Todoistを使って、その気になればタスクに実行日を設定できるように

ちょっと前から、Todoistを使ってみています。

ぼくは日中「たすくま」を使っているので、そこに確実にタスクを流し込むために、発生したタスクはすべてGoogleカレンダーの明日の日付に登録しています。

こうすることで、とにかくもれの無いように見返すことができるようになりました。ぼくは、自分から何かを見返すってのがどうやらちゃんと確実にできないみたいなので、タスクを扱う上で絶対に外せないのが「勝手に、自動的に確認できるように、見返すことができるように」すること。現状、そこはクリアできているわけです。
ただ、タスクをいっぱい登録した時には、明日になったらたすくま上にたくさんの未計画なタスクが並ぶことになります。そこで、たすくまに流し込む前にも整理できるような仕組みがあればな、と思っていました。

というわけで、Todoistの登場です。

Todoistは、Googleカレンダーと双方向に同期することができます。
今まで通りタスクを明日の日付でGoogleカレンダーに登録すれば、Todoistにも取り込まれます。そこで日付を変えたり、分類したりすると、それがまたGoogleカレンダーに同期されて、最終たすくまに取り込まれる、という算段です。
登録したタスクに対して、実行日を定める。それがぼくのTodoistの主な使い方となります。

実際は、Todoistを一度もひらかないまま1日が終わることもよくあります。登録したタスクを整理せずに終わる日が。
それでも問題なし。次の日になれば、たすくまに登録されていますし、Todoistからもメールが届きます。これでもう、登録したタスクを取りこぼすことなく、かつその気になればタスクに実行日を設定することも可能になりました。
もっとうまいこと使っていけそうな気はしますが、とりあえずはこのまま、シンプルに運用していこうかな、と思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。

どうやら、仕組みや仕掛けを「考える」ことが好きなようだ、と気づいた

最近気づいたこと。ぼくは、「仕組み」や「仕掛け」を考えるのがどうやら好きだ、ということ。
これが、けっこう大きな気づきではないか、と思える。というのも、いろいろ腑に落ちたから。

来年度、仕事が大きく変わる。
うまく進めていくことができるか自信がなく、おそらく今その仕事をやっている人と同じような方法では、きっとぼくには難しいやろうな、と感じている。なので、今のうちから仕事内容や手順を整理し、自分でもできるような形に整えようとしているところ。
で、自分でもできる形にするというのは、誰にでもできる形にする、ということ。そんな仕組みを考えるのに一生懸命になってる。

また、ふとしたことから数学の授業カリキュラムに目がいき、どうしたらもっと学んだことを身につけてくれるか、少しでも役立つものにしていけるかってのを考えるのに、気づいたら熱中していたり。
数学を3年間というスパンで身につけられるような、それを正当に評価し、フィードバックする仕組みはどんなものか。
得意な生徒の力を伸ばし、同時に、苦手な生徒の基礎・基盤を固められるようにはどうすればいいか。

で、ここで気づいた。仕組みを考えるのって、タスク管理がまさにそうやないか、と。
自分の弱点を踏まえつつ、日々がうまくまわっていくような方法を考える。毎日のことなので、その方法が難しかったりしたらいけない。自然とできるような形でなければ。
そういう仕組みを、いっつも考えてる。長いことずーっと考えてる。勝手にうまくいく仕掛けを考えては試してみてる。

うまくいく仕組みや仕掛けを考えるのが好き。
これに気づいたことは、些細なことのようでけっこう大きい出来事、のような気がしたり。

では、お読みいただきありがとうございました。

「ショートカット 」アプリを使って、ホーム画面からたすくまを操作する

5年以上、iPhoneアプリの「たすくま」にお世話になっています。

たすくまの日常では、1日のデイリータスクリストをつくり、それを順番に実行していくわけですが、必ず、いつ何時でも、今やっていることのログがとられ続けています。あるタスクが、常に「実行中」なわけです。
実行中のタスクは、終われば「完了」されます。
あるいは、また後で続きを行うのであれば、「中断」することになります。
で、また次のタスクを「実行」し。。。
これを繰り返していくことになります。

中断は、ぼくの中ではさらに2つの種類に分かれます。

  • 時間切れで、今はもう続きができない中断→単なる「中断」
  • 何かを頼まれたたかなんかで、突発的に別のことに対応する必要がある→「突発」的な中断

というわけで、実行中のタスクに対する次の動きとしては「完了」「中断」「突発」があり、タスクの数だけそれらの操作をすることになります。
1日のタスク数はだいたい60くらい。これだけ頻繁に行う操作ならば、たすくまを開いてからよりもホーム画面から直接操作できたほうがいいなーと思うのは自然な流れで。
ホーム画面からタップ一つで上記3つの操作が行えるようにしよう、となりました。
そこで登場「ショートカット 」です。

たすくまは、URLスキームによる起動に対応しているので、それぞれ

  • 完了:taskuma://end?
  • 中断:taskuma://end?suspend=yes
  • 突発:taskuma://start?new=yes&suspend=yes

というURLをSafariで開くと、実行中のタスクを「完了」させたり「中断」させたりすることができます。
で、「Safariで特定のURLを開く」というショートカットを簡単に作成することができ、かつそれをホーム画面に置くことができます。
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これらならボタンを押すことで、たすくまが起動し、実行中タスクが中断されたり完了された状態になるわけです。
これにより、たすくまをホーム画面から操作することができるようになります。

作り方はスクショを参考にしていただければ、と。

「ショートカットを作成」を選んで、
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「アクションを追加」にて、”url”と検索。
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「URL」にたすくまのURLスキームを入力した後、「URLを開く」を追加。
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ショートカットの名前やアイコンを設定して、右下の共有ボタンを押して、「ホーム画面に追加」すれば完成。

たすくまには、いろんなURLスキームが用意されているので、組み合わせることで自分の望みのショートカットが作れるかな、と思います。

快適なたすくまライフを。

では、お読みいただきありがとうございました。

ショートカット

ショートカット
開発元:Apple
無料
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Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
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連用日記のように、前年の同じ日にやったこと・あったことを、自然と今年に、確実に引き継げる形がほしいみたい

店頭に手帳の並ぶ季節になった。
ここ数年、手帳はつかっていない。けど、ノートを手帳のように使ったり、手帳自体への興味は尽きない。
で、お店にゆっくり手帳を見にいく暇がなく、あれこれネットで物色してると、

なるものを見つけた。
今までこの手帳の存在を知らなかった。
この手帳は要するに、「5年連用日記」なわけやけれども、「手帳」と名前がついている。
手帳といえば、タスク・スケジュール管理。
じゃあ、手帳を5年連用したらどうか?と考えた。

連用日記を、日々のタスク管理に使う、ということ。
なぜそんなことを考えたかというと、連用にすると、前年の同じ日におこなった・あった、タスクやスケジュールが自然と目に入るので、どのタイミングで何があったり、何をすればいいのか、自然と確認できるところがいいかも、と思ったから。
やりたい・見返したいことは、思い出せるよう仕込んでおく。仕込んどかないと、忘れちゃう。絶対忘れられないのは、プッシュしてもらう。プッシュしてもらい、「自然と目に入る」ようにしないと、忙しさにかまけて確認を怠ったりもしちゃうから。
連用手帳であれば、その手帳を使い続ける限り、数年間にあったことが「自然と目に入る」。
つまり、自動的に、次年度に引き継がれる仕組みになっている、ということ。で、この仕組みが欲しい。「自動的に」ってのが大事。

と、ここまで考えて、自動的に引き継がれるのであれば、連用の手帳でなくてもいいか、となった。
紙の手帳は1年間を通して使い続けれたことがあまりないので、ましてや5年連用手帳なんて、どう考えても使い続けられんやろう、と「ほぼ日5年手帳」を買うのは見送った。
じゃあ、どうやって自動的に引き継がれるようにするのか。
ずーっと使い続けているのは、

あたりなので、これらを用いて自動的に引き継げるようにできれば、きっと毎年、前年のことを踏まえて日々過ごすことができそう。日々の見通しがよくなりそう。
自動的に見通しがつくのであれば、願ったり叶ったり。
ちょっと、どうすればその仕組みができそうか、考えてみようと思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

Taskuma --TaskChute for iPhone

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開発元:Sayaka Tomi
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リストは「信頼できる」ものにしておくこと

ぼくは日々「たすくま」というアプリを利用し、1日の計画を立て、実行し、記録していってます。たすくまに全幅の信頼を置いているわけです。
が、はじめから信頼しきっていたのか、というと、そうでもないわけで。
また、長いこと使っていますが、イマイチ信頼できなくなってしまうことも多々あるわけで。
信頼しきるためには、信頼できるようにメンテナンスが必要だろう、ということです。

たすくまでは、あらゆるタスクをリピートタスクとして設定し、リピートタスクをベースに1日の計画を立てます。
で、使っていくと、たいがい出てくるんです。
リピートタスクとして登録していて毎日リストに顔を出すけれども、頻繁に削除されるようなタスクが。
また、たすくまに登録したタスクには、チェックリスト機能を持っており、作業の手順なんかを細分化して扱うことができます。でも、その
チェックリストが確認されてなかったり、いつもやらずにとばしてしまう項目があったりします。

削除されるタスクや、見向きされていないチェックリストがあるとどうなっていくか。
いつも削除するタスクが増えたり、確認されないチェックリストがふえたりと、じわじわと増殖してくるんです。
こうなると、リストへの信頼感はどんどんなくなっていってしまう。

タスクリストは、信頼できるか、信頼しきれるかどうかがカギだと思うのですが、その肝心な信頼感がなくなっていってしまう。
由々しき事態です。
そうならないためにも、普段使っているタスクリストの中に、いつも先送りされていたるタスクや、何度もリストに載ってくるけどその都度削除しているタスク、ちゃんとら確認されないチェックリストを居座らせてはいけない。
定期的にメンテナンスをして、過不足のないタスクリストを保つ努力が必要かな、と思った次第です。
タスクリストへの信頼を保つためにも。

では、お読みいただきありがとうございました。

何度もおこなうルーチンこそ、「具体的に何をするのか?」を明確にしておく

毎日行うことであったり、毎日ではなくとも頻繁にやるタスクを「ルーチンタスク」と呼んでいます。
で、ぼくはタスクシュートの考えで日々のタスクを管理しているので、ルーチンタスクが毎日、その日のタスクリストにズラっと並ぶわけです
並んでいたとしても、ちゃんと実行されないタスクもあったり。
その原因は、「具体的になにをすればいいかパッとわからない」ことにあると気づきました。

毎日のルーチンではそんなことはおこることは少ないものの、3日おきとか一週間ごとのルーチンでよくおこります。

  • 一週間の振り返りをする

このタスク名がタスクリストに並んでいるとして、じゃあ具体的にどうすればいいかパッとわかるのか?
何度も何度もこのタスクを実行していたら、「じゃあまずデイリータスクリストを見返していこうか。で、その次はプロジェクトリストを見返して。。。」と具体的な手順が思い浮かぶかもしれません。が、まだちゃんとルーチンとして定着していなければ、このタスクを見ても「。。。で、何からやればいいのだ?」となると思うんです。
で、こういう類のタスクは、着手されにくい。
ルーチン化したいと思っていても、まず確実に破綻しちゃいます。
週次レビューとか、このせいで何度習慣化できずに終わったことか。

対策としては、チェックリスト化しておくか、もしくはタスクを分割しておいて、「何をすればいいか?」を明確にしておくこと。
次にすることが明確であればあるほど、「よしやろう」と思わずともやり始めることができる。
何度も何度も繰り返しおこなうルーチンタスクこそ、「具体的に何をするか?」がはっきりわかる形で自分に明示しておいたほうがいいと感じます。

では、お読みいただきありがとうございました。

ささいなことでも億劫になるなら、タイミングを逃さずやるのが吉

ほんのささいなこと。時間にして、5分もかからないこと。それでも億劫になってしまうことがある。

対して、億劫さよりも切実さが勝つことだと、あんまりそれを感じない。
特に、身体的に不快感を生じるものは、億劫とは言ってられず、めんどうくさい気持ちがわかずにすぐ取りかかれる。
爪切りとか(皮膚が弱く、ちゃんと切っておかないと身体が傷だらけになる)、歯磨きとか(しないと口のなかが気持ち悪い)、お風呂に入るのとか(身体がかゆくなっちゃう)。

「それをしなくても別段すぐには困らないこと」が、億劫になりがち。

  • 授業後に振り返って、短くてもいいので、感想を残す。
  • 日記を書く。
  • 他の紙に書いたことを手帳に転記する。
  • やったことに関する記録をのこす。
  • プロジェクトのログを残す。
  • 家計簿をつける。
  • その日にメモしたことを振り返る。

などなど。で、あとあとけっこう大事なのも、この手のこと。

家計簿をつける、日記を書く、その日のメモを振り返るのは、1日ごとに、1日の最後の方にやっておいたほうがいい。数日分ためると、どんどんつけるのが億劫になってしまう。そのときを逃すと、億劫になる。
行動に対する感想やログを残したりは、やったそのときに書いてしまうのが一番いい。そのタイミングを逃すと、とたんに億劫になるし、数日分まとめて、ってこともできない。数日後には細かい部分なんて忘れてしまってるし。で、余計に億劫になる。

と、いうように、タイミングを逃すと億劫さは増す傾向にあるので、すぐそのときににやってしまう。
忘れず、億劫さが増す前に、ささっと。
タイミングを逃さないこと。
それだけで、日々のけっこうめんどうに感じることのめんそうさは、かなり抑えられる気がする。

では、お読みいただきありがとうございました。

やりたい・見返したいことは、思い出せるよう仕込んでおく。仕込んどかないと、忘れちゃう。絶対忘れられないのは、プッシュしてもらう。

授業後、短くていいので、ノートに感想を書こうと決意した。授業の短かい感想を、綴じノートに書き連ねていこう、と。が、それを忘れてしまう。
はじめの数日は忘れずに書いてた。けど、忘れるときが目立ち始め、今週はほとんど書けてない。
溜まると、ちょっと書くのが億劫になってしまう。あと、どんな授業をしたか、忘れてしまう。
書く時間がないわけではないはず。だって、1
2分で書けるんだもの。その気になれば、次の授業が始まるまでに書けるんだもの。
その対策は、やはり「たすくま」にタスクを登録しておく、になる。

授業メモをもとに、一週間ごとに「打ち手」を考えている。メモを見返し、みえてくる授業のやりかた・進め方の課題に対しする打ち手を。
それを授業の振り返りページに書き記しておき、日々また授業準備していく。が、そのときにはすっかり頭から打ち手のことは消えて無くなってて、考えた打ち手をまったく実行せずに次の振り返りの日を迎える、なんてことばかり。
なんとか、考えた打ち手をもとに授業準備できないか。
その対策は、やはり「たすくま」にタスクを登録しておく、になる。授業準備のタスク名に、打ち手の内容を書いておけば、準備の時にかならず目に入る。

やろうと思っていること・見返したいことは、そう思うタイミングでリマインドされるように仕込んでおく。
ぼくの場合、たすくまを見ない時はないので、たすくまにさえ書いておけば、うまくいく。
「この時間に思い出したい!」ときは、時間を設定すれば、しつこくしつこくプッシュしてくれるし。
そんなツールが一つでもあれば、手軽なことは簡単に習慣化できてしまうようになる。

では、お読みいただきありがとうございました。

Taskuma —TaskChute for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

「共有」からEvernoteにデータを保存する、2種類の方法

書いたものや撮った写真や音声たち。
これらは、iPhoneやiPadでは、「共有」ボタンを押せばいろんなところに受け渡せる。これが便利で便利で、「共有」を使いこなせると、iPhoneの使いやすさは抜群に上がりそうな予感しかない。

今回は、Evernoteに共有する場合の2つの手段について。

データを「共有」を利用してEvernoteに保存する際、「Evernoteにコピー」と「Evernote」の2通りの方法がある。
実際、EvernoteアプリのインストールされたiPhoneやiPadにて共有を使うと、その2つの名前のボタンが表示される。
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この2つの違いを知っていると、共有を利用してEvernoteに何かを受け渡す際、使い勝手が向上する。

Evernoteにコピー

こちらは、共有する際に、Evernoteのアプリにジャンプする。
今起動中のアプリから、Evernoteのアプリが起動されてそちらに移り、共有したデータが本文に添付されたノートを開いた状態になる。
なので、「共有して、そのノートに編集を加えたい時」は、「Evernoteにコピー」を選ぶのがいい。スムーズに編集に移ることができる。
例えば、データを添付したノートにリマインダーを設定したい時なんかは、こっちがいい。

Evernote

こちらは、Evernoteに共有したデータを放り込む。
ノートのタイトルとノートブック、タグを選択し、「保存」を押すと、裏で保存が行われ、アプリは移動しない。
なので、「共有するけど、まだ続きは今のアプリで作業したい時」なんかは、「Evernote」を選ぶのが吉。

おわりに

「共有」は奥が深く、便利な反面ちょっとどういう動きになるか覚えておかないといけなくて、混乱しがち。
今回の「Evetnoteにコピー」と「Evernote」のように、同じアプリに受け渡すにも、選択肢が2つあるものがいくつか存在する。そんなときは、「〇〇にコピー」はそのアプリに移動する、「〇〇」とアプリ名だけ書いているものは、今のアプリから移動しない、と覚えておけばおそらく大丈夫。
共有を使いこなせるようになると、ここのアプリへの依存度は低くなり、いろんな情報をいろんなアプリ間でやり取りでき、データの受け渡しがとても快適になるのでは?と思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

Evernoteの強みは、なんでも蓄積していけるところと、これまでの蓄積があるところ

Evernoteの強みは、なんでも蓄積していけるところと、これまでの蓄積があるところ
Evernoteにはけっこうな量のログが残っている。自分の身の回りや家族のこと、あったことやったこと、はたまた思いつきや発見、着想を書き記したメモ。
Evernoteでキーワード検索をかければ、ほしい情報が大概はひっかかってくれる。ピンポイントではないけど、かなり絞れる。ノートが数万あったとしても。Evernoteを使い始めてから今までの数年間に蓄積されてきた個人的な情報が、検索かけるだけで手軽に引き出してこれるのは、なかなかにすごい。

Evernoteに保管してあることの中で、後から参照されるものは過去ログがほとんど。着想をメモしたものも大量に保存してあるけど、それらがまた使われる、見返されることはほぼない。
アウトライナー を盛んに使うようになったあたりから、メモをEvernoteに書くことは激減した。
さらにScrapboxが出てきたことにより、メモをEvernoteには一切入れなくなった。Scrapboxやアウトライナー により、Evernoteは着想メモの保管には適していない、というのが浮き彫りになったから。

アウトライナーやScrapbox以外にも、情報を保存する媒体はいろいろある。手帳やノートも含めると、日常的に、結構な数の媒体に触れている。
最近扱ったものについては、どこを見ればなにが書かれているかわかる。けど、数年が経つと、どこに書いたか、どこで述べたか、どこに保管しておいたかがわからなくなる。短いスパンではなく、長いスパンで見ると、これまでのいろんな情報が、Evernoteという一箇所にとりあえずは存在している、ということの強みは、でかい。
いつ起こったことなのか、いつメモしたことか、どこに書いたのか、ちゃんと書き残しているのかどうかすらわからない。けど、とりあえずEvernoteを検索してみると、出てきたりする。Evernoteをそういう場所にしておく。
ほんーのひと手間かける。「Evernoteにも保存しておく」というひと手間を。ぽいっと放り込んでおくひと手間を。

いろんな媒体に散らばる情報。それらを一つにまとめるられることの価値はけっこう高い気がする。普段はほかのツールやアプリを使うけど、とりあえずEvernoteにも残しておく。いざ数年前のことを参照したければ、Evernoteで検索かければ見つかる。そういう場所。
Evernoteの強みは、なんでも蓄積していけるところと、これまでの蓄積があるところ。
Evernoteの使い方として、ログの蓄積に特化すると、すごい頼りになる存在に思えてくる。どうか、ずーっと続いてほしいな、Evernote。