コラム:変わる変わるタスク管理〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

タスク管理についてあれこれ書いていますが、これはあくまでも「今現在における」タスク管理に他なりません。
というのも、どんなふうにタスクを、やることを管理しているのかは、その時々の気分にも左右されますし、嗜好にも左右されます。置かれた環境や状況にはすんごく左右されます。
そう考えると、「こうすれば絶対うまくいく!」というものがない、と言えます。

大学院生くらいから、タスク管理なるものをはじめました。
はじめは、 iPhoneのシンプルなチェックリストアプリを使うだけだったのが、いつしか記録を取るようになったり、ポモドーロにも一時期ハマったり。
読んだ本にもいっぱい影響を受けています。
GTDの指南書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン)を読んでから数年はGTDをメインに据えてタスク管理をしていましたし、『7つの習慣』のミッション・ステートメントや時間管理のマトリクスを意識していた時期もあります。『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』(マーク・フォースター)も、とてもとても色々なことを教えてもらいましたし、なんといってもタスクシュート。これなしにはどうタスクをこなしていけばいいかわからなくなっちゃうのではないか、と思えるほど。『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))は何度も読んでいます。数々のブログ記事を読み、取り入れたこともたくさん。
ちょっと思い返しただけでも、これだけの本が思い浮かぶくらい、タスク管理についてはいろいろと学び、実践し、失敗してはまた実践し、を繰り返しています。そのほとんどが、確実に今のタスク管理に生きている、と言えます。

まったくもって同じことを繰り返している人はいません。大きく変わることもあれば、ほとんど変わることがないこともあるとは思います。が、どちらにおいても、何かしらの変化はあるわけです。少なくとも、自分という存在は刻々と変化しています。ならば、タスクをどうこなしていくか、どう取り組んでいくかが変わっていくのは当然のこと。
今語ることができるのは、あくまでも今やっていること。過去にやっていたことは、過去のブログに書いてあるので、そちらも見ていただければと思います。
今ぼくがやっていることがなんの参考にもならなくても、もしかしたら前にやっていたことがハマることだってあるかもしれません。どっちもなんの役に立たないことももちろんあるかもしれませんが。
いずれにせよ、自分のやっている方法は、変わっていくのが当然じゃないかな、と思うので、これからも、その時々の自分のやり方を書いていければな、と思います。

タスク管理 その1〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑥〜

タスク管理

連用バレットジャーナルでとらえた

のうち、タスクとスケジュールの扱いと、それにプラスしてプロジェクトの話がこの章の内容となってきます。

タスク管理の方針

ぼくのタスク管理では、タスク・スケジュールについて書かれたメモを処理していく上で、一つの明確な方針があります。それは、「タスクもスケジュールも、Googleカレンダーに入力する」ということ。
スケジュールをGoogleカレンダーに登録するのはなんの疑問もないと思います。それに加えて、タスクもGoogleカレンダーに書き込みます。それは、「たすくま」という iPhoneアプリを使っているからです。
「たすくま」については後ほど詳述しますが、その役割を簡単に説明すると、「今日1日のやることリスト生成アプリ」となります。Googleカレンダーに登録されている予定の中で、今日の日付のものを自動的に取り込み、リスト化してくれます。「たすくま」では、その取り込んだ予定のリストが、「たすくま」に登録されているルーチンタスクのリスト内に組み込まれることで、「今日1日のやることリスト」を生成してくれます。なので、たすくまのリストに加えてもらうためにタスクもスケジュールも両方ともGoogleカレンダーに登録しておく、というわけです。

スケジュール

スケジュールは、実行の日時が定まっているので、その日時でそのままカレンダーに入力しておきます。処理に迷うことはなにもありません。日付・時間を設定して、登録しておくだけ。
そうすると「たすくま」は、登録されている日時の、登録している時刻が入力された状態でちゃーんと取り込んでくれます。

タスク

一方タスクは、実行の日時が定まっていないもの。とりあえず忘れ去られてしまわないように連用バレットジャーナルに書き留めておき、Googleカレンダーに登録するときには、日付の設定を明日にする、ことはもう述べました。加えて、余裕があれば、明日の日付に登録されているタスクの日付を修正し、他のタスクやスケジュールとの兼ね合いを考えて、実行するに適当なものにすることで、コントロールをしています。

起点としての「連用バレットジャーナル」その3〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑤〜

タスク・スケジュール←タスク管理、その他メモ←知的生産もしくはただの記録

タスクとスケジュールはGoogleカレンダーに。で、この2つほど扱いが容易でないものが、「その他のメモ」になります。
連用バレットジャーナルで捉えたメモのうち、タスクスケジュールに関するものは、最終的にどう扱うのかが定まっています。それは、「実行」されるようにすること。どう扱うのかが定まっているので、それを処理・管理するのは比較的簡単である、と言えます。つまり、タスクやスケジュールというタスク管理の範疇に属するメモは、あまり頭を悩ませることなく扱える、ということ。
一方、その他のメモの扱いには少々頭を悩ませることになります。
あったこと・やったことをただ単に書いた記録であれば、扱い方など考える必要はなく、ただ書き残していけばいいので厄介ではありません。が、単なる思いつきやらやったことの改善案やらの着想やらの細かなメモは、最終的にどう扱うのかを定めるのが困難なため、必然的にそのメモをどうするかというのはなかなか悩ましい問題になります。

なのでこの話題についてはまた後ほど話すこととして、話を先に進めていきたいと思います。

受け渡したメモには、「→」をつける

連用バレットジャーナルで捉えたメモは、1日の仕事を終える直前にすべて見返し、しかるべきところへ転記します。そして、転記した目印として、メモの文頭に書かれた「・」のうけに「→」を書きます。タスクのメモには「□」を書いていて、スケジュールのメモには「○」を書いているので、Googleカレンダーに転記したらその記号の上に「→」を書きます。次に受け渡しましたよーという意味を込めて。
メモは、書かれただけでは未処理の状態です。特に、連用バレットジャーナルのようにメモの「入り口」として使っていると、そこに書くだけで満足していてはいけないメモが多くなります。タスクのメモ然り、何かを書き記したもの然り。しかるべきところに受け渡すまでは、未処理です。なので、次に受け渡したものについては「→」を書き、ちゃんと処理したことを明示しておく、という感じです。

まとめ

とりあえず、連用バレットジャーナルについては、

  • 連用日記+バレットジャーナル=連用バレットジャーナル
  • 「・」メモ、「□」タスク、「○」スケジュール
  • そこにメモを書く強い動機は、連用であるがゆえ
  • 書いたメモは、その種類によって扱いを変える
  • 次に受け渡し、処理したメモには「→」をつける

あたりのルールを守り、運用しています。

起点としての「連用バレットジャーナル」その2〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術④〜

何かあれば、とりあえず連用バレットジャーナルに書いておく。メモの入り口が連用バレットジャーナルです。
手書きをするとなると、タスク細かなメモは転記をすることになるために、受け渡しに少し手間がかかりますが、それよりも連用のメリットを優先させたいがための連用バレットジャーナルです。

「とりあえずここに書く」場所

何かあれば、連用バレットジャーナルを開き、書く。
新たなタスクやスケジュール、思いつきは、忘れさってしまわないために書くわけですが、連用バレットジャーナルを開くのはそれらを書くときだけではありません。なんだかモヤモヤするときや、実行に移そうと思っているタスクの全容がはっきりしないときなんかにも、まず連用バレットジャーナルを開くことが多いです。
がっつり「よし!考えるぞ!!」というときは、iPadを開くのですが、そこまではいかないような、ちょろっと書き出して把握しておきたい時なんかはまずバレットジャーナル。
つまり、忘れ去ってしまわないように書いておく場所であり、モヤモヤするのを解消するためにちょろっと書き出してみる場でもあるわけです。連用バレットジャーナルは、とにかくなにか書いておく必要があったり、書きたいなと思ったときに「とりあえずここに書いておく」場所であるということです。

メモの種類によって受け渡し方を変える

連用バレットジャーナルでとらえたメモは、大きく分けて3種類になります。

このうち、スケジュールとタスクはとりあえずGoogleカレンダーに登録します。
スケジュールは日付が決まっているので、その日付を与えて登録します。
タスクはいつ実行するのかこの段階ではまだ定めていないので、とりあえず明日の日付を与えて、Googleカレンダーに登録します。
これは、明日になればその登録したタスクが、必ず目に入るようにするため。
タスクでもっとも恐れるのは、それが忘れ去られてしまうこと。で、実行されずに取り返しのつかないことになってしまうこと。
なので、必ず勝手に目に入ってくれるように、明日の日付で登録し、翌日になれば目に入るようにしています。

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起点としての「連用バレットジャーナル」その1〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術③〜

一個人の、知的生産・タスク管理の技術②」にて、使っているアプリやツールについて触れました。実際にそれらをどう使い、知的生産タスク管理を行っているのかについて書いていきたいと思います。
知的生産・タスク管理の起点となるのは、「連用バレットジャーナル」です。

連用バレットジャーナル

知的生産・タスク管理の起点は、メモを取ること。
そして、iPadiPhone紙のノートの3つが知的生産やタスク管理においてメインに使うデバイスなわけですが、起点となるメモをどれで取るかというと、紙のノートです。
ぼくは、紙のノートを、バレットジャーナルをアレンジした「連用バレットジャーナル」として使っており、その使い方をすると、メモを紙のノートで取りたくなるんです。なぜかというと、「連用」だから。

基本的には、バレットジャーナルの手法に則って、文頭に「・」を打ち、メモを書いていきます。そこはいたって普通。
普通じゃないのは、そのバレットジャーナルに使っているノートを、3年間使う、という点。だから「連用」なんです。
ふつーに書いていたら、1冊のノートを3年間使い続けるなんてことはできません。そこで、原則として、1日につき見開き1ページを確保し、その日はそこにメモを書いていきます。見開き1ページとなると、1日では使い切りません。スペースが余ったままになります。次の日、余ったスペースは放っておいて、次の見開き1ページを使います。その余ったスペースが、次の年、さらに次の年に書くスペースとなるわけです。
なので、1年間で、おそらくは3冊以上ノートを使うことになるかと思います。

連用として使うと、「絶対に来年またこのメモが目に入る」ことになります。これが、強力な「書く動機」になります。
なにか気づいたならば、連用バレットジャーナルに書いておく。今日あった出来事を、連用バレットジャーナルに書いておく。新たなタスクも、連用バレットジャーナルに書いておく。
そのすべてのメモは、来年の同じ日に見返されることになります。タスクであれば、「この時期にはこれをしておいた方がいい」というリマインダの役割をしてくれますし、去年の同じ時期にあったことは今年の同じ時期の参考になるかもしれません。まったく違う1年間を過ごすわけでない限り、去年に書いたメモというのは今年に役立つ情報がいっぱいです。となると、自然と去年のメモが目に入ってくる「連用」という使い方は、かなり活躍してくれるのではないか、と期待しています。

だから、知的生産・タスク管理の起点となるメモは、連用バレットジャーナルに書きつけている、というわけです。

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使うツール・アプリ・サービスたち〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術②〜

前回は、一個人が行っている知的生産やタスク管理についての話がたくさん出てきたら面白いのではないか、という話をしました。そして今回からは、一個人であるぼくの知的生産・タスク管理についての話をしていくこととなります。まずは、使っているツールについて。
自宅にiMacがあるものの、家では腰を落ち着けてMacの前に座る時間が少ないため、知的生産。タスク管理には積極的には使用していません。
そんなぼくの相棒たちは、「iPad(+Apple Pencil)」「 iPhone」「紙のノート」になります。

iPad(+Apple Pencil)

iPadは、使い方が大きく2つに分かれます。Apple Pencilを使うか、キーボードを使うか、です。
キーボードを使っている際には、テキスト入力に重きを置くことになります。良く使うのは、

あたりでしょうか。これらは、使うにあたってiOSでは少し不便なことがあるものの、なんとか頑張りつつも使っている、という感じです。
Apple Pencilを使うときには、手書き入力となるので、使うのはノートアプリが主流になります。

が、手書き入力のアプリの中でも書き味が良いので、好んでつかっています。

iPhone

iPhoneは肌身離さず持っており、たいていのことはこなしてくれるとても頼りになる相棒なわけですが、特に

には一日中、休む暇なくお世話になっています。もっともよく起動するアプリは間違いなく「たすくま」。タスク管理のメインをはってくれているわけですが、その話はまた後ほど。
他には、

も、実は iPhoneから参照することが多い。長いことお世話になっているのがこのEvernoteで、今後もずっと利用していくことは確実です。
他には、

も iPhoneから参照することが多いでしょうか。 iPhoneと連携させておきさえすればサクサクっと確認・操作できるので、これまた長いことお世話になっています。

紙のノート

紙のノートは、今は「ほぼ日方眼ノート」を使っています。バレットジャーナルというノートを手帳として使う手法をアレンジし、「連用バレットジャーナル」として使用しています。
現状、手書のノートで使っているのは、この一つ。連用であるが故、とりあえずコイツに書いておこうと思えるため、使っているのは1冊のみです。


知的生産・タスク管理にしぼって考えると、ここに出てきたもの以外はほとんど使っていません。主戦力は、ここで挙げたツールやアプリ、サービスのみ。
もっといっぱい、あれこれ使っていた時期もありましたし、今後またいろいろと使うかもしれませんが、今はこれらのみで十分かなーと思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。
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一個人であるがゆえ〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術①〜

ブログInstagramYouTube、、、いろーんな情報発信の形があります。知的生産タスク管理の手法についても、いろーんな情報が発信されているわけですが、基本的にそのどれもが単発的なもので、まとまりのあるものといったら「」という体裁をとっているものが多いかと思います。
そして本は、売ることが目的であるが故、たくさんの人が実践して効果がありそうな、たくさんの人の状況にあてはまるようなもの、たくさんの人が知っている、いわゆる成功者が書いたもの主体になるのは当然の流れかと思います。
多数の人にとって有益でありそうなもの。多数の人が有益と感じることができそうなもの。
それが、本全体のメインコンテンツです。

一方で、KDP(Kindle Direct Publishing)に代表される、個人が、あまり有名でない人が本を出す方法が増えてきました。本というまとまった情報を提供する方法が。
そんな個人個人が本を出せるようになった、まとまった情報を提供する方法ができたとき、個人個人はどういうものを作って提出すればいいのか。
明確な答えはないものの、ぼくとしては、個人個人の、その人独自の手法がたくさん世に出てくれば面白いのではないか、と感じます。
誰か有名ではない人が発信したその人独自の手法が、もしかしたら自分にバッチし合うかもしれないじゃないですか。有名かどうかは、自分に有用かどうかには本来は関係ないことなはず。自分に合った手法が、自分をより良くしてくれる方法が、自分にとって一番いいやり方なわけですから。
となると、まとまった情報が提供しやすくなった今、一個人がどうやって知的生産を行っているのか、どうやって日々のやることを管理しているのか、タスク管理しているのかとか、どうやったらうまくいったのか、逆に何をしたら失敗しちゃったのかとかがたくさん出てきたらいいのになーおもしろそうなのになーと思うわけです。ブログの1記事では、YouTubeの1本の動画では語り尽くせないような、まとまりを持った話が。

今回の連載では、本という形ではないものの、らの連載という形式で、一個人の知的生産・タスク管理の方法をまとまりのある情報として提供できればな、と思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。

手書きが圧倒的。でも、他も使う。

iPadApple Pencilを手に入れたのと、連用バレットジャーナルを使い始めて、手書きする機会が増えました。iPadとバレットジャーナルという、手書きするツールをいつでも持ち歩くようになったことが、手書きを身近にしてくれています。また、スキャンしてiPadに取り込みさえすれば続きや追記はiPad+Apple Pencilでできるので、裏紙でもバレットジャーナルでもノートでも、どこでもいいから書いちゃえばいいか、と思えるようになったことが大きいように思います。
頻繁に手書きするようになって改めて感じるのは、「何かを考えるときには手書きが圧倒的にやりやすい」ということ。
人によって違うと思いますが、ぼくの場合は、キーボードでぱたぱた打ち込んだり、アウトライナーを用いて文章を組み替えるよりも、手で書き出して矢印や線を引きながら関連を明示したり、範囲選択して移動させたりしつつ考える方がはるかに思考しやすい。考えがまとまりやすい。把握しやすい。気付きやすい。理解しやすい。さらには、考えやすいがゆえに、取り掛かろうという気が起こりやすい。

頭の中だけで処理できることが多くないので、書き出すだけでかなりの効果を感じますが、手書きの方が効果が大きい。
特に効果が大きいというか、手書きにかなりのアドバンテージを感じるのが、一枚の紙に収まりきるくらいの情報であるとか。それ以上になると、手書きでは紙面の大きさの限界に直面してしまいます。
また、手書きでは、言葉を平面上に自由に配置できるがゆえに、時間が経ってしまうとパッと見ただけでは構造を、話の流れを、繋がりを理解できない時があるということ。その点においては、アウトライナーにて階層構造で表現されているものにはかないません。
なので、最近やりはじめたのが、まず手書きで書き出して把握し、理解し、気づきを書き留めて、そのあとアウトライナー上にまとめる、というもの。大きめのタスクなんかも、この方法を取るようにしています。

人によってどういう方法が合っているかは違うと同時に、やり方やツールにも向き不向きがあるわけで。自分に合ったものを使うことと、ツールの特性を活かすこと。その両方ができれば、きっと「考える」という行為はどんどん豊かになっていくのではないかな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

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「ミッション」という長期的視点と、今をつかさどる「たすくま」は、「なぜ?」と「なに?」あたる

『やってのける〜意志力を使わずに自分を動かす〜』(ハイディ・グラント・ハルバーソン)には、こんなことが書かれている。

p40.「なぜ」という視点で捉えると、日々の小さな行動にも、意義を感じやすくなります。

p41.「何」の考えには、「やる気を高めにくい」「”木を見て森を見ずの陥穽にはまりやすい」などの弱点はあるものの、複雑な道のりを着実に進みたいときには抜群の効果を発揮します。

タスクシュートは「リストに書かれていること」しかしない。必然的に、今に縛られがちで、長期的な行動に及ばずに過ごしてしまいがち。なので、長期に目を向けることが必要になってくる。
最も長期的な視点は、自分の人生のミッションを考えること。定めること。どうなりたいか、どうありたいか。

ミッションを定めることと、たすくまにて1日の計画を立てることは、「なぜ?」の思考と「なに?」の思考の組み合わせになる。
ミッションを定め、そこから目標を立てることで、「なぜ?」がはっきり定まる。それをもとにタスクを定め、たすくまにて1日の計画を立てることで、「なに?」も明確に定まる。目の前のことは「なに?」で捉え、しかもその一つ一つが「なぜ?」に根ざしている状況。
モチベーションを上げる「なぜ?」の思考と、困難さを切り崩せる「なに?」の思考。

タスクの一つ一つが、「なぜ?」と「なに?」の両方に答えられるような状態であることが理想なのかも、と思ったりする。

では、お読みいただきありがとうございました。

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iPadで数検の勉強を快適にするための、ちょっとした工夫

ブログでの報告はしなくなりましたが、相変わらず数検の勉強を続けています。
勉強する際、必要なのはiPhoneiPadApple Pencil。これらは基本的にどこにでも持っていくので、いつでも数検の勉強に取り組むことができます。
勉強の際には参考書を使っているのですが、まずは学ぼうと思うページをすべてスキャンしておくことで、参考書自体は持ち歩いてはいません。1ページ1ページパシャパシャとiPhoneのスキャナアプリで写すのはなかなか面倒ではあるものの、iPadを使って学ぶのであれば、その手間をかけるだけの価値は間違い無くあります。
なぜなら、簡単にスキャンしたページの画像を、ノートに貼り付けることができるから。しかも、何度でも何度でも貼り付けることができるから。

数学の問題を解けるようになるには、反復練習が必要になってきます。同じ問題を何回も解く必要が。
一度スキャンしておくことで、ノートアプリに問題を貼り付けて、何回でも解くことができるようになります。この利点はほんとにすばらしい。

微分方程式の本を一通り読み終え、今はとにかく問題演習をこなす段階に入っているので、同じ問題に何度も取り組んでいるところです。
で、どこをやったか、解けるようになったか把握するために、その記録をつける専用のページを作り、できるようになったかを確認していってます。こんな感じに。
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2回自分で解けたらその問題はできるようになったという基準で、四角のマスを半分に割ったものを、1回目解けたら半分塗りつぶし、もう一度解けたらもう半分を塗りつぶしていってます。
こういう、記録をつけておくページは、勉強をするには必ず必要になってくるかな、と思います。

最近一つ工夫を加えました。それは、問題番号は太い大きな文字で書くということ。
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なぜかというと、こうしておくことで、全体のページ一覧を見た時にも、問題番号がわかるようになるから。
ページ一覧を表示すると、多くのページを俯瞰できるものの、1ページ1ページはとても小さい表示となるので、文字までは読み取ることができません。なので、目当の問題のページを探すのに一苦労します。問題を何度も解くので、過去にその問題を解いたページを見返したいときが頻繁にあるので。
こうして大きな文字で問題番号を書いておけば、ページ一覧からでも見つけることができるため、便利。
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というわけで、いくつか工夫しつつ、iPadで快適に勉強を進めています。

では、お読みいただきありがとうございました。

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