一日の計画は「ノート」で、実行は「たすくま」で

しばらくの間、デイリータスクリストに紙のノートを使ってたけど、また、「たすくま」にもどった。

ノートによってデイリータスクリストを作ると、頭に浮かんだことをメモしながら、どこでどれだけ時間をとって、何に取り組むのか考えることができる。
時間軸にまずスケジュールを書き込むので、残りの、タスクに使える時間を簡単に把握することができる。
今日一日をどう過ごすか?というテーマについて作戦会議ができる、ということ。これが、一日の計画立案にはかなり大事なことやな、と感じた。
で、ログもノート上でとっていけばいいし、ノートに立てた計画を遂行していってたけど、遂行のときは「たすくま」のほうがいいかも、と思い始めた。
全容を把握し、戦略を立案するのがノート。司令部がたすくま。実行が自分。
たすくま上でデイリータスクリストを作るのではなく、ノートで作る。そのほうが、いろいろ考慮しやすい。考えやすい。

併用の効用

ノートを使うまでは、戦略の立案もたすくま上でしていた。やから一日の全容の把握が不十分で、上から次々にこなしていけばいい、という状況を作り出すことができてなかった。タスクを終えると、毎回「次は、、、」と考える。それをなくすことができた。
「やること」を、そのときそのときでリストから選んで実行するようにしてた。するとどうなるか。「脱線」が起こる。なんでか。

この、毎回「次は、、、」となるのは、脱線を引き起こしやすくしてしまう。「次は、、、」の選択肢に、勝手に「のんびり」や「だらだら」やを含んでしまうためやと考えている。
なんどもなんども選択と決定を繰り返すと、決めることに疲れてしまう。「決定疲れ」を起こした状態に。

数多くの選択をしたことで意志力が弱まったらしく、その影響が他の意思決定の場面で現れたのだ。

『WILL POWER 意志力の科学』p124

決定疲れを起こすと、ついつい安易な選択に流れてしまいやすくなったり、決定を先延ばしにしてしまいがちに。
結果、タスクやスケジュールを終えるごとに次することの選択をする際、リストには書かれていない安易なことを選んでしまったり、タスクの選択を先延ばしにして余分に休憩してしまったりする。
毎回「次はどれに着手しようか?」と選ばなければいけないような状況は、決定疲れをおこしやすくなってしまう。

また、人間というのは、「計画を立てるだけ」で満足する生き物らしい。

のちに「ザイガルニック効果」と呼ばれる現象が確認された。終わっていない仕事や達成されていない目標は、頭に浮かびがちだという現象だ。

『WILL POWER 意志力の科学』p111

意志力とは繊細なやつで、なにか気になることがあると、少しずつ消費されていってしまう。

無意識が意識的な脳に計画を立てるよう求めているのだ。無意識の脳は独力ではそれができないらしく、意識的な脳にしつこく迫って、時間、場所、機会など、細かい計画を立ててもらう。計画が決まると無意識な脳は迫るのをやめる。

『WILL POWER 意志力の科学』p114

計画のされていないものは、気になる。注意を引いてくる。「これはどうなってるんや?」と。そのせいで、じわじわと消耗してしまう。未計画であるがために意志力が消耗するのであれば、計画を立てればその消耗は防げる。

理想のデイリー「やること」リストを目指して

そういったもろもろのことを考えると、理想のデイリー「やること」リストは、「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるもの」となる。
リストなら簡単に作れる。その日の「やること」をずらずらと並べていけばいい。けど、「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくろうとなると、とたんにものすごく難易度が上がる。その日一日にやるべきことを書き出せば、それはイコール上から順番にこなしていけばいいリストになる。でもこれでは、やたら「やること」を並べ立ててしまったり、重たく感じる「やること」をいっぱい書いて、やる気のまったく起こらないリストをつくってしまったりする。疲れてから一番しんどいタスクに取り掛からなあかんようなリストを作ってしまったりもする。
おそらく、2時間分でも「上から順番にこなすことが可能なリスト」をつくるのは難しい。一日分なんてもってのほか。
それを、今まではたすくまの画面上だけでやろうとしてた。これはちょっとやはりかなり難しいように感じる。

そこで、紙のノートと併用することにした。タスクシュートを意識して、紙のノートを使っていたときの経験が頭にあったから。

ノートには「時間軸」が書かれており、そこにスケジュールが書き込まれている。パッと一目で一日を俯瞰してみることができる。
今日の「やること」もその時間軸の横に書いておくと、その日のスケジュールと着手する「やること」を俯瞰することができる。
一日の全容を見ながら、たすくまにその日のスケジュールと「やること」をすべて集め、計画を立てる。
ノートも使いつつ、たすくまで実行していく。
それは、

  • タスクやスケジュールの見え方が、大いに自分に影響を与える

から。
たすくまのようなリスト形式よりも、時間軸の方が一日をイメージしやすい。時間軸にスケジュールが書き込まれていると、タスクの実行に使える時間が一目で把握しやすい。その見え方の方が好き。

実行のときは、時間軸は別にいらなくなる。たすくまに書かれていることを上から順にこなしていけばいいってわかっているから。でも、いきなりたすくまに記入し、リストを眺めながら一日の計画を立てるのは、なんだか安心できない。開始や終了時刻が提示されるので、それを順に見ていけば問題はないはずやけど、計画を立てることへのハードルがなんだか高まる。一日のイメージが持ちにくい。

おわりに

計画の際は、時間軸を見つつ、そこで一日の流れを確認しつつ、それをリストに落とし込んでいく。「上から順番にこなしていけばよく、かつ、こなしていけるリスト」になることを目指して。
で、実行は、リストに書かれていることを上から順にこなしていく。
もちろんすべてが計画通りにいくことはないけど、少なくとも、朝、計画を立てたときには、その日一日がイメージできて、安心してたすくまに書かれている次のタスクに着手し始めれる。それで十分。

では、お読みいただきありがとうございました。

細かなメモは、積極的に分類する

iPhoneではWorkFlowyに手書きでは名刺サイズの情報カードに着想をメモしていってます。
着想といっても、他愛もない一言メモのようなもの。一つ一つがなにかしら重要な意味合いがあるわけでも、一つのメモが単体で価値を持つわけでもありません。思いついた、ほんの些細なことをメモしているだけ。
となると、「メモしたあとどうするか?」が大事で、そこが決まっていないことにはメモして終わって「なんのためのメモやったんやろう?」ってなっておしまい、です。実際そうなったメモは数知れず。
そこでこれまであれこれメモの活用というか、メモした後のフローを考えていました。

着想メモをとにかく思いついた順に書きつけて、それを眺めて書き足し、あるいはメモ同士をくっつけたりしてふくらませていました。が、思うようにいかない。特に、メモが増えてきたら、なんの秩序もなく、ただ単に書かれた順に並ぶ着想メモが手に負えなくなり、メモの順番を変えたり近しいものをくっつけたりっていう操作がとてもしにくくなてしまいました。
この現象はこれまで、着想メモ全般に言えることだったのですが、最近はWorkFlowyのメモに限って目立つ問題となっていました。情報カードのメモのほうは、けっこううまいこと使えてる。
これはなぜか。
情報カードを見返すという操作を何度か繰り返しているうちに、その原因に気づきました。

情報カードの扱い

着想のメモされた情報カードは、インボックス用の箱に入れ、一箇所に集めていきます。で、折を見て集められたカードの束をさささっと見返しながら、机に近しいもの同士を配置していきます。
で、いくつかのかたまりができたあと、あるものはScrapboxに転記して着想メモの役割を果たし、アーカイブの箱に移動されます。
転記し終えたあとは、かたまりができているものの、まだまとまりきっていないと感じるものが机に残ります。その数は、転記されるものよりも多いわけですが、一度すべて回収してひとつの束にし、またインボックスに戻します。

これを定期的におこなうことで、インボックスの中は空にはならないものの、カードが増えすぎることを防ぐことができます。かつ、インボックス内のカードが、近しいもの同士のかたまりができた状態で保管されることになります。
かたまりを作っておくことで、次またこの作業をおこなうときに、新規に作成されたカードを配置しやすく、かたまりのどこかに属しやすくなるので、次の工程のScrapboxへの転記がおこなわれやすくなり、結果、インボックスのカードの増加防止につながってくれます。
で、この、カードを定期的に見返してかたまりをつくるって作業をすることで、着想メモの書かれた情報カードの束は、つねに変化を繰り返し、増えすぎることなく、ある程度の秩序をもってインボックス内におさめられ、次の新たなメモを待ち構えてくれています。
この状態を保っていることが、着想メモを次に使っていくためには必要なのではないかと気づきました。
つまり、メモが使われにくくなってしまう原因は、「何の秩序も与えられていない着想メモが大量に増えすぎること」にあったわけだろうということです。

積極的に分類する

そこで、WorkFlowyに書きとめる着想メモにも同じことをしてやろう、と思ったわけです。
ただ、WorkFlowyでは情報カードのように机の上に好きに並べて、近しいものは近くに配置していく、なんてことはできません。WorkFlowy内の着想メモは、必ず上から下に一列に並んでいます。好きな場所に配置して、、、とかできない。
並び替えはできますが、似てる感じのするもの同士を近くに集める、とかはけっこうやりにくかったりします。操作の点では、情報カードにはかなわない。
じゃあどうするか。
情報カードがうまい感じにいってるのは、

  • ちょくちょくかたまりを作っていること
  • まとまったものは転記してアーカイブして枚数を減らすこと

の2点にありました。そこで、着想メモたちに関しては、「積極的に分類する」という方針をとることにしました。
「細かなメモは、積極的に分類する」です。

メモったそばから分類する。
似たようなメモはすぐてきとーに見出しをつけてひとまとめにする。
新たなメモはどこかのグループに放り込む。
放り込む先がなければ、また新たに見出しをつけてそこに入れる。
ちょっとまとまってきたらScrapboxに転記する。

積極的に分類することで、かたまりを作ってまとめ、転記してアーカイブしてメモの量が増えすぎないようにすることにしました。
転記先のScrapboxは、分類とは無縁の場。
WorkFlowyの細かな着想メモは積極的に分類し、それをある程度まとめたあとは、逆に分類とは無縁のScrapboxへ。
最近はそんな方針でメモしていってます。

おわりに

思えば、Scrapboxが後ろに控えてくれるから、WorkFlowyでは「かたまりづくり」に専念できるのかもしれません。
着想メモの一つ一つはささいなもので、いくつか集まることで力を発揮してくれるようになる。なので、それまでは、積極的に分類してかたまりを作ることに専念する。
かたまりができてしまえば、分類は考えず、更新順に配列し、リンクを張り巡らせた状態でスタンバイさせておく。
メモが最終的にどう使われるのか、はメモするときにはわからないので、メモ同士をリンクさせておき、またいつか自分の目に触れる可能性を持たせておくのが一番かな、と。で、そういう状態で保管する場がScrapboxで、その前段階の細かな着想メモたちをまとめ、そこまで持っていくのが、WorkFlowyの役割かな、ということで。

では、お読みいただきありがとうございました。

iPhoneで着想メモをとらえたい

iPhoneに求めるメモとは?について考える。

「iPhoneでメモ」するときの4つの条件

iPhone上でうんじゃかんじゃする気はさらさらない。ので、あくまでも一時的にメモしておきくのみでいい。画面が小さく制約の多いiPhoneでは、操作するのを求める必要はない。

普段、手書きの着想メモは、名刺サイズの情報カードにとっていってる。で、それを操作して近しいものを束ね、Scrapboxにスクラップしている。ので、基本的にiPhoneでもメモもこの方針に則っていきたい。やから情報カードみたいに1枚1枚な感じがいい。で、それを次に受け渡しやすいのがいい。
具体的には、メモの一つ一つが全文表示され、各メモの内容をスクロールにてさらさら…と眺めれるようなもの。

iPhone上での操作は基本はしないつもりなので、メモった後、PC上ではそのメモを操作することができるのが望ましい。
メモの順番を入れ替えたり、近しく感じるものを集めたり。

あとは、アクセスのしやすさも大事。手間なく、サクッと一発で書き込みができる、ってのが大事にしたい点。

  • 全文表示
  • エクスポートしやすい
  • PCではうんじゃかんじゃできる
  • すぐ起動できてメモできる

Scrapboxか、Bearか、Evernoteか、、、

候補として考え付いたのは、Scrapbox、Bear、Evernote、WorkFlowy。

細かなメモをScrapboxに入れて、全文表示させて眺めるのがいいとおもった。PCでカードサイズを最大にすれば、内容もけっこう表示される。

ので、Scrapboxを候補にあげたけど、やっぱり、カード同士の結合や並び替えができないのは、着想メモを置いておくにはちょっと厳しい。
Scrapboxでは、1テーマ1ノートで書いていき、「書いたメモを組み合わせて大きくしていく」のではなく、「メモ同士をリンクでつなげて、それぞれを変化させていく場」って感じがいい気がする。
なので、Scrapboxの役割は「情報カードを幾枚か束ねる場所」の方がいいと思ったので、着想メモを置いておく場所ではないな、という結論に。

Bearは起動も早くていいかもと思い、一つのノートに追記していくのはどうか、と考え、実際にやってみた。たけど、PCでうんじゃかんじゃしにくいことに気づいたので、ボツ。
Evernoteも同様の理由と、サクサク動いてくれへんのでボツ。
結局WorkFlowyに落ち着き中。

条件を満たすのはWorkFlowy

着想メモはやはり、「名刺サイズ情報カード」っぽくメモっていきたいので。断片としては、一番細かいものとして扱いたい。
そのメモ自体にはタグをつけたりリンクをはったりしたいとは思わない。ほんとうに一言の、ちょっとしたメモばかりなのでいちいちそんなことをしてられない。
ちょくちょく見返しては操作し、組み合わせて大きくしていく。
タイトルとかもつけず、とにかく一言を残したい。
そういう意図を満たし、かつ上記の4点

  • 全文表示
  • エクスポートしやすい
  • PCではうんじゃかんじゃできる
  • すぐ起動できてメモできる

を満たすのはやはりWorkFlowyだと判断し、デジタル上での「着想メモをとらえ、置いておく場所」として活用していくことに。
ただ、過去に同じように使ってみて、結局とらえた着想をそのまま放置してしまった経験があるので、少し運用を変えることにしたのについてはまた今度。

おわりに

iPhoneでどうやって着想メモをとらえるのか再度考えてみて、結局はWorkFlowyに落ち着いたのは、やはり情報カードを使っているからってことが大きい。
手書きの情報カードにある程度似せて使えるってのが基準としてあって、やっぱそれはアウトライナーだった。
操作の点では情報カードにはかなわないものの、加工の手軽さはWorkFlowyに部がある。どっちにもそれぞれ向き不向きがあるものの、そのときどきの状況で、メモをとりやすい方法を選び、とにかく思いついたことをもれなく書き残すのが大事かな、と思う。

では、お読みいただきありがとうございました。

「ぜーんぶWorkFlowy」から適材適所へ

プロジェクト管理、読書メモの管理、書きかけの文章、着想メモ、ログの蓄積にフリーライティング。。。

これまでWorkFlowyにいろいろなことを任せてきました。上記はすべて、以前はWorkFlowyに任せていたことです。
WorkFlowyは、PCでもiPhoneでも同じように扱えるように環境を整えることができ、ある程度自分の望むようにカスタマイズできるために、あれこれ詰め込みまくってました。とりあえずWorkFlowyさえあれば大丈夫、みたいな環境にしていたわけです。
でも、最近はちょっとそこから脱しつつあります。
きっかけは、「Bear」を使い始めたあたりから。

Bear – 美麗なノート作成・テキストエディタアプリ
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

「書く」のはすべてBearに

以前はWorkFlowyをエディタとしても使っており、WorkFlowyのスタイルをいじることで、文章を書きやすいような見た目にしていました。が、実際、細かいところはちょっと使いづらいなって思いがあったのも事実で、試しに他のエディタを使ってみようとなりました。そこで「Bear」に触れてみたわけです。
で、やっぱり、文章を書くためのアプリなだけあって、Markdown記法ですごく書いていきやすい。しかも見た目も「美麗なノート作成・テキストエディタアプリ」というだけあってきれい。
Bear Proにしなければデバイス間での同期ができないのですが、Bearが気に入ったぼくはすぐに契約してMacとiPhoneの両方でこのアプリを使い、ブログの文章を書き、仕上げまで持っていくようになりました。
Bearを使い始め、WorkFlowyで文章を仕上げることがなくなりました。WorkFlowyに任せていたことが一つ、減ったわけです。
そして、Bearが使いやすいと感じたことから、ちょっと使いづらいなと思いつつもWorkFlowyでやっていることは、他のアプリやWebサービスを使うとかなり快適になってくれるのではないか。そんなことを思い始めました。

プロジェクトはTodoist

プロジェクトのタスクを書き出していく際、アウトライナーというものはとても便利というか、個々のタスクを書き出して適切そうな順番に並べ、プロジェクトの達成までの道のりを定める際に力を発揮してくれます。なので、プロジェクト管理をWorkFlowyに任せていました。
ただ、日付を設定する機能がなかったり、書き出したタスクを毎日必ず「たすくま」へと送り込まなければならなかったり、ちょっとした一手間が必要だったのも事実で。
Bearが心地よく支えたのと同様に、プロジェクト管理のアプリを使えば快適なんじゃないかと思い始め、今は「Todoist」に落ち着いています。

Todoist: ストレスフリーのタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

ログの蓄積はEvernote

ログの蓄積は、そもそもEvernoteにしているのになぜWorkFlowyにも?って感じだったので、サクッとやめて、これでなかなかにスッキリ。

今はもうWorkFlowyには「読書メモの管理」「着想メモをとらえるところ」の2点を主な仕事として頑張ってもらっています。

Evernote
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

着想メモを束ねて、育てる場としてScrapbox

そして、昨年から本格的に使い始めたのがScrapbox。WorkFlowyや情報カードでとらえた着想メモをいくつか束ねて1テーマ1ノートでこちらに書き写していき、リンクをはってタグをつけて保管していってます。で、Scrapboxを参照しながらBearで文章を仕上げていくわけです。

また、自分が読んだ本について書き、デジタルな本棚を公開する場所としても活用しています。

おわりに

以前はEvernoteとWorkFlowyくらいしか使っていませんでしたが、適材適所かつiPhoneとMacで同じ環境にできるということを重視しつつ、

  • WorkFlowy:着想メモ置き場
  • Scrapbox:着想メモを束ねて、育てる場
  • Bear:育った文章を仕上げる場
  • Evernote:完成品やログを保存する場
  • Todoist:プロジェクトリストを管理する場

というラインナップに落ち着いています。ここに、手書きとして

  • 名刺サイズ情報カード:着想メモ
  • 手帳:日々の把握とメモ

が加わっている、という感じです。なかなかにいい感じなので、しばらくはこのままいくんではないか、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。