キーボードでなんだってできるlist making tool〜checkvistの使い方1〜

タスク管理のできるアウトライナーcheckvist

このアウトライナーがすごく気に入りまして、今ガシガシ使っているところです。もっと使っていこうと思っているところなので、自分の理解を深めるためにも、checkvistの使い方を色々と解説していこうかな、と考えました。

「checkvist」とは

checkvistのページには「Professional list making tool」と書かれているのですが、まさにすんごい色々できるリスト作成ツールです。
アウトライナーであり、タスク管理アプリでもある、リスト作成ツールです。

checkvistの良さ

ぼくがcheckvistと出会ったのは、「タスク管理のできるアウトライナー」を探しているとき。で、ちょっと使ってみると、アウトライナーとしても十分すぎるほどの機能を持ち合わせており、こんなアプリがあったんやなぁと驚きました。
他のアウトライナーと比べると、操作がだいぶと違うものの、そのおかげでだと思うのですが、他ではできないことがcheckvistではことごとくできます。何より、キーボードだけでほとんどの操作が完結するようにできているのが素晴らしい。
基本的にiPadで使っているのですが、checkvistを使っているときは、画面をタップしなければいけないことがほとんどありません。
どう扱うにせよ、ショートカットが用意されている。
基本的な操作感は他のアウトライナーの方が優れていると思うのですが、これできたらなぁってのが、特にiPadから利用しているとちょくちょくあったりします。でも、それがない。

基本的な操作は優れているけどできて欲しいことができなかったりするのをとるか、基本的な操作はちょっとクセがあるけどやりたいことがなんでもできるのを選ぶか、という感じです。

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まずはこの辺までで。
次回は、checkvistのアウトライナーとしての操作方法について書いていきたいと思います。

タスク管理のできるアウトライナーを発見「checkvist」

タスクをアウトライナーのように扱えるタスク管理サービスを探した昨日に引き続き、色々とまだ探してみました。
タスク管理アプリを探してみたり、リストアプリを探してみたり。
それでもなかなか見つからず、アウトライナーを探してみることに。これが功をそうして、いい感じのアプリを見つけることができました。
checkvist」というやつです。

アウトライナーなら話は早いわけです。だって、アウトライナーのようにタスクを扱えるものを探していたわけですから。
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キーボードショートカットはすこぶる充実しており、むちゃくちゃ多機能。ちょっと触ったくらいでは到底使いこなせそうにありません。
操作感は、DynalistWorkflowyは全然違ったものですが、慣れれば快適に使えそうな感じ。
何より、トピックごとに実行日を設定することができ、それをカレンダーに同期させることができるんです(Pro版にする必要あり。現在は、無料お試し中)。
Dynalistくらいしかカレンダーと同期する機能があるアウトライナーを知らなかったので、驚きとともにすんごい嬉しい。
で、むっちゃ多機能な割に、 Proの価格もDynalistほど高くないので、これなら手が出そう。全然出してもいいかな、と思えるレベル。
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とりあえず2週間無料トライアル期間があるので、その間じっくり使って行こうと思っています。で、それがいい感じであれば、メインに使うアウトライナーをcheckvistにしようかな、とも。

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最近使ってみたRoamReserchといい、いろんなアウトライナーのアプリがあってそれぞれに個性があり、面白くもあり、どれにしようか迷うのもあり。
とりあえず今はタスク管理のできるアウトライナーをメインに据えていきたいなーと思っています。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスクをアウトライナーのように扱えるタスク管理サービスを探した

アウトライナーはタスクを扱いやすいけど管理はしにくくて歯痒いので、アウトライナーのようにタスクを扱えて、かつそのタスク一つひとつに日付を指定することができるタスク管理アプリやサービスを探し回ってみました。

まず前提として、ぼくがタスク管理アプリに求めるのは、

  • アウトライナーのように扱えること
    • Enter押すだけで次の行(タスク)が追加可能であったり
    • インデント可能であったり
    • 折り畳み可能であったり
    • 前後の入れ替え可能であったり
      • (ズームインの機能はなくても可)
  • 操作がキーボードショートカットでおこなえること
  • トピックごとに日付を設定することができること

とまぁ、いやいやアウトライナー使えばえぇやん、Dynalist使えば解決やんって話なのですが、なかなかPro契約に踏み出せなくて。(Googleカレンダー同期はProのみ)
でも、一生懸命探せばなかなかに有力なのも出てきまして。ざっと紹介していきます。

Todoist

Todoistは、やはり人気なだけあってすごい。

  • Googleカレンダーと双方向同期←これすごい
  • Web版であれば、キーボードショートカットでアウトライナーっぽく操作できる部分がある
    • ショートカットによる
      • タスクの追加
      • インデント
  • タスクごとに日付
  • 折り畳み可能(ショートカットでの操作はできない)

だいたい望みのことはできるのですが、これらはすべてブラウザでの動き。

  • D&Dによる順序の入れ替え(ショートカットではできない)

は、iOSだとアプリでしかできず、ブラウザではできないので、そこがちょっと引っかかる部分となります。
ただ、Googleカレンダーとの双方向同期は素晴らしすぎて、手放せなくなっちゃいそうなほど。

Dropbox Paper

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ドキュメント作成アプリなのですが、ドキュメント内のチェックボックスのついた行に関しては、日付を設定するすることができます。

  • アウトライナーのような操作
    • Enterで次のタスク入力
    • ショートカットにて
      • 順番の移動
      • インデント
  • タスクごとに日付

加えて、Dropbox Paperはドキュメント(文書)作成のアプリなので、タスク以外の文章も併記できるのもいいところ。
ただし、

  • インデントされていても折りたたみができない
  • タスクごとのカレンダー同期ができない←致命的

ので、無茶苦茶いい感じやのに使うのには踏み切れない感じ。

Taskade

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おそらく知名度は全然ないっぽいこのタスク管理サービス、なかなかに機能が充実しています。

  • アウトライナーのような操作
    • インデント
    • 折り畳み
      • これらはキーボードショートカットにて操作可能
    • D&Dにて順番の入れ替え
  • タスクごとに日付
  • Googleカレンダーに表示可能(表示のみ)

ショートカットによる順番の入れ替えができるようになれば、間違いなくTaskadeを使おう!と思っていたと感じるほど。
このアプリ、タスク管理のアプリというよりも、リスト形式のリッチテキストノートを作成できるアプリという感じで、なおかつリストの一つ一つに日付を設定できる。
さらには、Web版ではマインドマップ表示など、なかなかに多機能です。
ほぼほぼTaskadeを使おう、と思っていたのですが、一つかなり厄介な部分がありまして。
それは、URLさえ知っていれば誰でも中身を閲覧できてしまう、というところ。
これでは、個人的なタスクなんかをそこに書くことができません。なので、利用を断念。

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というわけで、決め手に欠く結果となってしまいました。おそらくは、おとなしくDyanlistを Proにして、Gogleカレンダー連携を使うことになっていきそうやな、という感じになっています。もうちょっと探してみますが。

では、お読みいただきありがとうございました。

アウトライナーはタスクを扱いやすいけど管理はしにくくて歯痒い

アウトライナーは、タスクを扱うことに長けてる。
トピックの一つ一つにタスクを書いていくようにすれば、Enterで次々に入力していける。
入力したタスクが、完了までいくつかの手順が必要そうであれば、Enter押して新たなトピックに移動した後、tabを押せば一つインデントされ、上のタスクに紐づく。ポンポンと完了までの手順を書き出していける。サブタスクを追加していける。
書き出したタスクの順番を、トピックの移動が楽チンなのでサクサク変えることができる。

タスクを扱うことに長けているけど、タスクを管理することには長けていない。
日付を設定してカレンダーと同期する、ってことができない(Dynalistは、双方向ではないけど同期可能)。
並び替えは常に手作業(これは一長一短か)。
今日実行予定のタスクのみを表示、ってのも、タグを使えばできるけれども、タスク管理アプリのようにあらかじめいくつかのビューが用意されていたりはしない。

例えばtodoistは、タスク管理アプリなのでタスクを管理することに長けている。
カレンダーと素晴らしく同期できるし、タスクを分類もできる。重要度も設定できる。プロジェクトごとのビューと、それとは別に、今日から7日間のタスクを表示するビューも用意されている。

タスク管理アプリとしてアウトライナーを使うのは、なかなかにちゃんと手をかけないとできないなーと感じる。タスクの管理は、タスク管理アプリの方が優れてる。それ目的のアプリやから当たり前か。
一方で、アウトライナーのタスクの扱いやすさは、タスク管理アプリの比じゃない。
ここに歯痒さを感じる。すごい感じる。
とりあえずは、todoistはショートカットキーを使えばある程度アウトライナーっぽくタスクを扱えるので、ちょっとそれで頑張っていこうかな、と思う。
それでも歯痒さが拭えなかったら、DynalistをPro契約してカレンダーとの同期機能を使うか。悩ましいところ。

では、お読みいただきありがとうございました。

たすくまでのリピートと、信頼感

たすくまへの信頼感がますと、実行率が上がる。実行率が上がると、信頼感が増す。そのループを起こせたらこっちのもの。
ただ、これは簡単なことじゃない。だって、ほっといたら信頼感は増さず、損ねていくから。

たすくまを使っていると、リピートタスクが増える。で、実行しきれないリピートタスクが出てくる。また、生活のちょっとした変化が、必要やったリピートタスクを不必要なものにしたりもする。そのせいで、リピートではないタスクにも影響を及ぼす。
処理しきれないタスクが先送りされ、毎度毎度実行されずに消されるリピートタスクが出てきて、それが信頼感を損ねる結果を引き起こす。

やから、処理しきれない・実行されないリピートタスクを生まないことが、たすくまを使い続けるためのキモとなりそう。

一つの対策として。
たすくま上では、リピートさせるのはあくまでも”タスク”で。
プロジェクトリピートさせない。たとえそのプロジェクトが繰り返しであるとわかっていても。
プロジェクトはリピートであれ別で管理して、都度たすくまへ登録する方が、たすくまのリピートはスッキリする。

また、リピートタスクにチェックリストを作成しているなら、定期的に見返す。いつも実行していないチェック項目はないか調べる。
あったら修正するか、リストの名前を変更して、実行されるものにする。

実行せずに終わるリピートタスクをなくすこと。
それが、たすくま上のリストへの信頼感はを生み、タスケの実行率が上がり、実行率が上がると信頼感が増し、、、という好循環につながってくると思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク管理その4「まとめ」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑩〜

タスク管理については、ほんとにいろいろなことを試してはアップデートし、3歩進んでは2歩下がりつつ、その時々の自分の置かれた状況に見合った方法をとってきました。
タスク管理に必要なツールやデバイスを求めたり、逆に、紙のノートを使いたいがためにタスク管理の手法をツールに合わせたこともあり。
そんな、変わる変わるタスク管理なわけですが、今のぼくのタスク管理についてまとめておきたいと思います。
文章ではなく、絵で。こんな感じ。

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とにかく、カレンダーに流し込んで「たすくま」へ。それで今のところは万事うまくいっています。たすくまを、その日1日の司令塔として機能させるため、また、自分の「タスクをチェックしに行く仕様だと、チェックしにいかない日が出てきて困る時がある」という弱点を元に、全体の流れを作っているなーと思います。
どういう方法でカレンダーに登録しているのか、実際にたすくまを用いた1日の過ごし方はどんなか、など、細かいところを書いていけばキリがなさそうなので、タスク管理についてはこのへんで終わりということで。

タスク管理その4「プロジェクト」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑨〜

プロジェクト

タスクはすべて1日で完了するものばかりか、というと、そうではないわけで。完了までに

  • いくらか日数がかかる・かかりそう
  • いくつものタスクを完了させる必要がある・必要がありそう
  • 自分以外の人とのやりとりが必要になる

ものなんかがあるわけです。こういう、一度で完了しないタスク、完了までにいくつかのタスクをやる必要のあるものを「プロジェクト」と呼ぶことにします。
明らかに日数を要するものなんかはまさにプロジェクトかと思いますが、タスクの中で、「なんかこれ、全容が見えへんよなぁ」「なんかモヤモヤする」ってものあたりも、プロジェクトである場合が多いかな、と思います。で、こういう類のものは、一度そのタスクに関して考えてみるのが有効です。まずは、そのタスクから思いつくものを書き出してみる。
こういうとき、ぼくは手書きに頼ります。最近はiPadの「NoteShelf」か「Note Always」を使うことがほとんど。

まずは思いつく言葉をとりあえず書き出していきます。手書きで、紙面のてきとーな位置に配置しながら。iPadの手書きアプリが優れているのは、あとから書いたものたちを移動できること。配置を変えながら、あれこれ考えては思いつくものを書き出していきます。吐き出してしまう。
この時点で、それまで感じていたモヤモヤはほぼ無くなってくれます。

書き出すことで、着手から完了までの道筋をつかむことができます。が、手書きのままでは、それがパッとみて分かる形には整っていません。
そこで、アウトライナーである「Dynalist」に、手書きで書き出した中かから、着手から完了までに必要なタスクたちを一列に並べていきます。道を整理するわけです。

ぼくはなぜか手書きの方が圧倒的に思考が進む感じがするのですが、書き出されたものはもちろん全然整っておらず、後から見てもどれからやっていこうと決めたのかがパット見てわからないので、手順書を作るためにアウトライナーに転記する、という感じでしょうか。
そこまでやれば、プロジェクト内の一つ一つのタスクを、他の単発のタスクと同じように扱っていき、デイリータスクリストのたすくまに流し込んでいってやればおっけーとなります。

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タスク管理その3「デイリータスクリスト」〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑧〜

たすくま」には、数々のリピートタスクが登録されています。そのほとんどが、「歯を磨く」であったり、「朝ご飯を食べる」であったりの、生活する上で必ずおこなうことばかり。
1日のスタート時に、それら必ずおこなうことたちのリストを自動的に生成してくれます。それらにプラスして、「14時〜会議」などのスケジュールも自動的に取り込んでくれます。ということは、今日やろうと思っていることに使えるのは、たすくまに並んでいるリピートタスクやスケジュールにかかる時間以外の部分となります。
これは、たすくまを使っていなくても、可視化されていなくても実際はそうだろうと思います。必ずやることと今日の予定以外の時間でしか、やるべきこと・やりたいことはできない。「たすくま」は、その事実を痛烈に突きつけてくれるツールと言えます。

たすくまでは24時間中におこなうことの全ての一覧を提示してくれるわけですが、なにもそこまでじゃなくても、せめて今日やるべきこと・やろうと思っていることの一覧はすぐに確認できるようにしておいたほうがいいことは、明らかだろうと感じます。
まず間違いなく忘れてしまうので。おそらく、忘れたことさえ忘れていることもけっこうあるのではないか、と思います。

もちろん、デイリータスクリストを書いたからと言って、そこに書かれていることをすべて実行できるわけではありません。与えられた時間のすべてをそこに費やすことができるのであれば話は別ですが、そんな人はほとんどいらっしゃらないでしょう。
今日やることの一覧である「デイリータスクリスト」は、いつでもすぐに見返すことができるところに書いておくこと。それをしはじめたことが、おそらくぼくのタスク管理を大きく大きく前進させてくれたと思います。

タスク管理 その2〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

たすくま=デイリータスクリスト

Googleカレンダーに登録されたタスクやスケジュールはすべて、 iPhoneアプリ「たすくま」に取り込まれます。
「たすくま」は、タスクシュートを iPhoneでおこなうアプリです。
では、「タスクシュート」とはなんなのか。タスクシュートの指南書、『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))には、

「本日1日分の仕事」を1シートで管理する
「これからやる仕事のリスト」と「ここまでやった仕事のリスト」を一元管理する
「1分以上かかること」はすべて管理する
すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるのかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間(または就寝時間)をリアルタイムに把握する

をみたす時間活用術、というふうに書かれています。そして、タスクシュートの中で、もっとも重要なものが、「リピートタスク」である、と言えると思います。

1日のなかで実際にやていることをすべて記録してみてわかることは、毎日繰り返しているものがとても多い、ということ。1日は「リピートタスク」だらけです。
そして、そのリーピートタスクの数々をこなしながら、今日やろうと思ったタスクも処理していくわけですが、あきらかにその量は多くなりがち、なわけです。実際それらに見積もり時間を設定して、すべてのタスクを完了させるのにかかる時間を算出してみると、24時間をオーバーしていることなんてことは良くあること。
有限である時間に意識を向けることができれば、それだけで少し効率は上がるように思います。

そんな「たすくま」ですが、たすくまの中にはリピートタスクと今日やろうと思ったことがズラっとリスト形式に並んでいます。見積もり時間がオーバーしていなければ、一応それをこなしていけさえすれば、だいたいこれくらいの時間に終了できそう、というもの。終了時間が分かっている状態で日々仕事に取り組む、なにもわからないまま仕事をするのとでは、将来的には大きく大きく変わっていくことであろう、と思います。
たすくまの中に並んでいるのは、今日着手すべきものたち。まさにデイリータスクリストです。

デイリータスクリスト

デイリータスクリストは「今日やるべき仕事」を提示してくれます。今日やるべきことが並んだリストのことを、デイリータスクリストといいます。

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コラム:変わる変わるタスク管理〜一個人の、知的生産・タスク管理の技術⑦〜

タスク管理についてあれこれ書いていますが、これはあくまでも「今現在における」タスク管理に他なりません。
というのも、どんなふうにタスクを、やることを管理しているのかは、その時々の気分にも左右されますし、嗜好にも左右されます。置かれた環境や状況にはすんごく左右されます。
そう考えると、「こうすれば絶対うまくいく!」というものがない、と言えます。

大学院生くらいから、タスク管理なるものをはじめました。
はじめは、 iPhoneのシンプルなチェックリストアプリを使うだけだったのが、いつしか記録を取るようになったり、ポモドーロにも一時期ハマったり。
読んだ本にもいっぱい影響を受けています。
GTDの指南書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン)を読んでから数年はGTDをメインに据えてタスク管理をしていましたし、『7つの習慣』のミッション・ステートメントや時間管理のマトリクスを意識していた時期もあります。『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』(マーク・フォースター)も、とてもとても色々なことを教えてもらいましたし、なんといってもタスクシュート。これなしにはどうタスクをこなしていけばいいかわからなくなっちゃうのではないか、と思えるほど。『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術』(佐々木 正悟 (著),大橋 悦夫 (監修))は何度も読んでいます。数々のブログ記事を読み、取り入れたこともたくさん。
ちょっと思い返しただけでも、これだけの本が思い浮かぶくらい、タスク管理についてはいろいろと学び、実践し、失敗してはまた実践し、を繰り返しています。そのほとんどが、確実に今のタスク管理に生きている、と言えます。

まったくもって同じことを繰り返している人はいません。大きく変わることもあれば、ほとんど変わることがないこともあるとは思います。が、どちらにおいても、何かしらの変化はあるわけです。少なくとも、自分という存在は刻々と変化しています。ならば、タスクをどうこなしていくか、どう取り組んでいくかが変わっていくのは当然のこと。
今語ることができるのは、あくまでも今やっていること。過去にやっていたことは、過去のブログに書いてあるので、そちらも見ていただければと思います。
今ぼくがやっていることがなんの参考にもならなくても、もしかしたら前にやっていたことがハマることだってあるかもしれません。どっちもなんの役に立たないことももちろんあるかもしれませんが。
いずれにせよ、自分のやっている方法は、変わっていくのが当然じゃないかな、と思うので、これからも、その時々の自分のやり方を書いていければな、と思います。