カレンダーとの連携【Pro】〜checkvistの使い方5〜

checkvistのProアカウントでは、「dd」によって実行日を設定したタスクを、カレンダーに表示することができます。具体的には、Macの標準アプリのカレンダーか、Googleカレンダーとの連携が可能となっています。
この連携はあくまでも「表示できるようになる」だけで、カレンダーに表示されているタスクを選択して編集、はできません。あくまでも、表示できるようになるだけ。基本的にcheckvist上でタスクを扱うのであれば、表示できるだけでも十分ではないかな、と思います。

連携の方法

では、連携方法について。ここからは、まずはProアカウントにしてから、の話になります。
まず、選択モード中に「gd」とキーを押すか、ページ上部の「Due」と書かれている部分をクリックします。すると、日付を設定したタスクたちがずらっと日付順に並ぶページに移動します。そのページ上部には、「SendCalendar」というボタンがあるので、それをポチッと押します。
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するとカレンダーのリンクをコピーするポップアップが表示されます。
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これの「iCalendar link」と書かれている部分がカレンダーを表示させるための照会リンクとなります。そのリンクの下に、4つのチェック項目があるので、自分が必要だと思うものにチェックを入れた後、リンクをコピーします。
今回はGoogleカレンダーに表示させる方法を書きますと、GoogleカレンダーのWEBページにいき、ページ左側の「他のカレンダー」と書かれている横に表示されている「+」ボタンを押します。
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押した後、「URLで追加」を選択し、コピーしておいたリンクを入力→「カレンダーを追加」で、無事checkvist上で日付を設定したリストが、カレンダー上の、設定した日付の部分に表示されるようになります。ちなみに、ちょっとタイムラグがあるので、しばらく待つ必要があるかも、です。
これにて無事に、checkvistをカレンダーに連携することができたと思います。
iPhoneを使っていて、この照会したカレンダーがiPhoneでは表示されない場合は、同期するカレンダーを選択するページに行き、照会したカレンダーにチェックを入れれば、iPhoneでもちゃんと表示されるようになると思います。もちろん、「たすくま」に取り込むことも可能です。
これによって、アウトライナーでタスクを扱い、タスク管理をし、デイリータスクリストであるたすくまに受け渡す、という流れが非常にスムーズになりました。いい感じです。

たすくまでのリピートと、信頼感

たすくまへの信頼感がますと、実行率が上がる。実行率が上がると、信頼感が増す。そのループを起こせたらこっちのもの。
ただ、これは簡単なことじゃない。だって、ほっといたら信頼感は増さず、損ねていくから。

たすくまを使っていると、リピートタスクが増える。で、実行しきれないリピートタスクが出てくる。また、生活のちょっとした変化が、必要やったリピートタスクを不必要なものにしたりもする。そのせいで、リピートではないタスクにも影響を及ぼす。
処理しきれないタスクが先送りされ、毎度毎度実行されずに消されるリピートタスクが出てきて、それが信頼感を損ねる結果を引き起こす。

やから、処理しきれない・実行されないリピートタスクを生まないことが、たすくまを使い続けるためのキモとなりそう。

一つの対策として。
たすくま上では、リピートさせるのはあくまでも”タスク”で。
プロジェクトリピートさせない。たとえそのプロジェクトが繰り返しであるとわかっていても。
プロジェクトはリピートであれ別で管理して、都度たすくまへ登録する方が、たすくまのリピートはスッキリする。

また、リピートタスクにチェックリストを作成しているなら、定期的に見返す。いつも実行していないチェック項目はないか調べる。
あったら修正するか、リストの名前を変更して、実行されるものにする。

実行せずに終わるリピートタスクをなくすこと。
それが、たすくま上のリストへの信頼感はを生み、タスケの実行率が上がり、実行率が上がると信頼感が増し、、、という好循環につながってくると思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク管理その4「まとめ」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑩〜

タスク管理については、ほんとにいろいろなことを試してはアップデートし、3歩進んでは2歩下がりつつ、その時々の自分の置かれた状況に見合った方法をとってきました。
タスク管理に必要なツールやデバイスを求めたり、逆に、紙のノートを使いたいがためにタスク管理の手法をツールに合わせたこともあり。
そんな、変わる変わるタスク管理なわけですが、今のぼくのタスク管理についてまとめておきたいと思います。
文章ではなく、絵で。こんな感じ。

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とにかく、カレンダーに流し込んで「たすくま」へ。それで今のところは万事うまくいっています。たすくまを、その日1日の司令塔として機能させるため、また、自分の「タスクをチェックしに行く仕様だと、チェックしにいかない日が出てきて困る時がある」という弱点を元に、全体の流れを作っているなーと思います。
どういう方法でカレンダーに登録しているのか、実際にたすくまを用いた1日の過ごし方はどんなか、など、細かいところを書いていけばキリがなさそうなので、タスク管理についてはこのへんで終わりということで。

コラム:変わる変わるタスク管理〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

タスク管理についてあれこれ書いていますが、これはあくまでも「今現在における」タスク管理に他なりません。
というのも、どんなふうにタスクを、やることを管理しているのかは、その時々の気分にも左右されますし、嗜好にも左右されます。置かれた環境や状況にはすんごく左右されます。
そう考えると、「こうすれば絶対うまくいく!」というものがない、と言えます。

大学院生くらいから、タスク管理なるものをはじめました。
はじめは、 iPhoneのシンプルなチェックリストアプリを使うだけだったのが、いつしか記録を取るようになったり、ポモドーロにも一時期ハマったり。
読んだ本にもいっぱい影響を受けています。
GTDの指南書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン)を読んでから数年はGTDをメインに据えてタスク管理をしていましたし、『7つの習慣』のミッション・ステートメントや時間管理のマトリクスを意識していた時期もあります。『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』(マーク・フォースター)も、とてもとても色々なことを教えてもらいましたし、なんといってもタスクシュート。これなしにはどうタスクをこなしていけばいいかわからなくなっちゃうのではないか、と思えるほど。『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))は何度も読んでいます。数々のブログ記事を読み、取り入れたこともたくさん。
ちょっと思い返しただけでも、これだけの本が思い浮かぶくらい、タスク管理についてはいろいろと学び、実践し、失敗してはまた実践し、を繰り返しています。そのほとんどが、確実に今のタスク管理に生きている、と言えます。

まったくもって同じことを繰り返している人はいません。大きく変わることもあれば、ほとんど変わることがないこともあるとは思います。が、どちらにおいても、何かしらの変化はあるわけです。少なくとも、自分という存在は刻々と変化しています。ならば、タスクをどうこなしていくか、どう取り組んでいくかが変わっていくのは当然のこと。
今語ることができるのは、あくまでも今やっていること。過去にやっていたことは、過去のブログに書いてあるので、そちらも見ていただければと思います。
今ぼくがやっていることがなんの参考にもならなくても、もしかしたら前にやっていたことがハマることだってあるかもしれません。どっちもなんの役に立たないことももちろんあるかもしれませんが。
いずれにせよ、自分のやっている方法は、変わっていくのが当然じゃないかな、と思うので、これからも、その時々の自分のやり方を書いていければな、と思います。

タスク管理 その1〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑥〜

タスク管理

連用バレットジャーナルでとらえた

のうち、タスクとスケジュールの扱いと、それにプラスしてプロジェクトの話がこの章の内容となってきます。

タスク管理の方針

ぼくのタスク管理では、タスク・スケジュールについて書かれたメモを処理していく上で、一つの明確な方針があります。それは、「タスクもスケジュールも、Googleカレンダーに入力する」ということ。
スケジュールをGoogleカレンダーに登録するのはなんの疑問もないと思います。それに加えて、タスクもGoogleカレンダーに書き込みます。それは、「たすくま」という iPhoneアプリを使っているからです。
「たすくま」については後ほど詳述しますが、その役割を簡単に説明すると、「今日1日のやることリスト生成アプリ」となります。Googleカレンダーに登録されている予定の中で、今日の日付のものを自動的に取り込み、リスト化してくれます。「たすくま」では、その取り込んだ予定のリストが、「たすくま」に登録されているルーチンタスクのリスト内に組み込まれることで、「今日1日のやることリスト」を生成してくれます。なので、たすくまのリストに加えてもらうためにタスクもスケジュールも両方ともGoogleカレンダーに登録しておく、というわけです。

スケジュール

スケジュールは、実行の日時が定まっているので、その日時でそのままカレンダーに入力しておきます。処理に迷うことはなにもありません。日付・時間を設定して、登録しておくだけ。
そうすると「たすくま」は、登録されている日時の、登録している時刻が入力された状態でちゃーんと取り込んでくれます。

タスク

一方タスクは、実行の日時が定まっていないもの。とりあえず忘れ去られてしまわないように連用バレットジャーナルに書き留めておき、Googleカレンダーに登録するときには、日付の設定を明日にする、ことはもう述べました。加えて、余裕があれば、明日の日付に登録されているタスクの日付を修正し、他のタスクやスケジュールとの兼ね合いを考えて、実行するに適当なものにすることで、コントロールをしています。

たすくまでの挫折ポイントと対応策

日々、タスク管理はぼくの1日をサポートしてくれています。今は、日中はiPhoneアプリ「たすくま」に頼りっきり。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

このたすくまは、番人向けのアプリではないと思います。けっこう挫折しやすい。
けど、ちょっとした挫折でもう使わなくなるのはすごくもったいない。たすくまで実現できるタスクシュートという手法は、手に馴染めば馴染むほどなくてはならないものになります。人生の舵取りを大きく左右しかねないほど。
挫折しやすいかもしれないけども、簡単にやめてしまうのはもったいないので、挫折しがちなところとその対応策を考えてみたいとおもいます。

ぼくは、タスク管理をしはじめたころ、しばらくしたら各タスクにかかった時間を計測するようになりました。
で、そこからタスクシュートに足を踏み込むことになったので、時間の計測に慣れていた分、比較的スムーズにタスクシュートを身につけることができたように思います。とはいえ、たすくまを使うにあたって、何度かは挫折したことがありました。その都度、またやはりたすくまに戻ってきちゃったわけなのですが。

挫折しやすいポイントとして、

なんかがあります。ログとるのがめんどいのは、一定の修練を積む必要があるところ。ようするに、そこは頑張らないといけない部分かなーと思います。すべてのタスクのログをとることの恩恵を信じて、とにかくまずは、やったこと・タスクのログをとることから始めることになります。
で、たすくまでは、基本的に新規のタスクはすべて「リピートにするか否か?」を聞かれます。たすくまスタート当初は基本すべてリピート化しておいたらいいと思うのですが、ここで次の問題にぶち当たるわけです。リピートタスク増えすぎ問題に。

この、リピートタスク増えすぎ問題、リピートタスクが増えすぎてよくわからんくなるってことには、対応作画いくつかあります。

  • 定期的にリピートタスクを見返し、いらないリピートは削除かアーカイブ
  • 絵文字を使って視認性をあげ、絵文字によって分類する
  • リピートの繰り返し設定をこまめに調整する
  • リピートタスクの順番を積極的に修正する

あたり。
増えすぎて困るのであれば、整理して必要最小限にとどめる。基本はじゃんじゃんリピートタスクを作成していくものの、定期的に見返して、一度しかやらないような単発のものについては削除するかアーカイブしてしまう。
他にも、過去はリピートタスクとして機能してくれていたけど、今はいつもリストから削除してるっていうものがあれば、これまたやはり削除かアーカイブしてしまう。
で、タスク名の先頭に絵文字を使うことで、パッとみて把握しやすいようにしておく。
2日に一回するタスクや、1週間に1度と決めているものとかがあれば、リピートの頻度を調整して、ちゃんと臨頻度で繰り返してくれるようにしておく。
タスクの実行というものは、その順番もけっこう大事だったりするので、書くリピートタスクの実行の順番もこまめに修正をはかり、自分に最適化させていく。
この辺りのことをしておけば、リピートタスク増えすぎ問題には対処できるのではないか、と思います。

タスクシュートというものを知り、実践していくことで、確実にぼくの時間の使い方、時間に対する認識は変わりました。かなりのインパクトを持って。
だから、10年ちかくずーっとタスクシュート式にその日その日のタスクを管理しています。
たすくま、挫折しそうになるのをちょっと堪えて使ってみるのが、たすくまアプリの性能や、タスクシュート式の効用を知る上ですごく大事ではないかな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

#たすくま

iPadにキーボードで、Dynalistを扱ってみて

アウトライナーでのタスク管理プロジェクト管理をやってみるにあたって、iPadにキーボードを接続したら、アウトライナーをどんな風に扱えそうか試してみた。

以前は、アウトライナーをiPadで扱うのはすごく不自由だった。カーソルをトピックを跨いで移動させるこちとすらできなかったように思う。
今は、iPadにキーボードげば、基本的なショートカット操作はできるようになったため、不自由はかなりなくなった。
以下、Dynalistについての話。Workflowyはまだ不自由な点が多い。

不自由さで言えば、トピックを跨いでのコピペができないこととか、あとは、英字入力でないと、トピックの折り畳みやフォーカスができないところ。
エクスポートは、アプリにて一応できる。ファイルごとのエクスポートが。

エクスポートがファイルごとにごっそり行うものなので、ブログの下書きなどには少し使いづらいかも。
1記事ごとにファイルをわけておけばできないことはないけど、ブログを書くごとにファイルが増えていったり、増えないまでも新規作成して、、、ってのはうーむという感じ。

タスク管理については、特に問題なく使っていけそう。
タスクを書き出して、1トピックごとにカレンダーに流し込みたいのであれば、DynalistをPro契約をすれば日付を設定するだけで大丈夫。
Pro契約してないとしても、トピックに書かれている内容を選択すれば、「共有」から「ショートカット」を実行できるので、トピックごとにカレンダーに入力するのは比較的容易い。

というわけで、ブログを書くのは今まで通りScrapboxにて。タスク管理には本格的にDynalistを使っていこうかな、と思う。
入り口の連用バレットジャーナル
細かなメモやちょっとした文章の集約場所がScrapbox。
全体的なタスクの管理にDynalist。
デイリータスクリストにたすくま。
あれこれ考えるのに、iPad+Apple pencil。
今後しばらくは、こういう体制でいこうかな、と思う。

では、お読みいただきありがとうございました

カレンダーに登録したタスクは「カレンダー+」で日付設定&ログの見返し

タスクはすべて「たすくま」に登録して、実行しています。
たすくまはGoogleカレンダーの取り込み機能があるので、発生したタスクは一度Googleカレンダーに終日の予定として登録し、たすくまに取り込んでいます。
見返すことを忘れないために、登録されたタスクが自動的に目に入るようにするため、発生したタスクは、明日の日付を設定してカレンダーに登録します。
これで、明日になればタスクが自動的にたすくまに取り込まれて、見落とすことがなくなります。
タスクはすべてGoogleカレンダーに放り込んでいる、ということです。となると、放り込んだタスクが扱いやすいアプリが欲しくなります。日付を変えたり、どんなタスクなのかが把握しやすいものが。

「Calendars 5」というアプリに、その役目を担ってもらっていました。
このアプリは、カレンダーに登録されている予定をドラッグ&ドロップで移動することができるからです。移動が簡単なので、日付の変更が容易なため、使っていました。ただ、週表示の形式があまり好きじゃないのと、文字サイズが変更できないのにすこし不満を感じていました。

最近は、Todoistを使っていました。
Googleカレンダーとの同期に優れていて、双方向に同期してくれます。ということは、Todoistで日付を変更すれば、Googleカレンダーにも反映されて、たすくまに取り込まれる日付を制御できるということ。
タスクを管理するためのアプリなので、プロジェクトを設定してタスクをひとまとめにする、なんてこともできます。

しかし、見つけてしまいました。ほぼ、ぼくの要望を満たしてくれるカレンダーアプリを。
カレンダー+」です。

  • ドラッグ&ドロップで移動。なよで、予定の日付の変更が簡単。
  • リスト表示ではメモまで一覧できる。

この2点が特に気に入ったところ。
文字の表示サイズも変更でき、月表示はシンプルで、週表示も好きな感じ。
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タスクをカレンダーの終日予定として登録してから、日付移動させたりメモの確認に良さげなアプリです。

たすくまでは、ログを確認できるものの、メモまで一覧では表示されません。でも「カレンダー+」なら、予定に書かれたメモまで表示できる。
たすくまの実行ログもGoogleカレンダーと同期させているので、この「カレンダー+」でそれを表示させてやれば、メモしたことも含めてログを見返すことができます。

自分の用途にバッチリ合ったアプリ。しばらく使い続けてみたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
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カレンダー+ シンプルで使いやすいスケジュール帳

カレンダー+ シンプルで使いやすいスケジュール帳
開発元:SHIBUYA Masanori
無料
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カレンダー+ Pro

カレンダー+ Pro
開発元:SHIBUYA Masanori
¥370
posted withアプリーチ

タスクやスケジュールは、Googleカレンダー経由でたすくまへ

Inboxは、必ず自動的に見返すようなところがいいと考え、「明日」をInboxにしています。

  • タスク
  • スケジュール
  • その他のメモ

のうち、タスクスケジュール登録の流れは以下のような形。
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タスクもスケジュールも、「Googleカレンダーへの登録」を基本としています。

タスクとスケジュール

タスクであれば、今日中にすべきものは「たすくま」へ、明日以降であればGoogleカレンダーの明日の日付に登録しておきます。
こうすることで、明日になれば自動的に「たすくま」にタスクが取り込まれるので、メモしたタスクを必ず見返すことができる、という仕組みです。

スケジュールは、日付が決まっているので、Googleカレンダーに日付指定で登録です。

で、タスクもスケジュールも、登録の際に「ショートカット」アプリを使っています。
ショートカットは、日付を設定して純正カレンダーに登録ができたり、URLスキームを利用すればたすくまにタスクを登録したりもできる優れた奴なので、重宝しています。
純正カレンダーとGoogleカレンダーを連携させており、純正カレンダーに登録すればGoogleカレンダーにも自動的に同期され、最終的にたすくまへと取り込まれる、という流れです。

タスクの日付変更

登録したタスクの日付を指定する場合は、「Calendars 5」というアプリを使っています。
このアプリ、登録された予定を、ドラッグ&ドロップにて移動させることができ、日付の指定が指で操作できるため、iPhoneでカレンダーを扱う際には便利です。

おわりに

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iPhoneでは、メモはまずTextwellに書く。で、タスクとスケジュールに関しては、上記のようにショートカットに受け渡して割り振っていきます。
その他のメモは、今はScrapboxに放り込み、細かなメモは、Scrapboxにまかせることにしています。

では、お読みいただきありがとうございました。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
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Calendars 5 by Readdle

Calendars 5 by Readdle
開発元:Readdle Inc.
¥860
posted withアプリーチ

「ショートカット 」アプリを使って、ホーム画面からたすくまを操作する

5年以上、iPhoneアプリの「たすくま」にお世話になっています。

たすくまの日常では、1日のデイリータスクリストをつくり、それを順番に実行していくわけですが、必ず、いつ何時でも、今やっていることのログがとられ続けています。あるタスクが、常に「実行中」なわけです。
実行中のタスクは、終われば「完了」されます。
あるいは、また後で続きを行うのであれば、「中断」することになります。
で、また次のタスクを「実行」し。。。
これを繰り返していくことになります。

中断は、ぼくの中ではさらに2つの種類に分かれます。

  • 時間切れで、今はもう続きができない中断→単なる「中断」
  • 何かを頼まれたたかなんかで、突発的に別のことに対応する必要がある→「突発」的な中断

というわけで、実行中のタスクに対する次の動きとしては「完了」「中断」「突発」があり、タスクの数だけそれらの操作をすることになります。
1日のタスク数はだいたい60くらい。これだけ頻繁に行う操作ならば、たすくまを開いてからよりもホーム画面から直接操作できたほうがいいなーと思うのは自然な流れで。
ホーム画面からタップ一つで上記3つの操作が行えるようにしよう、となりました。
そこで登場「ショートカット 」です。

たすくまは、URLスキームによる起動に対応しているので、それぞれ

  • 完了:taskuma://end?
  • 中断:taskuma://end?suspend=yes
  • 突発:taskuma://start?new=yes&suspend=yes

というURLをSafariで開くと、実行中のタスクを「完了」させたり「中断」させたりすることができます。
で、「Safariで特定のURLを開く」というショートカットを簡単に作成することができ、かつそれをホーム画面に置くことができます。
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これらならボタンを押すことで、たすくまが起動し、実行中タスクが中断されたり完了された状態になるわけです。
これにより、たすくまをホーム画面から操作することができるようになります。

作り方はスクショを参考にしていただければ、と。

「ショートカットを作成」を選んで、
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「アクションを追加」にて、”url”と検索。
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「URL」にたすくまのURLスキームを入力した後、「URLを開く」を追加。
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ショートカットの名前やアイコンを設定して、右下の共有ボタンを押して、「ホーム画面に追加」すれば完成。

たすくまには、いろんなURLスキームが用意されているので、組み合わせることで自分の望みのショートカットが作れるかな、と思います。

快適なたすくまライフを。

では、お読みいただきありがとうございました。

ショートカット

ショートカット
開発元:Apple
無料
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Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
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