「やったことの記録がすこぶる取りやすいリストアプリ」のように、テキストを扱えるように

かれこれ10年近く、タスクシュートを実践しています。

  • 「これからやる仕事のリスト」と「ここまでやった仕事のリスト」を一元管理する
  • 「1分以上かかること」はすべて管理する
  • すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
  • 「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるのかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間(または就寝時間)をリアルタイムに把握する

『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟(著)大橋 悦夫(監修))

最近はそこまでこだわることなく、日々のルーチンはたすくま(タスクシュートをiPhoneで実践できるアプリ)に全て登録しておき、朝の仕事場に出発するまでの時間と、帰ってきてから寝るまでの時間をたすくまに帆走してもらいながら過ごしています。
やったことを記録しつつ、起きてから寝るまで過ごす。見積もり時間や終了予定時刻もあいまいな感じで算出していますし、たすくま上に並んでいるタスクをまるっと消してしまうこともあったりします。
やったことは記録してはいますが、記録を見返すことはほとんどなくなりました。
ほぼ、日々のルーチンを確認し、やったことを記録するためだけにたすくまを使っている感じです。

そこで感じるようになったのは、「これは『たすくま』を使う必要はあるのか?」という疑問。
タスクシュートを実践するために作られたものなので、確かにタスクシュートは実践しやすい。たすくまは、タスクシュートを実践する上では間違いなく便利なんです。
ただ、仕事中はObsidianに書き出したタスクリストをもとに何をするか定めていっているので、たすくまを使っていませんし、Obsidianにて作成したデータはiPhoneでも確認・編集できるところが魅力的でして。
じゃあ、たすくまをずっと使い続けている理由、どこが便利なのか?を考えてみると、

  • やったことの記録がすこぶる取りやすいから
  • リストアプリだから

という結論に行きつきました。

  • やったことの記録がすこぶる取りやすいから
    • やったことの記録を取るためにはやったことを入力しなければいけないが、あらかじめ「やること」が記入されているので、やるときにいちいち入力しなくて済む
      • 記入されている「やること」の中から、今から取り掛かるものを選択するだけでいい
    • 完了のチェックができ、開始・終了を自動的に、もしくは素早く入力できる
  • リストアプリだから
    • 行の削除ができる
    • 行の順番の入れ替えができる

以上が使い続ける理由なわけで、これらが満たされていれば他のアプリを利用しても、それこそObsidianや1Writer上でも現状たすくまでやっているようなことが実現できるのではないか、と考えました。

仕事中はたすくまではなく、Obsidianのデイリーページ上にタスクを書き出し、順番を入れ替えたりしながら実行していってます。
それぞれのタスクに見積もりを設定してはいませんし、なので終了予定時刻も算出されません。
一つ、守っていることは、やったことは全て書き残していくことと、終了時刻を入れること。
それでも、仕事に支障をきたすことはなくなってきたので、見積もりや終了予定時刻にはこだわらず、とにかくやったことと時間を記録していくことに集中してみよう、と。

そこでまず着手したのが、1テキストをリストのように扱えるように、Writerをカスタマイズすること。
行の削除、行の移動、行のコピー・ペーストの実装です。
1Writerはjavascriptが使えるので、テキストを色々といじるアクションを作成することができ、なおかつそのアクションをカスタムキーボードに設定することができます。
なのでせっせとjavascriptを組み、上記機能を実装することができました。

残りの課題は、どうやってやったことの記録をすこぶる取りやすくするか。
テンプレートを使う前提になっていきそうですが、極力手間なく記録を取っていけるような環境を作ることができればな、と考えています。

長い付き合いのたすくまは一度休憩して、他のツールで模索してみようかな、という試みをはじめてみたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスクリストを使うにも、とりあえず書いていきやすいのが大事

最近は、Obsidianにてタスクリストを書き、実行していってる。
やったことを記録していってる。
Obsidianを使い出す前は、Dynalistを使っていた。
同じようにDynalist上にてデイリーページを作成して、そこに今日の予定やタスクを書き出し、実行していく。
書き出されていなかったことも、実行したことがあれば追記する。
できれば、タスクに関するメモもそこに書き込む。
タスク管理アプリを使うよりも、この方が自分には向いてるな、と感じるようになった。

もっと前は、iPhoneアプリ「たすくま」で今日のタスクを管理していた。
やってることは同じ。
1日のタスクを書き出し、実行していく。
書き出されていないものでやったことがあれば追記する。
1日の全ての時間をたすくまでログをとりつつ過ごしてた。
今もたすくまは使っており、主に仕事以外の時間の記録をとる役割を担ってくれてる。
もう長いこと、7,8年くらいはタスクシュートを実践して過ごしている。
DynalistやObsidianでやっていることも基本的には同じ。
仕事においては、たすくまよりも手に馴染む。

PCの前に座っている時間が長いというのが理由の一つとして挙げられる。
PCが前にあるため、キーボードによる文字入力ができ、書き込みやすい。
iPhoneを使い始めて10年ほどになるけど、手書きよりもキーボードよりも入力はしにくい。
入力しにくいから、入力しなくなりがち。
後、タスク管理アプリはアプリごとに新規タスク入力の際、たいがい画面上のどこかにある「+」ボタンを押して新規タスク入力画面を表示させ、必要項目を埋めていくけれども、その形式があんまり好きでなかったりする。
DynalistやObsidianの方が、好きなように記入できる。
タスクに対してメタ情報を入力しないため、後から実行タスクを分析したり、なんていうことはできないけれども、これまでろくに分析してこなかったけど全然大丈夫やったので気にならないし。
「なんにせよ転記は必要」と受け入れるために」でも触れたように、とりあえず、書いていくのが大事やと思うので、自分にとってとりあえず書きやすいタスク管理の方法が今の方法なので、手に馴染んでるのかな、と。
あと、Obsidianでは表示ファイルを画面上にいくつか並べることができるってのも大きい。
必要な、目に入れときたい情報を画面上に展開しておくことができ、今日のこと、今後数日のことを把握しやすい。

そんなこんなで、自由度の高い形で、好きなように書いていける管理方法を、最近は好んでやっています。

では、お読みいただきありがとうございました。

たすくまでのリピートと、信頼感

たすくまへの信頼感がますと、実行率が上がる。実行率が上がると、信頼感が増す。そのループを起こせたらこっちのもの。
ただ、これは簡単なことじゃない。だって、ほっといたら信頼感は増さず、損ねていくから。

たすくまを使っていると、リピートタスクが増える。で、実行しきれないリピートタスクが出てくる。また、生活のちょっとした変化が、必要やったリピートタスクを不必要なものにしたりもする。そのせいで、リピートではないタスクにも影響を及ぼす。
処理しきれないタスクが先送りされ、毎度毎度実行されずに消されるリピートタスクが出てきて、それが信頼感を損ねる結果を引き起こす。

やから、処理しきれない・実行されないリピートタスクを生まないことが、たすくまを使い続けるためのキモとなりそう。

一つの対策として。
たすくま上では、リピートさせるのはあくまでも”タスク”で。
プロジェクトリピートさせない。たとえそのプロジェクトが繰り返しであるとわかっていても。
プロジェクトはリピートであれ別で管理して、都度たすくまへ登録する方が、たすくまのリピートはスッキリする。

また、リピートタスクにチェックリストを作成しているなら、定期的に見返す。いつも実行していないチェック項目はないか調べる。
あったら修正するか、リストの名前を変更して、実行されるものにする。

実行せずに終わるリピートタスクをなくすこと。
それが、たすくま上のリストへの信頼感はを生み、タスケの実行率が上がり、実行率が上がると信頼感が増し、、、という好循環につながってくると思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク管理その3「デイリータスクリスト」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑧〜

たすくま」には、数々のリピートタスクが登録されています。そのほとんどが、「歯を磨く」であったり、「朝ご飯を食べる」であったりの、生活する上で必ずおこなうことばかり。
1日のスタート時に、それら必ずおこなうことたちのリストを自動的に生成してくれます。それらにプラスして、「14時〜会議」などのスケジュールも自動的に取り込んでくれます。ということは、今日やろうと思っていることに使えるのは、たすくまに並んでいるリピートタスクやスケジュールにかかる時間以外の部分となります。
これは、たすくまを使っていなくても、可視化されていなくても実際はそうだろうと思います。必ずやることと今日の予定以外の時間でしか、やるべきこと・やりたいことはできない。「たすくま」は、その事実を痛烈に突きつけてくれるツールと言えます。

たすくまでは24時間中におこなうことの全ての一覧を提示してくれるわけですが、なにもそこまでじゃなくても、せめて今日やるべきこと・やろうと思っていることの一覧はすぐに確認できるようにしておいたほうがいいことは、明らかだろうと感じます。
まず間違いなく忘れてしまうので。おそらく、忘れたことさえ忘れていることもけっこうあるのではないか、と思います。

もちろん、デイリータスクリストを書いたからと言って、そこに書かれていることをすべて実行できるわけではありません。与えられた時間のすべてをそこに費やすことができるのであれば話は別ですが、そんな人はほとんどいらっしゃらないでしょう。
今日やることの一覧である「デイリータスクリスト」は、いつでもすぐに見返すことができるところに書いておくこと。それをしはじめたことが、おそらくぼくのタスク管理を大きく大きく前進させてくれたと思います。

タスク管理 その2〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

たすくま=デイリータスクリスト

Googleカレンダーに登録されたタスクやスケジュールはすべて、 iPhoneアプリ「たすくま」に取り込まれます。
「たすくま」は、タスクシュートを iPhoneでおこなうアプリです。
では、「タスクシュート」とはなんなのか。タスクシュートの指南書、『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))には、

「本日1日分の仕事」を1シートで管理する
「これからやる仕事のリスト」と「ここまでやった仕事のリスト」を一元管理する
「1分以上かかること」はすべて管理する
すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるのかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間(または就寝時間)をリアルタイムに把握する

をみたす時間活用術、というふうに書かれています。そして、タスクシュートの中で、もっとも重要なものが、「リピートタスク」である、と言えると思います。

1日のなかで実際にやていることをすべて記録してみてわかることは、毎日繰り返しているものがとても多い、ということ。1日は「リピートタスク」だらけです。
そして、そのリーピートタスクの数々をこなしながら、今日やろうと思ったタスクも処理していくわけですが、あきらかにその量は多くなりがち、なわけです。実際それらに見積もり時間を設定して、すべてのタスクを完了させるのにかかる時間を算出してみると、24時間をオーバーしていることなんてことは良くあること。
有限である時間に意識を向けることができれば、それだけで少し効率は上がるように思います。

そんな「たすくま」ですが、たすくまの中にはリピートタスクと今日やろうと思ったことがズラっとリスト形式に並んでいます。見積もり時間がオーバーしていなければ、一応それをこなしていけさえすれば、だいたいこれくらいの時間に終了できそう、というもの。終了時間が分かっている状態で日々仕事に取り組む、なにもわからないまま仕事をするのとでは、将来的には大きく大きく変わっていくことであろう、と思います。
たすくまの中に並んでいるのは、今日着手すべきものたち。まさにデイリータスクリストです。

デイリータスクリスト

デイリータスクリストは「今日やるべき仕事」を提示してくれます。今日やるべきことが並んだリストのことを、デイリータスクリストといいます。

Image

コラム:変わる変わるタスク管理〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

タスク管理についてあれこれ書いていますが、これはあくまでも「今現在における」タスク管理に他なりません。
というのも、どんなふうにタスクを、やることを管理しているのかは、その時々の気分にも左右されますし、嗜好にも左右されます。置かれた環境や状況にはすんごく左右されます。
そう考えると、「こうすれば絶対うまくいく!」というものがない、と言えます。

大学院生くらいから、タスク管理なるものをはじめました。
はじめは、 iPhoneのシンプルなチェックリストアプリを使うだけだったのが、いつしか記録を取るようになったり、ポモドーロにも一時期ハマったり。
読んだ本にもいっぱい影響を受けています。
GTDの指南書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン)を読んでから数年はGTDをメインに据えてタスク管理をしていましたし、『7つの習慣』のミッション・ステートメントや時間管理のマトリクスを意識していた時期もあります。『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』(マーク・フォースター)も、とてもとても色々なことを教えてもらいましたし、なんといってもタスクシュート。これなしにはどうタスクをこなしていけばいいかわからなくなっちゃうのではないか、と思えるほど。『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))は何度も読んでいます。数々のブログ記事を読み、取り入れたこともたくさん。
ちょっと思い返しただけでも、これだけの本が思い浮かぶくらい、タスク管理についてはいろいろと学び、実践し、失敗してはまた実践し、を繰り返しています。そのほとんどが、確実に今のタスク管理に生きている、と言えます。

まったくもって同じことを繰り返している人はいません。大きく変わることもあれば、ほとんど変わることがないこともあるとは思います。が、どちらにおいても、何かしらの変化はあるわけです。少なくとも、自分という存在は刻々と変化しています。ならば、タスクをどうこなしていくか、どう取り組んでいくかが変わっていくのは当然のこと。
今語ることができるのは、あくまでも今やっていること。過去にやっていたことは、過去のブログに書いてあるので、そちらも見ていただければと思います。
今ぼくがやっていることがなんの参考にもならなくても、もしかしたら前にやっていたことがハマることだってあるかもしれません。どっちもなんの役に立たないことももちろんあるかもしれませんが。
いずれにせよ、自分のやっている方法は、変わっていくのが当然じゃないかな、と思うので、これからも、その時々の自分のやり方を書いていければな、と思います。

「ミッション」という長期的視点と、今をつかさどる「たすくま」は、「なぜ?」と「なに?」あたる

『やってのける〜意志力を使わずに自分を動かす〜』(ハイディ・グラント・ハルバーソン)には、こんなことが書かれている。

p40.「なぜ」という視点で捉えると、日々の小さな行動にも、意義を感じやすくなります。

p41.「何」の考えには、「やる気を高めにくい」「”木を見て森を見ずの陥穽にはまりやすい」などの弱点はあるものの、複雑な道のりを着実に進みたいときには抜群の効果を発揮します。

タスクシュートは「リストに書かれていること」しかしない。必然的に、今に縛られがちで、長期的な行動に及ばずに過ごしてしまいがち。なので、長期に目を向けることが必要になってくる。
最も長期的な視点は、自分の人生のミッションを考えること。定めること。どうなりたいか、どうありたいか。

ミッションを定めることと、たすくまにて1日の計画を立てることは、「なぜ?」の思考と「なに?」の思考の組み合わせになる。
ミッションを定め、そこから目標を立てることで、「なぜ?」がはっきり定まる。それをもとにタスクを定め、たすくまにて1日の計画を立てることで、「なに?」も明確に定まる。目の前のことは「なに?」で捉え、しかもその一つ一つが「なぜ?」に根ざしている状況。
モチベーションを上げる「なぜ?」の思考と、困難さを切り崩せる「なに?」の思考。

タスクの一つ一つが、「なぜ?」と「なに?」の両方に答えられるような状態であることが理想なのかも、と思ったりする。

では、お読みいただきありがとうございました。

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たすくまでの挫折ポイントと対応策

日々、タスク管理はぼくの1日をサポートしてくれています。今は、日中はiPhoneアプリ「たすくま」に頼りっきり。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

このたすくまは、番人向けのアプリではないと思います。けっこう挫折しやすい。
けど、ちょっとした挫折でもう使わなくなるのはすごくもったいない。たすくまで実現できるタスクシュートという手法は、手に馴染めば馴染むほどなくてはならないものになります。人生の舵取りを大きく左右しかねないほど。
挫折しやすいかもしれないけども、簡単にやめてしまうのはもったいないので、挫折しがちなところとその対応策を考えてみたいとおもいます。

ぼくは、タスク管理をしはじめたころ、しばらくしたら各タスクにかかった時間を計測するようになりました。
で、そこからタスクシュートに足を踏み込むことになったので、時間の計測に慣れていた分、比較的スムーズにタスクシュートを身につけることができたように思います。とはいえ、たすくまを使うにあたって、何度かは挫折したことがありました。その都度、またやはりたすくまに戻ってきちゃったわけなのですが。

挫折しやすいポイントとして、

なんかがあります。ログとるのがめんどいのは、一定の修練を積む必要があるところ。ようするに、そこは頑張らないといけない部分かなーと思います。すべてのタスクのログをとることの恩恵を信じて、とにかくまずは、やったこと・タスクのログをとることから始めることになります。
で、たすくまでは、基本的に新規のタスクはすべて「リピートにするか否か?」を聞かれます。たすくまスタート当初は基本すべてリピート化しておいたらいいと思うのですが、ここで次の問題にぶち当たるわけです。リピートタスク増えすぎ問題に。

この、リピートタスク増えすぎ問題、リピートタスクが増えすぎてよくわからんくなるってことには、対応作画いくつかあります。

  • 定期的にリピートタスクを見返し、いらないリピートは削除かアーカイブ
  • 絵文字を使って視認性をあげ、絵文字によって分類する
  • リピートの繰り返し設定をこまめに調整する
  • リピートタスクの順番を積極的に修正する

あたり。
増えすぎて困るのであれば、整理して必要最小限にとどめる。基本はじゃんじゃんリピートタスクを作成していくものの、定期的に見返して、一度しかやらないような単発のものについては削除するかアーカイブしてしまう。
他にも、過去はリピートタスクとして機能してくれていたけど、今はいつもリストから削除してるっていうものがあれば、これまたやはり削除かアーカイブしてしまう。
で、タスク名の先頭に絵文字を使うことで、パッとみて把握しやすいようにしておく。
2日に一回するタスクや、1週間に1度と決めているものとかがあれば、リピートの頻度を調整して、ちゃんと臨頻度で繰り返してくれるようにしておく。
タスクの実行というものは、その順番もけっこう大事だったりするので、書くリピートタスクの実行の順番もこまめに修正をはかり、自分に最適化させていく。
この辺りのことをしておけば、リピートタスク増えすぎ問題には対処できるのではないか、と思います。

タスクシュートというものを知り、実践していくことで、確実にぼくの時間の使い方、時間に対する認識は変わりました。かなりのインパクトを持って。
だから、10年ちかくずーっとタスクシュート式にその日その日のタスクを管理しています。
たすくま、挫折しそうになるのをちょっと堪えて使ってみるのが、たすくまアプリの性能や、タスクシュート式の効用を知る上ですごく大事ではないかな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

#たすくま

たすくまのタスク名には、接頭語に絵文字を使う

毎日、「たすくま」というアプリで1日のデイリータスクリストを作成し、基本的にはそれにそってタスクをこなしています。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

そのタスクリストのほとんどは、ルーチンタスクによって構成されています。たすくまは、タスクシュートをiPhoneにておこなうアプリなので、行動を記録し、その記録から日々のルーチンが作成されるので、タスクリストに並ぶタスクの多くが、ルーチンタスクとなります。
で、そのタスク名に、ぼくは絵文字を使っています。こうすることで、

  • 視認性があがる

ってのが、絵文字を使う最大の理由です。
たすくまには、毎日だいたい50〜60のタスクが並びます。多い。
先頭に絵文字をつけておくことで、どういった種類のタスクかをササっと理解できるようになり、たくさん並ぶタスクを把握しやすくなります。
そして、タスクシュートの考えに則ると、実行したタスクの全てのログをとっていくことになるので、ログもたくさんのタスクがずらっと並ぶことになります。たすくまでも、全ての実行タスクのログが次々と残っていくことになるのですが、絵文字を使っておくことで、そのログも見返しやすくなります。

  • 一括消去しやすい

長期休暇中や、いつもと違う予定の時は、その日のいつものルーチンタスクは全て消す必要があります。その際、仕事のルーチンタスクは消す必要があると思うので、これは便利。
仕事のタスクには「🏫」の絵文字をつけているのですが、長期休暇などの際、🏫で検索をかけてやることで、ピンポイントで仕事のタスクをすべてリストアップできる。
あとは全てを選択して、一括消去で休日には不必要な仕事のルーチンタスクを一掃することができます。
Image

ルーチンタスクとして登録する際の一手間で、そのあとの利便性がだいぶと高まるので、絵文字を使うのはけっこうおすすめだったりします。

では、お読みいただきありがとうございました。

リストは「信頼できる」ものにしておくこと

ぼくは日々「たすくま」というアプリを利用し、1日の計画を立て、実行し、記録していってます。たすくまに全幅の信頼を置いているわけです。
が、はじめから信頼しきっていたのか、というと、そうでもないわけで。
また、長いこと使っていますが、イマイチ信頼できなくなってしまうことも多々あるわけで。
信頼しきるためには、信頼できるようにメンテナンスが必要だろう、ということです。

たすくまでは、あらゆるタスクをリピートタスクとして設定し、リピートタスクをベースに1日の計画を立てます。
で、使っていくと、たいがい出てくるんです。
リピートタスクとして登録していて毎日リストに顔を出すけれども、頻繁に削除されるようなタスクが。
また、たすくまに登録したタスクには、チェックリスト機能を持っており、作業の手順なんかを細分化して扱うことができます。でも、その
チェックリストが確認されてなかったり、いつもやらずにとばしてしまう項目があったりします。

削除されるタスクや、見向きされていないチェックリストがあるとどうなっていくか。
いつも削除するタスクが増えたり、確認されないチェックリストがふえたりと、じわじわと増殖してくるんです。
こうなると、リストへの信頼感はどんどんなくなっていってしまう。

タスクリストは、信頼できるか、信頼しきれるかどうかがカギだと思うのですが、その肝心な信頼感がなくなっていってしまう。
由々しき事態です。
そうならないためにも、普段使っているタスクリストの中に、いつも先送りされていたるタスクや、何度もリストに載ってくるけどその都度削除しているタスク、ちゃんとら確認されないチェックリストを居座らせてはいけない。
定期的にメンテナンスをして、過不足のないタスクリストを保つ努力が必要かな、と思った次第です。
タスクリストへの信頼を保つためにも。

では、お読みいただきありがとうございました。