「タスクの実行度を上げるために」やったこと

『「タスクの実行度を上げるために」と「過程までをも、ブログエントリに作戦」』の続編となります。

上記記事では、ぼく自身の悩みとして、タスクリストに書いたタスクを実行できず、先送りや削除してしまうことが増えている、ということを挙げ、それの対策を考えるところまでを書きました。
その対策は、次の4つ。

  • 自分への信頼度を取り戻すために、一日の計画を立てる時間を今までよりも十分にとる。慌てず、慎重に、じっくりと計画を立てる。
  • あえて紙に書き出す、というのも有効かも。めんどうくさくてずーっとは続けられんけれども、しばらくたすくまに登録してあるタスクを、手帳にも毎日書き出す。そして、実行したらチェック。
  • はじめは、守りやすい約束ばかりにしておく。
  • ずっと先送りしているものがあれば、より細かく分解して最初のステップだけをタスクとして登録しておく。

この中で、実際にやってみたのが、「一日の計画をじっくり立てる」「細かく分解する」「はじめは、守りやすい約束ばかりに」の3つ。
やってみて特に効果的だと感じたのが、「細かく分解する」と「はじめは、守りやすい約束ばかりに」の2つの合わせ技でした。

2つの合わせ技を用いることで、「新しいブログへの移行」を完了することができました。
また、「一番搾り」の応募者プレゼントキャンペーンに申し込むことができました。

ブログの引っ越しは、3年ほど停滞していたプロジェクト。
やりたいなぁやりたいなぁと考えていたけど、なかなか着手できてませんでした。

一番搾りの応募も、3か月ほど先延ばしにし続けていたこと。
応募者には様々な一番搾りがあたるかも、という、とても魅力的なキャンペーンにもかかわらず、先延ばしにして、応募期限が迫ってきていました。

先送りされがちなタスクの特徴と、その具体的な進め方

「ブログの移行」と「一番搾りキャンペーンの応募」の2つは、どちらも締め切りが明確に定まっていない、いや、締め切りが存在しないタスクです。
ブログの移行なんて、自分が移行したいときにすればいい。「一番搾り」の申し込みも、定期的にいろんなキャンペーンをやっているので、たとえ今回を逃しても、次また申し込めばいい。
こういう締め切りの存在しないタスクは、先送りしてもなんの問題もないので、ついついどんどんと後回しにしがち。
だから、計画に組み込んだとしても、それをずーっと先送りしちゃってたわけです。

そこで、「細かく分解」し、「はじめは、守りやすい約束ばかりに」することで、毎日ちょっとずつ進め、ついにはどちらも成し遂げることができました。

一番搾りキャンペーンの応募

一日の計画を立てる際、今日やることのなかに「一番搾りの応募」というタスクは、ずーっと並び続けていました。
来る日も来る日も。
でも、来る日も来る日も先送りされ続てました。
そんな、タスクリストに並んでいるのに実行できない日々が続き、タスクの実行できない自分への信頼度を下げていくことに。

対策を考えたその日も、タスクリストに「一番搾りの応募」は並んでいました。
案の定、そのタスクをやる気にはなれません。
そこで、「細かく分解する」ことに。
「一番搾りの応募」タスクを複製し、片方は明日の日付に変更する。
もう片方の「一番搾りの応募」を、「一番搾りの応募をするために、はがきにシールを貼る」というタスク名に変更して、1枚でもいいからはがきにシールを貼ろうという気持ちで、応募はがきとシールを準備しました。
これが、「はじめは、守りやすい約束ばかりに」するということ。
「一番搾りの応募」よりも、「一番搾りの応募をするために、はがきにシールを貼る」ほうが明らかにそのタスクを実行しやすい。
自分への約束を守りやすい形にちょっと変更してやったわけです。
結果、はがき2枚分のシールを貼ることができ、その日は終了。一枚でもいいからはがきにシールを貼ろうと考えていたのに2枚分貼れただなんて、万々歳です。

次の日、またタスクリストには「一番搾りの応募」が並んでいます。
やっぱりこれではやる気になれない。
前の日と同じように複製し、片方は翌日に、もう片方のタスク名を書き直し、実行。
その日も2枚のはがきにシールを24枚ずつ貼ることができました。

これを3日繰り返し、はがき6枚に、計144枚のシールを貼り終えることができました。
次の日にもまた「一番搾りの応募」というタスクが並んでいます。
またまた同じように複製し、今度は「一番搾りの応募をするために、はがきを入れる封筒を用意する」と書きかえ、はがきを封筒に入れておきました。
次の日、宛先と自分の住所を記入。
晴れてその次の日、郵送完了。
その日その日に「守りやすいように」「細かく分解」し、一つのステップを着実にのぼっていくように、「一番搾りの応募」タスクを完了させることができました。

ブログの移行

ブログの引っ越しでも、「細かく分解する」のは有効に働きます。
ブログのほうは、あらかじめ分解しておき、それらを一日の計画へと組み込んでいきました。
一番はじめに、「ブログ移行のプロジェクトを立ち上げる」というタスクを設定し、その実行の際、こんなリストを作りました。

  • ブログ立ち上げプロジェクト
    • サーバーを決める
    • サーバーを契約する
    • ドメインを決める
    • ドメインを取得するとこを決める
    • ドメインを取得する
    • WordPressをインストールする
    • テーマを決める
    • ブログ移行しますエントリを書く
    • はてなダイアリーの記事を移行する

そして、毎日10~25分ほどの時間をとり、リストに書かれていることを進めれるだけ進めていく、という方針で実行していきました。

おわりに

これまで停滞していたタスクを二つ、完了させることができ、自分への信頼感もかなり復活しました。
「やりたくなかったら、分解してみよう」って意識が芽生えたこと、それが実際に有効に働いたことは、とてもよかったな、と。

大切なことは、少しでもいいから前へと進めていくこと。
ただ先送りするのではなく、必ず着手して、できなかったぶんを先送りする。
少しでもいいから、前へ進める。
ほんのわずかでもいい。「進んでいる」ってのがすごく重要なんだと気づくことができました。

なんだか最近先送りが多いな。
やろうと思っていることを、ついついやらずに「ないもの」としちゃってるな。
そう感じるとき、なんかに、参考にしていただけたらな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

時間管理のマトリックスを「タスクシュート式」に順応させ、地に足着いた計画と記録を

ぼくは、日々の「やること」を「タスクシュート式」に管理しています。

「タスクシュート式」

タスクシュート式とは、簡単に言うと、

  • 1日にとりかかるすべての「やること」を書き出し、
  • そのすべてに見積もり時間を設定する

ことで、その日にとりかかる「やること」をすべて終えるのは何時になるのかを視覚化する、タスク管理の手法です。
そして、

  • どれくらい時間がかかったのか実績を残し、明日以降の計画に使いまわす

ことを繰り返し、1日の計画の精度を上げていきます。
はじめはとっつきにくいかもしれませんが、慣れればもうこれなしの生活なんて考えられない、というような代物です。
「タスクシュート式」では、その日にとりかかる予定のタスクはすべて書きだされており、基本的には上から順番にとりかかっていけばいい、という状態を、1日の早い段階で「計画」します。
そして、タスクにとりかかるのと同時に開始時間を記入し、完了すれば終了時間と作業メモを残していきます。記録をとっていく、ということです。
記録からタスクをルーチン化するので、計画は日に日に立てやすく、現実に即したものになっていきます。
とは言え、すべてが計画通りに進むわけではありません。1日を過ごしていると、とうぜん割り込みタスクも出てきます。そのときどうするか。
今やっていることを中断し、その下に割り込みのタスクを書き、実行し、またそれまでやっていたことに戻る、というふうに処理します。
計画したタスクと同じように割り込みタスクの記録もとっていく、ということです。
つまり、「タスクシュート式」によってタスク管理をしていれば、「計画的」なタスクと、割り込みなどの「突発的」なタスクの両方の記録が残る、ということになります。
タスクは、「計画的」なものと「突発的」なものに大別できる、ということです。

「時間管理のマトリックス」

みなさんもぼくと同じように、それぞれの、様々なやり方で日々のやることを処理していっていると思います。
様々な方法がありつつも、なんとか喫緊なことばかりに追われず、将来のための投資や備えの時間を確保する目的で、「時間管理のマトリックス」を利用してらっしゃる方もいると思います。
かの有名な「7つの習慣」の、あれです。

「時間管理のマトリックス」では、縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」をとり、4つの領域に切り分け、自分のタスクがどの領域のものなのかを把握していきます。

  • 第1領域:緊急かつ重要
  • 第2領域:緊急ではないが、重要
  • 第3領域:緊急かつ重要ではない
  • 第4領域:緊急でも重要でもない

とてもわかりやすく分類できるので、ぼくはこの「時間管理のマトリックス」を好み、「タスクシュート式」と合わせてタスク管理をしていくことにしました。
そうです、以下の記事を参考にさせてもらいまくったわけです。

7つの習慣×TaskChute2!これでやっと完璧な第四世代の手帳が作れる!! | jMatsuzaki

で、すべてのタスクを4つの領域に分類し、できるだけ第2領域のタスクが増えるようにやりくりするようになりました。しばらくそんなことを続けていると、ある違和感を抱くようになってきました。

「タスクシュート式 × 時間管理のマトリックス」での違和感

1日を計画し、その計画にならって実行していくわけですが、計画の段階ではは、第4領域のタスクなんてないじゃないか、ということ。
わざわざ第4領域の「緊急でも重要でもない」タスクを、その日の計画に組み込もうとは思わないわけです。だって、緊急でも重要でもないんですから。
じゃあ、第4領域はいらないのか?というと、それもちがう。
ついつい必要以上に休憩したり、疲れたりむしゃくしゃして、計画にはなかった息抜きをしてしまった。それはつまり第4領域の緊急でも重要でもないことをしてしまったってことになります。
計画する段階では、第4領域は必要ない。けれども、突発的に第4領域が登場したりする。
だからやっぱり第4領域は必要なわけです。

こんなこともあります。休日の計画を立てているとき、趣味の時間はいったいどの領域に入れるべきなんでしょうか。
緊急ではないので第1領域でも第3領域でもない。重要か?と言われるとそうでもないので、第2領域でもない。じゃあ第4領域なのか?と聞かれると、まぁ確かにそうかもしれない。第4領域を1日の計画に組み込むことも、実際にはある。
けれども。。。

今日は映画を見よう!と「計画的に時間を割り当てた」緊急でも重要でもないことと、なんかやる気でねぇ。。。と「突発的についつい長いこと休憩してしまった」っていう緊急でも重要でもないことと、を同じにしてしまうのは腑に落ちない。
どっちも緊急でも重要でもない「第4領域」やけど、一緒にしたくない。
両者の違いは、計画的か否か。
計画的に過ごすのと、突発的にそうしてしまったのとは分けて考えたほうがいいのではないか。そうだそうだ、わけるべきだ!

ということになりました。

「計画的」と「突発的」の各マトリックス

「”計画的”マトリックス」と「”突発的”マトリックス」に分け、それぞれが第1~第4領域まである、と考える。
全部で8つの領域ができあがるわけですが、それぞれに次のような名前をつけて分けやすいようにしました。

まず、「”計画的”マトリックス」。

  • 「必須」第1領域:緊急かつ重要
  • 「備え」第2領域:緊急ではないが、重要
  • 「浪費」第3領域:緊急かつ重要ではない
  • 「楽しみ」第4領域:緊急でも重要でもない

「必須」”計画された”緊急かつ重要

緊急で重要なタスクなので、必ず実行していかなくちゃならない。から、「必須」。

「備え」”計画された”緊急ではないが、重要

次の本で第2領域に「備え」と名付けており、それがしっくりきたので真似しています。

「浪費」”計画された”緊急かつ重要ではない

ある意味、ここに分類されるタスクを一日のなかからどれだけなくせるか、が大切になってくるように思います。
重要じゃないのに急を要するから計画して実行しなくちゃいけない、なんて避けたい。そこで、「浪費」と名付けて、極力減らすよう意識できるようにしています。

「楽しみ」”計画された”緊急でも重要でもない

趣味とかはここ。緊急でも重要でもないけど、計画的に時間を確保して気分転換する。緊急でも重要でもないとしても、生活を豊かにしてくれる時間ととらえています。
多すぎるのはよくないけど、まったくないのもつまらない。そんな領域。

次は「”突発的”マトリックス」。

  • 「最優先」第1領域:緊急かつ重要
  • 「備え」第2領域:緊急ではないが、重要
  • 「突発」第3領域:緊急かつ重要ではない
  • 「憂さ晴らし」第4領域:緊急でも重要でもない

「最優先」”突発的な”緊急かつ重要

突発的な「緊急かつ重要」なタスクは、他のことをとりあえず全部ほっぽり出して、もう是が非でもすぐに取り組まないといけないので「最優先」。

「備え」”突発的な”緊急ではないが、重要

突発的に緊急ではないが、重要なことに取り組むなんてそうそうないのですが、思わずできた時間なんかに第2領域に着手できたらすごくいい。

「突発」”突発的な”緊急ではないが、重要

重要ではないものの、急を要することが一番多いかもしれませんね。

「憂さ晴らし」”突発的な”緊急でも重要でもない

計画にないのにやってしまった「緊急でも重要でもない」ことは、憂さ晴らし以外のないものでもない。
この領域が増えてくると、一日のバランスが崩れているサインといえるかもしれません。

以上8つの領域に(正確には「備え」は両方一緒なので7つ)タスクを振り分け、自分がどういったタスクを計画し、実行したのか、発生した割り込みはなんだったのかを把握するようにしています。

おわりに

「タスクシュート式」のタスク管理では、「何をするか?」はもちろん大切なのですが、それ以上に「何をしたのか?」や、「どれくらいかかったのか?」などの、”実行記録”が重要になってきます。
記録を残せていることで、より現実に即したイメージで明日を迎えることができるようになります。
だって、今日1日の記録をある程度使いまわすことで、明日の1日ができあがるわけですから。

また、そんな記録が勝手に残っていくのが「タスクシュート式」の時間管理と言えます。
そして、自分の向かう方向性を見失わないために、現実に即しつつもより充実した1日を送るために、ほんとうに重要なことに着手していけるように、計画的なものと突発的なものに分けて「時間管理のマトリックス」を考えることが、ある程度役立ってくれているように思います。

タスクを8つの領域に分類する。これがしっくりくるのはぼくくらいなもので、他の人はなかなかやらないだろうとわかりつつ、ここまで長々と書いてきました。
こういうのって、各々が最終的には自分で考えて、どう日々をやっていくのか模索していかなければいけない。
ぼくの模索の現在進行形が、「実行する・実行したタスクを8つの領域に分けて考えていく方式」ということになります。
こういうのん、考えながら、試しながら進んでいくのん、楽しいので、ぜひいろんな方法を考え、試し、修正しってなことを続けていきたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

参考

「タスクの実行度を上げるために」と「過程までをも、ブログエントリに作戦」

日々、問題は起こるものです。

「問題」って言うちゃうとちょっと堅苦しいので、「どうにかならんかなぁ」「どうかしたいなぁ」「うまくいかんなぁ」と思うこと、としておきましょう。

「どうにかしたいこと」があるとき、その解決策を立て、実行し、どうなったか検証し、より良くしていく、、、ってなことをしたりしなかったりすると思います。

で、その模様をここで書いちゃおうかな、と思いつきました。

例えば、最近のぼくのなかの「どうかしたいなぁ」。

「たすくま」というアプリを使い、一日を計画しているのですが、イマイチうまくまわっていない。

実行せずに先送りor削除するタスクが増えているんです。

これ、どうかしたいなぁ。

なぜ、先送りor削除しちゃうのか

一つは、「自分との約束をやぶってもいいしゃーないや」とどこかで感じているっぽいこと。

というのも、先送りor削除タスクは、最近一気に増えた、というわけではありません。

徐々に増え、最近になってその増えかたがひどくなっているっぽいのです。

他に原因はなにかあるかなぁ。

夏休みに入り、これまでとは日中の過ごし方が大幅に変わった、というのもありそうです。

毎年、休みに入ったあたりのときはリズムを崩してしまう。これもどうにかしたいことです。

あ、そうか。

自分との約束をちょくちょくやぶっていて、自分への信頼度が下がってきていた。

それに加えて、日々のリズムが変わり、これまでのように一日を正確に計画することができていないために、無理な計画を立てたり、甘々な計画を立てたりしてしまっている。

結果、先送りor削除タスクが増加していっちゃってる。

なるほど。

どういう対策がとれるか

とれる対策として思いついたのは、

  • 自分への信頼度を取り戻すために、一日の計画を立てる時間を今までよりも十分にとる。慌てず、慎重に、じっくりと計画を立てる。
  • あえて紙に書き出す、というのも有効かも。めんどうくさくてずーっとは続けられんけれども、しばらくたすくまに登録してあるタスクを、手帳にも毎日書き出す。そして、実行したらチェック。

書き出したら実行度が上がるのは、これまでの経験からわかっています。

書き出すと「これする!」ってより強く自分に言い聞かせることができるのかもしれません。

他には、

  • はじめは、守りやすい約束ばかりにしておく。
  • ずっと先送りしているものがあれば、より細かく分解して最初のステップだけをタスクとして登録しておく。

どれも有効な手っぽいので、実際に試して検証していってみようと思います。

また結果については、次回以降にて。

おわりに

そして、このようなエントリを書いたことも、最近まったくブログを書けていないという「どうにかしたいこと」に対して思いついた解決策の一つです。

「どうにかしたいこと」に対し、解決策を考え、検証し、気づいたこと・発見したことを書いていけばいいやないか。

いつもはだいたい最後の「気づいたこと・発見したこと」しか書いていなかったのを、過程まで全部書いちゃおうやないか。

そのほうが筆が進むし、積極的にエントリを仕上げていけるんじゃないか、と。

というわけで、「ブログを書けていない」に対する解決策、「過程を全部書いちゃえ」作戦を、実際に検証していくためにきっかけエントリでした。

では、お読みいただきありがとうございました。