全て、ほんとに全て名刺サイズのカードにメモし、蓄積していくってのを続けております。
基本は、そのメモたちは、時系列にストックされていくわけなのですが、そうするとカードばっかが増えていくだけで、たいした意味をなさないってなことになりがち。そこでどうしていくか、については、また回を改めて。

おわりに

A6、5×3、B6、名刺と、いろんなサイズの情報カードを使ってみてきました。大きさが違えば用途も違ってきますし、カードの書き方も変わってきます。
で、ぼくにとっては、「思いつきを一言書き残しておく」くらいの使い方が一番合っているようで、数あるサイズの中で、名刺サイズがいい感じにしっくりきています。
で、使うたびに思うのが、操作する楽しさ。カードをくり、あれこれ考えては好きなように配置し、いくつか束ねて大きくしていく。それがやっぱり楽しいな、と感じます。
「ちっさすぎるやろう」と思ってあんまり使ってこなかった名刺サイズの情報カードが、自分には一番しっくりくるもんやったんやなぁとちょっと驚きつつ、今日もせっせと書き残していってます。

では、お読みいただきありがとうございました。