タスク管理その4「まとめ」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑩〜

タスク管理については、ほんとにいろいろなことを試してはアップデートし、3歩進んでは2歩下がりつつ、その時々の自分の置かれた状況に見合った方法をとってきました。
タスク管理に必要なツールやデバイスを求めたり、逆に、紙のノートを使いたいがためにタスク管理の手法をツールに合わせたこともあり。
そんな、変わる変わるタスク管理なわけですが、今のぼくのタスク管理についてまとめておきたいと思います。
文章ではなく、絵で。こんな感じ。

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とにかく、カレンダーに流し込んで「たすくま」へ。それで今のところは万事うまくいっています。たすくまを、その日1日の司令塔として機能させるため、また、自分の「タスクをチェックしに行く仕様だと、チェックしにいかない日が出てきて困る時がある」という弱点を元に、全体の流れを作っているなーと思います。
どういう方法でカレンダーに登録しているのか、実際にたすくまを用いた1日の過ごし方はどんなか、など、細かいところを書いていけばキリがなさそうなので、タスク管理についてはこのへんで終わりということで。

タスク管理その4「プロジェクト」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑨〜

プロジェクト

タスクはすべて1日で完了するものばかりか、というと、そうではないわけで。完了までに

  • いくらか日数がかかる・かかりそう
  • いくつものタスクを完了させる必要がある・必要がありそう
  • 自分以外の人とのやりとりが必要になる

ものなんかがあるわけです。こういう、一度で完了しないタスク、完了までにいくつかのタスクをやる必要のあるものを「プロジェクト」と呼ぶことにします。
明らかに日数を要するものなんかはまさにプロジェクトかと思いますが、タスクの中で、「なんかこれ、全容が見えへんよなぁ」「なんかモヤモヤする」ってものあたりも、プロジェクトである場合が多いかな、と思います。で、こういう類のものは、一度そのタスクに関して考えてみるのが有効です。まずは、そのタスクから思いつくものを書き出してみる。
こういうとき、ぼくは手書きに頼ります。最近はiPadの「NoteShelf」か「Note Always」を使うことがほとんど。

まずは思いつく言葉をとりあえず書き出していきます。手書きで、紙面のてきとーな位置に配置しながら。iPadの手書きアプリが優れているのは、あとから書いたものたちを移動できること。配置を変えながら、あれこれ考えては思いつくものを書き出していきます。吐き出してしまう。
この時点で、それまで感じていたモヤモヤはほぼ無くなってくれます。

書き出すことで、着手から完了までの道筋をつかむことができます。が、手書きのままでは、それがパッとみて分かる形には整っていません。
そこで、アウトライナーである「Dynalist」に、手書きで書き出した中かから、着手から完了までに必要なタスクたちを一列に並べていきます。道を整理するわけです。

ぼくはなぜか手書きの方が圧倒的に思考が進む感じがするのですが、書き出されたものはもちろん全然整っておらず、後から見てもどれからやっていこうと決めたのかがパット見てわからないので、手順書を作るためにアウトライナーに転記する、という感じでしょうか。
そこまでやれば、プロジェクト内の一つ一つのタスクを、他の単発のタスクと同じように扱っていき、デイリータスクリストのたすくまに流し込んでいってやればおっけーとなります。

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タスク管理その3「デイリータスクリスト」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑧〜

たすくま」には、数々のリピートタスクが登録されています。そのほとんどが、「歯を磨く」であったり、「朝ご飯を食べる」であったりの、生活する上で必ずおこなうことばかり。
1日のスタート時に、それら必ずおこなうことたちのリストを自動的に生成してくれます。それらにプラスして、「14時〜会議」などのスケジュールも自動的に取り込んでくれます。ということは、今日やろうと思っていることに使えるのは、たすくまに並んでいるリピートタスクやスケジュールにかかる時間以外の部分となります。
これは、たすくまを使っていなくても、可視化されていなくても実際はそうだろうと思います。必ずやることと今日の予定以外の時間でしか、やるべきこと・やりたいことはできない。「たすくま」は、その事実を痛烈に突きつけてくれるツールと言えます。

たすくまでは24時間中におこなうことの全ての一覧を提示してくれるわけですが、なにもそこまでじゃなくても、せめて今日やるべきこと・やろうと思っていることの一覧はすぐに確認できるようにしておいたほうがいいことは、明らかだろうと感じます。
まず間違いなく忘れてしまうので。おそらく、忘れたことさえ忘れていることもけっこうあるのではないか、と思います。

もちろん、デイリータスクリストを書いたからと言って、そこに書かれていることをすべて実行できるわけではありません。与えられた時間のすべてをそこに費やすことができるのであれば話は別ですが、そんな人はほとんどいらっしゃらないでしょう。
今日やることの一覧である「デイリータスクリスト」は、いつでもすぐに見返すことができるところに書いておくこと。それをしはじめたことが、おそらくぼくのタスク管理を大きく大きく前進させてくれたと思います。

タスク管理 その2〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

たすくま=デイリータスクリスト

Googleカレンダーに登録されたタスクやスケジュールはすべて、 iPhoneアプリ「たすくま」に取り込まれます。
「たすくま」は、タスクシュートを iPhoneでおこなうアプリです。
では、「タスクシュート」とはなんなのか。タスクシュートの指南書、『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))には、

「本日1日分の仕事」を1シートで管理する
「これからやる仕事のリスト」と「ここまでやった仕事のリスト」を一元管理する
「1分以上かかること」はすべて管理する
すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるのかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間(または就寝時間)をリアルタイムに把握する

をみたす時間活用術、というふうに書かれています。そして、タスクシュートの中で、もっとも重要なものが、「リピートタスク」である、と言えると思います。

1日のなかで実際にやていることをすべて記録してみてわかることは、毎日繰り返しているものがとても多い、ということ。1日は「リピートタスク」だらけです。
そして、そのリーピートタスクの数々をこなしながら、今日やろうと思ったタスクも処理していくわけですが、あきらかにその量は多くなりがち、なわけです。実際それらに見積もり時間を設定して、すべてのタスクを完了させるのにかかる時間を算出してみると、24時間をオーバーしていることなんてことは良くあること。
有限である時間に意識を向けることができれば、それだけで少し効率は上がるように思います。

そんな「たすくま」ですが、たすくまの中にはリピートタスクと今日やろうと思ったことがズラっとリスト形式に並んでいます。見積もり時間がオーバーしていなければ、一応それをこなしていけさえすれば、だいたいこれくらいの時間に終了できそう、というもの。終了時間が分かっている状態で日々仕事に取り組む、なにもわからないまま仕事をするのとでは、将来的には大きく大きく変わっていくことであろう、と思います。
たすくまの中に並んでいるのは、今日着手すべきものたち。まさにデイリータスクリストです。

デイリータスクリスト

デイリータスクリストは「今日やるべき仕事」を提示してくれます。今日やるべきことが並んだリストのことを、デイリータスクリストといいます。

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コラム:変わる変わるタスク管理〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

タスク管理についてあれこれ書いていますが、これはあくまでも「今現在における」タスク管理に他なりません。
というのも、どんなふうにタスクを、やることを管理しているのかは、その時々の気分にも左右されますし、嗜好にも左右されます。置かれた環境や状況にはすんごく左右されます。
そう考えると、「こうすれば絶対うまくいく!」というものがない、と言えます。

大学院生くらいから、タスク管理なるものをはじめました。
はじめは、 iPhoneのシンプルなチェックリストアプリを使うだけだったのが、いつしか記録を取るようになったり、ポモドーロにも一時期ハマったり。
読んだ本にもいっぱい影響を受けています。
GTDの指南書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン)を読んでから数年はGTDをメインに据えてタスク管理をしていましたし、『7つの習慣』のミッション・ステートメントや時間管理のマトリクスを意識していた時期もあります。『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』(マーク・フォースター)も、とてもとても色々なことを教えてもらいましたし、なんといってもタスクシュート。これなしにはどうタスクをこなしていけばいいかわからなくなっちゃうのではないか、と思えるほど。『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))は何度も読んでいます。数々のブログ記事を読み、取り入れたこともたくさん。
ちょっと思い返しただけでも、これだけの本が思い浮かぶくらい、タスク管理についてはいろいろと学び、実践し、失敗してはまた実践し、を繰り返しています。そのほとんどが、確実に今のタスク管理に生きている、と言えます。

まったくもって同じことを繰り返している人はいません。大きく変わることもあれば、ほとんど変わることがないこともあるとは思います。が、どちらにおいても、何かしらの変化はあるわけです。少なくとも、自分という存在は刻々と変化しています。ならば、タスクをどうこなしていくか、どう取り組んでいくかが変わっていくのは当然のこと。
今語ることができるのは、あくまでも今やっていること。過去にやっていたことは、過去のブログに書いてあるので、そちらも見ていただければと思います。
今ぼくがやっていることがなんの参考にもならなくても、もしかしたら前にやっていたことがハマることだってあるかもしれません。どっちもなんの役に立たないことももちろんあるかもしれませんが。
いずれにせよ、自分のやっている方法は、変わっていくのが当然じゃないかな、と思うので、これからも、その時々の自分のやり方を書いていければな、と思います。

タスク管理 その1〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑥〜

タスク管理

連用バレットジャーナルでとらえた

のうち、タスクとスケジュールの扱いと、それにプラスしてプロジェクトの話がこの章の内容となってきます。

タスク管理の方針

ぼくのタスク管理では、タスク・スケジュールについて書かれたメモを処理していく上で、一つの明確な方針があります。それは、「タスクもスケジュールも、Googleカレンダーに入力する」ということ。
スケジュールをGoogleカレンダーに登録するのはなんの疑問もないと思います。それに加えて、タスクもGoogleカレンダーに書き込みます。それは、「たすくま」という iPhoneアプリを使っているからです。
「たすくま」については後ほど詳述しますが、その役割を簡単に説明すると、「今日1日のやることリスト生成アプリ」となります。Googleカレンダーに登録されている予定の中で、今日の日付のものを自動的に取り込み、リスト化してくれます。「たすくま」では、その取り込んだ予定のリストが、「たすくま」に登録されているルーチンタスクのリスト内に組み込まれることで、「今日1日のやることリスト」を生成してくれます。なので、たすくまのリストに加えてもらうためにタスクもスケジュールも両方ともGoogleカレンダーに登録しておく、というわけです。

スケジュール

スケジュールは、実行の日時が定まっているので、その日時でそのままカレンダーに入力しておきます。処理に迷うことはなにもありません。日付・時間を設定して、登録しておくだけ。
そうすると「たすくま」は、登録されている日時の、登録している時刻が入力された状態でちゃーんと取り込んでくれます。

タスク

一方タスクは、実行の日時が定まっていないもの。とりあえず忘れ去られてしまわないように連用バレットジャーナルに書き留めておき、Googleカレンダーに登録するときには、日付の設定を明日にする、ことはもう述べました。加えて、余裕があれば、明日の日付に登録されているタスクの日付を修正し、他のタスクやスケジュールとの兼ね合いを考えて、実行するに適当なものにすることで、コントロールをしています。

使うツール・アプリ・サービスたち〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術②〜

前回は、一個人が行っている知的生産やタスク管理についての話がたくさん出てきたら面白いのではないか、という話をしました。そして今回からは、一個人であるぼくの知的生産・タスク管理についての話をしていくこととなります。まずは、使っているツールについて。
自宅にiMacがあるものの、家では腰を落ち着けてMacの前に座る時間が少ないため、知的生産。タスク管理には積極的には使用していません。
そんなぼくの相棒たちは、「iPad(+Apple Pencil)」「 iPhone」「紙のノート」になります。

iPad(+Apple Pencil)

iPadは、使い方が大きく2つに分かれます。Apple Pencilを使うか、キーボードを使うか、です。
キーボードを使っている際には、テキスト入力に重きを置くことになります。良く使うのは、

あたりでしょうか。これらは、使うにあたってiOSでは少し不便なことがあるものの、なんとか頑張りつつも使っている、という感じです。
Apple Pencilを使うときには、手書き入力となるので、使うのはノートアプリが主流になります。

が、手書き入力のアプリの中でも書き味が良いので、好んでつかっています。

iPhone

iPhoneは肌身離さず持っており、たいていのことはこなしてくれるとても頼りになる相棒なわけですが、特に

には一日中、休む暇なくお世話になっています。もっともよく起動するアプリは間違いなく「たすくま」。タスク管理のメインをはってくれているわけですが、その話はまた後ほど。
他には、

も、実は iPhoneから参照することが多い。長いことお世話になっているのがこのEvernoteで、今後もずっと利用していくことは確実です。
他には、

も iPhoneから参照することが多いでしょうか。 iPhoneと連携させておきさえすればサクサクっと確認・操作できるので、これまた長いことお世話になっています。

紙のノート

紙のノートは、今は「ほぼ日方眼ノート」を使っています。バレットジャーナルというノートを手帳として使う手法をアレンジし、「連用バレットジャーナル」として使用しています。
現状、手書のノートで使っているのは、この一つ。連用であるが故、とりあえずコイツに書いておこうと思えるため、使っているのは1冊のみです。


知的生産・タスク管理にしぼって考えると、ここに出てきたもの以外はほとんど使っていません。主戦力は、ここで挙げたツールやアプリ、サービスのみ。
もっといっぱい、あれこれ使っていた時期もありましたし、今後またいろいろと使うかもしれませんが、今はこれらのみで十分かなーと思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。
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一個人であるがゆえ〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術①〜

ブログInstagramYouTube、、、いろーんな情報発信の形があります。知的生産タスク管理の手法についても、いろーんな情報が発信されているわけですが、基本的にそのどれもが単発的なもので、まとまりのあるものといったら「」という体裁をとっているものが多いかと思います。
そして本は、売ることが目的であるが故、たくさんの人が実践して効果がありそうな、たくさんの人の状況にあてはまるようなもの、たくさんの人が知っている、いわゆる成功者が書いたもの主体になるのは当然の流れかと思います。
多数の人にとって有益でありそうなもの。多数の人が有益と感じることができそうなもの。
それが、本全体のメインコンテンツです。

一方で、KDP(Kindle Direct Publishing)に代表される、個人が、あまり有名でない人が本を出す方法が増えてきました。本というまとまった情報を提供する方法が。
そんな個人個人が本を出せるようになった、まとまった情報を提供する方法ができたとき、個人個人はどういうものを作って提出すればいいのか。
明確な答えはないものの、ぼくとしては、個人個人の、その人独自の手法がたくさん世に出てくれば面白いのではないか、と感じます。
誰か有名ではない人が発信したその人独自の手法が、もしかしたら自分にバッチし合うかもしれないじゃないですか。有名かどうかは、自分に有用かどうかには本来は関係ないことなはず。自分に合った手法が、自分をより良くしてくれる方法が、自分にとって一番いいやり方なわけですから。
となると、まとまった情報が提供しやすくなった今、一個人がどうやって知的生産を行っているのか、どうやって日々のやることを管理しているのか、タスク管理しているのかとか、どうやったらうまくいったのか、逆に何をしたら失敗しちゃったのかとかがたくさん出てきたらいいのになーおもしろそうなのになーと思うわけです。ブログの1記事では、YouTubeの1本の動画では語り尽くせないような、まとまりを持った話が。

今回の連載では、本という形ではないものの、らの連載という形式で、一個人の知的生産・タスク管理の方法をまとまりのある情報として提供できればな、と思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。

たすくまでの挫折ポイントと対応策

日々、タスク管理はぼくの1日をサポートしてくれています。今は、日中はiPhoneアプリ「たすくま」に頼りっきり。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

このたすくまは、番人向けのアプリではないと思います。けっこう挫折しやすい。
けど、ちょっとした挫折でもう使わなくなるのはすごくもったいない。たすくまで実現できるタスクシュートという手法は、手に馴染めば馴染むほどなくてはならないものになります。人生の舵取りを大きく左右しかねないほど。
挫折しやすいかもしれないけども、簡単にやめてしまうのはもったいないので、挫折しがちなところとその対応策を考えてみたいとおもいます。

ぼくは、タスク管理をしはじめたころ、しばらくしたら各タスクにかかった時間を計測するようになりました。
で、そこからタスクシュートに足を踏み込むことになったので、時間の計測に慣れていた分、比較的スムーズにタスクシュートを身につけることができたように思います。とはいえ、たすくまを使うにあたって、何度かは挫折したことがありました。その都度、またやはりたすくまに戻ってきちゃったわけなのですが。

挫折しやすいポイントとして、

なんかがあります。ログとるのがめんどいのは、一定の修練を積む必要があるところ。ようするに、そこは頑張らないといけない部分かなーと思います。すべてのタスクのログをとることの恩恵を信じて、とにかくまずは、やったこと・タスクのログをとることから始めることになります。
で、たすくまでは、基本的に新規のタスクはすべて「リピートにするか否か?」を聞かれます。たすくまスタート当初は基本すべてリピート化しておいたらいいと思うのですが、ここで次の問題にぶち当たるわけです。リピートタスク増えすぎ問題に。

この、リピートタスク増えすぎ問題、リピートタスクが増えすぎてよくわからんくなるってことには、対応作画いくつかあります。

  • 定期的にリピートタスクを見返し、いらないリピートは削除かアーカイブ
  • 絵文字を使って視認性をあげ、絵文字によって分類する
  • リピートの繰り返し設定をこまめに調整する
  • リピートタスクの順番を積極的に修正する

あたり。
増えすぎて困るのであれば、整理して必要最小限にとどめる。基本はじゃんじゃんリピートタスクを作成していくものの、定期的に見返して、一度しかやらないような単発のものについては削除するかアーカイブしてしまう。
他にも、過去はリピートタスクとして機能してくれていたけど、今はいつもリストから削除してるっていうものがあれば、これまたやはり削除かアーカイブしてしまう。
で、タスク名の先頭に絵文字を使うことで、パッとみて把握しやすいようにしておく。
2日に一回するタスクや、1週間に1度と決めているものとかがあれば、リピートの頻度を調整して、ちゃんと臨頻度で繰り返してくれるようにしておく。
タスクの実行というものは、その順番もけっこう大事だったりするので、書くリピートタスクの実行の順番もこまめに修正をはかり、自分に最適化させていく。
この辺りのことをしておけば、リピートタスク増えすぎ問題には対処できるのではないか、と思います。

タスクシュートというものを知り、実践していくことで、確実にぼくの時間の使い方、時間に対する認識は変わりました。かなりのインパクトを持って。
だから、10年ちかくずーっとタスクシュート式にその日その日のタスクを管理しています。
たすくま、挫折しそうになるのをちょっと堪えて使ってみるのが、たすくまアプリの性能や、タスクシュート式の効用を知る上ですごく大事ではないかな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

#たすくま