WorkFlowy×43Foldersで、テキストメモをぜーんぶ集約~メモに対して、今いろいろと考えていることその4~

前回、着想メモに加えて、タスクもWorkFlowyにて管理するように決めた、と書きました。

WorkFlowyにてタスク管理~メモに対して、今いろいろと考えていることその3~ – iPhoneと本と数学となんやかんやと

今回は、具体的にWorkFlowy上でどのようにタスクの書かれたメモに対して、「実行日」なるものを設定し、実際に運用しているのか、という部分についていってみましょう。

WorkFlowyにメモったタスクに、日付を加える

WorkFlowyというアウトライナーに、「43Folders」の手法を組み合わせることで、実行日を付加していきます。
必要なのは、「月」の書かれた行と、「日付」の書かれた行。月は12個、日付は31個必要なので、合わせて43個の行が必要になります。もともとはそれらを、フォルダによって管理する手法だったために、「43Folders」という名称が定められているわけです。
それを、今日から最も遠い月から、上から下へと「月」の書かれた行を並べていきます。

今月の見出し部分の階層下に、今日以降の「日付」の書かれた行を配置し、昨日までの日付の書かれた行に関しては、来月の「月」の行の階層下に置いておきます。
ちなみにぼくは、さらに「日付」の書かれた行を、週ごとに分けています。


こうすることで、直近1カ月分の日付を、タスクに設定できるようになりました。
あとは、タスクの書かれたメモを、「日」の書かれた行の階層下に置くことで、日付を設定します。例えば、「週次レビュー」を12月28日に行おう、と考えているならば、[12.December]という行の階層下にある、[Days28]という行の階層下に配置しておけば、「週次レビュー」というタスクに、「12月28日に実行する」という実行日を付加できる、というわけです。

実行できればチェックを入れ、次の日になれば、「日付」の書かれた行を、来月の「月」の行の階層下に移動させればOKです。 これが、「43Folders」の基本的な運用となります。

まず放り込む、「Inbox」

EvernoteやGmailに、はたまたデスクの上にも、「Inbox」という、”とにもかくにもまず放り込む場所”ってのを設置しておき、1日に一度その中身を処理するという流れが、結構一般的になっているような気がしますが、WorkFlowyでも同じように「Inbox」なるものを設置しておきます。着想メモもタスクの書かれたメモも、まずはそこにメモっていき、あとで処理する。どんなメモに関しても、です。
ぼくは、43Folders方式によって区切られた、「今日の日付の行」の階層下にその「Inbox」を設置することにしています。
各日付には、その日に実行するタスクが並んでいます。その下に一本線を引いておき、そこにメモを追記していきます。あらかじめ書かれたタスクにとりかかったときは、そのタスクを一番下へと移動させ、完了後にメモを残しておきます。で、また他に何か思いついたりしたらメモを書き加えていく。

そうすると、1日の最後には、今日書いた「メモ」と「完了したタスク」がずらずらと並びます。1日の記録のできあがりです。今日やったこと、考えた事がそこにはあります。それらをエクスポートして、Evernoteへそのまま保管。保管した後に、処理をしていきます。

1日に一回、処理する

「記録」としては、メモと官僚タスクを時系列に並べておけばいい。なので、メモったそのままを、Eevrnoteにはエクスポートしておきます。1日を記録しておくために。
ただ、Inboxに書かれたものには、「着想メモ」や、新たに出てきたタスクなど、「うんじゃかんじゃしたいもの」も含まれます。それらは、WorkFlowyのアウトライン上の適切な位置に移動して、置いておきます。着想メモは、着想メモたちばっかりを書きためている部分に移動し、他の着想メモたちと寝かせ、育てる。新たに出てきたタスクについては、「43Folders」の中に組み込み、実行日を設定する。
それ以外の、記録としてのメモや、完了し、線を入れたタスクの書かれたメモについては、Evernoteにエクスポートした時点で役目を終えるので、WorkFlowy上からは消してしまいます。ぼくは、WorkFlowyをProアカウントにはしておらず、一月あたりに新たに作成できる行数に制限があります。その容量対策のためにも、役目を終えたものについてはちゃちゃっと消しちゃいます。躊躇なく消すことができるのは、Evernoteにエクスポートしているからに他なりません。
WorkFlowyには、「着想メモ」や、まだ完了されていないタスクなどの、アクティブなメモを残しておき、役目を終えたものはEvernoteへエクスポート、WorkFlowy上からは削除、という形で住み分けをしています。

おわりに

この方式で、WorkFlowyにテキストメモを集約するようになってからというもの、かなり快適にメモを次へと活かしていけているように感じます。WorkFlowyにて、着想メモからタスクの書かれたメモまでをまるっと捉え、あるメモは育て、あるメモはタスクとして登録し、またあるメモはEvernoteにエクスポートして消去する。キレイな清流のような流れを作り出すことができました。アウトライナーを用いて、タスク管理もしちゃうことで、テキストメモはぜーんぶアウトライナーに放り込まれることとなりました。この運用、すごくしっくりきていて、当分手放せそうにありません。
では、お読みいただきありがとうございました。

WorkFlowyにてタスク管理~メモに対して、今いろいろと考えていることその3~

着想メモ置き場として、アウトライナーを使うようになった、ということについて、以前書きました。

着想メモの保管場所~メモに対して、今いろいろと考えていることその1~ – iPhoneと本と数学となんやかんやと

また、アウトライナーで扱うメモは、「うんじゃかんじゃしたい」もの。うんじゃかんじゃし、育て、ブログで”一応の完成品”として提出し、うんじゃかんじゃ後は、Evernoteへとアーカイブするという流れができたところまで、報告しました。

着想メモをうんじゃかんじゃする場と、一応の完成品をアーカイブする場~メモに対して、今いろいろと考えていることその2~ – iPhoneと本と数学となんやかんやと

「WorkFlowy」というアウトライナーを使うようになって、「うんじゃかんじゃしたい」メモ、つまり言い換えると、「アクティブなメモ」は、もうぜーんぶ突っ込んでおけばいいんじゃないか、という結論に至りまして、今ではタスクたちもWorkFlowyに全部メモっています。

「アクティブなメモ」は、ぜーんぶWorkFlowyへ

あとでいろいろと組み替えることができる、ってのは、ぼくのなかではほんとに強力です。アウトライナーにメモを置くようになってから、メモを、確かに何かしらの形にまで育てることができている感触があります。
となると、もう、テキストメモはすべてアウトライナーにつっこんじゃえばいいんじゃないか、まずはWorkFlowyに放り込んでおけばいいんじゃないか、と思うようになったわけです。「タスク」の書かれたメモも含めて。
「タスク」というのは、「やることの書かれたメモ」なわけです。実行されて、役目を終えるまでは、先送りされるかもしれませんし、メモを書き足すかもしれない、「アクティブなメモ」に含まれるんじゃないか。じゃあ、ぜーんぶまとめてWorkFlowyに突っ込んどいちゃえ、ってな話になる訳です。

思考のOSとしてのアウトライナー、生活デザインのアプリケーション:Word Piece >>by Tak.:So-netブログ

こちらの記事にも、すごく影響をうけました。とにかくメモし、アウトライナー上で分類する。アウトライナーには、今、自分が気になっていることがすべて書き出されている。からこそ、いろんなことを「Clear」にしていける。

実行され、役目を終えた後は、アーカイブしておけばいい。「着想メモ」が、そうであるように。場所はもちろん、Evernoteです。

「タスク管理」に求める事

WorkFlowyにて、タスクを管理してくことなると、ぼくがタスク管理に求めることをすべてみたしてくれるのか、というのが一番の重要ポイントになるわけです。じゃあぼくは、タスク管理に何を求めているのか。
そこで、必要な要素を書き出していくと、

  • 日付を設定できること
  • リピートタスクの扱いが比較的楽なこと
  • タスクにメモを残せること
  • こなしたタスクたちを、Evernoteにエクスポートできること

であることがわかりました。これらの要素さえ満たせば、日々のタスクが、心地よく回っていくわけです。
このなかで、もっとも重要というか、これ満たさなあかんやろう、というのは、「タスクに日付を設定できること」。日付が設定できなければ、タスクをいつやればいいのかわかんなくなってしまい、破綻は目に見えています。
他の要素は、WorkFlowyにもともと備わっているメモ欄や、エクスポートの機能を用いることでクリアできます。最も重要な、日付no
設定は、ちょっと工夫が必要になってきます。
では、タスクの書かれたメモに、いかにして「実行日」なる情報を付加していくのか。
この問題に対する解決方法は、すでにありました。というか、今までのタスク管理の方法を、そのままアウトライナーに引き継げば万事オッケーだったんです。
それは、「43Folders」という手法です。
1~12という数字の振られた「月フォルダ」と、1~31という数字の振られた「日付フォルダ」を使ってタスクを管理する「43Folders」。詳しくは次回に説明するとして、「43Folders」の実行日の付加の仕方を、そっくりそのままアウトライナーに持ってくることで、タスクの書かれたメモに実行日を付加することができるようになりました。これで、テキストメモの類をぜーんぶWorkFlowyで管理していくことが可能になり、万々歳です。

おわりに

着想メモやタスクの書かれたメモなどの、「うんじゃかんじゃしたいメモ」をすべてWorkFlowyに突っ込むようになって、それらのメモが一元管理されるようになり、すごくスッキリしました。今では、PCからでもiPhoneからでも、着想もタスクもなんでもかんでも、とにかくメモはWorkFlowyに放り込んでおき、1日に一回適切な場所に移動させています。うんじゃかんじゃしたければWorkFlowy内に置いておき、そうでなければEvernoteにアーカイブしていく。この流れが、すごくいい。
次回で、実際にどんな風に運用しているのか、詳しく書いていこうと思います。
では、お読みいただきありがとうございました。

着想メモをうんじゃかんじゃする場と、一応の完成品をアーカイブする場~メモに対して、今いろいろと考えていることその2~

日頃から、「着想メモ」なるものを書きためていってます。着想メモとは、ふとした思いつきや発見、新たな気づきをメモしたもののこと。こういった「着想」は、はっと頭の中にふってきた次の瞬間には、ふわっとどこかへ消えてしまうもの。だからこそ「メモ」という形でとらえていかなくてはいけません。
その「着想メモ」を、どういった形でストックし、どう活かしていくのか。このへんが、なかなかに難しく、いっつも最適な形を考え、試しています。そしてようやく、自分の満足いく形を構築できたのではないか、という感覚になってきました。

着想メモは、うんじゃかんじゃしたい

前提として、「着想メモは、うんじゃかんじゃしたい」という要望が、ぼくのなかにはあります。うんじゃかんじゃできるかたちとして、ストックしておきたい。
「うんじゃかんじゃ」とは、メモとメモを組み合わせたり、メモから連想を広げたり、書き足したり、配置や順序を変えたりすること。
「着想メモ」の一つ一つは、大概はまだまだ小さく、はっきりしないもの。そんな小さい「着想メモ」たちは、「うんじゃかんじゃ」することで、お互いに結びついたり、一つが大きくふくらんだりしながら、小さいものが大きく育っていきます。
よって、着想メモは、うんじゃかんじゃしたい。うんじゃかんじゃして、育ててやっとこメモを活かすことができた、と言えるわけです。
着想メモはうんじゃかんじゃしたいわけですから、うんじゃかんじゃできるような環境にストックしていきたいわけです。もちろん、他のメモと組み合わせたりしていきたいので、一カ所に集めておきたい。なおかつ、書き足したり、配置や順序を変えたりできる場所。そのうんじゃかんじゃできる場所を、以前は「情報カード」に求めていました。が、今は「着想メモの保管場所~メモに対して、今いろいろと考えていることその1~」で書いたとおり、アウトライナーに落ち着いています。
組み合わせる、書き足す、配置や順序を変える、という諸作業を、すごくやりやすいのが、アウトライナーだからです。

うんじゃかんじゃ後は?

うんじゃかんじゃが終わった着想メモたちは、一応は、育つ段階が一区切りつきます。それをさらに、「他の人にわかるかたちで提出する場」が、ブログとなります。ブログエントリという形になったメモたちは、もう育つことがないってわけではないものの、「一応の完成品」と言えるでしょう。
また、着想メモのすべてがブログエントリになるわけではなく、中には、育ち、あるていどのまとまりをもったアウトラインに仕上がるメモたちも出てきます。これもまた、「一応の完成品」です。じゃあ、ある程度の形に仕上がった、「一応の完成品」まで育った着想メモたちは、どうしましょうか。それらを、アーカイブとしてストックしておく場として、Evernoteはとても優れている、と言えます。
あまりに多くの着想メモたちを、アウトライナー上に置きすぎると、量が多すぎて重たく感じ、うんじゃかんじゃしにくくなります。うんじゃかんじゃするための着想メモは、増えすぎるとよろしくない。なので、Evernoteに移動させる、というわけです。
じゃあなぜ、Evernoteへと移動するのか。
Evernoteには、ノートブックとタグによる分類、さらには全文検索という、強力な武器が備わっています。Evernoteに放り込んでおけば、検索をかければ、大概のノートは引っ張ってこれますし、関連するノート(コンテキスト)の表示など、必要なノートの周辺のノートも同時に表示してくれます。これこそ、Evernoteにアーカイブをストックする理由です。
多すぎる情報のすべてを、「そういやあんなことについて書いたな」ってな感じで思い出すことは難しいでしょう。というか、不可能に近い。となると、ふと、Evernote内を検索してみたときに、関連するノート(コンテキスト)や、同じタグのついたノートに出会い、「お、これも今考えてることと関連ありそうやぞ」と言う具合に、出会う確率を高めることが、ストックを活かしていくことにつながると思うのです。
アウトライナー上で、着想メモたちを育て、一応の完成品まで仕上げた後は、Evernoteにストックしておく。そういった運用が、ベストではないかな、と思っています。

おわりに

@rashita2さんのメルマガ、「Weekly R-style Magazine」2014/11/17 第214号での、「文章管理について その4」の中で、こんな記述がありました。

人間がとれる行動の限界、あるいは認知の限界を考えれば、「アクティブなものは軽く(あるいは薄く)」という状態を保っておいた方がよいのでしょう。

対してアーカイブは、ストックの量がものを言いますので、重く厚くしておく。そして、それを検索でつり上げる。こうしたコンセプトの分離が大切なのだと気づきました。

まさに同じようなことを考えていたこともあり、深く共感すると同時に、アクティブはアウトライナーで、アーカイブはEvernoteでという、別の「場」において管理する今の方法を押し進めることとなりました。そして、とても快適に感じております。
毎号なにかしら刺激を与えてくれるメルマガに感謝するとともに、今後もアクティブとアーカイブを切り分けて、文章作成に役立てていきたいものです。
では、お読みいただきありがとうございました。

着想メモの保管場所~メモに対して、今いろいろと考えていることその1~

手書きの着想メモは、基本的には情報カードなるものに書き付けていってます。
情報カードを使う理由は、

  • 大きさがそろっていて扱いやすい
  • 床に並べることで、俯瞰できる
  • 繰り返しくることができる

あたりが自分好みだなぁと思ってのことです。ただ、今は大デジタル時代。テキスト型式のメモもかなり幅を利かせるようになっています。特に、Evernoteを使い始めてからは、いろんなメモはEvernoteに放り込んでおきさえすれば、いつでもどこでも見返せるので、それだけでいいという感覚がありました。でも、そんなEvernoteにも不満が出てくるわけです。「カードのように扱えないじゃないか」という不満が。
そこで、デジタル上でカードのように着想メモが扱えないものかどうか思案し、いろいろと試したりしてました。

・「リマインダー」をメモ帳として使う

・着想メモ置き場に「Daedalus Touch」 カードっぽさがいい感じ

・「Trello」というアプリがおもしろい

ただ、ちょっと視野が狭くなってたみたいです、無理に、デジタルの世界にカードの型式を求めすぎていたように思います。

デジタルでは、カードの必要はない

アナログでは、情報カードにメモを残しておきたい理由は、先ほど述べたように、

  • 大きさがそろっていて扱いやすい
  • 床に並べることで、俯瞰できる
  • 繰り返しくることができる

ところにあるわけです。で、デジタルでもこの三つを満たすものを、と探しまわっていたのですが、三つのうちの一つ目、

大きさがそろっていて扱いやすい

ってのは、実体をもたないデジタルの世界では、まったく考える必要はなかったわけです。
実物がそこにあるアナログでは、大きさが揃っているか否かは、あとから見返す際に、とても重要な要素になります。そろっていないと、とても扱いにくい。メモをパラパラと見返しにくい。保管もしにくい。だから、大きさは揃っていてほしい。
対して、データとして残しておくのであれば、実体をもたないので、大きさなんてどうでもいい。無理にカードみたいな表示をする必要なんてまったくないわけです。となると、求めるものは残りの二つの要素、

床に並べることで、俯瞰できる

繰り返しくることができる

になるわけです。俯瞰できることと、操作できること。この二つが満たされる形で、デジタルなメモ、つまりはテキストメモを保管しておきたいわけです。
ちなみに、「手書きメモのスキャン」はデジタルなメモには含んでいません。テキストメモのことを指している、と思ってください。

アウトライナーという選択肢

俯瞰できることと、操作できることを兼ね備えた形で、テキストメモを保管しておきたい。ずーっとそれを考えてきました。この二つを満たそうと思うと、Evernoteでは不十分なんです。メモはすべてまるっとEvernoteへ放り込んでいる時期もありましたが、この二つの要素_操作性と俯瞰性_を満たしてくれないがために、どこかしらメモを活かしきれていないモヤモヤ感ってのがつきまとってました。
そこで最近は、メモの類いはアウトライナーに放り込むようにしています。「WorkFlowy」という、場所に。
Evernoteほど、簡単にメモを放り込める場所ではないので、今までよりもさささっとはメモをすることはできません。が、アウトライナーにメモを書き溜めておけば、あとで操作できますし、俯瞰もできます。加えて、WorkFlowyでは、「ホイスト機能」と呼ばれる、一部分にフォーカスをあてる機能もあったりで、メモを書き溜めていくにはすごくいい場所として機能してくれています。
もちろん、情報カードほどの柔軟性はありません。メモは縦にズラッとしか並べることはできませんし、任意の場所に移動できるわけでもありません。画面という制約がある以上、床一面にカードを並べたときのような俯瞰性もありません。が、順番を入れ替えたり、階層化することができたり、ある程度の操作を加えつつ、着想メモたちを育てていくことは可能です。しかも、WorkFlowyは、PCでもiPhoneでもiPadでも、すぐに内容を同期してくれます。いつでもどこでも、着想メモに触れることができる、というわけです。
着想メモは、俯瞰できて、なおかつ操作でき、メモにうんじゃかんじゃ手を加えながら育てていきたいというぼくの要望を、叶えてくれるのがアウトライナー「WorkFlowy」ってなわけです。

おわりに

アナログならば情報カード、デジタルならアウトライナーという住み分けができつつあります。共通点は、どちらも操作性に優れている、ということ。やっぱメモは、組み替えたり、順番を入れ替えたり、操作を加えながら育てていくのがいいなぁ、と再確認しております。
まだはっきりとした形を形成していないメモたちは、一度アウトライナーに書き溜めてみてはいかがでしょうか。
ちなみに、もし新規にWorkFlowyに登録する、というかたは、以下のリンクから登録して頂ければ、ぼくもあなたも容量増えてうっしっしです。
WorkFlowy – Organize your brain.
では、お読みいただきありがとうございました。