追い出して見返し、日付をふってGTDをまわす

GTDとはGetting Things Doneの略で、一度は試してみてちょっとうまくいかなかった。GTDの手法には憧れるけど、なかなかストレスフリーな感じが持続できない。
ちょっと前に自分はそんな感じでして、でも、意図的に「2つのこと」に集中して実行していくことで、ある程度GTDの恩恵が受けれるように、続くようになりました。

やることはちょろっとでいい

  • 頭の中の「気になること」を”すべて”頭の外に追い出そう。
  • それらすべての「気になること」について、求めるべき結果と次にとるべき行動を決めよう。
  • そうして決めた、とるべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直そう。

GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」の一番はじめ、ひらいてすぐの4ページ目に書かれているのが、この3つの要点です。
GTDはこの3つのポイントさえ守ればいいわけで、その具体的な方法が3つの要点の続きに詳しく書かれていきます。
で、この3つのポイントを実践する方法が詳しく書かれていても、具体的な方法を提示されたとしても、それを守るのがなかなかに難しかったりするわけです。実際、GTDというものを知ってから何年も経っていて、何度も実践してみているものの、なかなかちゃんとできずに挫折しっぱなしです。

たった3つのことですが、それすらなかなかに難しい。
なので、現状はさらに絞って、GTDの核の、ほんとにちょろっとだけをやっているという感じ。やっていることはちょろっとだけなのですが、なかなかに気になることをスッキリさせながら過ごせています。

追い出して見返す

やっていることは、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

この2点。
ここさえ守ってれば、押さえておけば、GTDという手法の恩恵の大部分を得られるのではないか。ある程度は快適にGTDをまわせるんじゃないか。GTDキモはこの2点ではないか。そんな風に感じてます。
気になることは何だったていいからとにかく書き出し、頭の外に追い出す。で、その書き出したものを定期的に見返す。その2点を愚直に守っていく。
GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」では、「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」の5つのフェーズに分けられています。が、とりあえずそれらは置いといて、

  • 書き出す
  • 見返す

その二つを頑なに守っていくのがいいのではないかと。

見返すために、日付をふる

で、どわぁーっと書き出したものを毎日見返すのは時間的にも労力的にも難しいので、明日見返したいことには明日の日付を、あさって見返したい部分にはあさっての日付を、というように、見返したい日の日付を、書き出した気になることたちにふっておく。
日付をふることで、見返す日時を指定しておくわけです。
これで、毎日その日の日付の振られた気になることだけを見返していくことで、気になることに対して、なにかしらの行動や、選択、決断をすることができるようになります。
気になることを書き出し、それを見返す日時を指定しておく。で、その日がきたら見返して、1日の行動の中に組み込む。そうやって、書き出した気になることを処理というか、完了させるというか、「とりあえずこれでオッケー」な感じにしていく。
それとは別に週1回ほどは、書き出された気になることたちをすべて見返す。週次レビューする。気になることの全容をざっくりつかむ。
最低限それさえできれば、GTDと言われる手法の恩恵を受けることができるように思います。

おわりに

GTDはボトムアップ。とにかくボトムアップです。
「ストレスフリーの整理術」には、気になることの扱いのプロセスや、分類について詳しく載っています。が、その部分って、自分で考えていくほうが確実に「使えるもの」になります。書かれていることは参考にしつつ、実際に自分が気になっていることをどうしたいかによって、扱い方やその分類を考えていくほうがいい。
分類する必要がなければしなくてもいいわけですし。
気になることを書き出す。それを見返す。その繰り返しの中で、自分の環境に見合った処理のプロセスや、分類方法をその都度考えていけばいい。そう思います。

とにもかくにも、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

ことを続けていくこと。「水のように澄んだ心」に到達できるかはわかりませんが、少なくとも今よりは、自分がとるべき行動、やるべきこと、やりたいことがはっきりし、全体を把握することができるようになります。
それでけっこういい感じになるのではないかと。
そんな、完全無欠ではない、ゆるゆるざっくりなGTDこそ、続けていくことができるように思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

「たすくま」のチェックリスト活用法3選

Taskuma — TaskChute for iPhone — 記録からはじめるタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

最近、「たすくま」をがっつり使ってます。以前は紙のノートでタスクシュートっぽいことをしていました。すごく機能していて、とても心地よく使っていたのですが、また「たすくま」に戻ってきました。

再度「たすくま」を使い始め、「やっぱこれだな」を感じています。
使う上での新しい試みとして、
「タスク名に絵文字入れることにした」
「チェックリストを使いまくることにした」
が挙げられます。今日はその二つのうちの、「チェックリストを使いまくることにした」についてのお話。

チェックリストの役割

チェックリストは、チェックをするためのリストなので、「何かを漏れなく忘れずにする」のが目的だと思います。

チェックリストは、一連の手順を管理するためのリストです。繰り返される行動の標準化や効率化に役立ちます。
(タスク管理の用語集 No.438)

こなすべき作業をリストに記載しておことで、やり忘れを防げますし、必要ではない行動を抑制する効果も期待できます。
(タスク管理の用語集 No.451)

何かの手順や、持っていくものをチェックリストに記載しておけば、漏れをなくすことができます。
「たすくま」の場合、ルーチンが毎日生成されるので、たすくまのリスト自体が行動の手順書になります。その点で、たすくまのリストは、それ自体がチェックリスト的であると言えると思います。1日の行動のチェックリスト。
なので、基本方針として、「たすくまのチェックリストには行動は書き込まない」ということにしました。行動には時間が必要になるので、それぞれ見積もりを設定し、実行し、ルーチン化しておけば、行動のチェックリストができあがるわけなので。
となると、たすくまの「チェックリスト」には、行動の手順を書く必要がない。というかむしろ書かないほうがいいんでないかと思うのです。
で、たすくまのチェックリストには、それ以外のなにかしらを書いておくのがいいという結論に達したので、じゃあチェックリストにはなにを書き付けておこうかと考え、あれこれ試してみたのが最近のできごと。

たすくまのチェックリスト活用

たすくまのチェックリストは、

  • チェックリストが記入されているタスクは、背景が灰色になる
  • チェックリストの項目にはURLスキームを記入することができ、他のアプリを開くことができる
  • チェックリストの項目をチェックすると、その項目名のメモが残される

という3つの特徴があります。
チェックリストには行動は書き込まない、という基本方針に加え、これらの特徴を活かしつつ、チェックリストを使っていこうと考えました。
もっともオーソドックスと言える持ち物チェックリストに加え、現状次の3つの用途にチェックリストを使っています。

  • 実行前のタスクにメモを書くときに使う
  • 起動したいアプリのURLスキームを書いておき、ダブルタップで起動する
  • タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書き、すぐ答えられるように

実行前のタスクにメモを書くときに使う

たすくまでは、主にタスクの実行直後に、そのタスクの実行の記録を文章で残すことができるようになっています。タスクに対してメモを書き付けれる仕様なわけです。
で、もちろん、まだ実行していない、未着手のタスクにもメモを残すことができるので、あるタスクを実行するときに気をつけることなど、何かしらあればメモしておくことができます。
でも、困ったことに、まだ未着手のタスクにメモを書いておいたとしても、リスト表示では、タスクにメモが書かれているのかどうかを判断することができません。
なので、実行したいときに参照するためにメモを書いているのに、実行時にメモを確認せずにスルーしてしまうおそれがあるのです。

そこで、チェックリストを活用します。「チェックリストが記入されているタスクは、背景が灰色になる」ので、チェックリストの部分にメモを書いておけば、そのタスクのチェックリスト欄に何か書いてあるということが、リスト表示から判断することができます。なので、忘れずにメモをチェックできる、といわけです。

ちなみに、タスクをダブルタップすればチェックリストを表示してくれるので、サクッと確認できます。

起動したいアプリのURLスキームを書いておき、ダブルタップで起動する

「体重測定」というタスクを登録しているのですが、測定したあとは体重のログを記録している別のアプリを立ち上げる必要があります。その際、チェックリストに起動したいアプリのURLスキームを登録しておけば、手間が少なく起動させることができます。
タスク名をダブルタップでチェックリストの画面に移動し、リストの項目をダブルタップすることでそのリストに書き込まれているURLスキームを実行し、別アプリを立ち上げることができます。

次のエントリが、その実装方法について詳しく書かれており、かんたんに実装することができると思います。ひじょーにわかりやすく、サクッと設定することができました。
#たすくま を司令塔にする!チェックリストからアプリを開く

タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書き、すぐ答えられるように

別のアプリで睡眠時のログをとっているのですが、どれくらい眠ることができたのかってのをたすくまにもメモで残すようにし始めました。
ただ、毎回「6時間14分」って感じでメモに書くのも面倒だし、そこまで詳細に時間を残しておく必要もないかな、と思い、「6時間〜6時間半」という形でメモを残すことにしました。チェックリストを利用して。
前述の通り、たすくまのチェックリストでは、「チェックリストの項目をチェックすると、その項目名のメモが残される」わけです。そこで、「今日の睡眠時間は?」というタスクのチェックリストに「6時間〜6時間半」「6時間半〜7時間」というようなチェック項目を作っておけば、チェックするだけでその項目名がメモに書き込まれ、どれくらい眠ることができたのか残すことができるようになります。


なので、タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書いておけば、チェックするだけで質問に答えることができるわけです。サクッと。

おわりに

たすくまのチェックリストは、まだ実行していないタスクのためにあり、メモ欄は実行後のタスクのためにある。そうとらえると、チェックリストとメモ欄それぞれの使いかたがはっきりし、チェックリストの用途もひろがるのではないかと思います。
では、お読みいただきありがとうございました。

PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜

手帳の使い方の基本的な方針は、「デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 」 にて書いた通りなのですが、そこに新たに、加えたことがあります。

というのも、「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」を読んだのがきっかけです。
PDCAサイクルについて書かれているこの本では、まずは1日の行動に対してPDCAをまわしていく、「デイリーPDCAノート」が提案されています。

タスクシュート式+デイリーPDCAノート

「デイリーPDCAノート」の書き方は簡単。A4の方眼用紙を、以下のように分割してPDCAのそれぞれを書き込んでいく、というシンプルなもの。

Planの部分は、その日の計画を書き込みます。具体的には、

824.
1 Pのフレーム(左端)に時間軸を記入する
2 手帳から、今日の予定を転記する
3 手帳に書かれていないが、思いついた行動があれば追加記入する

この方法、この「デイリーPDCAノート」、今の手帳に応用できそうとすぐに感じました。手帳を見開きで使えばちょうどA4サイズ。やってみたい。
すぐさま実行できると気づき、その日から試しはじめています。

時間軸を記入し、予定を書き込む。そのあと、思いついた行動を追加する。
このPlanの立て方が、今自分がやっている、紙のノートをタスクシュート式を意識して使う方法と全く一緒なため、「デイリーPDCAノート」の方法をすぐに実践できると思ったわけです。
あとは時間軸の隣に、Do,Check,Actionをそれぞれ書き込んでいくスペースを確保しておけば、今までの手帳の使い方はほぼ変えることなく、すぐにでも「デイリーPDCAノート」をそっくりそのまま実践していけます。

はじめは本に書かれているのと同様に手帳を区切り、やってみました。が、そこまでスペースを使わずとも、同じようなことを実践できることに気づきました。それが、ペンの「色」で、Plan,Do,Check,Actionを書きわける、という方法です。
ペンの「色」で、PDCAのどれについての書き込みなのかがわかるようにしてみました。

  • 計画(Plan)は「黒」
  • 実行記録(Do)は「青」
  • 振り返りや次の打ち手(Check, Action)は「赤」

という風に。

ペンで色分け、の注意点

本来の、ノートを区切ってPDCAそれぞれについて書き込む場所を確保しておく方法ではなく、ペンの色によってPDCAをかき分けていく方法には、ひとつ、注意したほうがいいことがあります。

先に紹介した「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」では、PDCAのうちの「Do」を書き残すことが重要視されています。

859.
PもCもAもすべて大切なのですが、「D」がPDCAを回し続ける大前提になっています。なぜなら、Dとは「事実を残すこと」だからです。

事実を、事実のまま書き残す。そして、それを「Check」へとつなげる。

897.
「D 実行・実績」に対して、うまくいった原因、うまくいかなかった原因、次はこうすればいいかもしれない、といった気づきを書きましょう。

ここで肝心なのは、「Do」と「Check」を明確に書きわける、ということ。だから、ノートを区切り、PDCAそれぞれに、別々の場所を与えているのだと思います。別々の場所に書き入れていくほうが、よりそれぞれを意識して、書きわけることができます。
色によってPDCAをわける方法では、PDCAのそれぞれを書き込む場所がわかれていません。本来の方法よりも、「Do」や「Check」がごちゃまぜになってしまいやすい、ということ。なので、PDCAそれぞれの書きわけをより意識しておかなくてはいけません。その点が、注意すべきこと、と言えます。

そしてカードへ

手帳は、一週間に一度、パラパラと見返すようにしています。で、主に赤で書かれていることに目をとおしていきます。
赤色で書かれていることは、いわば、実行記録から得られた「次の打ち手」。新たなアイデアとも言えます。
「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」 でふれたように、ぼくは今、思いついたことや発見や着想を、名刺サイズの情報カードに書きためていっています。となると、手帳に赤色の文字で書かれている、次の打ち手(Action)については、他と同様に扱うためには、カードに転記したほうがいい、ということになります。カードの状態でも保管しておき、操作できるようにしておけばいいかな、と。
少し手間はかかりますが、積極的にカードに書き写し、蓄積していってます。

おわりに

毎日というスパンでPDCAをまわしていく。実際は劇的というほどの手応えを感じているわけではないものの、楽しさがあります。
パッと手帳を開いたとき、書かれている文字が適切に色分けされていると、とても把握しやすく、内容をカードに転記することによって、次の生産へとつなげていく。そのサイクルをおもしろく感じるんです。

タスクシュートにのっとって手帳を使いつつ、そこにPDCAサイクルを回す手法が合わさって、ひとつ、バージョンアップできたのかも、と、そういう気分です。しばらくは楽しく、紙の手帳を使い続けていくことができそうです。

では、お読みいただきありがとうございました。

一週間ごとのルーチンが習慣化できないことや、半年前に登録しておいたタスクがなかなか実行できないのは、「引き継ぎ」がうまくいってないから~タスク管理あれこれ3~

「やろう!」という気持ちは、減退します。そのときは「これをやったいいやん!やろうやろう!」と思っていいても、次の日になると、そのときのテンションは何処へやら。「うーん、まぁ、また明日で」って感じで先送りしてしまったり。
期間があくと、「やろう!」という気持ちはもっともっと減退し、ないに等しい感じになっちゃいます。
ってことで、何かを実行していくためには、過去に抱いていたはずの「やろう!」という気持ちをあてにせず、モチベーションに頼らず実行できるようにするのが望ましいというか、必要になってきます。

 

一週間ごとの行動を習慣化するのは、毎日繰り返すことを習慣化するよりもだいーぶと難しい。そんな実感があります。
タスク管理アプリに登録し、ルーチンの設定をしてあげれば、タスクリストには毎週ちゃんとタスクが生成され、「やること」として自分に提示されます。あとはそれを実行すればいい。けど、できない。
やろうと思っていることを、タスクリストは思い出させてくれるのですが、思い出したとしても実行できない自分がいる。そんな自分が実行できるよう、手を加えてあげる必要があります。

 

「やろう!という気持ちの減退」問題と、「自動的にタスクリストに生成されたタスクを実行できない」問題。一見違う両者ですが、その解決のカギは、どちらも「コミットメント」にあるのではないか、と考えています。

過去の自分から今の自分に

「やろう!」という気持ちが減退してしまい、タスクとしてリストに並んでいても実行されない。
一週間ごとのルーチンタスクとしてリストに並んでいるけれども、やはり完了させれない。
どちらにも共通するのが、「過去の自分が「やろう!」と思ったことが提示される」ってことです。
確かに、過去の自分は「これをやろう!」と思って、決意してタスクとして登録したのかもしれない。一週間ごとにリピートさせておけば、忘れることなる実行していけると思ったのかもしれない。
けれども、それは、あくまでも「過去の自分」が決意しただけ。「過去の自分」がリピートさせただけ。「今の自分」ではありません。同じ自分でも、全然別物。
「今の自分」がやろう!と決めなければ、たとえタスクリストに並んでいたとしても、実行されずに終わってしまいます。
「今の自分」の決意が必要、ということになります。

つまり、今日実行したければ、今日の自分が「やろう!」と思えている必要がある、ってこと。

勝手に出来上がるリストを、それ通りにこなしていく、こなしていけると考えるのは、あんまり現実的ではありません。
過去の自分が与えてくれたリストをそのまま実行していける、なんて虫のいい話はないわけです。
自分と相談し、「今日のリストを作る」って工程をふまなければ、過去の決意を引き継ぐことはできません。
そう、今日の自分が、タスクたちに対してコミットしなければならないんです。
となると、「1日の計画を立てる」ことは、タスクを実行していく上ではかなり重要であることがわかります。
過去の自分のおかげで、もうすでに今日やるタスクのリストができあがっているとしても、あらためてそれを眺めて、もう一度今日のリストを作り直す。書き直す。
必要なさそうなことがあれば消してしまい、新たにタスクを思いついたのであれば書き加える。
手間にしか思えない作業かもしれません。が、それは、過去の自分から今日の自分への引き継ぎ作業であり、タスクたちに対して、今日の自分が「やろう!」と決断する儀式でもあります。

おわりに

週リピートのタスクが実行できない、習慣化できないってのは、長いことぼくの頭を悩ませている課題です。「その日に考え、決める」ってのは、そのひとつの解決策になると考えています。この効果はけっこうバカにならなかったりする。
とはいえ、その日に1日の計画を立てたとしても、全てが必ず実行できるようになる、ってわけでも当然ないわけで。またほかの問題が出現するわけですが、それについてはまた回をあらためて。

では、お読みいただきありがとうございました。

デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 ~タスク管理あれこれ2~

前回提示した、「タスク管理、三種の神器」。

  • スケジュール帳
  • マスタータスクリスト
  • デイリータスクリスト

スケジュール帳とマスタータスクリストは、「やること」をやり逃さないためのもの。
「やること」を実際にやっていく、こなしていく上で重要なのが、デイリータスクリスト。
長らく「たすくま」を使ってた。たすくまにて、朝起きてから夜寝るまでのすべての「やること」をリスト化し、行動していってた。
それで、不自由があったわけじゃない。なにかしら問題があったわけでもない。でも、一番いい方法か?と問われるとうなづけない気持ちも。
そこで、別のツールを試してみることに。試してみることで、いろいろわかったことがある。

ノートを使うことに

一日は、「スケジュール」と「タスク」からなる。スケジュールがあって、その合間合間にしかタスクをこなすことはできない。
合間合間がよくわかるのは、時間軸。軸にスケジュールを書き込むと、間にどれくらいの時間が使えるのか可視化できる。一日の流れを俯瞰できる。
だからぼくはバーチカルタイプの手帳が好き。あの、表示のさせ方が好き。
「たすくま」では、すべての「やること」がリストの形で表示されてて、スケジュールを書き込んだ後、どこに、何分くらいの時間が残されているかをパッと見て把握しづらいな、と感じてた。
というわけで、「たすくま」をいったん離れ、ノートにデイリータスクリストを担わせよう、ということになった。時間軸にスケジュールやタスクをのせていけるように。

なぜ手帳じゃないのか?書き込むスペースが少ないから。計画をし、実行し、実行した「やること」に作業ログを残すには、豊富なメモスペースが必要になる。そのスペースを確保するには、見開き一面に時間軸が並ぶバーチカルタイプの手帳では厳しい。
1日1ページも手狭に感じたので、見開き1ページを1日分とすることにした。ノートやからこそできる、柔軟で贅沢なページの使い方。

縦に一本線を引き、数字を書き込み、時間軸をつくる。そこにスケジュールを記入し、合間にタスクを書き込んでいく。
そうすると、ざっくりと一日を計画することができ、すべての「やること」が終わる時間の予想もつく。細かい修正を随時ほどこす、ということはできひんけれども、一日の計画時に今日の全容をざっくりつかむのであれば問題ない。
基本スタンスは、この方法。ここに、これまでずっとやってる「タスクシュート式」を加えていく。

タスクシュート式を意識

「タスクシュート」の詳細を学ぶことができる「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?」に、「タスクシュート式」の定義が載っている。

  1. 「本日1日分の仕事」を1シートで管理する
  2. 「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
  3. 「1分以上時間のかかること」はすべて管理する
  4. すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
  5. 「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間(または就寝時刻)をリアルタイムに把握する

これらをなるべく満たしながら、ノートで実践できないか、を考えた。
三つ目以降がなかなかに厳しい。「「1分以上時間のかかること」はすべて管理する」を厳密に実行するのは諦めた。そこまでの細かいタスクを時間軸に書き込むことはできひんから。けれども、ノートの豊富なスペースにはタスクを書き出しておくようにする。管理、とまではいかへんけれども、細かいタスクたちを把握はしておく。
4つ、5つめを実装するために、タスクの基本セットを30分にした。「25分+5分」のポモドーロテクニックを意識しての、30分。
縦に引いた一本の時間軸にスケジュールを書き込み、スケジュールの合間に30分のタスクをはめ込んでいき、一日の流れを組み立てる。割り込みがあったりしてタスクをひとつ後にまわすと、帰宅時間が30分後ろにずれ込む。そんな風すると、終わる時間はすぐ割り出せるようなる。
30分以上かかるタスクは、分割してそのサイズにする。30分かからない細々したタスクは、いくつか集めて束ね、30分になるようにする。
スケジュールの合間に30分がうまいことはまらないときは、あえてはめない。すると、隙間ができる。10分~20分くらいの隙間が。一日に1つくらいは、この隙間があるくらいがいいかな、と思ってる。

自由で不自由なノート

ノートは、一度記入すると、修正しにくい。
なので、一度計画を記入し終えたら、それどおりにこなしていこう、という気持ちが強くなる。
方眼の一つのマス目を20分とし、3つで1時間ぶんと決めた。その時間軸に、スケジュールを書き込み、30分のタスクを合間に入れていく。
実行中も、常に時間軸を意識できるのがいい。

ノートによってのタスクシュート式の実践は、割り込みにはめっぽう弱い。
で、一つルールを設けた。割り込みから帰ってくるときには、必ず調整時間をとる、ということを。その調整時間に、割り込みによってずれこむことになったタスクの時間の割り振りを調整し、修正する。で、またスタートしていく。
ノートを使うと、割り込みに対応しにくい反面、事前装填感が高まる。強くコミットメントすることになる。一度書き込んだら、簡単にはうごかせないから。タスクがシュケジュール化され、機械的に、時間がきたらスタートせなあかん感が増す。
割り込みがさほどないときは、かなりうまくいくことがわかった。割り込みがさほどないって、なかなかに特殊な状況やけど。
割り込みがあっても、調整時間を取ればまずまず修正していけることもわかった。この、調整時間を必ずとるってのがいい感じ。突発的なことが起こり、予定が狂ってもそのまま突き進むのではなく、一度立ち止まり、ちょこっとだけ計画を立て直す。ノートは、計画の立て直しを促してくれる。
でも、割り込まれまくったらこの方法では対応しきれないのは目に見えてる。そこがネック。

ノートは、記入は自由で、修正は不自由。それでタスクシュートのようなことをしようとすると、どうしても工夫が必要になってくる。不自由さをカバーできる工夫をすれば、自由を謳歌できる、のかもしれない。

おわりに

ノートを使う利点として、

  • 時間軸を意識できる
  • 修正しにくい分、コミットメントが強くなる
  • 割り込み後は、調整時間によって計画の立て直しが習慣化される

あたりが挙げられる。手書きでノートにあれこれ書きながら過ごすのも楽しい。

ぼくは、以前は一日の計画をたすくま上で行っていた。開始時間等々を気にしてやることの順番を入れ替え、それどおりにこなしていけるリストを作ろうとしてた。けど、「上から順番にこなしていけばいいタスクリスト」をなかなか作ることができてなかった。「やること」を終えた後いちいち「次はどれをしようか?」と考え、選び、スタートしてた。
時間軸を書き、そこにスケジュールとタスクをのせていくことで、リストでずらっと並べるよりも一日をイメージしやすくなる。任意に動かせてしまうタスクを、スケジュールのようにとらえることができ、「この時間がきたらこれをする」と、迷いが入り込む余地をかなり減らすことができる。上から順に実行していけばいいリスト、上から順に実行していけるリストがつくれるようになった。
実際、ノートを使うようになって、計画よりもたくさん休憩しすぎたり、リストにのっていないことをついつい始めてしまったり、ということがかなり少なくなった。

あと、もう一つ。
タスクを30分でひとつとし、ポモドーロ・テクニックを使うことで、集中度合いも上がった。5分の休憩を必ずはさむのがいい感じ。
時間軸に、スケジュールと30分のタスクセットをのせることよって一日の「やること」リストを計画する。
しばらくはこの形で毎日を過ごしていく予定。これと、たすくまを組み合わせて。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク管理、三種の神器 〜タスク管理あれこれ1〜

「やること」を管理すること。それをタスク管理と呼ぶんやろうけど、ここでは「やること」と「タスク」は分けて考えたい。
というのも、「やること」には「時間の定まっているもの」と「時間の定まっていないもの」があるから。

「スケジュール」と「タスク」

時間の定まっている「やること」のことを、「スケジュール」ということにする。
時間の定まっている、とは、「何時何分から、これこれがある」というような感じ。開始時間が定まっているもののこと。
終わりの時間が決まっているものもあったりする。

時間の定まっていない「やること」のことを、「タスク」ということにする。
開始時間は決まっておらず、いつやるかは自分の裁量にゆだねられている。ただ、基本的には締め切りがあるので、「いついつまでに完了させる」ってのは定められていることが多い。

「やること」には、毎日や毎週など、ルーチンであるものもある。というか、ルーチンの「やること」で一日の大半は埋まってる。
ルーチンであれ、「やること」に変わりはないので、スケジュールとタスクに分けられる。
普通は「ルーチンタスク」って呼ばれ方をするけど、スケジュールにもルーチンはある。
とはいえ、ルーチンであるものも、スケジュールならスケジュールとして、タスクならタスクとして処理していくことになる。
なので、今後は、「スケジュール」や「タスク」と書いているものには、ルーチンも含まれる、としたい。

タスク管理、三種の神器

三種の神器 その1「スケジュール帳」

その名の通り、スケジュールを管理する存在。
Googleカレンダー、マンスリーの手帳、ノート。。。
「〇月×日の△時□分から☆分間、★★がある」という情報を管理できるものならなんでもいい。

三種の神器 その2「マスタータスクリスト」

タスクを管理する存在。完了させるべきタスクの並んでいるリスト。
「マスタータスクリスト」は、今思いつく「タスク」のすべてが書き出されているリスト。
そこに書かれていることをすべてこなしていくのが自分のすべきこと。
新たにタスクが発生したら、このリストに加えていく。追加オッケーなリスト(オープンリスト)。
タスクの全容を把握するためのリスト。「ここを見れば、何に着手するべきかがわかります」って存在。

ちなみに、InBoxを設けておいたほうがいい。思いつくことをすべてこのリストに放り込んでしまうと、おそらくは時間がいくらあっても足りない。思いついたことは一旦InBoxに集め、吟味し、やるべきであればマスタータスクリストに追加する。

三種の神器 その3「デイリータスクリスト」

その日一日の「スケジュール」と「タスク」のすべてが、つまり「やること」のすべてが書かれているリスト。「デイリーやることリスト」と呼んでいいかも。
デイリータスクリストを作り、一日を過ごす。
一度作成した後は、基本的にはこのリストにはタスクやスケジュールを書き込まないリスト(クローズリスト)。
「スケジュール帳」と「マスタータスクリスト」は、このデイリータスクリストを作成するためにある、と言っても過言ではない。
デイリータスクリストを作るときの目標は、『タスクを含め、すべての「やること」をスケジュール化する』こと。
一日の時間軸に、まずはスケジュール帳の今日の日付に書かれてある「スケジュール」をのせる。
「会議に参加」であったり、「〇〇とミーティング」であったり。

  • 11:00 – 12:30 会議
  • 14:30 – 15:30 〇〇とミーティング

その合間合間でしか、タスクをこなすことはできない。

  • 11:00 – 12:30 会議
    • 昼食
    • タスク1
    • タスク2
  • 14:30 – 15:30 〇〇とミーティング
    • タスク3
    • タスク4

よって、スケジュールを入れた合間に、タスクを放り込んでいく。
時間軸を用意し、そこに書き込んでいくと、一日が計画しやすい。
で、一日の時間軸にタスクのをせるためには、そのタスクにどれくらいの時間をかけるのか、を定めておかないといけない。
それぞれのタスクに「これくらい時間かけるつもり」っていう「見積もり」を設定し、スケジュールの合間にタスクを挟み込んでいく。
こうすることで、「今日はどれだけのタスクを終わらせることができるか」がわかる。また、見積もりがあるので、だいたいどのくらいの時間に仕事を終えることができるのかもわかる。
「どれくらいのタスクを、どのくらいの時間に終えることができるのか?」がわかるように、デイリータスクリストは作りたい。

おわりに

タスク管理、三種の神器は「スケジュール帳」「マスタータスクリスト」「デイリータスクリスト」。
「三種の神器」って表現してるけど、物ではなく、具体的なツールでもない。概念的なもの。
やから、上記の要件を満たしうるのであれば、ツールは何使ってもいい。
「デイリータスクリスト」には、1年以上「たすくま」を使っていたけど、ちょっと他のを試してみたくなり、WorkFlowyを使ってみたり、今はノートを使ってみてる。で、このノート使うのが、現状は楽しくて楽しくて。
今後はそのへんについて書いてみたい。

では、お読みいただきありがとうございました。

「実行タスクにメモ残すときにな、実は心がけてることあるねん。

実行タスクに対して必ずメモ残すために、ちょっとした工夫をしてみた って話は前したでな。あの続きな。
あ、そうそう。あのあとな、「たすくま」がアップデートされて、メモを書いて完了を押したあとに、タスクの時間の計測が終わるように変更されたみたい。空白の時間がなくなるようになってくれてん。ありがたいな。
でやでや。ちょっとした工夫をして、実行タスクに対してメモを残すことができるようになった。じゃあ残したメモはどないするねん?って話やでな。
実行タスクに対してメモしておく理由はふたつあって、

  • その日1日をできるだけ鮮明に残すため

ってのがまずひとつ目。
たすくまを使ってると、実行したタスクたちがズラって並ぶ。自分の行動のすべてが。見返すと、この日何をしたのかってのがわかるようになってる。で、何をしたのかにくわえて、一つひとつの行動に1行かそこらで感想もそえておくと、より1日が鮮明になってくれそうやん。見返したとき、思い出しやすくなりそうやん。
あとはな、

  • 振り返り、改善につなげるため

ってのがもうひとつの理由。そのために、1行でもメモを残しておこう ってなったねんな。
振り返り、改善につなげるために、ひとつメモの残し方も工夫というか、ちょっとだけ意識してることがあるねん。それが「ブライト・スポットに注目する」てこと。
ちょっと前におまえからかえしてもらった、えーと、「象と象使い」が印象的な、、、そうそう、「スイッチ!」な。「うまくいったこと」に注目するってのも、「スイッチ!」から学んだことやねん。
えーと、どっかに書いててんなぁ。ちょっと待ってな。探してみるわ。。。あったあった。42ページや。

村人たちに「ブライト・スポット」、つまりお手本となる成功例を探してもらうことだった。

「ブライト・スポット」や、「ブライト・スポット」。
なんかやってみるやろ。で、実行メモを残すわけやけれども、何かしらうまくいったことを積極的に書くようにしてるねん。ブライト・スポットを探すために。
何かしらうまくいったことを書きのこす。毎回毎回書きのこす。で、振り返ってみると、うまくいったことがずらっと表示されることになるやろ。そっからブライト・スポットが、そのタスクをより良くするためのキーポイントが見つかるかもしれんやん。やから、何かしらうまくいったことを、書く。「スイッチ!」では、問題に注目してばっかりやと

挙げられた意見は「真実だが役に立たない」ものばかり p96

になりがちや、と書いてる。やから、基本的なスタンスとして、

「何がうまくいっているか?それを広めるためにはどうすればよいか?」 p59

を考えやーってのが提案されてるねん。
でな、それに加えてな、ブライト・スポットをさがすために「うまくいったこと」をメモして残すのにはもうひとつ良いことがあってん。
楽しなるねん。ちょっと楽しくさせるというか、前向きな気持ちにさせてくれるねんな、そういうメモを書くのって。
やってみて、失敗することもあるやん。しもたぁーって思うこともあるやん。で、その原因を簡単に考えて書くこともあるけど、それやと失敗に目がいってもうて、同じタスクを次に実行するときに、ちょっとだけそのタスクに悪いイメージが入ってきそうやん。そうなるよりも、極力「うまくいったこと」に注目してメモしといたほうが、良いイメージが残せそうやん。実際良いイメージ残せてると思うねん。
ブライト・スポットを探すために、実行してみて良い感じやと思ったことを書く。おすすめやで。

前回も含めると、ちょっと話し長なったな。要するに、

  • 1行でもいいから記録しておく
  • 記録は「うまくいったこと」を書くように心がける

ってことやな。そうすれば、改善につながりやすいような、書くたびに良いイメージが残ってくれるような記録を残すことができるねん。
何かしら参考になった?参考になってくれればうれしいねんけども。
また機会があればしゃべるわ。ほな。」

参考

Taskuma — TaskChute for iPhone — 記録からはじめるタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

「実行タスクに対して必ずメモ残すために、ちょっとした工夫をしてみたねん。

いや、それまでもなんとなーくはメモ残しててんで。でも、メモ残すタスクもあれば、めんどくてメモ書かずに完了させてまうタスクもあり、、、ってそんな感じやってん。
でもな、半年くらい前かな。『初速思考』て本を読み返してて、各タスクに対して、ちゃんとメモしていこうと思ってん。
どこ読んでやったかなー、あ、ここやここ。55ページ。

「振り返り」というと、どうしても面倒なイメージがあるかもしれません。そこで私は、1行でもいいから記録しておくという工夫をしています。

これ読んで、あぁ、1行だけメモしといたら、メモも残しやすいしあとで見返しもしやすいかも、と思てん。
なかなか時間取られんやんか。メモ書く時間も、見返す時間も。
だからってなんもせんかったら、今やってることから得たことはすぐに忘れてまう。
1行だけならなんとかなりそうって思えるし、真似しようと思ってん。

。。。あぁ、表示されるな、確かに。それそれ、その画面な。

でもメモはその画面ではしてないねん。
確かに「たすくま」は、タスクを完了させるとメモ画面になって、メモ書くのん促してくれるよ。その完了画面使ってメモを書いてってもいいんやけど。。。今は、ちょっと手間やけど別のアプリでメモ書いて、たすくまの完了画面にペーストしてメモ残していってるねん。かれこれ半年くらい。

いや、いう通りちょっとめんどうやよ。めんどうやけど。ちょっと気になってまうねん。ほんま細かいことやねんで、むちゃ細かいことやねんけど。
というのも、たすくまの完了画面表示してるときって、今までやってたタスクは完了してもうてる。でも、次のタスクは開始してへんって状況、つまりは、何も計測されてへん状況なわけやろ。空白の時間ができてもうてるわけやん。それが、ちょっといややねん。
せっかく時間のログをずーっととり続けてる、空白の時間がないようにタスクをこなしていってるねんから、完了画面はすぐ閉じて次のタスクを開始させたいやん。
細かいことやけど、な。
完了画面をはよ閉じたいから、自然と書き残すメモも短くなってまうやん。短くなってまうし、「あぁそんなんやったらもう書かんでえぇや」ってなりやすいやん。書かんかったら空白の時間はほぼなしで次いけるわけやし。

いやな、そんな1分1秒ももらさずに、タスクに取り掛かってる猛者ではないよ、そうじゃないけど、でもやっぱ空白の時間を許してもうたら、そこからズルズル空白が長くなってもうたりするやん。
付け入る隙はなくしていかんと。
自分はただでさえすぐ自分に甘えてまうのに、隙があったらよけい甘えていってまうやん。
甘えが隙に付け込んできよるやん。
確か今おまえにかしてる本にも書いてあったと思うねん。「象と象使い」が印象的な、、、そうそう、「スイッチ!」な。
あ、今持ってんの?ちょっとかして。
あったあった。「白黒の目標」やな。118ページから119ページか。

あいまいさが象に言い逃れの余地を与え、失敗を正当化しやすくする。このジレンマに対処するひとつの手は、超明確な目標を定めるという方法だ。

自宅や職場で正当化が心配なら、目標からあいまいさをそぎ落とす必要がある。「白黒の目標」が必要だ。

白か黒か、書かれているタスクをやっているかやっていないか。グレーな空白の時間とかあったらあかんねん。
すぐ付け込んできよるからな。

まぁあとは、単純に他のメモ専用のアプリで書くほうが書きやすいってのが理由やな。
メモに特化してるアプリって、いろいろ書きやすくする機能とかついてるから。
ぼく使ってるんは「Textwell」やねんけどな。そう、好きやねんこのアプリ。iPhoneで何かしら書くとき、こればっか。
最近「アクションバー」って機能付いて、普段よく使うアクションはキーボードの上に表示してくれるようになったし、ますます使いやすなってきてるし。

ぼく、iPhoneで何か書くってとき、ほぼ必ずTextwell使うから、Textwellを起動させたら何かしら書こうと思うねん。で、今までやってたタスクに関するメモを書く。たすくま起動させてペーストする。と、たすくまにメモが蓄積されていくやろ?各タスクに対して、メモが最低でも一行残っていく。
空白の時間をなくすためにも、メモをちゃんと残していくためにも、ほかのアプリでメモを書いてからたすくまでタスク完了させて、完了画面でメモをペーストしてるって手をとってるねん。多少は手間やけど、実際そのほうがタスクにメモを残せていってるから、必要な手間やね。
で、このメモを利用して「アクションリスト」を作っていくわけやん。あ、「アクションリスト」も『初速思考』に書いてたんやけどな。
まぁ、アクションリストとか別に作らんでも、実際ぼくもそんなガシガシ作ってるわけちゃうし。
やったタスクに対して、必ずメモが残っていってるってのがいいんよね。

ただ、たすくま上でメモを見返すのはちょっとめんどいから、WorkFlowyに、、、え?あぁ、ぼちぼち時間か。次のタスクに取り掛からなな。
見返す話は、また今度ってことで。
んじゃ、また。」

参考

Taskuma — TaskChute for iPhone — 記録からはじめるタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

Textwell
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

「タスクの実行度を上げるために」やったこと

『「タスクの実行度を上げるために」と「過程までをも、ブログエントリに作戦」』の続編となります。

上記記事では、ぼく自身の悩みとして、タスクリストに書いたタスクを実行できず、先送りや削除してしまうことが増えている、ということを挙げ、それの対策を考えるところまでを書きました。
その対策は、次の4つ。

  • 自分への信頼度を取り戻すために、一日の計画を立てる時間を今までよりも十分にとる。慌てず、慎重に、じっくりと計画を立てる。
  • あえて紙に書き出す、というのも有効かも。めんどうくさくてずーっとは続けられんけれども、しばらくたすくまに登録してあるタスクを、手帳にも毎日書き出す。そして、実行したらチェック。
  • はじめは、守りやすい約束ばかりにしておく。
  • ずっと先送りしているものがあれば、より細かく分解して最初のステップだけをタスクとして登録しておく。

この中で、実際にやってみたのが、「一日の計画をじっくり立てる」「細かく分解する」「はじめは、守りやすい約束ばかりに」の3つ。
やってみて特に効果的だと感じたのが、「細かく分解する」と「はじめは、守りやすい約束ばかりに」の2つの合わせ技でした。

2つの合わせ技を用いることで、「新しいブログへの移行」を完了することができました。
また、「一番搾り」の応募者プレゼントキャンペーンに申し込むことができました。

ブログの引っ越しは、3年ほど停滞していたプロジェクト。
やりたいなぁやりたいなぁと考えていたけど、なかなか着手できてませんでした。

一番搾りの応募も、3か月ほど先延ばしにし続けていたこと。
応募者には様々な一番搾りがあたるかも、という、とても魅力的なキャンペーンにもかかわらず、先延ばしにして、応募期限が迫ってきていました。

先送りされがちなタスクの特徴と、その具体的な進め方

「ブログの移行」と「一番搾りキャンペーンの応募」の2つは、どちらも締め切りが明確に定まっていない、いや、締め切りが存在しないタスクです。
ブログの移行なんて、自分が移行したいときにすればいい。「一番搾り」の申し込みも、定期的にいろんなキャンペーンをやっているので、たとえ今回を逃しても、次また申し込めばいい。
こういう締め切りの存在しないタスクは、先送りしてもなんの問題もないので、ついついどんどんと後回しにしがち。
だから、計画に組み込んだとしても、それをずーっと先送りしちゃってたわけです。

そこで、「細かく分解」し、「はじめは、守りやすい約束ばかりに」することで、毎日ちょっとずつ進め、ついにはどちらも成し遂げることができました。

一番搾りキャンペーンの応募

一日の計画を立てる際、今日やることのなかに「一番搾りの応募」というタスクは、ずーっと並び続けていました。
来る日も来る日も。
でも、来る日も来る日も先送りされ続てました。
そんな、タスクリストに並んでいるのに実行できない日々が続き、タスクの実行できない自分への信頼度を下げていくことに。

対策を考えたその日も、タスクリストに「一番搾りの応募」は並んでいました。
案の定、そのタスクをやる気にはなれません。
そこで、「細かく分解する」ことに。
「一番搾りの応募」タスクを複製し、片方は明日の日付に変更する。
もう片方の「一番搾りの応募」を、「一番搾りの応募をするために、はがきにシールを貼る」というタスク名に変更して、1枚でもいいからはがきにシールを貼ろうという気持ちで、応募はがきとシールを準備しました。
これが、「はじめは、守りやすい約束ばかりに」するということ。
「一番搾りの応募」よりも、「一番搾りの応募をするために、はがきにシールを貼る」ほうが明らかにそのタスクを実行しやすい。
自分への約束を守りやすい形にちょっと変更してやったわけです。
結果、はがき2枚分のシールを貼ることができ、その日は終了。一枚でもいいからはがきにシールを貼ろうと考えていたのに2枚分貼れただなんて、万々歳です。

次の日、またタスクリストには「一番搾りの応募」が並んでいます。
やっぱりこれではやる気になれない。
前の日と同じように複製し、片方は翌日に、もう片方のタスク名を書き直し、実行。
その日も2枚のはがきにシールを24枚ずつ貼ることができました。

これを3日繰り返し、はがき6枚に、計144枚のシールを貼り終えることができました。
次の日にもまた「一番搾りの応募」というタスクが並んでいます。
またまた同じように複製し、今度は「一番搾りの応募をするために、はがきを入れる封筒を用意する」と書きかえ、はがきを封筒に入れておきました。
次の日、宛先と自分の住所を記入。
晴れてその次の日、郵送完了。
その日その日に「守りやすいように」「細かく分解」し、一つのステップを着実にのぼっていくように、「一番搾りの応募」タスクを完了させることができました。

ブログの移行

ブログの引っ越しでも、「細かく分解する」のは有効に働きます。
ブログのほうは、あらかじめ分解しておき、それらを一日の計画へと組み込んでいきました。
一番はじめに、「ブログ移行のプロジェクトを立ち上げる」というタスクを設定し、その実行の際、こんなリストを作りました。

  • ブログ立ち上げプロジェクト
    • サーバーを決める
    • サーバーを契約する
    • ドメインを決める
    • ドメインを取得するとこを決める
    • ドメインを取得する
    • WordPressをインストールする
    • テーマを決める
    • ブログ移行しますエントリを書く
    • はてなダイアリーの記事を移行する

そして、毎日10~25分ほどの時間をとり、リストに書かれていることを進めれるだけ進めていく、という方針で実行していきました。

おわりに

これまで停滞していたタスクを二つ、完了させることができ、自分への信頼感もかなり復活しました。
「やりたくなかったら、分解してみよう」って意識が芽生えたこと、それが実際に有効に働いたことは、とてもよかったな、と。

大切なことは、少しでもいいから前へと進めていくこと。
ただ先送りするのではなく、必ず着手して、できなかったぶんを先送りする。
少しでもいいから、前へ進める。
ほんのわずかでもいい。「進んでいる」ってのがすごく重要なんだと気づくことができました。

なんだか最近先送りが多いな。
やろうと思っていることを、ついついやらずに「ないもの」としちゃってるな。
そう感じるとき、なんかに、参考にしていただけたらな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

時間管理のマトリックスを「タスクシュート式」に順応させ、地に足着いた計画と記録を

ぼくは、日々の「やること」を「タスクシュート式」に管理しています。

「タスクシュート式」

タスクシュート式とは、簡単に言うと、

  • 1日にとりかかるすべての「やること」を書き出し、
  • そのすべてに見積もり時間を設定する

ことで、その日にとりかかる「やること」をすべて終えるのは何時になるのかを視覚化する、タスク管理の手法です。
そして、

  • どれくらい時間がかかったのか実績を残し、明日以降の計画に使いまわす

ことを繰り返し、1日の計画の精度を上げていきます。
はじめはとっつきにくいかもしれませんが、慣れればもうこれなしの生活なんて考えられない、というような代物です。
「タスクシュート式」では、その日にとりかかる予定のタスクはすべて書きだされており、基本的には上から順番にとりかかっていけばいい、という状態を、1日の早い段階で「計画」します。
そして、タスクにとりかかるのと同時に開始時間を記入し、完了すれば終了時間と作業メモを残していきます。記録をとっていく、ということです。
記録からタスクをルーチン化するので、計画は日に日に立てやすく、現実に即したものになっていきます。
とは言え、すべてが計画通りに進むわけではありません。1日を過ごしていると、とうぜん割り込みタスクも出てきます。そのときどうするか。
今やっていることを中断し、その下に割り込みのタスクを書き、実行し、またそれまでやっていたことに戻る、というふうに処理します。
計画したタスクと同じように割り込みタスクの記録もとっていく、ということです。
つまり、「タスクシュート式」によってタスク管理をしていれば、「計画的」なタスクと、割り込みなどの「突発的」なタスクの両方の記録が残る、ということになります。
タスクは、「計画的」なものと「突発的」なものに大別できる、ということです。

「時間管理のマトリックス」

みなさんもぼくと同じように、それぞれの、様々なやり方で日々のやることを処理していっていると思います。
様々な方法がありつつも、なんとか喫緊なことばかりに追われず、将来のための投資や備えの時間を確保する目的で、「時間管理のマトリックス」を利用してらっしゃる方もいると思います。
かの有名な「7つの習慣」の、あれです。

「時間管理のマトリックス」では、縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」をとり、4つの領域に切り分け、自分のタスクがどの領域のものなのかを把握していきます。

  • 第1領域:緊急かつ重要
  • 第2領域:緊急ではないが、重要
  • 第3領域:緊急かつ重要ではない
  • 第4領域:緊急でも重要でもない

とてもわかりやすく分類できるので、ぼくはこの「時間管理のマトリックス」を好み、「タスクシュート式」と合わせてタスク管理をしていくことにしました。
そうです、以下の記事を参考にさせてもらいまくったわけです。

7つの習慣×TaskChute2!これでやっと完璧な第四世代の手帳が作れる!! | jMatsuzaki

で、すべてのタスクを4つの領域に分類し、できるだけ第2領域のタスクが増えるようにやりくりするようになりました。しばらくそんなことを続けていると、ある違和感を抱くようになってきました。

「タスクシュート式 × 時間管理のマトリックス」での違和感

1日を計画し、その計画にならって実行していくわけですが、計画の段階ではは、第4領域のタスクなんてないじゃないか、ということ。
わざわざ第4領域の「緊急でも重要でもない」タスクを、その日の計画に組み込もうとは思わないわけです。だって、緊急でも重要でもないんですから。
じゃあ、第4領域はいらないのか?というと、それもちがう。
ついつい必要以上に休憩したり、疲れたりむしゃくしゃして、計画にはなかった息抜きをしてしまった。それはつまり第4領域の緊急でも重要でもないことをしてしまったってことになります。
計画する段階では、第4領域は必要ない。けれども、突発的に第4領域が登場したりする。
だからやっぱり第4領域は必要なわけです。

こんなこともあります。休日の計画を立てているとき、趣味の時間はいったいどの領域に入れるべきなんでしょうか。
緊急ではないので第1領域でも第3領域でもない。重要か?と言われるとそうでもないので、第2領域でもない。じゃあ第4領域なのか?と聞かれると、まぁ確かにそうかもしれない。第4領域を1日の計画に組み込むことも、実際にはある。
けれども。。。

今日は映画を見よう!と「計画的に時間を割り当てた」緊急でも重要でもないことと、なんかやる気でねぇ。。。と「突発的についつい長いこと休憩してしまった」っていう緊急でも重要でもないことと、を同じにしてしまうのは腑に落ちない。
どっちも緊急でも重要でもない「第4領域」やけど、一緒にしたくない。
両者の違いは、計画的か否か。
計画的に過ごすのと、突発的にそうしてしまったのとは分けて考えたほうがいいのではないか。そうだそうだ、わけるべきだ!

ということになりました。

「計画的」と「突発的」の各マトリックス

「”計画的”マトリックス」と「”突発的”マトリックス」に分け、それぞれが第1~第4領域まである、と考える。
全部で8つの領域ができあがるわけですが、それぞれに次のような名前をつけて分けやすいようにしました。

まず、「”計画的”マトリックス」。

  • 「必須」第1領域:緊急かつ重要
  • 「備え」第2領域:緊急ではないが、重要
  • 「浪費」第3領域:緊急かつ重要ではない
  • 「楽しみ」第4領域:緊急でも重要でもない

「必須」”計画された”緊急かつ重要

緊急で重要なタスクなので、必ず実行していかなくちゃならない。から、「必須」。

「備え」”計画された”緊急ではないが、重要

次の本で第2領域に「備え」と名付けており、それがしっくりきたので真似しています。

「浪費」”計画された”緊急かつ重要ではない

ある意味、ここに分類されるタスクを一日のなかからどれだけなくせるか、が大切になってくるように思います。
重要じゃないのに急を要するから計画して実行しなくちゃいけない、なんて避けたい。そこで、「浪費」と名付けて、極力減らすよう意識できるようにしています。

「楽しみ」”計画された”緊急でも重要でもない

趣味とかはここ。緊急でも重要でもないけど、計画的に時間を確保して気分転換する。緊急でも重要でもないとしても、生活を豊かにしてくれる時間ととらえています。
多すぎるのはよくないけど、まったくないのもつまらない。そんな領域。

次は「”突発的”マトリックス」。

  • 「最優先」第1領域:緊急かつ重要
  • 「備え」第2領域:緊急ではないが、重要
  • 「突発」第3領域:緊急かつ重要ではない
  • 「憂さ晴らし」第4領域:緊急でも重要でもない

「最優先」”突発的な”緊急かつ重要

突発的な「緊急かつ重要」なタスクは、他のことをとりあえず全部ほっぽり出して、もう是が非でもすぐに取り組まないといけないので「最優先」。

「備え」”突発的な”緊急ではないが、重要

突発的に緊急ではないが、重要なことに取り組むなんてそうそうないのですが、思わずできた時間なんかに第2領域に着手できたらすごくいい。

「突発」”突発的な”緊急ではないが、重要

重要ではないものの、急を要することが一番多いかもしれませんね。

「憂さ晴らし」”突発的な”緊急でも重要でもない

計画にないのにやってしまった「緊急でも重要でもない」ことは、憂さ晴らし以外のないものでもない。
この領域が増えてくると、一日のバランスが崩れているサインといえるかもしれません。

以上8つの領域に(正確には「備え」は両方一緒なので7つ)タスクを振り分け、自分がどういったタスクを計画し、実行したのか、発生した割り込みはなんだったのかを把握するようにしています。

おわりに

「タスクシュート式」のタスク管理では、「何をするか?」はもちろん大切なのですが、それ以上に「何をしたのか?」や、「どれくらいかかったのか?」などの、”実行記録”が重要になってきます。
記録を残せていることで、より現実に即したイメージで明日を迎えることができるようになります。
だって、今日1日の記録をある程度使いまわすことで、明日の1日ができあがるわけですから。

また、そんな記録が勝手に残っていくのが「タスクシュート式」の時間管理と言えます。
そして、自分の向かう方向性を見失わないために、現実に即しつつもより充実した1日を送るために、ほんとうに重要なことに着手していけるように、計画的なものと突発的なものに分けて「時間管理のマトリックス」を考えることが、ある程度役立ってくれているように思います。

タスクを8つの領域に分類する。これがしっくりくるのはぼくくらいなもので、他の人はなかなかやらないだろうとわかりつつ、ここまで長々と書いてきました。
こういうのって、各々が最終的には自分で考えて、どう日々をやっていくのか模索していかなければいけない。
ぼくの模索の現在進行形が、「実行する・実行したタスクを8つの領域に分けて考えていく方式」ということになります。
こういうのん、考えながら、試しながら進んでいくのん、楽しいので、ぜひいろんな方法を考え、試し、修正しってなことを続けていきたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

参考