「やったことの記録がすこぶる取りやすいリストアプリ」のように、テキストを扱えるように

かれこれ10年近く、タスクシュートを実践しています。

  • 「これからやる仕事のリスト」と「ここまでやった仕事のリスト」を一元管理する
  • 「1分以上かかること」はすべて管理する
  • すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
  • 「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるのかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間(または就寝時間)をリアルタイムに把握する

『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟(著)大橋 悦夫(監修))

最近はそこまでこだわることなく、日々のルーチンはたすくま(タスクシュートをiPhoneで実践できるアプリ)に全て登録しておき、朝の仕事場に出発するまでの時間と、帰ってきてから寝るまでの時間をたすくまに帆走してもらいながら過ごしています。
やったことを記録しつつ、起きてから寝るまで過ごす。見積もり時間や終了予定時刻もあいまいな感じで算出していますし、たすくま上に並んでいるタスクをまるっと消してしまうこともあったりします。
やったことは記録してはいますが、記録を見返すことはほとんどなくなりました。
ほぼ、日々のルーチンを確認し、やったことを記録するためだけにたすくまを使っている感じです。

そこで感じるようになったのは、「これは『たすくま』を使う必要はあるのか?」という疑問。
タスクシュートを実践するために作られたものなので、確かにタスクシュートは実践しやすい。たすくまは、タスクシュートを実践する上では間違いなく便利なんです。
ただ、仕事中はObsidianに書き出したタスクリストをもとに何をするか定めていっているので、たすくまを使っていませんし、Obsidianにて作成したデータはiPhoneでも確認・編集できるところが魅力的でして。
じゃあ、たすくまをずっと使い続けている理由、どこが便利なのか?を考えてみると、

  • やったことの記録がすこぶる取りやすいから
  • リストアプリだから

という結論に行きつきました。

  • やったことの記録がすこぶる取りやすいから
    • やったことの記録を取るためにはやったことを入力しなければいけないが、あらかじめ「やること」が記入されているので、やるときにいちいち入力しなくて済む
      • 記入されている「やること」の中から、今から取り掛かるものを選択するだけでいい
    • 完了のチェックができ、開始・終了を自動的に、もしくは素早く入力できる
  • リストアプリだから
    • 行の削除ができる
    • 行の順番の入れ替えができる

以上が使い続ける理由なわけで、これらが満たされていれば他のアプリを利用しても、それこそObsidianや1Writer上でも現状たすくまでやっているようなことが実現できるのではないか、と考えました。

仕事中はたすくまではなく、Obsidianのデイリーページ上にタスクを書き出し、順番を入れ替えたりしながら実行していってます。
それぞれのタスクに見積もりを設定してはいませんし、なので終了予定時刻も算出されません。
一つ、守っていることは、やったことは全て書き残していくことと、終了時刻を入れること。
それでも、仕事に支障をきたすことはなくなってきたので、見積もりや終了予定時刻にはこだわらず、とにかくやったことと時間を記録していくことに集中してみよう、と。

そこでまず着手したのが、1テキストをリストのように扱えるように、Writerをカスタマイズすること。
行の削除、行の移動、行のコピー・ペーストの実装です。
1Writerはjavascriptが使えるので、テキストを色々といじるアクションを作成することができ、なおかつそのアクションをカスタムキーボードに設定することができます。
なのでせっせとjavascriptを組み、上記機能を実装することができました。

残りの課題は、どうやってやったことの記録をすこぶる取りやすくするか。
テンプレートを使う前提になっていきそうですが、極力手間なく記録を取っていけるような環境を作ることができればな、と考えています。

長い付き合いのたすくまは一度休憩して、他のツールで模索してみようかな、という試みをはじめてみたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

2021年現在の、日々の記録あれこれの利用の仕方

2021年現在の、日々の記録あれこれにて、現在どういったものを日々の記録として残していっているのかについて述べました。今回は、その残しているものをどうしているのか、についてです。


デイリーページ

日々「デイリーページ」をObsidian上に作成し、そのページを開きっぱなしにして日中過ごして何かあれば書き込んだり、タスクを書き出してそれに倣って行動しているのですが、そのデイリーページのログは、来年の同じ日付の日に見返されることになります。
「連用手帳」という形式をとっており、日々のデイリーページには1年前・2年前の同じ日付の日を埋め込んでおり、プレビューによって毎日見返しているからです(Obsidianにて連用手帳)。
1年や2年前はまだObsidianを使っていませんでしたが、Scrapboxにてデイリーページを作成して過ごしていた時期があるので、それをObsidianにインポートし、毎日見返しています。
なので、今日かいたページは、確実に1年後、見返すこととなります。
去年や一昨年の1日を見返し、今日を過ごす参考にする、という感じです。あるいは、そこに書かれているメモを読み返し、何かしら書き加えたくなることもあったり、です。

たすくまの記録

Obsidian以外に、「たすくま」にて行動を記録していますが、こちらはほぼ見返されません。
ごくごくたまーに、「あの日は何をしていたのだ?」ということを知りたくなることがあるので、そういう時には過去の記録を振り返りますが、その程度。
デイリーページのように確実に見返されることが決まっている、というわけではなく、ごくごくたまーに特定の日の記録を見返すだけです。

日記

日記はEvernoteに連用日記を書いていっており、デイリーページと同様、今日かいた日記は来年の同じ日に見返されることになります。
2015年から書き加え続けているので、今は毎日過去5年分の日記を見返しています。
日記は読み返すだけで楽しいですし、結構「あぁこの時期にこれをやってるんか」と、今年を過ごす上で参考になることも多い。
それもあって、手帳も連用形式にしよう、となったわけですが。
まぁでも、日記は読み返すだけで面白いので、書くのは多少面倒に思いつつも、毎日欠かさず書き続けています。

個別にページを与えてログを取っているものたち

自分の好きなものに関しては個別にページを与え、記録をとっていってるわけですが、これらはあまり見返しません。
お酒の記録であれば、時々「これって飲んだことあるっけ?」と検索をかけてみたり、映画の記録は友達と面白かった映画を共有するときに振り返ってみるくらい。
コーヒー豆焙煎の記録は、同じ豆を焙煎するときに少し振り返り、次の焙煎はどうするか考えるときに。
読んだ本や読書メモも、とってはいるもののさほど見返すことはありません。以前は読んだ本についてブログで書いたりするときに読み返していましたが、今はそれがやりたいのになかなかできていないという現状です。


デイリーページと日記は、1年をサイクルとして必ず見返します。
そのほかはたまに検索をかけて見返したり、といったところでしょうか。

ぼくというものはどうやら「定期的に見返すぞ」と思っても確実にちゃんと見返してはくれないようなので、連用形式で1年後勝手に目に入るようにしています。
意図的に見返して使っていきたいものに関しては、勝手に目に入るような状況を作り出し、活用している、という感じです。

では、お読みいただきありがとうございました。

カレンダーとの連携【Pro】〜checkvistの使い方5〜

checkvistのProアカウントでは、「dd」によって実行日を設定したタスクを、カレンダーに表示することができます。具体的には、Macの標準アプリのカレンダーか、Googleカレンダーとの連携が可能となっています。
この連携はあくまでも「表示できるようになる」だけで、カレンダーに表示されているタスクを選択して編集、はできません。あくまでも、表示できるようになるだけ。基本的にcheckvist上でタスクを扱うのであれば、表示できるだけでも十分ではないかな、と思います。

連携の方法

では、連携方法について。ここからは、まずはProアカウントにしてから、の話になります。
まず、選択モード中に「gd」とキーを押すか、ページ上部の「Due」と書かれている部分をクリックします。すると、日付を設定したタスクたちがずらっと日付順に並ぶページに移動します。そのページ上部には、「SendCalendar」というボタンがあるので、それをポチッと押します。
Image

するとカレンダーのリンクをコピーするポップアップが表示されます。
Image

これの「iCalendar link」と書かれている部分がカレンダーを表示させるための照会リンクとなります。そのリンクの下に、4つのチェック項目があるので、自分が必要だと思うものにチェックを入れた後、リンクをコピーします。
今回はGoogleカレンダーに表示させる方法を書きますと、GoogleカレンダーのWEBページにいき、ページ左側の「他のカレンダー」と書かれている横に表示されている「+」ボタンを押します。
Image

押した後、「URLで追加」を選択し、コピーしておいたリンクを入力→「カレンダーを追加」で、無事checkvist上で日付を設定したリストが、カレンダー上の、設定した日付の部分に表示されるようになります。ちなみに、ちょっとタイムラグがあるので、しばらく待つ必要があるかも、です。
これにて無事に、checkvistをカレンダーに連携することができたと思います。
iPhoneを使っていて、この照会したカレンダーがiPhoneでは表示されない場合は、同期するカレンダーを選択するページに行き、照会したカレンダーにチェックを入れれば、iPhoneでもちゃんと表示されるようになると思います。もちろん、「たすくま」に取り込むことも可能です。
これによって、アウトライナーでタスクを扱い、タスク管理をし、デイリータスクリストであるたすくまに受け渡す、という流れが非常にスムーズになりました。いい感じです。

たすくまでのリピートと、信頼感

たすくまへの信頼感がますと、実行率が上がる。実行率が上がると、信頼感が増す。そのループを起こせたらこっちのもの。
ただ、これは簡単なことじゃない。だって、ほっといたら信頼感は増さず、損ねていくから。

たすくまを使っていると、リピートタスクが増える。で、実行しきれないリピートタスクが出てくる。また、生活のちょっとした変化が、必要やったリピートタスクを不必要なものにしたりもする。そのせいで、リピートではないタスクにも影響を及ぼす。
処理しきれないタスクが先送りされ、毎度毎度実行されずに消されるリピートタスクが出てきて、それが信頼感を損ねる結果を引き起こす。

やから、処理しきれない・実行されないリピートタスクを生まないことが、たすくまを使い続けるためのキモとなりそう。

一つの対策として。
たすくま上では、リピートさせるのはあくまでも”タスク”で。
プロジェクトリピートさせない。たとえそのプロジェクトが繰り返しであるとわかっていても。
プロジェクトはリピートであれ別で管理して、都度たすくまへ登録する方が、たすくまのリピートはスッキリする。

また、リピートタスクにチェックリストを作成しているなら、定期的に見返す。いつも実行していないチェック項目はないか調べる。
あったら修正するか、リストの名前を変更して、実行されるものにする。

実行せずに終わるリピートタスクをなくすこと。
それが、たすくま上のリストへの信頼感はを生み、タスケの実行率が上がり、実行率が上がると信頼感が増し、、、という好循環につながってくると思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク管理その4「まとめ」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑩〜

タスク管理については、ほんとにいろいろなことを試してはアップデートし、3歩進んでは2歩下がりつつ、その時々の自分の置かれた状況に見合った方法をとってきました。
タスク管理に必要なツールやデバイスを求めたり、逆に、紙のノートを使いたいがためにタスク管理の手法をツールに合わせたこともあり。
そんな、変わる変わるタスク管理なわけですが、今のぼくのタスク管理についてまとめておきたいと思います。
文章ではなく、絵で。こんな感じ。

Image

とにかく、カレンダーに流し込んで「たすくま」へ。それで今のところは万事うまくいっています。たすくまを、その日1日の司令塔として機能させるため、また、自分の「タスクをチェックしに行く仕様だと、チェックしにいかない日が出てきて困る時がある」という弱点を元に、全体の流れを作っているなーと思います。
どういう方法でカレンダーに登録しているのか、実際にたすくまを用いた1日の過ごし方はどんなか、など、細かいところを書いていけばキリがなさそうなので、タスク管理についてはこのへんで終わりということで。

コラム:変わる変わるタスク管理〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

タスク管理についてあれこれ書いていますが、これはあくまでも「今現在における」タスク管理に他なりません。
というのも、どんなふうにタスクを、やることを管理しているのかは、その時々の気分にも左右されますし、嗜好にも左右されます。置かれた環境や状況にはすんごく左右されます。
そう考えると、「こうすれば絶対うまくいく!」というものがない、と言えます。

大学院生くらいから、タスク管理なるものをはじめました。
はじめは、 iPhoneのシンプルなチェックリストアプリを使うだけだったのが、いつしか記録を取るようになったり、ポモドーロにも一時期ハマったり。
読んだ本にもいっぱい影響を受けています。
GTDの指南書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン)を読んでから数年はGTDをメインに据えてタスク管理をしていましたし、『7つの習慣』のミッション・ステートメントや時間管理のマトリクスを意識していた時期もあります。『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』(マーク・フォースター)も、とてもとても色々なことを教えてもらいましたし、なんといってもタスクシュート。これなしにはどうタスクをこなしていけばいいかわからなくなっちゃうのではないか、と思えるほど。『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))は何度も読んでいます。数々のブログ記事を読み、取り入れたこともたくさん。
ちょっと思い返しただけでも、これだけの本が思い浮かぶくらい、タスク管理についてはいろいろと学び、実践し、失敗してはまた実践し、を繰り返しています。そのほとんどが、確実に今のタスク管理に生きている、と言えます。

まったくもって同じことを繰り返している人はいません。大きく変わることもあれば、ほとんど変わることがないこともあるとは思います。が、どちらにおいても、何かしらの変化はあるわけです。少なくとも、自分という存在は刻々と変化しています。ならば、タスクをどうこなしていくか、どう取り組んでいくかが変わっていくのは当然のこと。
今語ることができるのは、あくまでも今やっていること。過去にやっていたことは、過去のブログに書いてあるので、そちらも見ていただければと思います。
今ぼくがやっていることがなんの参考にもならなくても、もしかしたら前にやっていたことがハマることだってあるかもしれません。どっちもなんの役に立たないことももちろんあるかもしれませんが。
いずれにせよ、自分のやっている方法は、変わっていくのが当然じゃないかな、と思うので、これからも、その時々の自分のやり方を書いていければな、と思います。

タスク管理 その1〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑥〜

タスク管理

連用バレットジャーナルでとらえた

のうち、タスクとスケジュールの扱いと、それにプラスしてプロジェクトの話がこの章の内容となってきます。

タスク管理の方針

ぼくのタスク管理では、タスク・スケジュールについて書かれたメモを処理していく上で、一つの明確な方針があります。それは、「タスクもスケジュールも、Googleカレンダーに入力する」ということ。
スケジュールをGoogleカレンダーに登録するのはなんの疑問もないと思います。それに加えて、タスクもGoogleカレンダーに書き込みます。それは、「たすくま」という iPhoneアプリを使っているからです。
「たすくま」については後ほど詳述しますが、その役割を簡単に説明すると、「今日1日のやることリスト生成アプリ」となります。Googleカレンダーに登録されている予定の中で、今日の日付のものを自動的に取り込み、リスト化してくれます。「たすくま」では、その取り込んだ予定のリストが、「たすくま」に登録されているルーチンタスクのリスト内に組み込まれることで、「今日1日のやることリスト」を生成してくれます。なので、たすくまのリストに加えてもらうためにタスクもスケジュールも両方ともGoogleカレンダーに登録しておく、というわけです。

スケジュール

スケジュールは、実行の日時が定まっているので、その日時でそのままカレンダーに入力しておきます。処理に迷うことはなにもありません。日付・時間を設定して、登録しておくだけ。
そうすると「たすくま」は、登録されている日時の、登録している時刻が入力された状態でちゃーんと取り込んでくれます。

タスク

一方タスクは、実行の日時が定まっていないもの。とりあえず忘れ去られてしまわないように連用バレットジャーナルに書き留めておき、Googleカレンダーに登録するときには、日付の設定を明日にする、ことはもう述べました。加えて、余裕があれば、明日の日付に登録されているタスクの日付を修正し、他のタスクやスケジュールとの兼ね合いを考えて、実行するに適当なものにすることで、コントロールをしています。

たすくまでの挫折ポイントと対応策

日々、タスク管理はぼくの1日をサポートしてくれています。今は、日中はiPhoneアプリ「たすくま」に頼りっきり。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

このたすくまは、番人向けのアプリではないと思います。けっこう挫折しやすい。
けど、ちょっとした挫折でもう使わなくなるのはすごくもったいない。たすくまで実現できるタスクシュートという手法は、手に馴染めば馴染むほどなくてはならないものになります。人生の舵取りを大きく左右しかねないほど。
挫折しやすいかもしれないけども、簡単にやめてしまうのはもったいないので、挫折しがちなところとその対応策を考えてみたいとおもいます。

ぼくは、タスク管理をしはじめたころ、しばらくしたら各タスクにかかった時間を計測するようになりました。
で、そこからタスクシュートに足を踏み込むことになったので、時間の計測に慣れていた分、比較的スムーズにタスクシュートを身につけることができたように思います。とはいえ、たすくまを使うにあたって、何度かは挫折したことがありました。その都度、またやはりたすくまに戻ってきちゃったわけなのですが。

挫折しやすいポイントとして、

なんかがあります。ログとるのがめんどいのは、一定の修練を積む必要があるところ。ようするに、そこは頑張らないといけない部分かなーと思います。すべてのタスクのログをとることの恩恵を信じて、とにかくまずは、やったこと・タスクのログをとることから始めることになります。
で、たすくまでは、基本的に新規のタスクはすべて「リピートにするか否か?」を聞かれます。たすくまスタート当初は基本すべてリピート化しておいたらいいと思うのですが、ここで次の問題にぶち当たるわけです。リピートタスク増えすぎ問題に。

この、リピートタスク増えすぎ問題、リピートタスクが増えすぎてよくわからんくなるってことには、対応作画いくつかあります。

  • 定期的にリピートタスクを見返し、いらないリピートは削除かアーカイブ
  • 絵文字を使って視認性をあげ、絵文字によって分類する
  • リピートの繰り返し設定をこまめに調整する
  • リピートタスクの順番を積極的に修正する

あたり。
増えすぎて困るのであれば、整理して必要最小限にとどめる。基本はじゃんじゃんリピートタスクを作成していくものの、定期的に見返して、一度しかやらないような単発のものについては削除するかアーカイブしてしまう。
他にも、過去はリピートタスクとして機能してくれていたけど、今はいつもリストから削除してるっていうものがあれば、これまたやはり削除かアーカイブしてしまう。
で、タスク名の先頭に絵文字を使うことで、パッとみて把握しやすいようにしておく。
2日に一回するタスクや、1週間に1度と決めているものとかがあれば、リピートの頻度を調整して、ちゃんと臨頻度で繰り返してくれるようにしておく。
タスクの実行というものは、その順番もけっこう大事だったりするので、書くリピートタスクの実行の順番もこまめに修正をはかり、自分に最適化させていく。
この辺りのことをしておけば、リピートタスク増えすぎ問題には対処できるのではないか、と思います。

タスクシュートというものを知り、実践していくことで、確実にぼくの時間の使い方、時間に対する認識は変わりました。かなりのインパクトを持って。
だから、10年ちかくずーっとタスクシュート式にその日その日のタスクを管理しています。
たすくま、挫折しそうになるのをちょっと堪えて使ってみるのが、たすくまアプリの性能や、タスクシュート式の効用を知る上ですごく大事ではないかな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

#たすくま

iPadにキーボードで、Dynalistを扱ってみて

アウトライナーでのタスク管理プロジェクト管理をやってみるにあたって、iPadにキーボードを接続したら、アウトライナーをどんな風に扱えそうか試してみた。

以前は、アウトライナーをiPadで扱うのはすごく不自由だった。カーソルをトピックを跨いで移動させるこちとすらできなかったように思う。
今は、iPadにキーボードげば、基本的なショートカット操作はできるようになったため、不自由はかなりなくなった。
以下、Dynalistについての話。Workflowyはまだ不自由な点が多い。

不自由さで言えば、トピックを跨いでのコピペができないこととか、あとは、英字入力でないと、トピックの折り畳みやフォーカスができないところ。
エクスポートは、アプリにて一応できる。ファイルごとのエクスポートが。

エクスポートがファイルごとにごっそり行うものなので、ブログの下書きなどには少し使いづらいかも。
1記事ごとにファイルをわけておけばできないことはないけど、ブログを書くごとにファイルが増えていったり、増えないまでも新規作成して、、、ってのはうーむという感じ。

タスク管理については、特に問題なく使っていけそう。
タスクを書き出して、1トピックごとにカレンダーに流し込みたいのであれば、DynalistをPro契約をすれば日付を設定するだけで大丈夫。
Pro契約してないとしても、トピックに書かれている内容を選択すれば、「共有」から「ショートカット」を実行できるので、トピックごとにカレンダーに入力するのは比較的容易い。

というわけで、ブログを書くのは今まで通りScrapboxにて。タスク管理には本格的にDynalistを使っていこうかな、と思う。
入り口の連用バレットジャーナル
細かなメモやちょっとした文章の集約場所がScrapbox。
全体的なタスクの管理にDynalist。
デイリータスクリストにたすくま。
あれこれ考えるのに、iPad+Apple pencil。
今後しばらくは、こういう体制でいこうかな、と思う。

では、お読みいただきありがとうございました

カレンダーに登録したタスクは「カレンダー+」で日付設定&ログの見返し

タスクはすべて「たすくま」に登録して、実行しています。
たすくまはGoogleカレンダーの取り込み機能があるので、発生したタスクは一度Googleカレンダーに終日の予定として登録し、たすくまに取り込んでいます。
見返すことを忘れないために、登録されたタスクが自動的に目に入るようにするため、発生したタスクは、明日の日付を設定してカレンダーに登録します。
これで、明日になればタスクが自動的にたすくまに取り込まれて、見落とすことがなくなります。
タスクはすべてGoogleカレンダーに放り込んでいる、ということです。となると、放り込んだタスクが扱いやすいアプリが欲しくなります。日付を変えたり、どんなタスクなのかが把握しやすいものが。

「Calendars 5」というアプリに、その役目を担ってもらっていました。
このアプリは、カレンダーに登録されている予定をドラッグ&ドロップで移動することができるからです。移動が簡単なので、日付の変更が容易なため、使っていました。ただ、週表示の形式があまり好きじゃないのと、文字サイズが変更できないのにすこし不満を感じていました。

最近は、Todoistを使っていました。
Googleカレンダーとの同期に優れていて、双方向に同期してくれます。ということは、Todoistで日付を変更すれば、Googleカレンダーにも反映されて、たすくまに取り込まれる日付を制御できるということ。
タスクを管理するためのアプリなので、プロジェクトを設定してタスクをひとまとめにする、なんてこともできます。

しかし、見つけてしまいました。ほぼ、ぼくの要望を満たしてくれるカレンダーアプリを。
カレンダー+」です。

  • ドラッグ&ドロップで移動。なよで、予定の日付の変更が簡単。
  • リスト表示ではメモまで一覧できる。

この2点が特に気に入ったところ。
文字の表示サイズも変更でき、月表示はシンプルで、週表示も好きな感じ。
Image

タスクをカレンダーの終日予定として登録してから、日付移動させたりメモの確認に良さげなアプリです。

たすくまでは、ログを確認できるものの、メモまで一覧では表示されません。でも「カレンダー+」なら、予定に書かれたメモまで表示できる。
たすくまの実行ログもGoogleカレンダーと同期させているので、この「カレンダー+」でそれを表示させてやれば、メモしたことも含めてログを見返すことができます。

自分の用途にバッチリ合ったアプリ。しばらく使い続けてみたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ
カレンダー+ シンプルで使いやすいスケジュール帳

カレンダー+ シンプルで使いやすいスケジュール帳
開発元:SHIBUYA Masanori
無料
posted withアプリーチ
カレンダー+ Pro

カレンダー+ Pro
開発元:SHIBUYA Masanori
¥370
posted withアプリーチ