タスク管理その4「プロジェクト」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑨〜

プロジェクト

タスクはすべて1日で完了するものばかりか、というと、そうではないわけで。完了までに

  • いくらか日数がかかる・かかりそう
  • いくつものタスクを完了させる必要がある・必要がありそう
  • 自分以外の人とのやりとりが必要になる

ものなんかがあるわけです。こういう、一度で完了しないタスク、完了までにいくつかのタスクをやる必要のあるものを「プロジェクト」と呼ぶことにします。
明らかに日数を要するものなんかはまさにプロジェクトかと思いますが、タスクの中で、「なんかこれ、全容が見えへんよなぁ」「なんかモヤモヤする」ってものあたりも、プロジェクトである場合が多いかな、と思います。で、こういう類のものは、一度そのタスクに関して考えてみるのが有効です。まずは、そのタスクから思いつくものを書き出してみる。
こういうとき、ぼくは手書きに頼ります。最近はiPadの「NoteShelf」か「Note Always」を使うことがほとんど。

まずは思いつく言葉をとりあえず書き出していきます。手書きで、紙面のてきとーな位置に配置しながら。iPadの手書きアプリが優れているのは、あとから書いたものたちを移動できること。配置を変えながら、あれこれ考えては思いつくものを書き出していきます。吐き出してしまう。
この時点で、それまで感じていたモヤモヤはほぼ無くなってくれます。

書き出すことで、着手から完了までの道筋をつかむことができます。が、手書きのままでは、それがパッとみて分かる形には整っていません。
そこで、アウトライナーである「Dynalist」に、手書きで書き出した中かから、着手から完了までに必要なタスクたちを一列に並べていきます。道を整理するわけです。

ぼくはなぜか手書きの方が圧倒的に思考が進む感じがするのですが、書き出されたものはもちろん全然整っておらず、後から見てもどれからやっていこうと決めたのかがパット見てわからないので、手順書を作るためにアウトライナーに転記する、という感じでしょうか。
そこまでやれば、プロジェクト内の一つ一つのタスクを、他の単発のタスクと同じように扱っていき、デイリータスクリストのたすくまに流し込んでいってやればおっけーとなります。

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タスク管理 その1〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑥〜

タスク管理

連用バレットジャーナルでとらえた

のうち、タスクとスケジュールの扱いと、それにプラスしてプロジェクトの話がこの章の内容となってきます。

タスク管理の方針

ぼくのタスク管理では、タスク・スケジュールについて書かれたメモを処理していく上で、一つの明確な方針があります。それは、「タスクもスケジュールも、Googleカレンダーに入力する」ということ。
スケジュールをGoogleカレンダーに登録するのはなんの疑問もないと思います。それに加えて、タスクもGoogleカレンダーに書き込みます。それは、「たすくま」という iPhoneアプリを使っているからです。
「たすくま」については後ほど詳述しますが、その役割を簡単に説明すると、「今日1日のやることリスト生成アプリ」となります。Googleカレンダーに登録されている予定の中で、今日の日付のものを自動的に取り込み、リスト化してくれます。「たすくま」では、その取り込んだ予定のリストが、「たすくま」に登録されているルーチンタスクのリスト内に組み込まれることで、「今日1日のやることリスト」を生成してくれます。なので、たすくまのリストに加えてもらうためにタスクもスケジュールも両方ともGoogleカレンダーに登録しておく、というわけです。

スケジュール

スケジュールは、実行の日時が定まっているので、その日時でそのままカレンダーに入力しておきます。処理に迷うことはなにもありません。日付・時間を設定して、登録しておくだけ。
そうすると「たすくま」は、登録されている日時の、登録している時刻が入力された状態でちゃーんと取り込んでくれます。

タスク

一方タスクは、実行の日時が定まっていないもの。とりあえず忘れ去られてしまわないように連用バレットジャーナルに書き留めておき、Googleカレンダーに登録するときには、日付の設定を明日にする、ことはもう述べました。加えて、余裕があれば、明日の日付に登録されているタスクの日付を修正し、他のタスクやスケジュールとの兼ね合いを考えて、実行するに適当なものにすることで、コントロールをしています。

起点としての「連用バレットジャーナル」その3〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑤〜

タスク・スケジュール←タスク管理、その他メモ←知的生産もしくはただの記録

タスクとスケジュールはGoogleカレンダーに。で、この2つほど扱いが容易でないものが、「その他のメモ」になります。
連用バレットジャーナルで捉えたメモのうち、タスクスケジュールに関するものは、最終的にどう扱うのかが定まっています。それは、「実行」されるようにすること。どう扱うのかが定まっているので、それを処理・管理するのは比較的簡単である、と言えます。つまり、タスクやスケジュールというタスク管理の範疇に属するメモは、あまり頭を悩ませることなく扱える、ということ。
一方、その他のメモの扱いには少々頭を悩ませることになります。
あったこと・やったことをただ単に書いた記録であれば、扱い方など考える必要はなく、ただ書き残していけばいいので厄介ではありません。が、単なる思いつきやらやったことの改善案やらの着想やらの細かなメモは、最終的にどう扱うのかを定めるのが困難なため、必然的にそのメモをどうするかというのはなかなか悩ましい問題になります。

なのでこの話題についてはまた後ほど話すこととして、話を先に進めていきたいと思います。

受け渡したメモには、「→」をつける

連用バレットジャーナルで捉えたメモは、1日の仕事を終える直前にすべて見返し、しかるべきところへ転記します。そして、転記した目印として、メモの文頭に書かれた「・」のうけに「→」を書きます。タスクのメモには「□」を書いていて、スケジュールのメモには「○」を書いているので、Googleカレンダーに転記したらその記号の上に「→」を書きます。次に受け渡しましたよーという意味を込めて。
メモは、書かれただけでは未処理の状態です。特に、連用バレットジャーナルのようにメモの「入り口」として使っていると、そこに書くだけで満足していてはいけないメモが多くなります。タスクのメモ然り、何かを書き記したもの然り。しかるべきところに受け渡すまでは、未処理です。なので、次に受け渡したものについては「→」を書き、ちゃんと処理したことを明示しておく、という感じです。

まとめ

とりあえず、連用バレットジャーナルについては、

  • 連用日記+バレットジャーナル=連用バレットジャーナル
  • 「・」メモ、「□」タスク、「○」スケジュール
  • そこにメモを書く強い動機は、連用であるがゆえ
  • 書いたメモは、その種類によって扱いを変える
  • 次に受け渡し、処理したメモには「→」をつける

あたりのルールを守り、運用しています。

たすくまでの挫折ポイントと対応策

日々、タスク管理はぼくの1日をサポートしてくれています。今は、日中はiPhoneアプリ「たすくま」に頼りっきり。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

このたすくまは、番人向けのアプリではないと思います。けっこう挫折しやすい。
けど、ちょっとした挫折でもう使わなくなるのはすごくもったいない。たすくまで実現できるタスクシュートという手法は、手に馴染めば馴染むほどなくてはならないものになります。人生の舵取りを大きく左右しかねないほど。
挫折しやすいかもしれないけども、簡単にやめてしまうのはもったいないので、挫折しがちなところとその対応策を考えてみたいとおもいます。

ぼくは、タスク管理をしはじめたころ、しばらくしたら各タスクにかかった時間を計測するようになりました。
で、そこからタスクシュートに足を踏み込むことになったので、時間の計測に慣れていた分、比較的スムーズにタスクシュートを身につけることができたように思います。とはいえ、たすくまを使うにあたって、何度かは挫折したことがありました。その都度、またやはりたすくまに戻ってきちゃったわけなのですが。

挫折しやすいポイントとして、

なんかがあります。ログとるのがめんどいのは、一定の修練を積む必要があるところ。ようするに、そこは頑張らないといけない部分かなーと思います。すべてのタスクのログをとることの恩恵を信じて、とにかくまずは、やったこと・タスクのログをとることから始めることになります。
で、たすくまでは、基本的に新規のタスクはすべて「リピートにするか否か?」を聞かれます。たすくまスタート当初は基本すべてリピート化しておいたらいいと思うのですが、ここで次の問題にぶち当たるわけです。リピートタスク増えすぎ問題に。

この、リピートタスク増えすぎ問題、リピートタスクが増えすぎてよくわからんくなるってことには、対応作画いくつかあります。

  • 定期的にリピートタスクを見返し、いらないリピートは削除かアーカイブ
  • 絵文字を使って視認性をあげ、絵文字によって分類する
  • リピートの繰り返し設定をこまめに調整する
  • リピートタスクの順番を積極的に修正する

あたり。
増えすぎて困るのであれば、整理して必要最小限にとどめる。基本はじゃんじゃんリピートタスクを作成していくものの、定期的に見返して、一度しかやらないような単発のものについては削除するかアーカイブしてしまう。
他にも、過去はリピートタスクとして機能してくれていたけど、今はいつもリストから削除してるっていうものがあれば、これまたやはり削除かアーカイブしてしまう。
で、タスク名の先頭に絵文字を使うことで、パッとみて把握しやすいようにしておく。
2日に一回するタスクや、1週間に1度と決めているものとかがあれば、リピートの頻度を調整して、ちゃんと臨頻度で繰り返してくれるようにしておく。
タスクの実行というものは、その順番もけっこう大事だったりするので、書くリピートタスクの実行の順番もこまめに修正をはかり、自分に最適化させていく。
この辺りのことをしておけば、リピートタスク増えすぎ問題には対処できるのではないか、と思います。

タスクシュートというものを知り、実践していくことで、確実にぼくの時間の使い方、時間に対する認識は変わりました。かなりのインパクトを持って。
だから、10年ちかくずーっとタスクシュート式にその日その日のタスクを管理しています。
たすくま、挫折しそうになるのをちょっと堪えて使ってみるのが、たすくまアプリの性能や、タスクシュート式の効用を知る上ですごく大事ではないかな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

#たすくま

iPadにキーボードで、Dynalistを扱ってみて

アウトライナーでのタスク管理プロジェクト管理をやってみるにあたって、iPadにキーボードを接続したら、アウトライナーをどんな風に扱えそうか試してみた。

以前は、アウトライナーをiPadで扱うのはすごく不自由だった。カーソルをトピックを跨いで移動させるこちとすらできなかったように思う。
今は、iPadにキーボードげば、基本的なショートカット操作はできるようになったため、不自由はかなりなくなった。
以下、Dynalistについての話。Workflowyはまだ不自由な点が多い。

不自由さで言えば、トピックを跨いでのコピペができないこととか、あとは、英字入力でないと、トピックの折り畳みやフォーカスができないところ。
エクスポートは、アプリにて一応できる。ファイルごとのエクスポートが。

エクスポートがファイルごとにごっそり行うものなので、ブログの下書きなどには少し使いづらいかも。
1記事ごとにファイルをわけておけばできないことはないけど、ブログを書くごとにファイルが増えていったり、増えないまでも新規作成して、、、ってのはうーむという感じ。

タスク管理については、特に問題なく使っていけそう。
タスクを書き出して、1トピックごとにカレンダーに流し込みたいのであれば、DynalistをPro契約をすれば日付を設定するだけで大丈夫。
Pro契約してないとしても、トピックに書かれている内容を選択すれば、「共有」から「ショートカット」を実行できるので、トピックごとにカレンダーに入力するのは比較的容易い。

というわけで、ブログを書くのは今まで通りScrapboxにて。タスク管理には本格的にDynalistを使っていこうかな、と思う。
入り口の連用バレットジャーナル
細かなメモやちょっとした文章の集約場所がScrapbox。
全体的なタスクの管理にDynalist。
デイリータスクリストにたすくま。
あれこれ考えるのに、iPad+Apple pencil。
今後しばらくは、こういう体制でいこうかな、と思う。

では、お読みいただきありがとうございました

なぜか憧れる、アウトライナーでのタスク管理

アウトライナーでのタスク管理に憧れる。だから、

  • Dynalistマスタータスクリストにするのん、良いかもなぁ。
    • タスク管理は、Dynalist
    • スケジュールは、Googleカレンダー
    • メモは、連用バレットジャーナル
    • プロジェクトは?
      • バレットジャーナルがえぇんちゃうかなぁ、と考えているんやけど、どうかなぁ。
      • Dynalistやと、プロジェクトのタスクのリンクを別のところにも載せれるね。
    • ミッション・ステートメントは?
      • これは、Dynalistかな、と。
      • タスクを考える場所に置いておきたい。

なんてことをしょっちゅう考えてる。
どう考えても、アウトライナーでタスクやプロジェクトを扱うのが良さそうな感じがする。
気になっていること、考えたことを書き出して、
分類したり組み替えたりして、
完了までの全体像を把握して、
うんじゃかんじゃ日々手を入れながら、進めていく。
デイリータスクリストがたすくまであるのは不動なので、アウトライナーからそこにタスクを流し込んで、実行していく。
どう考えても、よさそう。
やから何回か試してみたけど、いまいちうまくいかない。
だから、憧れる。

基本的にぼくは、何かしら考えるときは、手書きのほうが断然捗る。いろいろ自由に考えることができる。
アウトライナーを用いて考えると、たくさんのことを書き出すことができる。それはいい。けど、収集がつかなくなる。
なんでや。
手書きほど自由自在に書けなくて、ズラーっと文章が一列に書き並べられているのに扱いにくさを感じるのか。

手書きは小さい頃から慣れ親しんでる。ずっと手書きやったから。
自由自在に使えてる感じがするのは、慣れ親しんできたからじゃないか。
やとしたら、アウトライナーも、慣れ親しみまくったらもっと自由に扱えるようになるんじゃないか。

と、いうわけで、今一度アウトライナーを使おうかな、使い続けてみようかな、と考え中。アウトライナーでのタスク・プロジェクト管理に挑戦してみようかな、と。
慣れ親しみ、自由に項目を扱うことができるようになるまで。

では、お読みいただきありがとうございました。

スケジュールやタスクがデジタルで管理できる今、紙のノートの連用バレットジャーナルに何をしてもらうか その④

バレットジャーナルでは、フューチャーログやデイリーログなどのメモを捉えたり予定を把握するためのページに加え、「コレクションページ」なるものを使うことになります。
コレクションページは、なんでもありなページ。
読んだ本のリストを書いていくも良し。睡眠時間を記録していくも良し。
ぼくの場合、バレットジャーナルを使い始めてすぐに今年の目標の一つである、「丁寧に生きるためには?」ページを作成し、「丁寧に生きるためには、こういうことをしていけばいいのでは?」と思うことを書き加えていっています。
そんな感じでコレクションページは、ちょくちょく追記しながら、何日もかけて書き込んでいく用途がいい気がします。
で、完了までいくつかのタスクがある「プロジェクト」も、このコレクションページのひとつとして、1プロジェクトにつき見開き1ページをあてがって、完了までのタスクを書き出し、メモを残したりしています。

この、コレクションページを積極的に使っていくこと。それが、バレットジャーナルを豊かに、楽しく使っていくことにつながるのでは、と思ったりします。
どんどんコレクションページを作っていこう、と思えるのは、「連用」で使っていくと決めているからやなーと思ったりします。

コレクションページは、一度書いたら終了ではなくて、書き足していくことも多いページとなります。ということは、見返すことが必要なページ、と言えます。
また、コレクションページの内容は、基本的にどれも見返すと楽しいもの。だって、自分の興味についてのページなわけですから。
ぼくはバレットジャーナルを連用で使っていく、3年間同じノートを使おうと決めているので、書いたことはまず間違いなく見返すことになります。この「連用で使う」ってのが、コレクションページともとても相性がいい。
来年のはじめ、今年まず書いた「丁寧に生きるためには?」ページが目に入ることになります。
「あぁ、去年の目標は丁寧に生きる、やったなぁ。」と思い出すことができ、「じゃあ今年はどうしよう?」であったり、「どれくらい達成できたかなぁ」と振り返ることができたりします。
また、プロジェクトのページも見返すことになり、1年間を区切りに仕事はまわっていっているので、プロジェクトのログが役立つことはきっとあるはず。
何年にもわたって同じノートを使う利点は、至るところにあるなーと思います。

というわけで、あとはノートを使っていくのみ。今挙げた利点は、何年も続けて同じノートを使っていければこそのこと。使い続けるのみ、です。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートブックとしての役割は、バレットジャーナルとブログを介してのScrapbox

これらを書いた時は、まだバレットジャーナルを使っておらず、プロジェクトもデジタルで管理しようと思っていた。だから、

手を加えていきたい文章や、プロジェクトに関する進捗の状況など、継続的に手を加えていきたいメモ・文章もある

を扱うものを「ノートブック」と呼び、ノートブックとしてどのノートアプリを使おうか、と悩んでいた。
Bearが第一候補になったけど、結局は使っていない。バレットジャーナルを使い始めてプロジェクトに関してはそっちに書くことにしたことと、文章はScrapboxにためていこう、となったため。

バレットジャーナルは、タスクスケジュール細かなメモなんかの入り口を担ってくれており、ぼくは数年にわたって同じバレットジャーナルを使う「連用バレットジャーナル」なる使い方を考えてる。
なので、同じ時期に同じようなタスクやプロジェクトにとりかかったりすることがあるので、バレットジャーナルのコレクションページにてプロジェクトは扱おう、と。
で、”継続的に手を加えていきたいメモ・文章”については、これはScrapboxだろう、という結論になった。
Scrapboxのページは、常に他の情報と結びつくスタンバイができたまま保存されることになる。あるとき書いたメモや文章が、後々他のメモや文章と結びつく可能性が高いのが、Scrapbox。

書き殴る場所、何かしら思いついたら、書き込む場所としては細かなメモ専用ページを使い、書き殴りのメモを起点として思いついたことを書き綴る場所として、まずはブログを利用する。ブログの下書きはScrapboxで書いているので、書き綴ったものはブログにアップすると同時に、そのままScrapboxにも残しておく。
こうして、思いつきを起点にして書き綴った文章を残しておく「ノートブック」の役割を、Scrapboxに担ってもらうことに落ち着いた。
バレットジャーナルを中心に、いろいろと役割が定まってきてるような気がする。

では、お読みいただきありがとうございました。

連用バレットジャーナルがいい感じなので、Scrapboxのデイリーページを廃止

1月1日から書き始めている連用バレットジャーナル、日々いい感じに使えています。
それまでは紙の手帳を持たず、過ごしていました。と言っても、基本は今と同じで、タスク・スケジュールはGoogleカレンダーに登録し、メモはデイリーページに書き込み、プロジェクトごとにページを作ってそこにタスクを書き連ね、ということをしていました。バレットジャーナルではなく、Scrapboxにて。

バレットジャーナルを始めてからも最近までは、引き続きScrapboxも併用して使っていました。毎日デイリーページを作成し、そこにメモをして、必要であれば「細かなメモ専用ページ」に転記する。プロジェクトのページを作成し、そこでそのプロジェクトについて考えながらタスクを書き出す、などなど。
でも、連用バレットジャーナルを使っていると、そうやってメモしているあれこれはScrapboxに書くよりもバレットジャーナルに書いた方がいいかも、と思うシーンが多くなり、最近はScrapboxにメモすることが以前に比べて極端に減っている状態になってました。
そして、デイリーページもプロジェクトページもバレットジャーナルに日々作っているので、Scrapboxのデイリーページは必要ないかな、という気持ちになり、今はもう廃止しております。
バレットジャーナルを使う前まではScrapboxに手帳の役割を担ってもらっていたのですが、今はもう使わなくなっちゃった、というわけです。
Scrapboxには、手帳以外の、Scrapboxならではの使い方をしていければなーと思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。

スケジュールやタスクがデジタルで管理できる今、紙のノートの連用バレットジャーナルに何をしてもらうか その②

その②の今回は、プロジェクトをどう扱うか、について考える。
プロジェクトとは、GTDの定義にならい、「完了するまでにいくつかのタスクを完了させる必要があるもの」としておく。

ぼくの中に、プロジェクト内のタスクは、

  • プロジェクトごとにはリスト表示したい・・・①
  • それらがおのおのカレンダー上に表示されて欲しい・・・②

という欲求がある。
一般には、①がタスク管理アプリの役割。②がカレンダーアプリの役割になってる感じ。

今までは、プロジェクトページをScrapbox上に作成してた。けれども、①・②を満たすようにしようと考えると、プロジェクトを扱うアプリがあってもいいな、という気になった。Googleカレンダーと同期してくれる、①を扱うアプリ。すぐにtodoistが候補に上がる。プロジェクトごとに、タスクをリスト表示できる。Googleカレンダーとも同期できる。えぇやん、と。
けど、todoist上で、プロジェクトについて「考える」ことはしにくい。そのプロジェクトを完了するにあたって、何をしたらいいかとか、どう進めたらいいかとか。Scrapboxでは、それが出来るので、プロジェクトページをScrapbox上に作っていた。

タスク管理アプリでは、プロジェクトのタスクリストを作成することはできるけど、そのプロジェクトについて考えることはできない。ほかのツールが必要になる。
で、ほかのツールを使って考えることで、タスクリストはそのツール上にできあがる。ということは、わざわざtodoistに登録せんでも、プロジェクトのタスクはリスト表示されるということ。
todoistにプロジェクト作成してタスク登録しようと思ったのは、Googleカレンダーと連携できるから。他の方法でGoogleカレンダーに登録できるなら、別にtodoistを介さなくてもいい。

ということで、プロジェクトについても、連用バレットジャーナルを使っていこう、ということになった。
少しずつ、紙とデジタルや、iPadとノートの役割を整理できつつある。

入り口はバレットジャーナル。
考えるときのiPad。
タスクはGoogleカレンダー、細かなメモはScrapbox。

役割がはっきりしていれば、何を使うかで迷う必要がなくなる。いい感じ。

では、お読みいただきありがとうございました。