Evernoteを紙のノートっぽいイメージで使うために

Evernoteでは、そのまま使うだけでは、個々のノートたちを、紙の、一冊のノートっぽく感じない。ノートブックよりも、カードという感覚の方がどうしても近い。
ノートの一つ一つがバラバラに存在するってのが1番大きい要因やろう。
そこで、 Evernoteを「一冊のノート」っぽく使うためには、ちょっとした工夫がいることになる。


Evernoteでは、「ノート」や「ノートブック」という名称が与えられてるものの、感覚としてはずっとカードやカードの分類箱ってイメージがつきまとってた。
そんな中、使ってる紙のノートにバレットジャーナルを参考に手を加えることで、より使いやすくなった。そこで、Evernoteでもバレットジャーナルを参考にしてみたらどうか、という風に思った。思ったらやってみるのみ。
ただ、マンスリーやウィークリー、デイリーは紙のノートで快適に運用できてるので、 Evernoteで試してみるとなると、そのほかの部分、ということになる。というわけで、プロジェクトノートを Evernoteにまかなってもらおうと決めた。

では、バレットジャーナルをどう参考にしたか、というと、インデックスを作ったこと。
1つのノートに1つのプロジェクトを割り当て、ノートを作成する。で、そのノートのリンクを取得して、インデックスノートに、箇条書きで追記していく。
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こうすることで、このノートを開けば、どのプロジェクトにもジャンプできる。
この「ノートを開き、該当のリンクをクリックする」ことが、「ノートを手に取り、該当のページを開く」感覚とちょっと似てる。そう、インデックスを作っていくことが、Evernoteをノートっぽく使うことの大事な要素であることに気づいた。


Evernoteのノートの一つ一つは、バラバラに存在して、ノートというよりかはカードっぽい。でも、インデックスを作ることで、バラバラのタードたちを束ねる効果がある。
インデックスを作ることが、バラバラのカードを束ねて「綴じる」作業といえるかもしれない。
リンクを活用して、お目当てのノートへジャンプするという一工夫が、Evernoteをノートっぽいイメージで使うときには必要かなぁと思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク・プロジェクト管理の全体像〜来年度の手帳に向けて5〜

使うノートは2冊。「モレスキン ポケット」と、「ロルバーン A5サイズ」。
それぞれ、

  • モレスキン:ウィークリー(一週間コンパス)・プロジェクト用
  • ロルバーン:デイリー用

として使っていく。

サイズ的にも、モレスキンはポケットに入れて持ち運べるので、常にポケットに携帯。
ロルバーンはポケットに入らないものの、何でもかんでもそこにメモしていく予定なので、移動の際は必ず持っておくように。

ロルバーン

基本は、1日1ページ。
1週間に1度、1週間分の日付を、前から順に書き込む。

1日中、今日の日付のページを開いておき、出てきたタスクとか、メモとかを、バレットジャーナル 的な感じでどんどん書いていく。
「とにかくなんでも書き込めばいい」と思う。「PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜」にて書いたように、ペンの色を変えながらメモを書き込んでいくのもなかなかに効果的。
あとから参照したいページは、ノートの一番最初のページに、その日の日付と書いてある情報の簡単な内容を書いておく、つまり、インデックスを作っていっとくと便利。

モレスキン

ウィークリーページとプロジェクトページ、ミッションや価値観について書かれたページからなる。
ウィークリーページは、見開きで使う。スケジュールは「・」、タスクは「□」を文頭につけ、日付や時間が定まってればそれも書き添えておく。デイリーに転記したものには「→」をつける。

あらかじめ1年間分のページを用意しておく。そうすることで、その年のいつの出来事に対しても「この週にやる」とざっくり定めることができるので、出てきたタスクやスケジュールのやり場に困らない。
手帳のように日付ごとに区切られてはいないので、日付の定まっていないタスクも、気兼ねなくウィークリーページに書き込んでいける。

タスク管理

1日の流れ

毎日、その日のデイリーページを常に開いておき、何かあれば書きつけていく。そうすると、1日の最後の方になると、デイリーページには、その日に発生したタスクがいくつか並ぶことになる。それを処理する時間を、毎日必ずとり、「今日はこれにて終了」という、その日を閉じる作業をおこなう。
閉じる作業は、いたってシンプル。

  • 発生したタスクを、それを実行するデイリーもしくはウィークリーのページに転記する

以上。

やり残しのタスクも実行する日を決めなおして該当のページに転記し、同じように処理する。

一週間の計画

前述したように、一週間に一度、一週間分のデイリーページをロルバーンに作成し、ウィークリーページのスケジュールとタスクを、作成したデイリーページに転記し、日付を割り当てていく。それはつまり、一週間の計画を立てるということ。

  • スケジュールをデイリーページに転記。
    ウィークリーページに書かれている、日付と時間のそえられているスケジュールを、該当の日付のデイリーページに書き写す。

  • タスクをデイリーページに転記。
    スケジュールの様子を見計らいながら、1週間全体のバランスを考えつつ、ウィークリーページに書かれているタスクをデイリーページに書き写していくことで、タスクに日付を与えていく。


  • 1日1ページで、なんでもそこに書いていくこと。
  • 1日の最後に、閉じる作業をおこなうこと。
  • 1週間に1度、1週間分のデイリーページを作成し、週間の計画を立てること。

以上3点を守ることで、タスクを適切に管理し、毎日ちゃんと「やること」を把握して過ごすことができる。おそらく、タスクの数が10ほどであれば、これで快適に日々をまわしていける、はず。
ぼくの場合、日々のタスクはルーチンのものが多く、スケジュールもルーチンが多いので、ルーチン以外のタスクを今回書いた方法で管理することで、すべての「やること」を把握して過ごせている。

プロジェクト管理

  • 完了までに、いくつかの異なるタスクを完了させる必要があるもの

のことをプロジェクトと呼びたい。
なので、同じタスクを繰り返しおこなうことで完了させることができるのであれば、それはプロジェクトとしては扱わない。単発タスクを何度か繰り返すのみ。
「いくつかの異なるタスクを完了させる必要があるもの」がプロジェクト。

プロジェクトの扱い

では、プロジェクトはどう扱っていくのか。
完了までにいくつかの異なるタスクが並ぶことになるので、まずはその手順書を作っておきたい。とりあえず手順書があれば、進捗を把握できるし、全体の見積もりもできる。
なので、どんなプロジェクトを立ち上げる場合にも、1つ目のタスクは「完了までの手順を明らかにする」になる。
そのときに、そのプロジェクトの目的や、どの状態までいけばそのプロジェクトは完了したと言えるのか、といったこともあわせて考えておきたい。
モレスキンの見開き1ページ、もしくはEvernoteの1ノートを、1つのプロジェクトにあてがい、そこで手順を書き出していく。

ノートなので、自由に書いちゃえばいい。文章をつらつらと書いて、どんなタスクがあるか考え、リストにしていくのが、個人的にはおすすめ。
で、こんな風に、プロジェクトを一つ一つのタスクに分解することができればこっちのもん。
あとは、プロジェクト内のタスクのそれぞれを、「ウィークリーとデイリーにてタスク管理」にて書いたタスクと同じように扱っていけばいい。つまり、

  • 発生したタスクを、それを実行するデイリーもしくはウィークリーのページに転記する

だけ。
これさえすれば、「タスク管理」に乗せていくことができる。「タスク管理」に乗せることができれば、タスクを実行待ちの状態まで持っていける。


「タスク管理」を中心に据え、そこにプロジェクトの内の個々のタスクを乗っけていく。
プロジェクトは、「完了までの手順書を作ること」が遂行するための要になってくる。そんな感じ。

一週間コンパス

「一週間コンパス」とは、自分の役割それぞれに対し、今週とりくみたいことを書き出し、目標を定め、指針にしていくもの。
タスクやプロジェクト管理では、短期的な「やるべきこと」に対応できるものの、中長期的に自分がやっていきたいと考えていることや、自分の中で大切にしたいこと、価値を置いていることを、日々に盛り込んでいくことはできない。毎日が「やるべきこと」ばかりになってしまう。
「やりたい」ことを盛り込み、向かいたい方向に舵を切っていくためには、タスクやプロジェクト管理に加えて、その「やりたい」ことを管理し、日々に盛り込んでいかないと。そのための、「一週間コンパス」。

自分が価値をおいているもの、大切にしたいと切に願っていることを思い返し、日々に盛り込む。
例えば、「家族との時間」に価値をおいているのであれば、それを思い返すことで「あ、家族でお花見に行きたいな」と思うかもしれない。場所はどこがいいだろうか、交通手段は何を使うか、時期的にいつがいいか、、、などなどについて考えていかなければいけない。お花見に行くまでに、いくつかの工程が必要そう。となると、「家族でお花見に行く」というのは、プロジェクトであると言える。プロジェクトなので、上記のプロジェクトの処理と同じことをしていけばいい。


一週間コンパスを定めるためには、自分が価値をおいているものや、自分の役割について一度考え、書き出し、まとめておく必要がある。で、一週間に一度それらを見返し、価値をおくものを自分の日々の行動に反映していく。
そこで出てくるものは、おそらくは「やりたい」タスクやプロジェクト。タスクやプロジェクトであれば、それらを実行まで持っていきたいのであれば、「タスク管理」「プロジェクト管理」と同じ流れで実行待ちの状態まで持っていけばいい。

一週間コンパス・プロジェクト → タスク管理

一週間コンパスを定めることで出てきたタスクや、プロジェクト内のタスクを「タスク管理」に乗せて実行待ちまで持っていくことになるので、「タスク管理」の一週間の計画をおこなう前に、

  • 一週間コンパスを定める
  • プロジェクトを確認する

をまず済ませる。そうすると、ウィークリーページに、今週着手すべきタスクと着手したいタスクが出そろい、スケジュールも書き出されている状況になると思う。
なのであとは

  • スケジュールをデイリーページに転記
  • タスクをデイリーページに転記

してしまえば、今週のスケジュールとタスクを漏れなくデイリーページに引き継ぐことができる。すべてを実行待ちのスタンバイ状況まで持っていける。

おわりに

ベースは、「タスク管理」。そこがうまくいけばこそ、プロジェクト管理や一週間コンパスがちゃんと回り始める、と思う。

一つ一つのタスクを、もれなく確実に、実行すべき日時に、実行待ちのスタンバイ状況になるように持っていくこと。
それこそがタスク管理に課せられた大事な大事な役割の一つではないかなぁと、この連載を書いている中で見えてきた。書いた甲斐があったというものです。

では、お読みいただきありがとうございました。

ミッション、価値観、「一週間コンパス」なるものを加える〜来年度の手帳に向けて4〜

これまで、タスクとプロジェクトを紙で管理していく方法についてつらつらと書いた。

これらは、「来年度の手帳、どうしよう?」という、個人的な問題に端を発していて、その問題について考える中で、現状どうしてるかなというのをまとめていったもの。


  • プロジェクトページ
  • ウィークリーページ
  • デイリーページ

の3つで、タスクや短期的なプロジェクトはちゃんと実行し、こなしていけてる。けど、それだけじゃあ十分じゃないと感じはじめ、来年度はそこに加えたいと思うことが出てきた。
それは、「人生をどうしていくか?」っていう、なかなかに大きな問題。仕事場や家でのタスクをただこなしていくだけでは味気ない、と感じる部分がまた出てきたから。
「7つの習慣」でいうところの、ミッションや価値観と言われる部分にもっとスポットをあて、自分の人生の舵をとっていきたいと思うようになってきたから。

こんな風に思うのはこれまでもあったけど、うまくいかなくて何度もやめてはまたはじめ、ってのを繰り返してる。で、またやってみたいなと思いはじめたので、来年度の手帳の代わりに使うノートには盛り込んでいきたいな、と考えてるところ。


手帳として使うノートに、7つの習慣的な要素を盛り込もうと思ったので、フランクリン・プランナーを参考にすることにした。オーガナイザーと言われる、綴じノートタイプの手帳を。

価値観について書くページ、役割について書くページ、ミッションについて書くページが与えられており、また、デイリーページの合間合間に「一週間コンパス」なるページもあった。
使い方は、一週間に一度、価値観やミッションを確認しながら、役割ごとに目標を定める。この定めた目標を「一週間コンパス」のページに書き込み、一週間の計画を立てるときに、まず目標達成のための時間を確保しておく。それから他のタスクを計画に盛り込み、実際に行動していく、という感じ。

フランクリン・プランナー オーガナイザーとその使い方は、

  • ベースは1日1ページ
  • 「一週間コンパス」というウィークリーページがある
  • 一週間ごとに計画を立てる

という点で、ウィークリーページの内容をデイリーページに落とし込んでいくっていう自分のノートの使い方とよくマッチしそうな感じがしたので、自分のノートにも「一週間コンパス」を導入しようと考え中。


ということで、

  1. プロジェクトページ、ウィークリーページ、デイリーページの3つのページを使う
  2. ウィークリーページにて、役割ごとの目標を定め、デイリーページに落とし込む
  3. タスクは、ウィークリーページ → デイリーページの流れで実行日を定める
  4. プロジェクトページにて書き出したタスクは、ウィークリーページに書き込み、3.の流れに乗せる

というのを基本として運用していこうと思う。
実際にノートをどう使い、タスクをどう扱っていくのかというより具体的な話については、次回にて。

では、お読みいただきありがとうございました。

プロジェクト用のページを作り、タスクをさばく基本の流れにのせる〜来年度の手帳に向けて3〜

前回、ウィークリーページに書かれたタスクをデイリーページに書き写すことによってタスクに実行日を与え、実行していく管理について書いた。

なので、

ウィークリーからデイリーに書き写す作業があるため、ウィークリーとデイリーは分割されている、別々のノートの方がいい。

という視点で、来年度の手帳として使うノートは2冊持ちにしよう、と今のところは考え中。


ウィークリーページとデイリーページのみを使っていると、単発的なタスクや日々のスケジュールの把握には役立つものの、完了までいくつもの手順と時間を要する、いわゆる「プロジェクト」を合わせて管理するのはきびしい。
なので、プロジェクトには別にページを用意する。プロジェクトの全容を把握するのが、そのページの役割。
基本的に、1プロジェクト、1ページ。足りなければつけたせばいい。

プロジェクトの全容の把握とは、そのプロジェクトの完了までの工程が明らかになっていること。
なので、プロジェクトページの役割は、プロジェクトの完了までのタスクを書き出すことにある。
完了までの工程を明らかにし、プロジェクトを、いくつかのタスクの集まりに分解できれば、それらのタスクは、他のタスクと同じように扱ってしまえばいい。
つまり、ウィークリーに書き込み、デイリーに転記する際に実行日を付与してあげればいい。
今週中に終えるべきプロジェクトは、ウィークリーページの今週の部分に書いても仕方ないので、デイリーに直接割り振ることになる。


2冊体制でいくとなると、プロジェクトページのタスクは基本はウィークリーページに書き写すことになるので、デイリーページに書いた方が転記はしやすい。でも、役割に目を向けると、中・長期を見据えるウィークリーと似ているので、ウィークリーノートに書いていく予定。


計画の修正が頻繁に起こりがちなプロジェクトは、「転記のめんどうくささ」が発生しやすい。これは、紙の宿命とも言える部分で、だからこそいろいろと工夫をこなせるところとも考えられる。
ただ、それさえ了解できれば、タスクをさばく基本の流れ

  • ウィークリーページ → デイリーページ

に、プロジェクトに関するタスクを同じようにのせてやればいいので、煩雑さはなく、単純なルールでプロジェクト管理ができる。


とりあえずここまでで、

  • ウィークリーページ
  • デイリーページ
  • プロジェクトページ

が必要なことがわかった。この3つがあれば、単純な運用にて、タスクやプロジェクトは管理できると思う。実際、この3種類のページを使うことで、日々のタスクはうまく消化していけてる。けど、最近これでは十分ではない、と感じてきた。
確かに「すべきこと」実行していける。けど、自分が「やりたい」と願うことについては、3種類のページだけでは対応しきれない。次は、そのへんについて。

では、お読みいただきありがとうございました。