ウィークリーページとデイリーページでまわす、シンプルタスク管理〜来年度の手帳に向けて2〜

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜」にて書いたように、ノートに

  • ウェークリーページ
  • デイリーページ

の二つを設けることで、日々のタスクやスケジュールを管理していこう、となったけど、じゃあ具体的にどのようにやっていくのか、について。


実は、手帳を使わずに、ノートでスケジュールとタスクの把握ってのは、昨年の1月からずっとやっていて、かなり身についてる。

週に一回、7日分のデイリーページを作成し、その週の時間割を記入したあと、ウィークリーからデイリーにスケジュールとタスクを書き写して一週間を把握している。

忙しすぎたり暇そうやったりしないように、日々の作業量に大きな偏りがないように調整しながら日付が決まっていないタスクを割り振り、一週間単位でざっくりとした計画を立てている。

この、ウィークリーからデイリーに書き写す作業があるため、ウィークリーとデイリーは分割されている、別々のノートの方がいい。


タスクの流れとしては、

  • なにか思いつくと、その都度今日の日付の書かれたデイリーページにメモしていく
  • 1日の最後に今日のデイリーページを見返し、各タスクに日付を与える
    • 今週中にすべきタスクは、該当の日付のデイリーページに転記する
    • 来週以降にすべきタスクは、該当のウィークリーページに転記する

以上、これだけ。

今日のデイリーページがインボックスの役割を果たし、そこに入ってきたタスクに、適切な日付を割り振っていく、ということになる。


で、毎日、1日のはじめに計画を立てる際に、今日のデイリーページを開き、そこに書かれている時間割とタスクを確認する。

ぼくは「たすくま」を使っているので、たすくまにタスクを登録して、1日の流れを組み立てている。

Taskuma —TaskChute for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

たすくまにタスクを登録し、1日の計画を立ててしまいさえすれば、あとはたすくまのとおりに行動していくだけになる。
そこからは、今日のページは開きっぱなしで机上に置いておき、なんでもそこにメモしていく。なにか思いつくと、その都度今日のデイリーページにメモをとりながら1日を過ごす。


ウィークリーページ → デイリー → たすくま

この流れ。
タスクが入って来たら、そのタスクを実行する週を決め、その週が来たら実行する日を決め、その日がきたらたすくまに登録して実行する時間を決め、その時間がきたら実行する。(タスクを転記する手間は発生するけど、こればかりは紙のノートや手帳を使う限りは致し方ない。)
この流れさえ守っていれば、ある程度はタスクをさばいていける。けれども、ちょっと大掛かりな、完了までいくつもの手順を要する「プロジェクト」は、同じようにはさばけないので、別途管理していく必要がある。
また、この流れには、長期的な視点が欠けているので、来年度はそこを補完するようなものにしていきたいな、と考え中。次はそのあたりについて。

では、お読みいただきありがとうございました。

ノートにウィークリーとデイリーを 〜来年度の手帳に向けて1〜

来年度の手帳についてあれこれ考えている。
最近気づいたのは、「この日にする」とあらかじめ決まってるタスクは、実はそんなに多くはないのではないか、ということ。
となると、ウィークリーのページの日付ってそんなに必要ないように感じる。
「2週間後の水曜日にやらなければいけないタスク」とかってあるものか?

バレッドジャーナルを試してみて、そんな風に感じることが多くなった。


ぼくは、スケジュールとタスクを以下のように認識している。

時間の定まっている「やること」のことを、「スケジュール」ということにする。
時間の定まっている、とは、「何時何分から、これこれがある」というような感じ。開始時間が定まっているもののこと。
終わりの時間が決まっているものもあったりする。

時間の定まっていない「やること」のことを、「タスク」ということにする。
開始時間は決まっておらず、いつやるかは自分の裁量にゆだねられている。ただ、基本的には締め切りがあるので、「いついつまでに完了させる」ってのは定められていることが多い。

タスク管理、三種の神器 〜タスク管理あれこれ1〜 – iPhoneと本と数学となんやかんやと

スケジュールとタスク、どちらも「やること」で、違いは時間が定まっているか否か。
手帳は、日や時間でページを区切ることで、あらかじめ日時を用意してくれている。ということは、「スケジュール」は簡単に手帳に書き込むことができる。
いっぽうで、「タスク」はそう簡単にはいかない。自分でどこに書き込むかを判断しなければいけない。つまり、日時を設定しなければいけない。
これが、「どこに書けばいいのかわからない」問題を引き起こす。

例えば、
再来週が締め切りのタスク、そんなに時間はかからなそう。今週はもう手がいっぱい、となると、来週のどこかで着手すれば問題ない。
こういうタスク。

あるいは、
あるプロジェクトにて。確認事項があり、担当の人に確認をとってもらっている。その結果を受けて、続きは自分がすることになっている。そのプロジェクトの締め切りは再来週の水曜日。来週の水曜日には返答がもらえる予定なので、続きは木曜日以降か再来週か。
こういうタスクも。

来週とか再来週に着手したいタスクって、こういう類のものが多いのではないか。
今の時点では「来週のどこかでしたい」と思っているけど、いつするのかは詰めきれていないようなタスク。
「来週のどこか」なので、ウィークリーのページがあれば便利やけども、そこが日付で分割されていると書く場所を迷ってしまう。こういう迷いが好ましくない。で、結局手帳を使わなくなる。

日や時間でページが区切られている手帳は、スケジュールとタスクの両方を扱いやすくはなっていない。
日付の区切りがかえって邪魔なのであれば、ノートを使えばいい。ノートにウィークリーページを設ければいい。


ぼくの仕事は、誰かにアポを取って打ち合わせをしたり、仕事場から出かけたりってのが少なく、基本的には毎週同じスケジュールで進む。時間割というスケジュールで。
となると、タスクをこなしていくのは、空き時間と放課後。割り込みはそれなりにあるけど、使える時間がどのくらいかだいたいはわかってるので、タスクをはめ込みやすい。
時間軸がなくても、時間割があるのでそれに沿って行動していけばまずまずはうまくいく。
今日の時間割と、今日すると決意したタスク。
その二つがそろっていれば、1日の計画は立てやすい。

なので、時間軸は必要ではなく、時間割が必要。その時間割とタスクを書き込む場所としてデイリーページがいる。
時間軸が必要なわけではないので、手帳のようなフォーマットが定まってるのを使う必要はまったくない。ノートを使えばいい。ノートにデイリーページを設ければ事足りる。


以上より、次年度は手帳を使わず、ノートを手帳として使っていこうと思う。
手帳の代わりに使うノートの基本構成は、

  • ウィークリーページ
  • デイリーページ

以上、この二つでいいかな、と。
どちらも、まっさらなページに日付を書くだけで運用していく。
そこにスケジュールやタスクを書き込む。日付が決まっているものには日付を振っておき、時間が決まっているものには時間を書き添えておけば全く問題なし。そんな感じ。

ただ、これでは、単発的なタスクや、短期的に終えられるプロジェクトへの対応力に長けてるものの、ちょっと長い期間進めていかないといけないプロジェクトや、自分自身のための長期的な展望なんかまではカバーしきれない。

ウィークリーページとデイリーページの具体的な運用方法や、長期的な展望をいかにカバーするかなどについては、また回を改めて。

では、お読みいただきありがとうございました。