たすくまのタスク名には、接頭語に絵文字を使う

毎日、「たすくま」というアプリで1日のデイリータスクリストを作成し、基本的にはそれにそってタスクをこなしています。

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma –TaskChute for iPhone
開発元:Sayaka Tomi
¥3,680
posted withアプリーチ

そのタスクリストのほとんどは、ルーチンタスクによって構成されています。たすくまは、タスクシュートをiPhoneにておこなうアプリなので、行動を記録し、その記録から日々のルーチンが作成されるので、タスクリストに並ぶタスクの多くが、ルーチンタスクとなります。
で、そのタスク名に、ぼくは絵文字を使っています。こうすることで、

  • 視認性があがる

ってのが、絵文字を使う最大の理由です。
たすくまには、毎日だいたい50〜60のタスクが並びます。多い。
先頭に絵文字をつけておくことで、どういった種類のタスクかをササっと理解できるようになり、たくさん並ぶタスクを把握しやすくなります。
そして、タスクシュートの考えに則ると、実行したタスクの全てのログをとっていくことになるので、ログもたくさんのタスクがずらっと並ぶことになります。たすくまでも、全ての実行タスクのログが次々と残っていくことになるのですが、絵文字を使っておくことで、そのログも見返しやすくなります。

  • 一括消去しやすい

長期休暇中や、いつもと違う予定の時は、その日のいつものルーチンタスクは全て消す必要があります。その際、仕事のルーチンタスクは消す必要があると思うので、これは便利。
仕事のタスクには「🏫」の絵文字をつけているのですが、長期休暇などの際、🏫で検索をかけてやることで、ピンポイントで仕事のタスクをすべてリストアップできる。
あとは全てを選択して、一括消去で休日には不必要な仕事のルーチンタスクを一掃することができます。
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ルーチンタスクとして登録する際の一手間で、そのあとの利便性がだいぶと高まるので、絵文字を使うのはけっこうおすすめだったりします。

では、お読みいただきありがとうございました。

リストは「信頼できる」ものにしておくこと

ぼくは日々「たすくま」というアプリを利用し、1日の計画を立て、実行し、記録していってます。たすくまに全幅の信頼を置いているわけです。
が、はじめから信頼しきっていたのか、というと、そうでもないわけで。
また、長いこと使っていますが、イマイチ信頼できなくなってしまうことも多々あるわけで。
信頼しきるためには、信頼できるようにメンテナンスが必要だろう、ということです。

たすくまでは、あらゆるタスクをリピートタスクとして設定し、リピートタスクをベースに1日の計画を立てます。
で、使っていくと、たいがい出てくるんです。
リピートタスクとして登録していて毎日リストに顔を出すけれども、頻繁に削除されるようなタスクが。
また、たすくまに登録したタスクには、チェックリスト機能を持っており、作業の手順なんかを細分化して扱うことができます。でも、その
チェックリストが確認されてなかったり、いつもやらずにとばしてしまう項目があったりします。

削除されるタスクや、見向きされていないチェックリストがあるとどうなっていくか。
いつも削除するタスクが増えたり、確認されないチェックリストがふえたりと、じわじわと増殖してくるんです。
こうなると、リストへの信頼感はどんどんなくなっていってしまう。

タスクリストは、信頼できるか、信頼しきれるかどうかがカギだと思うのですが、その肝心な信頼感がなくなっていってしまう。
由々しき事態です。
そうならないためにも、普段使っているタスクリストの中に、いつも先送りされていたるタスクや、何度もリストに載ってくるけどその都度削除しているタスク、ちゃんとら確認されないチェックリストを居座らせてはいけない。
定期的にメンテナンスをして、過不足のないタスクリストを保つ努力が必要かな、と思った次第です。
タスクリストへの信頼を保つためにも。

では、お読みいただきありがとうございました。

何度もおこなうルーチンこそ、「具体的に何をするのか?」を明確にしておく

毎日行うことであったり、毎日ではなくとも頻繁にやるタスクを「ルーチンタスク」と呼んでいます。
で、ぼくはタスクシュートの考えで日々のタスクを管理しているので、ルーチンタスクが毎日、その日のタスクリストにズラっと並ぶわけです
並んでいたとしても、ちゃんと実行されないタスクもあったり。
その原因は、「具体的になにをすればいいかパッとわからない」ことにあると気づきました。

毎日のルーチンではそんなことはおこることは少ないものの、3日おきとか一週間ごとのルーチンでよくおこります。

  • 一週間の振り返りをする

このタスク名がタスクリストに並んでいるとして、じゃあ具体的にどうすればいいかパッとわかるのか?
何度も何度もこのタスクを実行していたら、「じゃあまずデイリータスクリストを見返していこうか。で、その次はプロジェクトリストを見返して。。。」と具体的な手順が思い浮かぶかもしれません。が、まだちゃんとルーチンとして定着していなければ、このタスクを見ても「。。。で、何からやればいいのだ?」となると思うんです。
で、こういう類のタスクは、着手されにくい。
ルーチン化したいと思っていても、まず確実に破綻しちゃいます。
週次レビューとか、このせいで何度習慣化できずに終わったことか。

対策としては、チェックリスト化しておくか、もしくはタスクを分割しておいて、「何をすればいいか?」を明確にしておくこと。
次にすることが明確であればあるほど、「よしやろう」と思わずともやり始めることができる。
何度も何度も繰り返しおこなうルーチンタスクこそ、「具体的に何をするか?」がはっきりわかる形で自分に明示しておいたほうがいいと感じます。

では、お読みいただきありがとうございました。

ささいなことでも億劫になるなら、タイミングを逃さずやるのが吉

ほんのささいなこと。時間にして、5分もかからないこと。それでも億劫になってしまうことがある。

対して、億劫さよりも切実さが勝つことだと、あんまりそれを感じない。
特に、身体的に不快感を生じるものは、億劫とは言ってられず、めんどうくさい気持ちがわかずにすぐ取りかかれる。
爪切りとか(皮膚が弱く、ちゃんと切っておかないと身体が傷だらけになる)、歯磨きとか(しないと口のなかが気持ち悪い)、お風呂に入るのとか(身体がかゆくなっちゃう)。

「それをしなくても別段すぐには困らないこと」が、億劫になりがち。

  • 授業後に振り返って、短くてもいいので、感想を残す。
  • 日記を書く。
  • 他の紙に書いたことを手帳に転記する。
  • やったことに関する記録をのこす。
  • プロジェクトのログを残す。
  • 家計簿をつける。
  • その日にメモしたことを振り返る。

などなど。で、あとあとけっこう大事なのも、この手のこと。

家計簿をつける、日記を書く、その日のメモを振り返るのは、1日ごとに、1日の最後の方にやっておいたほうがいい。数日分ためると、どんどんつけるのが億劫になってしまう。そのときを逃すと、億劫になる。
行動に対する感想やログを残したりは、やったそのときに書いてしまうのが一番いい。そのタイミングを逃すと、とたんに億劫になるし、数日分まとめて、ってこともできない。数日後には細かい部分なんて忘れてしまってるし。で、余計に億劫になる。

と、いうように、タイミングを逃すと億劫さは増す傾向にあるので、すぐそのときににやってしまう。
忘れず、億劫さが増す前に、ささっと。
タイミングを逃さないこと。
それだけで、日々のけっこうめんどうに感じることのめんそうさは、かなり抑えられる気がする。

では、お読みいただきありがとうございました。

やりたい・見返したいことは、思い出せるよう仕込んでおく。仕込んどかないと、忘れちゃう。絶対忘れられないのは、プッシュしてもらう。

授業後、短くていいので、ノートに感想を書こうと決意した。授業の短かい感想を、綴じノートに書き連ねていこう、と。が、それを忘れてしまう。
はじめの数日は忘れずに書いてた。けど、忘れるときが目立ち始め、今週はほとんど書けてない。
溜まると、ちょっと書くのが億劫になってしまう。あと、どんな授業をしたか、忘れてしまう。
書く時間がないわけではないはず。だって、1
2分で書けるんだもの。その気になれば、次の授業が始まるまでに書けるんだもの。
その対策は、やはり「たすくま」にタスクを登録しておく、になる。

授業メモをもとに、一週間ごとに「打ち手」を考えている。メモを見返し、みえてくる授業のやりかた・進め方の課題に対しする打ち手を。
それを授業の振り返りページに書き記しておき、日々また授業準備していく。が、そのときにはすっかり頭から打ち手のことは消えて無くなってて、考えた打ち手をまったく実行せずに次の振り返りの日を迎える、なんてことばかり。
なんとか、考えた打ち手をもとに授業準備できないか。
その対策は、やはり「たすくま」にタスクを登録しておく、になる。授業準備のタスク名に、打ち手の内容を書いておけば、準備の時にかならず目に入る。

やろうと思っていること・見返したいことは、そう思うタイミングでリマインドされるように仕込んでおく。
ぼくの場合、たすくまを見ない時はないので、たすくまにさえ書いておけば、うまくいく。
「この時間に思い出したい!」ときは、時間を設定すれば、しつこくしつこくプッシュしてくれるし。
そんなツールが一つでもあれば、手軽なことは簡単に習慣化できてしまうようになる。

では、お読みいただきありがとうございました。

Taskuma —TaskChute for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

「わかりやすく伝える」ことは、良いことなんやろうか

「わかりやすく伝える」
数学を教え始めてから、ずっと意識し、胸に抱いていた。
でもいつからか、わかりやすく伝えることが、ほんとうに良いことなのか迷うようになった。

何かを学ぶ時、そこにはたくさんの“発見”がある。「あっ!そうか!!」とストンと理解し、これまでの知識が繋がるような。
わかりやすくすることで、そういう、自分での発見の芽を積むことになってしまうのではないか。

理解の一番の敵は、「わかった気」になることではないか、と思っている。
わからないのであれば、理解に向けて考えていける。
わかった気になっていると、そこで思考が停止してしまう。理解していなかったり、身についてなかったりしても、わかった気になった時点で学ぶのをやめてしまう。わかったのだから、もうやる必要はない、と。

わかりやすい解説をすることで、聞き手を「わかった気」にさせてしまうのではないか。それってあんまし良いことではないのかも、と悩む。

「わかりやすいことは、ほんとうに良いことだろうか」という疑問。
わかりやすさによって、発見の芽をつんでしまわないか。
わかりやすさによって、わかった気にさせてしまうのではないか。

こうして考え、迷っているのは、教えることについて、まだまだわかっていないから。わかった気になっていないから。
だから、もっとこのことについて考えていける。考えていきたい。

では、お読みいただきありがとうございました。

Inboxは、必ず自動的に見返すようなところに

「明日」をInboxにすることの効用は、必ず自動的に新規タスクを見返せる、というところにある。

頭に置いておくよりも、書いたほうがいいけれども…

新たに出てきた「やること」は、出てきたときにすぐ実行するのではなく、基本的には明日以降に実行するようにしたい。
今日は今日やるタスクで埋まってるから。
となると、新規タスクは一旦Inboxに放り込んでおいて、後で見返してやる日を設定することになる。
この、明日以降にするけど、まだいつやるか決めていないタスクを一旦置いておく場所は、吟味したほうがいい、と思っている。

「見にいく」では、見ない時が出てくる

頭の中で覚えておける量は限りあるので、どこかに書いておかないと忘れてしまう。
書いておけば安心か、というとそうでもなく、その書いたものを見返さなければやっぱり忘れてしまう。
頭ではなく、メモとして書いて残しておくからには、絶対にそれをまた見返さないといけない。絶対に。忘れちゃうから。
見返すかどうかわからない状況では、頭の中で覚えておくのと大差ない。
で、ここがけっこう自分が苦手とするところだったりする。
見返し忘れてしまうことがある。
「◯◯に書いてある」とわかっていても、その「◯◯」を見るのを忘れてしまうことがよくある。
となると、ぼくの場合、勝手に目に入るようにしておかないと、見にいかず、忘れてしまう、ということ。

勝手に目に入るところに、新規タスクを書いておく

なので、ぼくには勝手に目に入るような流れ・仕組みが必要である、ということ。
それを念頭に新規タスクの置き場所考えると、「たすくま」のリストは、”毎日””必ず””頻繁に”見るので、そこに勝手に新規タスクが書き込まれるようにしておけば、見返さない問題を解決することができる。
明日の日付のカレンダーに登録しておけば、つまり「明日」をInboxにすることが、自分の足りなさを確実に補ってくれる仕組みになってくれる。
たすくまのリストにさえ乗っかってくれれば、忘れることはなくなる。
これでようやく、安心して新たなタスクを頭から追い出し、今日のタスクに集中できる。

おわりに

「今日やるのはこれ!」とわかっていれば、集中の度合いは全然違ってくる。
頭の中に「あれやらな」「これやらな」がたくさんあると、目の前のことが疎かになりがち。
だから一旦別のところに書いて、頭から追い出すわけやけど、追い出したものをもっかい頭に持ってこないと、実行されずに忘れ去られちゃう。
そうならないような仕組みがあれば、安心できていいよね、安心するためにはすごく大事だよね、という話でした。

では、お読みいただきありがとうございました。

一日の計画は「ノート」で、実行は「たすくま」で

しばらくの間、デイリータスクリストに紙のノートを使ってたけど、また、「たすくま」にもどった。

ノートによってデイリータスクリストを作ると、頭に浮かんだことをメモしながら、どこでどれだけ時間をとって、何に取り組むのか考えることができる。
時間軸にまずスケジュールを書き込むので、残りの、タスクに使える時間を簡単に把握することができる。
今日一日をどう過ごすか?というテーマについて作戦会議ができる、ということ。これが、一日の計画立案にはかなり大事なことやな、と感じた。
で、ログもノート上でとっていけばいいし、ノートに立てた計画を遂行していってたけど、遂行のときは「たすくま」のほうがいいかも、と思い始めた。
全容を把握し、戦略を立案するのがノート。司令部がたすくま。実行が自分。
たすくま上でデイリータスクリストを作るのではなく、ノートで作る。そのほうが、いろいろ考慮しやすい。考えやすい。

併用の効用

ノートを使うまでは、戦略の立案もたすくま上でしていた。やから一日の全容の把握が不十分で、上から次々にこなしていけばいい、という状況を作り出すことができてなかった。タスクを終えると、毎回「次は、、、」と考える。それをなくすことができた。
「やること」を、そのときそのときでリストから選んで実行するようにしてた。するとどうなるか。「脱線」が起こる。なんでか。

この、毎回「次は、、、」となるのは、脱線を引き起こしやすくしてしまう。「次は、、、」の選択肢に、勝手に「のんびり」や「だらだら」やを含んでしまうためやと考えている。
なんどもなんども選択と決定を繰り返すと、決めることに疲れてしまう。「決定疲れ」を起こした状態に。

数多くの選択をしたことで意志力が弱まったらしく、その影響が他の意思決定の場面で現れたのだ。

『WILL POWER 意志力の科学』p124

決定疲れを起こすと、ついつい安易な選択に流れてしまいやすくなったり、決定を先延ばしにしてしまいがちに。
結果、タスクやスケジュールを終えるごとに次することの選択をする際、リストには書かれていない安易なことを選んでしまったり、タスクの選択を先延ばしにして余分に休憩してしまったりする。
毎回「次はどれに着手しようか?」と選ばなければいけないような状況は、決定疲れをおこしやすくなってしまう。

また、人間というのは、「計画を立てるだけ」で満足する生き物らしい。

のちに「ザイガルニック効果」と呼ばれる現象が確認された。終わっていない仕事や達成されていない目標は、頭に浮かびがちだという現象だ。

『WILL POWER 意志力の科学』p111

意志力とは繊細なやつで、なにか気になることがあると、少しずつ消費されていってしまう。

無意識が意識的な脳に計画を立てるよう求めているのだ。無意識の脳は独力ではそれができないらしく、意識的な脳にしつこく迫って、時間、場所、機会など、細かい計画を立ててもらう。計画が決まると無意識な脳は迫るのをやめる。

『WILL POWER 意志力の科学』p114

計画のされていないものは、気になる。注意を引いてくる。「これはどうなってるんや?」と。そのせいで、じわじわと消耗してしまう。未計画であるがために意志力が消耗するのであれば、計画を立てればその消耗は防げる。

理想のデイリー「やること」リストを目指して

そういったもろもろのことを考えると、理想のデイリー「やること」リストは、「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるもの」となる。
リストなら簡単に作れる。その日の「やること」をずらずらと並べていけばいい。けど、「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくろうとなると、とたんにものすごく難易度が上がる。その日一日にやるべきことを書き出せば、それはイコール上から順番にこなしていけばいいリストになる。でもこれでは、やたら「やること」を並べ立ててしまったり、重たく感じる「やること」をいっぱい書いて、やる気のまったく起こらないリストをつくってしまったりする。疲れてから一番しんどいタスクに取り掛からなあかんようなリストを作ってしまったりもする。
おそらく、2時間分でも「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくるのは難しい。一日分なんてもってのほか。
それを、今まではたすくまの画面上だけでやろうとしてた。これはちょっとやはりかなり難しいように感じる。

そこで、紙のノートと併用することにした。タスクシュートを意識して、紙のノートを使っていたときの経験が頭にあったから。

ノートには「時間軸」が書かれており、そこにスケジュールが書き込まれている。パッと一目で一日を俯瞰してみることができる。
今日の「やること」もその時間軸の横に書いておくと、その日のスケジュールと着手する「やること」を俯瞰することができる。
一日の全容を見ながら、たすくまにその日のスケジュールと「やること」をすべて集め、計画を立てる。
ノートも使いつつ、たすくまで実行していく。
それは、

  • タスクやスケジュールの見え方が、大いに自分に影響を与える

から。
たすくまのようなリスト形式よりも、時間軸の方が一日をイメージしやすい。時間軸にスケジュールが書き込まれていると、タスクの実行に使える時間が一目で把握しやすい。その見え方の方が好き。

実行のときは、時間軸は別にいらなくなる。たすくまに書かれていることを上から順にこなしていけばいいってわかっているから。でも、いきなりたすくまに記入し、リストを眺めながら一日の計画を立てるのは、なんだか安心できない。開始や終了時刻が提示されるので、それを順に見ていけば問題はないはずやけど、計画を立てることへのハードルがなんだか高まる。一日のイメージが持ちにくい。

おわりに

計画の際は、時間軸を見つつ、そこで一日の流れを確認しつつ、それをリストに落とし込んでいく。「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるリスト」になることを目指して。
で、実行は、リストに書かれていることを上から順にこなしていく。
もちろんすべてが計画通りにいくことはないけど、少なくとも、朝、計画を立てたときには、その日一日がイメージできて、安心してたすくまに書かれている次のタスクに着手し始めれる。それで十分。

では、お読みいただきありがとうございました。

追い出して見返し、日付をふってGTDをまわす

GTDとはGetting Things Doneの略で、一度は試してみてちょっとうまくいかなかった。GTDの手法には憧れるけど、なかなかストレスフリーな感じが持続できない。
ちょっと前に自分はそんな感じでして、でも、意図的に「2つのこと」に集中して実行していくことで、ある程度GTDの恩恵が受けれるように、続くようになりました。

やることはちょろっとでいい

  • 頭の中の「気になること」を”すべて”頭の外に追い出そう。
  • それらすべての「気になること」について、求めるべき結果と次にとるべき行動を決めよう。
  • そうして決めた、とるべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直そう。

GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」の一番はじめ、ひらいてすぐの4ページ目に書かれているのが、この3つの要点です。
GTDはこの3つのポイントさえ守ればいいわけで、その具体的な方法が3つの要点の続きに詳しく書かれていきます。
で、この3つのポイントを実践する方法が詳しく書かれていても、具体的な方法を提示されたとしても、それを守るのがなかなかに難しかったりするわけです。実際、GTDというものを知ってから何年も経っていて、何度も実践してみているものの、なかなかちゃんとできずに挫折しっぱなしです。

たった3つのことですが、それすらなかなかに難しい。
なので、現状はさらに絞って、GTDの核の、ほんとにちょろっとだけをやっているという感じ。やっていることはちょろっとだけなのですが、なかなかに気になることをスッキリさせながら過ごせています。

追い出して見返す

やっていることは、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

この2点。
ここさえ守ってれば、押さえておけば、GTDという手法の恩恵の大部分を得られるのではないか。ある程度は快適にGTDをまわせるんじゃないか。GTDキモはこの2点ではないか。そんな風に感じてます。
気になることは何だったていいからとにかく書き出し、頭の外に追い出す。で、その書き出したものを定期的に見返す。その2点を愚直に守っていく。
GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」では、「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」の5つのフェーズに分けられています。が、とりあえずそれらは置いといて、

  • 書き出す
  • 見返す

その二つを頑なに守っていくのがいいのではないかと。

見返すために、日付をふる

で、どわぁーっと書き出したものを毎日見返すのは時間的にも労力的にも難しいので、明日見返したいことには明日の日付を、あさって見返したい部分にはあさっての日付を、というように、見返したい日の日付を、書き出した気になることたちにふっておく。
日付をふることで、見返す日時を指定しておくわけです。
これで、毎日その日の日付の振られた気になることだけを見返していくことで、気になることに対して、なにかしらの行動や、選択、決断をすることができるようになります。
気になることを書き出し、それを見返す日時を指定しておく。で、その日がきたら見返して、1日の行動の中に組み込む。そうやって、書き出した気になることを処理というか、完了させるというか、「とりあえずこれでオッケー」な感じにしていく。
それとは別に週1回ほどは、書き出された気になることたちをすべて見返す。週次レビューする。気になることの全容をざっくりつかむ。
最低限それさえできれば、GTDと言われる手法の恩恵を受けることができるように思います。

おわりに

GTDはボトムアップ。とにかくボトムアップです。
「ストレスフリーの整理術」には、気になることの扱いのプロセスや、分類について詳しく載っています。が、その部分って、自分で考えていくほうが確実に「使えるもの」になります。書かれていることは参考にしつつ、実際に自分が気になっていることをどうしたいかによって、扱い方やその分類を考えていくほうがいい。
分類する必要がなければしなくてもいいわけですし。
気になることを書き出す。それを見返す。その繰り返しの中で、自分の環境に見合った処理のプロセスや、分類方法をその都度考えていけばいい。そう思います。

とにもかくにも、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

ことを続けていくこと。「水のように澄んだ心」に到達できるかはわかりませんが、少なくとも今よりは、自分がとるべき行動、やるべきこと、やりたいことがはっきりし、全体を把握することができるようになります。
それでけっこういい感じになるのではないかと。
そんな、完全無欠ではない、ゆるゆるざっくりなGTDこそ、続けていくことができるように思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜

手帳の使い方の基本的な方針は、「デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 」 にて書いた通りなのですが、そこに新たに、加えたことがあります。

というのも、「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」を読んだのがきっかけです。
PDCAサイクルについて書かれているこの本では、まずは1日の行動に対してPDCAをまわしていく、「デイリーPDCAノート」が提案されています。

タスクシュート式+デイリーPDCAノート

「デイリーPDCAノート」の書き方は簡単。A4の方眼用紙を、以下のように分割してPDCAのそれぞれを書き込んでいく、というシンプルなもの。

Planの部分は、その日の計画を書き込みます。具体的には、

824.
1 Pのフレーム(左端)に時間軸を記入する
2 手帳から、今日の予定を転記する
3 手帳に書かれていないが、思いついた行動があれば追加記入する

この方法、この「デイリーPDCAノート」、今の手帳に応用できそうとすぐに感じました。手帳を見開きで使えばちょうどA4サイズ。やってみたい。
すぐさま実行できると気づき、その日から試しはじめています。

時間軸を記入し、予定を書き込む。そのあと、思いついた行動を追加する。
このPlanの立て方が、今自分がやっている、紙のノートをタスクシュート式を意識して使う方法と全く一緒なため、「デイリーPDCAノート」の方法をすぐに実践できると思ったわけです。
あとは時間軸の隣に、Do,Check,Actionをそれぞれ書き込んでいくスペースを確保しておけば、今までの手帳の使い方はほぼ変えることなく、すぐにでも「デイリーPDCAノート」をそっくりそのまま実践していけます。

はじめは本に書かれているのと同様に手帳を区切り、やってみました。が、そこまでスペースを使わずとも、同じようなことを実践できることに気づきました。それが、ペンの「色」で、Plan,Do,Check,Actionを書きわける、という方法です。
ペンの「色」で、PDCAのどれについての書き込みなのかがわかるようにしてみました。

  • 計画(Plan)は「黒」
  • 実行記録(Do)は「青」
  • 振り返りや次の打ち手(Check, Action)は「赤」

という風に。

ペンで色分け、の注意点

本来の、ノートを区切ってPDCAそれぞれについて書き込む場所を確保しておく方法ではなく、ペンの色によってPDCAをかき分けていく方法には、ひとつ、注意したほうがいいことがあります。

先に紹介した「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」では、PDCAのうちの「Do」を書き残すことが重要視されています。

859.
PもCもAもすべて大切なのですが、「D」がPDCAを回し続ける大前提になっています。なぜなら、Dとは「事実を残すこと」だからです。

事実を、事実のまま書き残す。そして、それを「Check」へとつなげる。

897.
「D 実行・実績」に対して、うまくいった原因、うまくいかなかった原因、次はこうすればいいかもしれない、といった気づきを書きましょう。

ここで肝心なのは、「Do」と「Check」を明確に書きわける、ということ。だから、ノートを区切り、PDCAそれぞれに、別々の場所を与えているのだと思います。別々の場所に書き入れていくほうが、よりそれぞれを意識して、書きわけることができます。
色によってPDCAをわける方法では、PDCAのそれぞれを書き込む場所がわかれていません。本来の方法よりも、「Do」や「Check」がごちゃまぜになってしまいやすい、ということ。なので、PDCAそれぞれの書きわけをより意識しておかなくてはいけません。その点が、注意すべきこと、と言えます。

そしてカードへ

手帳は、一週間に一度、パラパラと見返すようにしています。で、主に赤で書かれていることに目をとおしていきます。
赤色で書かれていることは、いわば、実行記録から得られた「次の打ち手」。新たなアイデアとも言えます。
「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」 でふれたように、ぼくは今、思いついたことや発見や着想を、名刺サイズの情報カードに書きためていっています。となると、手帳に赤色の文字で書かれている、次の打ち手(Action)については、他と同様に扱うためには、カードに転記したほうがいい、ということになります。カードの状態でも保管しておき、操作できるようにしておけばいいかな、と。
少し手間はかかりますが、積極的にカードに書き写し、蓄積していってます。

おわりに

毎日というスパンでPDCAをまわしていく。実際は劇的というほどの手応えを感じているわけではないものの、楽しさがあります。
パッと手帳を開いたとき、書かれている文字が適切に色分けされていると、とても把握しやすく、内容をカードに転記することによって、次の生産へとつなげていく。そのサイクルをおもしろく感じるんです。

タスクシュートにのっとって手帳を使いつつ、そこにPDCAサイクルを回す手法が合わさって、ひとつ、バージョンアップできたのかも、と、そういう気分です。しばらくは楽しく、紙の手帳を使い続けていくことができそうです。

では、お読みいただきありがとうございました。