「知的生産のABCD」を自分にあてはめてみたら色々と思考が進んでなんだかスッキリまとまった

こちらを読みました。

もちろん、この記事中にあるリンク先の文章も全て読みました。

知的生産に必要な手段をABCDの4つの切り口から解説する初心者向けの本

を考えるもので、ABCDはそれぞれ

  • A:Action
  • B:Brast
  • C:Collection
  • D:Diary

とのこと。

すべて読んで、「自分に当てはめてみたらどうなるかな?」ということが気になりました。
気になったなら、実際に考えてみようということになります。手で書いて。
その際、「自分は現状、ABCDそれぞれにどんなツールを使っているかな?」という視点で考えました。
で、できたのがこちら。
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ABCDの流れを矢印で示し、それぞれにおいて何を使っているか書き出してみたシンプルな図です。

で、「Action」や「Collection」の横に、その行為からイメージされる、「それを行うのはどこか?」も明記してみたところ、

  • Action Board
  • Brest Field
  • Collection Cabinet

という言葉ができ、なかなかおさまりがよくなってくれました。
でもここで、「Diary」だけがどうしても残ってしまったんですね。
あと、スタートが「D」から、というのもなんとかならないものか、と思ってしまったり。
「D」の場所に「A」が、いてくれれば、「A」からスタートし、各B•C•Dに受けわたしていく図になり、とてもおさまりがよくなります。あくまでもこの図においての話、ですが。

なんてことを考てみると、「A」のActionが書かれている場所、つまり、タスクプロジェクトスケジュール管理においては、代わりに「D」をもってきて、”行動の状態”を表すたにめに「Do」でもいいな、と思いつきました。

  • Brest:拡げる段階
  • Collection:保管の状態
  • Do:行動の状態

という風に変化させてみました。

じゃあ、図において各「B」「C」「D」へと矢印が伸びるところに位置することとなった「A」は何なのか、どういう段階なのか、と思考は進みました。
ここで思いついたのが、Aから始まる「Activate」という言葉。

activate とは
…を活動的[活発]にする;〔通例受身形で〕〈機械などを〉稼動[始動,起動]させる,《コンピュ》…を立ち上げる,起動する

普段、過ごしていると、あらゆる情報に触れることになります。その中から必要なものを選択し、自分が扱える状態に、操作できる状態に、アクティブな状態にするのが、知的生産においてまずはじめに行うこと。
そのことを表す単語として、Activateがいいのではないか、ということです。
図を書き換えて、
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となり、Aから各BCDに矢印が伸び、自分的にかなりしっくり来る図となりました。

  • 日々過ごしているなかで触れる数多ある情報から、扱っていくべきものを捉え、Activateする。
  • 中には、ただ捉えるだけでは扱っていく状態にはなってくれない物もあるので、Brainstormingにて拡げ、展開し、理解を深め、扱うことのできる状態に。
  • 行動を起こすものがあればDoへと。保管しておくのであればCollectionに受け渡す。

という流れが出来上がりました。

で、さらに思考は進みます。
Aとして、Accessibleもいけるかも、と。

accessible
2a〈ものなど〉入手しやすい,利用できる; 理解しやすい.

数多ある情報を取捨選択し、記録することで情報をActivateして、Accessibleな状態にする、という感じでしょうか。

ーーー

はじめのABCDから変化し、とらえ方も変わってしまったわけですが、これはこれで楽しい思索の時間となりました。
初心者向けとしてABCDを考えたわけですが、じゃあ達人編としてはXYZかな、とか考えたり。

他の人が発する情報を捕まえてActivateし、手で書いて考えてひとりBrainstormingして展開しつつ別の要素で捉えなおし、それをもとにブログの1記事に仕上げた結果、ScrapboxにCollectionできる状態にすることができたかな、とおもいます。
うん、我ながらこの知的生産のABCD、いい感じです。

では、お読みいただきありがもうございました。

選択・編集の切り替えを自由自在に使いこなす〜checkvistの使い方2〜

基本的な使い方

操作について、これまで使ってきたDynalistWorkflowyと大きく違う点があります。それは、「選択モード」と「編集モード」があること。
選択モード中は、選択しているリストの背景が水色になります。
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一方、編集モード中は、リストがテキストエリアになり、文字を入力することができます。
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選択と編集を切り替えながら書いていくことになり、そこがDynalistやWorkflowyと大きく違い、操作に戸惑うところなのですが、おそらく切り替えがあるおかげでとても大きなメリットを生み出しています。
それは、ありとあらゆる操作に「キーボードショートカット」をあてがうことができる、ということ。
選択モードであれば、仮に文字を入力しても何も記入されません。なので、普段なら「Ctrl+アルファベット」とかにショートカットが設定されることになるわけですが、Ctrlを押す必要がない。ふつーのアルファベットをショートカットのキーにすることができる、ということになります。
実際、checkvistには、選択モード中に「ee」や「ex」、「ll」とか入力することでショートカットが発動します。おかげで、どんな操作に対してもキーボードショートカットが使えるようにできています。
だから、「キーボードでなんだってできる」list making toolな訳です。

選択・編集の切り替え方

checkvistを使うにあたっては、選択モードと編集モードを自在に切り替えることが必須となってきます。
まず、新たに追加する方法は、追加したい場所を選択しEnterを押すことで、選択しているリストの下に追加する形で編集モードになります。

  • Enter:下に追加

また、すでに書いたリストを編集する方法は、編集したいリストを選択して、「ea」を押せば末尾にカーソルがきた状態で編集モードになります。「ei」なら行頭にカーソルが、「ee」ならそのリストに書かれているテキストが選択された状態で編集モードになります。

  • ea:選択中のリストを編集(末尾にカーソル)
  • ei:選択中のリストを編集(行頭にカーソル)
  • ee:選択中のリストを編集(リスト全体を選択)

とまぁ細かく書きましたが、とりあえずは新規追加はEnterで、既存を編集はeiで、と覚えておけば大丈夫かな、と思います。

とにかくcheckvistを快適に使うためには、選択・編集の切り替えを自在にしつつ、リストを作成していくことがポイントとなってくるので、まずはこの書き方に慣れるのが先決ではないかな、と思います。

キーボードでなんだってできるlist making tool〜checkvistの使い方1〜

タスク管理のできるアウトライナーcheckvist

このアウトライナーがすごく気に入りまして、今ガシガシ使っているところです。もっと使っていこうと思っているところなので、自分の理解を深めるためにも、checkvistの使い方を色々と解説していこうかな、と考えました。

「checkvist」とは

checkvistのページには「Professional list making tool」と書かれているのですが、まさにすんごい色々できるリスト作成ツールです。
アウトライナーであり、タスク管理アプリでもある、リスト作成ツールです。

checkvistの良さ

ぼくがcheckvistと出会ったのは、「タスク管理のできるアウトライナー」を探しているとき。で、ちょっと使ってみると、アウトライナーとしても十分すぎるほどの機能を持ち合わせており、こんなアプリがあったんやなぁと驚きました。
他のアウトライナーと比べると、操作がだいぶと違うものの、そのおかげでだと思うのですが、他ではできないことがcheckvistではことごとくできます。何より、キーボードだけでほとんどの操作が完結するようにできているのが素晴らしい。
基本的にiPadで使っているのですが、checkvistを使っているときは、画面をタップしなければいけないことがほとんどありません。
どう扱うにせよ、ショートカットが用意されている。
基本的な操作感は他のアウトライナーの方が優れていると思うのですが、これできたらなぁってのが、特にiPadから利用しているとちょくちょくあったりします。でも、それがない。

基本的な操作は優れているけどできて欲しいことができなかったりするのをとるか、基本的な操作はちょっとクセがあるけどやりたいことがなんでもできるのを選ぶか、という感じです。

ーーー

まずはこの辺までで。
次回は、checkvistのアウトライナーとしての操作方法について書いていきたいと思います。

タスク管理のできるアウトライナーを発見「checkvist」

タスクをアウトライナーのように扱えるタスク管理サービスを探した昨日に引き続き、色々とまだ探してみました。
タスク管理アプリを探してみたり、リストアプリを探してみたり。
それでもなかなか見つからず、アウトライナーを探してみることに。これが功をそうして、いい感じのアプリを見つけることができました。
checkvist」というやつです。

アウトライナーなら話は早いわけです。だって、アウトライナーのようにタスクを扱えるものを探していたわけですから。
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キーボードショートカットはすこぶる充実しており、むちゃくちゃ多機能。ちょっと触ったくらいでは到底使いこなせそうにありません。
操作感は、DynalistWorkflowyは全然違ったものですが、慣れれば快適に使えそうな感じ。
何より、トピックごとに実行日を設定することができ、それをカレンダーに同期させることができるんです(Pro版にする必要あり。現在は、無料お試し中)。
Dynalistくらいしかカレンダーと同期する機能があるアウトライナーを知らなかったので、驚きとともにすんごい嬉しい。
で、むっちゃ多機能な割に、 Proの価格もDynalistほど高くないので、これなら手が出そう。全然出してもいいかな、と思えるレベル。
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とりあえず2週間無料トライアル期間があるので、その間じっくり使って行こうと思っています。で、それがいい感じであれば、メインに使うアウトライナーをcheckvistにしようかな、とも。

ーーー

最近使ってみたRoamReserchといい、いろんなアウトライナーのアプリがあってそれぞれに個性があり、面白くもあり、どれにしようか迷うのもあり。
とりあえず今はタスク管理のできるアウトライナーをメインに据えていきたいなーと思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。

アウトライナーはタスクを扱いやすいけど管理はしにくくて歯痒い

アウトライナーは、タスクを扱うことに長けてる。
トピックの一つ一つにタスクを書いていくようにすれば、Enterで次々に入力していける。
入力したタスクが、完了までいくつかの手順が必要そうであれば、Enter押して新たなトピックに移動した後、tabを押せば一つインデントされ、上のタスクに紐づく。ポンポンと完了までの手順を書き出していける。サブタスクを追加していける。
書き出したタスクの順番を、トピックの移動が楽チンなのでサクサク変えることができる。

タスクを扱うことに長けているけど、タスクを管理することには長けていない。
日付を設定してカレンダーと同期する、ってことができない(Dynalistは、双方向ではないけど同期可能)。
並び替えは常に手作業(これは一長一短か)。
今日実行予定のタスクのみを表示、ってのも、タグを使えばできるけれども、タスク管理アプリのようにあらかじめいくつかのビューが用意されていたりはしない。

例えばtodoistは、タスク管理アプリなのでタスクを管理することに長けている。
カレンダーと素晴らしく同期できるし、タスクを分類もできる。重要度も設定できる。プロジェクトごとのビューと、それとは別に、今日から7日間のタスクを表示するビューも用意されている。

タスク管理アプリとしてアウトライナーを使うのは、なかなかにちゃんと手をかけないとできないなーと感じる。タスクの管理は、タスク管理アプリの方が優れてる。それ目的のアプリやから当たり前か。
一方で、アウトライナーのタスクの扱いやすさは、タスク管理アプリの比じゃない。
ここに歯痒さを感じる。すごい感じる。
とりあえずは、todoistはショートカットキーを使えばある程度アウトライナーっぽくタスクを扱えるので、ちょっとそれで頑張っていこうかな、と思う。
それでも歯痒さが拭えなかったら、DynalistをPro契約してカレンダーとの同期機能を使うか。悩ましいところ。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク管理その4「プロジェクト」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑨〜

プロジェクト

タスクはすべて1日で完了するものばかりか、というと、そうではないわけで。完了までに

  • いくらか日数がかかる・かかりそう
  • いくつものタスクを完了させる必要がある・必要がありそう
  • 自分以外の人とのやりとりが必要になる

ものなんかがあるわけです。こういう、一度で完了しないタスク、完了までにいくつかのタスクをやる必要のあるものを「プロジェクト」と呼ぶことにします。
明らかに日数を要するものなんかはまさにプロジェクトかと思いますが、タスクの中で、「なんかこれ、全容が見えへんよなぁ」「なんかモヤモヤする」ってものあたりも、プロジェクトである場合が多いかな、と思います。で、こういう類のものは、一度そのタスクに関して考えてみるのが有効です。まずは、そのタスクから思いつくものを書き出してみる。
こういうとき、ぼくは手書きに頼ります。最近はiPadの「NoteShelf」か「Note Always」を使うことがほとんど。

まずは思いつく言葉をとりあえず書き出していきます。手書きで、紙面のてきとーな位置に配置しながら。iPadの手書きアプリが優れているのは、あとから書いたものたちを移動できること。配置を変えながら、あれこれ考えては思いつくものを書き出していきます。吐き出してしまう。
この時点で、それまで感じていたモヤモヤはほぼ無くなってくれます。

書き出すことで、着手から完了までの道筋をつかむことができます。が、手書きのままでは、それがパッとみて分かる形には整っていません。
そこで、アウトライナーである「Dynalist」に、手書きで書き出した中かから、着手から完了までに必要なタスクたちを一列に並べていきます。道を整理するわけです。

ぼくはなぜか手書きの方が圧倒的に思考が進む感じがするのですが、書き出されたものはもちろん全然整っておらず、後から見てもどれからやっていこうと決めたのかがパット見てわからないので、手順書を作るためにアウトライナーに転記する、という感じでしょうか。
そこまでやれば、プロジェクト内の一つ一つのタスクを、他の単発のタスクと同じように扱っていき、デイリータスクリストのたすくまに流し込んでいってやればおっけーとなります。

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タスク管理 その1〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑥〜

タスク管理

連用バレットジャーナルでとらえた

のうち、タスクとスケジュールの扱いと、それにプラスしてプロジェクトの話がこの章の内容となってきます。

タスク管理の方針

ぼくのタスク管理では、タスク・スケジュールについて書かれたメモを処理していく上で、一つの明確な方針があります。それは、「タスクもスケジュールも、Googleカレンダーに入力する」ということ。
スケジュールをGoogleカレンダーに登録するのはなんの疑問もないと思います。それに加えて、タスクもGoogleカレンダーに書き込みます。それは、「たすくま」という iPhoneアプリを使っているからです。
「たすくま」については後ほど詳述しますが、その役割を簡単に説明すると、「今日1日のやることリスト生成アプリ」となります。Googleカレンダーに登録されている予定の中で、今日の日付のものを自動的に取り込み、リスト化してくれます。「たすくま」では、その取り込んだ予定のリストが、「たすくま」に登録されているルーチンタスクのリスト内に組み込まれることで、「今日1日のやることリスト」を生成してくれます。なので、たすくまのリストに加えてもらうためにタスクもスケジュールも両方ともGoogleカレンダーに登録しておく、というわけです。

スケジュール

スケジュールは、実行の日時が定まっているので、その日時でそのままカレンダーに入力しておきます。処理に迷うことはなにもありません。日付・時間を設定して、登録しておくだけ。
そうすると「たすくま」は、登録されている日時の、登録している時刻が入力された状態でちゃーんと取り込んでくれます。

タスク

一方タスクは、実行の日時が定まっていないもの。とりあえず忘れ去られてしまわないように連用バレットジャーナルに書き留めておき、Googleカレンダーに登録するときには、日付の設定を明日にする、ことはもう述べました。加えて、余裕があれば、明日の日付に登録されているタスクの日付を修正し、他のタスクやスケジュールとの兼ね合いを考えて、実行するに適当なものにすることで、コントロールをしています。

起点としての「連用バレットジャーナル」その3〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑤〜

タスク・スケジュール←タスク管理、その他メモ←知的生産もしくはただの記録

タスクとスケジュールはGoogleカレンダーに。で、この2つほど扱いが容易でないものが、「その他のメモ」になります。
連用バレットジャーナルで捉えたメモのうち、タスクスケジュールに関するものは、最終的にどう扱うのかが定まっています。それは、「実行」されるようにすること。どう扱うのかが定まっているので、それを処理・管理するのは比較的簡単である、と言えます。つまり、タスクやスケジュールというタスク管理の範疇に属するメモは、あまり頭を悩ませることなく扱える、ということ。
一方、その他のメモの扱いには少々頭を悩ませることになります。
あったこと・やったことをただ単に書いた記録であれば、扱い方など考える必要はなく、ただ書き残していけばいいので厄介ではありません。が、単なる思いつきやらやったことの改善案やらの着想やらの細かなメモは、最終的にどう扱うのかを定めるのが困難なため、必然的にそのメモをどうするかというのはなかなか悩ましい問題になります。

なのでこの話題についてはまた後ほど話すこととして、話を先に進めていきたいと思います。

受け渡したメモには、「→」をつける

連用バレットジャーナルで捉えたメモは、1日の仕事を終える直前にすべて見返し、しかるべきところへ転記します。そして、転記した目印として、メモの文頭に書かれた「・」のうけに「→」を書きます。タスクのメモには「□」を書いていて、スケジュールのメモには「○」を書いているので、Googleカレンダーに転記したらその記号の上に「→」を書きます。次に受け渡しましたよーという意味を込めて。
メモは、書かれただけでは未処理の状態です。特に、連用バレットジャーナルのようにメモの「入り口」として使っていると、そこに書くだけで満足していてはいけないメモが多くなります。タスクのメモ然り、何かを書き記したもの然り。しかるべきところに受け渡すまでは、未処理です。なので、次に受け渡したものについては「→」を書き、ちゃんと処理したことを明示しておく、という感じです。

まとめ

とりあえず、連用バレットジャーナルについては、

  • 連用日記+バレットジャーナル=連用バレットジャーナル
  • 「・」メモ、「□」タスク、「○」スケジュール
  • そこにメモを書く強い動機は、連用であるがゆえ
  • 書いたメモは、その種類によって扱いを変える
  • 次に受け渡し、処理したメモには「→」をつける

あたりのルールを守り、運用しています。

たすくまでの挫折ポイントと対応策

日々、タスク管理はぼくの1日をサポートしてくれています。今は、日中はiPhoneアプリ「たすくま」に頼りっきり。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

このたすくまは、番人向けのアプリではないと思います。けっこう挫折しやすい。
けど、ちょっとした挫折でもう使わなくなるのはすごくもったいない。たすくまで実現できるタスクシュートという手法は、手に馴染めば馴染むほどなくてはならないものになります。人生の舵取りを大きく左右しかねないほど。
挫折しやすいかもしれないけども、簡単にやめてしまうのはもったいないので、挫折しがちなところとその対応策を考えてみたいとおもいます。

ぼくは、タスク管理をしはじめたころ、しばらくしたら各タスクにかかった時間を計測するようになりました。
で、そこからタスクシュートに足を踏み込むことになったので、時間の計測に慣れていた分、比較的スムーズにタスクシュートを身につけることができたように思います。とはいえ、たすくまを使うにあたって、何度かは挫折したことがありました。その都度、またやはりたすくまに戻ってきちゃったわけなのですが。

挫折しやすいポイントとして、

なんかがあります。ログとるのがめんどいのは、一定の修練を積む必要があるところ。ようするに、そこは頑張らないといけない部分かなーと思います。すべてのタスクのログをとることの恩恵を信じて、とにかくまずは、やったこと・タスクのログをとることから始めることになります。
で、たすくまでは、基本的に新規のタスクはすべて「リピートにするか否か?」を聞かれます。たすくまスタート当初は基本すべてリピート化しておいたらいいと思うのですが、ここで次の問題にぶち当たるわけです。リピートタスク増えすぎ問題に。

この、リピートタスク増えすぎ問題、リピートタスクが増えすぎてよくわからんくなるってことには、対応作画いくつかあります。

  • 定期的にリピートタスクを見返し、いらないリピートは削除かアーカイブ
  • 絵文字を使って視認性をあげ、絵文字によって分類する
  • リピートの繰り返し設定をこまめに調整する
  • リピートタスクの順番を積極的に修正する

あたり。
増えすぎて困るのであれば、整理して必要最小限にとどめる。基本はじゃんじゃんリピートタスクを作成していくものの、定期的に見返して、一度しかやらないような単発のものについては削除するかアーカイブしてしまう。
他にも、過去はリピートタスクとして機能してくれていたけど、今はいつもリストから削除してるっていうものがあれば、これまたやはり削除かアーカイブしてしまう。
で、タスク名の先頭に絵文字を使うことで、パッとみて把握しやすいようにしておく。
2日に一回するタスクや、1週間に1度と決めているものとかがあれば、リピートの頻度を調整して、ちゃんと臨頻度で繰り返してくれるようにしておく。
タスクの実行というものは、その順番もけっこう大事だったりするので、書くリピートタスクの実行の順番もこまめに修正をはかり、自分に最適化させていく。
この辺りのことをしておけば、リピートタスク増えすぎ問題には対処できるのではないか、と思います。

タスクシュートというものを知り、実践していくことで、確実にぼくの時間の使い方、時間に対する認識は変わりました。かなりのインパクトを持って。
だから、10年ちかくずーっとタスクシュート式にその日その日のタスクを管理しています。
たすくま、挫折しそうになるのをちょっと堪えて使ってみるのが、たすくまアプリの性能や、タスクシュート式の効用を知る上ですごく大事ではないかな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

#たすくま

iPadにキーボードで、Dynalistを扱ってみて

アウトライナーでのタスク管理プロジェクト管理をやってみるにあたって、iPadにキーボードを接続したら、アウトライナーをどんな風に扱えそうか試してみた。

以前は、アウトライナーをiPadで扱うのはすごく不自由だった。カーソルをトピックを跨いで移動させるこちとすらできなかったように思う。
今は、iPadにキーボードげば、基本的なショートカット操作はできるようになったため、不自由はかなりなくなった。
以下、Dynalistについての話。Workflowyはまだ不自由な点が多い。

不自由さで言えば、トピックを跨いでのコピペができないこととか、あとは、英字入力でないと、トピックの折り畳みやフォーカスができないところ。
エクスポートは、アプリにて一応できる。ファイルごとのエクスポートが。

エクスポートがファイルごとにごっそり行うものなので、ブログの下書きなどには少し使いづらいかも。
1記事ごとにファイルをわけておけばできないことはないけど、ブログを書くごとにファイルが増えていったり、増えないまでも新規作成して、、、ってのはうーむという感じ。

タスク管理については、特に問題なく使っていけそう。
タスクを書き出して、1トピックごとにカレンダーに流し込みたいのであれば、DynalistをPro契約をすれば日付を設定するだけで大丈夫。
Pro契約してないとしても、トピックに書かれている内容を選択すれば、「共有」から「ショートカット」を実行できるので、トピックごとにカレンダーに入力するのは比較的容易い。

というわけで、ブログを書くのは今まで通りScrapboxにて。タスク管理には本格的にDynalistを使っていこうかな、と思う。
入り口の連用バレットジャーナル
細かなメモやちょっとした文章の集約場所がScrapbox。
全体的なタスクの管理にDynalist。
デイリータスクリストにたすくま。
あれこれ考えるのに、iPad+Apple pencil。
今後しばらくは、こういう体制でいこうかな、と思う。

では、お読みいただきありがとうございました