ウィークリーページとデイリーページでまわす、シンプルタスク管理〜来年度の手帳に向けて2〜

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜」にて書いたように、ノートに

  • ウェークリーページ
  • デイリーページ

の二つを設けることで、日々のタスクやスケジュールを管理していこう、となったけど、じゃあ具体的にどのようにやっていくのか、について。


実は、手帳を使わずに、ノートでスケジュールとタスクの把握ってのは、昨年の1月からずっとやっていて、かなり身についてる。

週に一回、7日分のデイリーページを作成し、その週の時間割を記入したあと、ウィークリーからデイリーにスケジュールとタスクを書き写して一週間を把握している。

忙しすぎたり暇そうやったりしないように、日々の作業量に大きな偏りがないように調整しながら日付が決まっていないタスクを割り振り、一週間単位でざっくりとした計画を立てている。

この、ウィークリーからデイリーに書き写す作業があるため、ウィークリーとデイリーは分割されている、別々のノートの方がいい。


タスクの流れとしては、

  • なにか思いつくと、その都度今日の日付の書かれたデイリーページにメモしていく
  • 1日の最後に今日のデイリーページを見返し、各タスクに日付を与える
    • 今週中にすべきタスクは、該当の日付のデイリーページに転記する
    • 来週以降にすべきタスクは、該当のウィークリーページに転記する

以上、これだけ。

今日のデイリーページがインボックスの役割を果たし、そこに入ってきたタスクに、適切な日付を割り振っていく、ということになる。


で、毎日、1日のはじめに計画を立てる際に、今日のデイリーページを開き、そこに書かれている時間割とタスクを確認する。

ぼくは「たすくま」を使っているので、たすくまにタスクを登録して、1日の流れを組み立てている。

Taskuma —TaskChute for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

たすくまにタスクを登録し、1日の計画を立ててしまいさえすれば、あとはたすくまのとおりに行動していくだけになる。
そこからは、今日のページは開きっぱなしで机上に置いておき、なんでもそこにメモしていく。なにか思いつくと、その都度今日のデイリーページにメモをとりながら1日を過ごす。


ウィークリーページ → デイリー → たすくま

この流れ。
タスクが入って来たら、そのタスクを実行する週を決め、その週が来たら実行する日を決め、その日がきたらたすくまに登録して実行する時間を決め、その時間がきたら実行する。(タスクを転記する手間は発生するけど、こればかりは紙のノートや手帳を使う限りは致し方ない。)
この流れさえ守っていれば、ある程度はタスクをさばいていける。けれども、ちょっと大掛かりな、完了までいくつもの手順を要する「プロジェクト」は、同じようにはさばけないので、別途管理していく必要がある。
また、この流れには、長期的な視点が欠けているので、来年度はそこを補完するようなものにしていきたいな、と考え中。次はそのあたりについて。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜

来年度の手帳についてあれこれ考えている。
最近気づいたのは、「この日にする」とあらかじめ決まってるタスクは、実はそんなに多くはないのではないか、ということ。
となると、ウィークリーのページの日付ってそんなに必要ないように感じる。
「2週間後の水曜日にやらなければいけないタスク」とかってあるものか?

バレッドジャーナルを試してみて、そんな風に感じることが多くなった。


ぼくは、スケジュールとタスクを以下のように認識している。

時間の定まっている「やること」のことを、「スケジュール」ということにする。
時間の定まっている、とは、「何時何分から、これこれがある」というような感じ。開始時間が定まっているもののこと。
終わりの時間が決まっているものもあったりする。

時間の定まっていない「やること」のことを、「タスク」ということにする。
開始時間は決まっておらず、いつやるかは自分の裁量にゆだねられている。ただ、基本的には締め切りがあるので、「いついつまでに完了させる」ってのは定められていることが多い。

タスク管理、三種の神器 〜タスク管理あれこれ1〜 – iPhoneと本と数学となんやかんやと

スケジュールとタスク、どちらも「やること」で、違いは時間が定まっているか否か。
手帳は、日や時間でページを区切ることで、あらかじめ日時を用意してくれている。ということは、「スケジュール」は簡単に手帳に書き込むことができる。
いっぽうで、「タスク」はそう簡単にはいかない。自分でどこに書き込むかを判断しなければいけない。つまり、日時を設定しなければいけない。
これが、「どこに書けばいいのかわからない」問題を引き起こす。

例えば、
再来週が締め切りのタスク、そんなに時間はかからなそう。今週はもう手がいっぱい、となると、来週のどこかで着手すれば問題ない。
こういうタスク。

あるいは、
あるプロジェクトにて。確認事項があり、担当の人に確認をとってもらっている。その結果を受けて、続きは自分がすることになっている。そのプロジェクトの締め切りは再来週の水曜日。来週の水曜日には返答がもらえる予定なので、続きは木曜日以降か再来週か。
こういうタスクも。

来週とか再来週に着手したいタスクって、こういう類のものが多いのではないか。
今の時点では「来週のどこかでしたい」と思っているけど、いつするのかは詰めきれていないようなタスク。
「来週のどこか」なので、ウィークリーのページがあれば便利やけども、そこが日付で分割されていると書く場所を迷ってしまう。こういう迷いが好ましくない。で、結局手帳を使わなくなる。

日や時間でページが区切られている手帳は、スケジュールとタスクの両方を扱いやすくはなっていない。
日付の区切りがかえって邪魔なのであれば、ノートを使えばいい。ノートにウィークリーページを設ければいい。


ぼくの仕事は、誰かにアポを取って打ち合わせをしたり、仕事場から出かけたりってのが少なく、基本的には毎週同じスケジュールで進む。時間割というスケジュールで。
となると、タスクをこなしていくのは、空き時間と放課後。割り込みはそれなりにあるけど、使える時間がどのくらいかだいたいはわかってるので、タスクをはめ込みやすい。
時間軸がなくても、時間割があるのでそれに沿って行動していけばまずまずはうまくいく。
今日の時間割と、今日すると決意したタスク。
その二つがそろっていれば、1日の計画は立てやすい。

なので、時間軸は必要ではなく、時間割が必要。その時間割とタスクを書き込む場所としてデイリーページがいる。
時間軸が必要なわけではないので、手帳のようなフォーマットが定まってるのを使う必要はまったくない。ノートを使えばいい。ノートにデイリーページを設ければ事足りる。


以上より、次年度は手帳を使わず、ノートを手帳として使っていこうと思う。
手帳の代わりに使うノートの基本構成は、

  • ウィークリーページ
  • デイリーページ

以上、この二つでいいかな、と。
どちらも、まっさらなページに日付を書くだけで運用していく。
そこにスケジュールやタスクを書き込む。日付が決まっているものには日付を振っておき、時間が決まっているものには時間を書き添えておけば全く問題なし。そんな感じ。

ただ、これでは、単発的なタスクや、短期的に終えられるプロジェクトへの対応力に長けてるものの、ちょっと長い期間進めていかないといけないプロジェクトや、自分自身のための長期的な展望なんかまではカバーしきれない。

ウィークリーページとデイリーページの具体的な運用方法や、長期的な展望をいかにカバーするかなどについては、また回を改めて。

では、お読みいただきありがとうございました。

一日の計画は「ノート」で、実行は「たすくま」で

しばらくの間、デイリータスクリストに紙のノートを使ってたけど、また、「たすくま」にもどった。

ノートによってデイリータスクリストを作ると、頭に浮かんだことをメモしながら、どこでどれだけ時間をとって、何に取り組むのか考えることができる。
時間軸にまずスケジュールを書き込むので、残りの、タスクに使える時間を簡単に把握することができる。
今日一日をどう過ごすか?というテーマについて作戦会議ができる、ということ。これが、一日の計画立案にはかなり大事なことやな、と感じた。
で、ログもノート上でとっていけばいいし、ノートに立てた計画を遂行していってたけど、遂行のときは「たすくま」のほうがいいかも、と思い始めた。
全容を把握し、戦略を立案するのがノート。司令部がたすくま。実行が自分。
たすくま上でデイリータスクリストを作るのではなく、ノートで作る。そのほうが、いろいろ考慮しやすい。考えやすい。

併用の効用

ノートを使うまでは、戦略の立案もたすくま上でしていた。やから一日の全容の把握が不十分で、上から次々にこなしていけばいい、という状況を作り出すことができてなかった。タスクを終えると、毎回「次は、、、」と考える。それをなくすことができた。
「やること」を、そのときそのときでリストから選んで実行するようにしてた。するとどうなるか。「脱線」が起こる。なんでか。

この、毎回「次は、、、」となるのは、脱線を引き起こしやすくしてしまう。「次は、、、」の選択肢に、勝手に「のんびり」や「だらだら」やを含んでしまうためやと考えている。
なんどもなんども選択と決定を繰り返すと、決めることに疲れてしまう。「決定疲れ」を起こした状態に。

数多くの選択をしたことで意志力が弱まったらしく、その影響が他の意思決定の場面で現れたのだ。

『WILL POWER 意志力の科学』p124

決定疲れを起こすと、ついつい安易な選択に流れてしまいやすくなったり、決定を先延ばしにしてしまいがちに。
結果、タスクやスケジュールを終えるごとに次することの選択をする際、リストには書かれていない安易なことを選んでしまったり、タスクの選択を先延ばしにして余分に休憩してしまったりする。
毎回「次はどれに着手しようか?」と選ばなければいけないような状況は、決定疲れをおこしやすくなってしまう。

また、人間というのは、「計画を立てるだけ」で満足する生き物らしい。

のちに「ザイガルニック効果」と呼ばれる現象が確認された。終わっていない仕事や達成されていない目標は、頭に浮かびがちだという現象だ。

『WILL POWER 意志力の科学』p111

意志力とは繊細なやつで、なにか気になることがあると、少しずつ消費されていってしまう。

無意識が意識的な脳に計画を立てるよう求めているのだ。無意識の脳は独力ではそれができないらしく、意識的な脳にしつこく迫って、時間、場所、機会など、細かい計画を立ててもらう。計画が決まると無意識な脳は迫るのをやめる。

『WILL POWER 意志力の科学』p114

計画のされていないものは、気になる。注意を引いてくる。「これはどうなってるんや?」と。そのせいで、じわじわと消耗してしまう。未計画であるがために意志力が消耗するのであれば、計画を立てればその消耗は防げる。

理想のデイリー「やること」リストを目指して

そういったもろもろのことを考えると、理想のデイリー「やること」リストは、「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるもの」となる。
リストなら簡単に作れる。その日の「やること」をずらずらと並べていけばいい。けど、「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくろうとなると、とたんにものすごく難易度が上がる。その日一日にやるべきことを書き出せば、それはイコール上から順番にこなしていけばいいリストになる。でもこれでは、やたら「やること」を並べ立ててしまったり、重たく感じる「やること」をいっぱい書いて、やる気のまったく起こらないリストをつくってしまったりする。疲れてから一番しんどいタスクに取り掛からなあかんようなリストを作ってしまったりもする。
おそらく、2時間分でも「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくるのは難しい。一日分なんてもってのほか。
それを、今まではたすくまの画面上だけでやろうとしてた。これはちょっとやはりかなり難しいように感じる。

そこで、紙のノートと併用することにした。タスクシュートを意識して、紙のノートを使っていたときの経験が頭にあったから。

ノートには「時間軸」が書かれており、そこにスケジュールが書き込まれている。パッと一目で一日を俯瞰してみることができる。
今日の「やること」もその時間軸の横に書いておくと、その日のスケジュールと着手する「やること」を俯瞰することができる。
一日の全容を見ながら、たすくまにその日のスケジュールと「やること」をすべて集め、計画を立てる。
ノートも使いつつ、たすくまで実行していく。
それは、

  • タスクやスケジュールの見え方が、大いに自分に影響を与える

から。
たすくまのようなリスト形式よりも、時間軸の方が一日をイメージしやすい。時間軸にスケジュールが書き込まれていると、タスクの実行に使える時間が一目で把握しやすい。その見え方の方が好き。

実行のときは、時間軸は別にいらなくなる。たすくまに書かれていることを上から順にこなしていけばいいってわかっているから。でも、いきなりたすくまに記入し、リストを眺めながら一日の計画を立てるのは、なんだか安心できない。開始や終了時刻が提示されるので、それを順に見ていけば問題はないはずやけど、計画を立てることへのハードルがなんだか高まる。一日のイメージが持ちにくい。

おわりに

計画の際は、時間軸を見つつ、そこで一日の流れを確認しつつ、それをリストに落とし込んでいく。「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるリスト」になることを目指して。
で、実行は、リストに書かれていることを上から順にこなしていく。
もちろんすべてが計画通りにいくことはないけど、少なくとも、朝、計画を立てたときには、その日一日がイメージできて、安心してたすくまに書かれている次のタスクに着手し始めれる。それで十分。

では、お読みいただきありがとうございました。

細かなメモは、積極的に分類する

iPhoneではWorkFlowyに手書きでは名刺サイズの情報カードに着想をメモしていってます。
着想といっても、他愛もない一言メモのようなもの。一つ一つがなにかしら重要な意味合いがあるわけでも、一つのメモが単体で価値を持つわけでもありません。思いついた、ほんの些細なことをメモしているだけ。
となると、「メモしたあとどうするか?」が大事で、そこが決まっていないことにはメモして終わって「なんのためのメモやったんやろう?」ってなっておしまい、です。実際そうなったメモは数知れず。
そこでこれまであれこれメモの活用というか、メモした後のフローを考えていました。

着想メモをとにかく思いついた順に書きつけて、それを眺めて書き足し、あるいはメモ同士をくっつけたりしてふくらませていました。が、思うようにいかない。特に、メモが増えてきたら、なんの秩序もなく、ただ単に書かれた順に並ぶ着想メモが手に負えなくなり、メモの順番を変えたり近しいものをくっつけたりっていう操作がとてもしにくくなてしまいました。
この現象はこれまで、着想メモ全般に言えることだったのですが、最近はWorkFlowyのメモに限って目立つ問題となっていました。情報カードのメモのほうは、けっこううまいこと使えてる。
これはなぜか。
情報カードを見返すという操作を何度か繰り返しているうちに、その原因に気づきました。

情報カードの扱い

着想のメモされた情報カードは、インボックス用の箱に入れ、一箇所に集めていきます。で、折を見て集められたカードの束をさささっと見返しながら、机に近しいもの同士を配置していきます。
で、いくつかのかたまりができたあと、あるものはScrapboxに転記して着想メモの役割を果たし、アーカイブの箱に移動されます。
転記し終えたあとは、かたまりができているものの、まだまとまりきっていないと感じるものが机に残ります。その数は、転記されるものよりも多いわけですが、一度すべて回収してひとつの束にし、またインボックスに戻します。

これを定期的におこなうことで、インボックスの中は空にはならないものの、カードが増えすぎることを防ぐことができます。かつ、インボックス内のカードが、近しいもの同士のかたまりができた状態で保管されることになります。
かたまりを作っておくことで、次またこの作業をおこなうときに、新規に作成されたカードを配置しやすく、かたまりのどこかに属しやすくなるので、次の工程のScrapboxへの転記がおこなわれやすくなり、結果、インボックスのカードの増加防止につながってくれます。
で、この、カードを定期的に見返してかたまりをつくるって作業をすることで、着想メモの書かれた情報カードの束は、つねに変化を繰り返し、増えすぎることなく、ある程度の秩序をもってインボックス内におさめられ、次の新たなメモを待ち構えてくれています。
この状態を保っていることが、着想メモを次に使っていくためには必要なのではないかと気づきました。
つまり、メモが使われにくくなってしまう原因は、「何の秩序も与えられていない着想メモが大量に増えすぎること」にあったわけだろうということです。

積極的に分類する

そこで、WorkFlowyに書きとめる着想メモにも同じことをしてやろう、と思ったわけです。
ただ、WorkFlowyでは情報カードのように机の上に好きに並べて、近しいものは近くに配置していく、なんてことはできません。WorkFlowy内の着想メモは、必ず上から下に一列に並んでいます。好きな場所に配置して、、、とかできない。
並び替えはできますが、似てる感じのするもの同士を近くに集める、とかはけっこうやりにくかったりします。操作の点では、情報カードにはかなわない。
じゃあどうするか。
情報カードがうまい感じにいってるのは、

  • ちょくちょくかたまりを作っていること
  • まとまったものは転記してアーカイブして枚数を減らすこと

の2点にありました。そこで、着想メモたちに関しては、「積極的に分類する」という方針をとることにしました。
「細かなメモは、積極的に分類する」です。

メモったそばから分類する。
似たようなメモはすぐてきとーに見出しをつけてひとまとめにする。
新たなメモはどこかのグループに放り込む。
放り込む先がなければ、また新たに見出しをつけてそこに入れる。
ちょっとまとまってきたらScrapboxに転記する。

積極的に分類することで、かたまりを作ってまとめ、転記してアーカイブしてメモの量が増えすぎないようにすることにしました。
転記先のScrapboxは、分類とは無縁の場。
WorkFlowyの細かな着想メモは積極的に分類し、それをある程度まとめたあとは、逆に分類とは無縁のScrapboxへ。
最近はそんな方針でメモしていってます。

おわりに

思えば、Scrapboxが後ろに控えてくれるから、WorkFlowyでは「かたまりづくり」に専念できるのかもしれません。
着想メモの一つ一つはささいなもので、いくつか集まることで力を発揮してくれるようになる。なので、それまでは、積極的に分類してかたまりを作ることに専念する。
かたまりができてしまえば、分類は考えず、更新順に配列し、リンクを張り巡らせた状態でスタンバイさせておく。
メモが最終的にどう使われるのか、はメモするときにはわからないので、メモ同士をリンクさせておき、またいつか自分の目に触れる可能性を持たせておくのが一番かな、と。で、そういう状態で保管する場がScrapboxで、その前段階の細かな着想メモたちをまとめ、そこまで持っていくのが、WorkFlowyの役割かな、ということで。

では、お読みいただきありがとうございました。

iPhoneで着想メモをとらえたい

iPhoneに求めるメモとは?について考える。

「iPhoneでメモ」するときの4つの条件

iPhone上でうんじゃかんじゃする気はさらさらない。ので、あくまでも一時的にメモしておきくのみでいい。画面が小さく制約の多いiPhoneでは、操作するのを求める必要はない。

普段、手書きの着想メモは、名刺サイズの情報カードにとっていってる。で、それを操作して近しいものを束ね、Scrapboxにスクラップしている。ので、基本的にiPhoneでもメモもこの方針に則っていきたい。やから情報カードみたいに1枚1枚な感じがいい。で、それを次に受け渡しやすいのがいい。
具体的には、メモの一つ一つが全文表示され、各メモの内容をスクロールにてさらさら…と眺めれるようなもの。

iPhone上での操作は基本はしないつもりなので、メモった後、PC上ではそのメモを操作することができるのが望ましい。
メモの順番を入れ替えたり、近しく感じるものを集めたり。

あとは、アクセスのしやすさも大事。手間なく、サクッと一発で書き込みができる、ってのが大事にしたい点。

  • 全文表示
  • エクスポートしやすい
  • PCではうんじゃかんじゃできる
  • すぐ起動できてメモできる

Scrapboxか、Bearか、Evernoteか、、、

候補として考え付いたのは、Scrapbox、Bear、Evernote、WorkFlowy。

細かなメモをScrapboxに入れて、全文表示させて眺めるのがいいとおもった。PCでカードサイズを最大にすれば、内容もけっこう表示される。

ので、Scrapboxを候補にあげたけど、やっぱり、カード同士の結合や並び替えができないのは、着想メモを置いておくにはちょっと厳しい。
Scrapboxでは、1テーマ1ノートで書いていき、「書いたメモを組み合わせて大きくしていく」のではなく、「メモ同士をリンクでつなげて、それぞれを変化させていく場」って感じがいい気がする。
なので、Scrapboxの役割は「情報カードを幾枚か束ねる場所」の方がいいと思ったので、着想メモを置いておく場所ではないな、という結論に。

Bearは起動も早くていいかもと思い、一つのノートに追記していくのはどうか、と考え、実際にやってみた。たけど、PCでうんじゃかんじゃしにくいことに気づいたので、ボツ。
Evernoteも同様の理由と、サクサク動いてくれへんのでボツ。
結局WorkFlowyに落ち着き中。

条件を満たすのはWorkFlowy

着想メモはやはり、「名刺サイズ情報カード」っぽくメモっていきたいので。断片としては、一番細かいものとして扱いたい。
そのメモ自体にはタグをつけたりリンクをはったりしたいとは思わない。ほんとうに一言の、ちょっとしたメモばかりなのでいちいちそんなことをしてられない。
ちょくちょく見返しては操作し、組み合わせて大きくしていく。
タイトルとかもつけず、とにかく一言を残したい。
そういう意図を満たし、かつ上記の4点

  • 全文表示
  • エクスポートしやすい
  • PCではうんじゃかんじゃできる
  • すぐ起動できてメモできる

を満たすのはやはりWorkFlowyだと判断し、デジタル上での「着想メモをとらえ、置いておく場所」として活用していくことに。
ただ、過去に同じように使ってみて、結局とらえた着想をそのまま放置してしまった経験があるので、少し運用を変えることにしたのについてはまた今度。

おわりに

iPhoneでどうやって着想メモをとらえるのか再度考えてみて、結局はWorkFlowyに落ち着いたのは、やはり情報カードを使っているからってことが大きい。
手書きの情報カードにある程度似せて使えるってのが基準としてあって、やっぱそれはアウトライナーだった。
操作の点では情報カードにはかなわないものの、加工の手軽さはWorkFlowyに部がある。どっちにもそれぞれ向き不向きがあるものの、そのときどきの状況で、メモをとりやすい方法を選び、とにかく思いついたことをもれなく書き残すのが大事かな、と思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

「ぜーんぶWorkFlowy」から適材適所へ

プロジェクト管理、読書メモの管理、書きかけの文章、着想メモ、ログの蓄積にフリーライティング。。。

これまでWorkFlowyにいろいろなことを任せてきました。上記はすべて、以前はWorkFlowyに任せていたことです。
WorkFlowyは、PCでもiPhoneでも同じように扱えるように環境を整えることができ、ある程度自分の望むようにカスタマイズできるために、あれこれ詰め込みまくってました。とりあえずWorkFlowyさえあれば大丈夫、みたいな環境にしていたわけです。
でも、最近はちょっとそこから脱しつつあります。
きっかけは、「Bear」を使い始めたあたりから。

Bear – 美麗なノート作成・テキストエディタアプリ
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

「書く」のはすべてBearに

以前はWorkFlowyをエディタとしても使っており、WorkFlowyのスタイルをいじることで、文章を書きやすいような見た目にしていました。が、実際、細かいところはちょっと使いづらいなって思いがあったのも事実で、試しに他のエディタを使ってみようとなりました。そこで「Bear」に触れてみたわけです。
で、やっぱり、文章を書くためのアプリなだけあって、Markdown記法ですごく書いていきやすい。しかも見た目も「美麗なノート作成・テキストエディタアプリ」というだけあってきれい。
Bear Proにしなければデバイス間での同期ができないのですが、Bearが気に入ったぼくはすぐに契約してMacとiPhoneの両方でこのアプリを使い、ブログの文章を書き、仕上げまで持っていくようになりました。
Bearを使い始め、WorkFlowyで文章を仕上げることがなくなりました。WorkFlowyに任せていたことが一つ、減ったわけです。
そして、Bearが使いやすいと感じたことから、ちょっと使いづらいなと思いつつもWorkFlowyでやっていることは、他のアプリやWebサービスを使うとかなり快適になってくれるのではないか。そんなことを思い始めました。

プロジェクトはTodoist

プロジェクトのタスクを書き出していく際、アウトライナーというものはとても便利というか、個々のタスクを書き出して適切そうな順番に並べ、プロジェクトの達成までの道のりを定める際に力を発揮してくれます。なので、プロジェクト管理をWorkFlowyに任せていました。
ただ、日付を設定する機能がなかったり、書き出したタスクを毎日必ず「たすくま」へと送り込まなければならなかったり、ちょっとした一手間が必要だったのも事実で。
Bearが心地よく支えたのと同様に、プロジェクト管理のアプリを使えば快適なんじゃないかと思い始め、今は「Todoist」に落ち着いています。

Todoist: ストレスフリーのタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

ログの蓄積はEvernote

ログの蓄積は、そもそもEvernoteにしているのになぜWorkFlowyにも?って感じだったので、サクッとやめて、これでなかなかにスッキリ。

今はもうWorkFlowyには「読書メモの管理」「着想メモをとらえるところ」の2点を主な仕事として頑張ってもらっています。

Evernote
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

着想メモを束ねて、育てる場としてScrapbox

そして、昨年から本格的に使い始めたのがScrapbox。WorkFlowyや情報カードでとらえた着想メモをいくつか束ねて1テーマ1ノートでこちらに書き写していき、リンクをはってタグをつけて保管していってます。で、Scrapboxを参照しながらBearで文章を仕上げていくわけです。

また、自分が読んだ本について書き、デジタルな本棚を公開する場所としても活用しています。

おわりに

以前はEvernoteとWorkFlowyくらいしか使っていませんでしたが、適材適所かつiPhoneとMacで同じ環境にできるということを重視しつつ、

  • WorkFlowy:着想メモ置き場
  • Scrapbox:着想メモを束ねて、育てる場
  • Bear:育った文章を仕上げる場
  • Evernote:完成品やログを保存する場
  • Todoist:プロジェクトリストを管理する場

というラインナップに落ち着いています。ここに、手書きとして

  • 名刺サイズ情報カード:着想メモ
  • 手帳:日々の把握とメモ

が加わっている、という感じです。なかなかにいい感じなので、しばらくはこのままいくんではないか、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

Scrapboxはアウトプットとして文章を書く際の「補佐役」

Scrapboxをしばらく使っていて、だんだんとその立ち位置のようなものが見えてきました。

1ノート1テーマ

Scrapboxのようなことをアナログでおこなうことは不可能と言ってもいいでしょう。書いたもの同士がどんどんとリンクでつながっていく。サクッと手軽につながっていく様は、なかなかに心躍る体験です。
で、それぞれがリンクで手軽につながっていくがゆえに、べつに一つのノートにいろいろと詰め込まなくていい。だから、1ノート1テーマを保持しやすい、と言えそうです。
ノートを分けて書いたとしても、リンクによってつながりは保たれるので、1ノート1テーマにしやすく、1テーマにフォーカスしやすい。まずはそういう性質が挙げられます。

それぞれを変化させ、大きくしていく

また、Scrapboxはリンクをはりめぐらせることに優れているがゆえにか、ノート同士の結合の機能を実装してはいません。
結合する必要はなく、リンクでゆるくつながっていればいいって思想があるからなのでしょうが、ノートの結合ができないので、書いたものをそれぞれくっつけながら大きくしていくというよりも、ノート同士をリンクでつなげて、それぞれに書き足し、変化させ、大きくしていくってのがいいとぼくは結論づけました。

Scrapboxは「補佐役」

以上のことから、Scrapboxは、アウトプットとして文章を書く際の「補佐役」がもっともいいポジションではないか、と感じています。もっともこれは、Scrapboxを個人で利用するときに言えることとなりそうですが。
まず、1ノート1テーマを書きためるところであり、かつノートの結合ができない。また、一つのノートを書いているときにほかのノートを見ながら書く、ということができない。よって、Scrapbox上で文章を完成までもっていくことはちょっとやりづらい。
ということで、Scrapboxでは、まずはテーマをしぼり、メモを大きく育てていく。で、実際にアウトプットを生み出そうとするときに、Scrapboxを脇に表示し、参照しながら、別のエディタ上で書き上げていく。そういう立ち位置が適しているのではないか、というところに着地しました。
実際にこのエントリは、脇にScrapboxを表示させ、リンクをたどりながら一から文章を書き始め、仕上げていきました。まずまずいい感触です。

おわりに

以上はあくまで個人でScrapboxを利用する際に言えることで、Scrapboxにはほかにも色々な使い方ができる、懐の深さがあります。
プライベートではなくパブリックにし、ブログのように使うことができ、ぼくもそのように使って読んだ本についてあれこれ書いていく「book scrapbook – Scrapbox」をはじめました。また、いろんな人を招待し、メモにお互い書き込みをしてワイワイと着想を育てていくって方法もできます。今までにない、なかなかにおもしろいサービスです。
ぼくも楽しみながら、使っていこうと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

Scrapbox × Honkure = book scrapbook

のきばトークきいてると、「いろんな人がHonkureのようなサイトをつくればおもしろくなる」という話がなんども出てくる。
Honkureとは、簡単に言えば@rashita2さんの本棚。本棚というものの、本に限らず、漫画や映画などもそこには並んでおり、その一つ一つに@rashitaさんの読み応えのあるコメントというか、文章が添えられている。
確かに、こんな本棚を自分で作ってみるのも、ほかの人が作った本棚をのぞくのも楽しそう。
自分でやってみよう。Scrapboxがあるからきっと簡単にできるはず。


Honkureの一番のキモは、タグ。
Honkure内の本についての記事を下にスクロールしていくと、タグがつけられていることがわかる。
分類のためのタグのほか、書籍名や著者名もタグとしてつけられている。好きなタグをクリックすると、同じタグがつけられている他の記事がずらっと並ぶ。
タグによって記事と記事がつなげられており、サイトを訪れた人は、タグをポチポチクリックしていくことで、自分の興味の赴くままにHonkure内を散歩できる。

Scrapboxでは、タグをつけると同じタグがつけられているノートがページが下に表示される。
また、ページをリンクさせることも簡単。
タグやリンクで互いのノートがつながり、しかもつながっているノートが下にずらっと表示されるので、自分の興味の赴くままにScrapbox内を散歩できる。

まさに、Honkureの思想を、そのまま、手軽に、気の向くままに、そして完璧に実現してくれる。


ということで作ったのが「book scrapbook – Scrapbox」。
まだまだ本の数はすくないし、過去記事の再掲が多いけれども、これがどう育っていくのか自分としては楽しみ。よろしければ寄ってってやってください。

では、お読みいただきありがとうございました。

追い出して見返し、日付をふってGTDをまわす

GTDとはGetting Things Doneの略で、一度は試してみてちょっとうまくいかなかった。GTDの手法には憧れるけど、なかなかストレスフリーな感じが持続できない。
ちょっと前に自分はそんな感じでして、でも、意図的に「2つのこと」に集中して実行していくことで、ある程度GTDの恩恵が受けれるように、続くようになりました。

やることはちょろっとでいい

  • 頭の中の「気になること」を”すべて”頭の外に追い出そう。
  • それらすべての「気になること」について、求めるべき結果と次にとるべき行動を決めよう。
  • そうして決めた、とるべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直そう。

GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」の一番はじめ、ひらいてすぐの4ページ目に書かれているのが、この3つの要点です。
GTDはこの3つのポイントさえ守ればいいわけで、その具体的な方法が3つの要点の続きに詳しく書かれていきます。
で、この3つのポイントを実践する方法が詳しく書かれていても、具体的な方法を提示されたとしても、それを守るのがなかなかに難しかったりするわけです。実際、GTDというものを知ってから何年も経っていて、何度も実践してみているものの、なかなかちゃんとできずに挫折しっぱなしです。

たった3つのことですが、それすらなかなかに難しい。
なので、現状はさらに絞って、GTDの核の、ほんとにちょろっとだけをやっているという感じ。やっていることはちょろっとだけなのですが、なかなかに気になることをスッキリさせながら過ごせています。

追い出して見返す

やっていることは、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

この2点。
ここさえ守ってれば、押さえておけば、GTDという手法の恩恵の大部分を得られるのではないか。ある程度は快適にGTDをまわせるんじゃないか。GTDキモはこの2点ではないか。そんな風に感じてます。
気になることは何だったていいからとにかく書き出し、頭の外に追い出す。で、その書き出したものを定期的に見返す。その2点を愚直に守っていく。
GTDの指南書である「ストレスフリーの整理術」では、「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」の5つのフェーズに分けられています。が、とりあえずそれらは置いといて、

  • 書き出す
  • 見返す

その二つを頑なに守っていくのがいいのではないかと。

見返すために、日付をふる

で、どわぁーっと書き出したものを毎日見返すのは時間的にも労力的にも難しいので、明日見返したいことには明日の日付を、あさって見返したい部分にはあさっての日付を、というように、見返したい日の日付を、書き出した気になることたちにふっておく。
日付をふることで、見返す日時を指定しておくわけです。
これで、毎日その日の日付の振られた気になることだけを見返していくことで、気になることに対して、なにかしらの行動や、選択、決断をすることができるようになります。
気になることを書き出し、それを見返す日時を指定しておく。で、その日がきたら見返して、1日の行動の中に組み込む。そうやって、書き出した気になることを処理というか、完了させるというか、「とりあえずこれでオッケー」な感じにしていく。
それとは別に週1回ほどは、書き出された気になることたちをすべて見返す。週次レビューする。気になることの全容をざっくりつかむ。
最低限それさえできれば、GTDと言われる手法の恩恵を受けることができるように思います。

おわりに

GTDはボトムアップ。とにかくボトムアップです。
「ストレスフリーの整理術」には、気になることの扱いのプロセスや、分類について詳しく載っています。が、その部分って、自分で考えていくほうが確実に「使えるもの」になります。書かれていることは参考にしつつ、実際に自分が気になっていることをどうしたいかによって、扱い方やその分類を考えていくほうがいい。
分類する必要がなければしなくてもいいわけですし。
気になることを書き出す。それを見返す。その繰り返しの中で、自分の環境に見合った処理のプロセスや、分類方法をその都度考えていけばいい。そう思います。

とにもかくにも、

  • 気になることを頭の外に追い出す
  • 定期的に見直す

ことを続けていくこと。「水のように澄んだ心」に到達できるかはわかりませんが、少なくとも今よりは、自分がとるべき行動、やるべきこと、やりたいことがはっきりし、全体を把握することができるようになります。
それでけっこういい感じになるのではないかと。
そんな、完全無欠ではない、ゆるゆるざっくりなGTDこそ、続けていくことができるように思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

細かな着想の死蔵を防ぐための、「操作」とアーカイブ

せっせと着想をメモする、ってことを何年も続けている。
Evernoteにやっていたころもあった。WorkFlowyにメモしていたこともあった。もちろん、紙のノートに書きつけていたことも。そして今は、情報カード(名刺サイズ)に書きしたためてっている。

今使っているのは情報カード。じゃあ、過去に使っていたEvernoteやWorkFlowyに書かれた着想たちはどうなっているのか?
長いこと見返されることなく、手を加えられることもなく、ただそこにずっと残っているだけ。
いわゆる「死蔵」の状態になってる。

ここで話している「着想」というのは、100〜200文字くらいの、ふとした思いつきを書いたもの。ぼくの着想メモのほとんどがそういったものなので、100〜200文字くらいのメモが大量にEvernoteにもWorkFlowyにも存在して、ずーっと同じ場所で同じように、見返されることなくたたずんでいる。
で、こういう100〜200文字くらいの着想メモは、単体ではあんまり意味をなさず、いくつかの着想メモが組み合わさることで、例えばブログの一記事になったり、日々のタスク管理の改善策につながったりする。
メモを組み合わせるためには、メモを見返さなければいけないし、そえぞれのメモを移動させたり配置したりの操作をしなければいけない。
それをしなければ、メモどうしはなかなか組み合わさっていってはくれない。書いて終わり、になってしまう。
ということは、

  • 見返すこと
  • 操作すること

の2点が満たされないと、ただ書いて終わり、死蔵してしまうということ。

見返さないことにははじまらない。なにをメモしたか、書いたかなんて、書いたら忘れてしまう。忘れてしまって、もう二度とその着想に出会えなくなるのを防ぐために書くのだから。見返さなくちゃ、忘れているその着想には出会えない。
そして、すごく、すごーく重要なのが、操作すること。
さきほど述べたように、100〜200文字くらいの細かな着想メモは、単体ではあんまり意味をなさない。書き溜められたものたちを見返し、組み替え、似たものは近くに配置したり、グループを作ったり、順番を入れ替えたりすることで塊ができてきてこそ、次のアウトプットにつながったり、行動の改善を促してくれたりする。
Evernoteのノートは操作できない。
WorkFlowyは、順番を入れ替えたり、グループを作ったりの操作ができるのでいけるかな、と思った。けれども、メモが増えたらすごく操作がしにくくなってしまう。

だから、今はカードを使っている。

カードは、EvernoteやWorkFlowyに比べ、抜群に操作しやすい。操作しよう、という気持ちにさせてくれる。見返し、操作することを楽しみながらできる。
書いたカードは、ふと思い立った時に見返し、机の上にざっくり配置していく。近しく感じるものは近くに置き、なんとなしに塊みたいなものができあがってくる。あるテーマでひとくくりにできそうに感じたら、束ねておく。
束ごとにどこかにまとめなおしたり、それを材料にブログを書いたり。それをし終えれば、カードはお役御免ということで、アーカイブする。
並べ、配置し、束ね、まとめ、アーカイブする。それを繰り返し、ほうっておけば増える一方のカードの全体量を減らしつつ、また書きためていく。
このサイクルが止まり、メモが増える一方になってしまうと、やがて見返すことは無くなってしまうと思う。そうして、EvernoteやWorkFlowyのメモたちは、今、陽の目を見ることがなくなってしまっているから。
で、サイクルを回し続けようと思えるのが、カードの「操作のしやすさ」にある。だから、細かな着想メモを書きため、利用していくには、操作することがすごく、すごーく重要。
それが、カードを使うことで見えてきたこと。

操作し、束を作った後は、Scrapboxに書き写すこともあれば、そのまま何枚かのカードをもとにブログを書き始めることもある(今回のエントリはそれでできあがった)。なにかしらの改善につながるメモなんかは、書いてすぐに実践してみることもある。もちろん、カードに書かれたままずーっと放置されるものもある。
操作のサイクルを回し、全体量を調整することで、名刺サイズの情報カードを使った着想メモの管理システムをながいこと維持していけたらな、と思う。

https://gyazo.com/d6568d281481a08e711381ff45ca2e43

では、お読みいただきありがとうございました。