ノートがあたえてくれるもの、カードがさずけてくれるもの

ノートは、安心をあたえてくれる。
自分の頭だけでは心もとない。でも、ノートがあれば、常用するノートがあれば、必要とあらばすぐに心もとない自分の頭をサポートしてくれる。
何か考えるとき。覚えておきたいとき。頭の中がいっぱいなとき。
まっさらなページを開けば、考えるをサポートしてくれる。これまでの考えたことを見返しても、新たな着想を与えてくれる。
書いたことを見返すと、忘れていたことも思い出させてくれる。ノートに覚えておいてもらうことができる。
頭の中がパンクしそうそうなとき、とにかくそれを書き出すと、いくらかの落ち着きを取り戻すことができる。
ノートは綴じられていて、いつでも書いたことを、書いた順番に見返すことができる。書いたものは動くことなく、いつでも同じ状態で、そこにいてくれる。
だから、ノートは安心をあたえてくれる。
考えられる安心。覚えておける安心。いっぱいでも、書き出して落ち着きを取り戻せる安心。
そしてそれらが、いつでも同じ場所にある安心。

カードも、必要とあらばすぐに、心もとない自分の頭をサポートしてくれる。
けど、カードは安心をあたえてくれるわけではない。
ノートは、安心を与えてくれる。けど、カードはそうじゃない。
ノートは綴じられていて、ばらけない。がゆえの安心感。
カードは綴じられておらず、一枚一枚がバラバラ。だから、安心できない。不安定。
でも、不安定さがカードの真骨頂。
ノートにあれこれ書き出すのとはまた違う形で、考えるをサポートしてくれる。
ノートのように、書いたものが同じ場所にとどまることはない。いつなにがどこにいくかはわからない。いつでもどれでもどこにでも動いてしまう。いや、動かすことができる。
綴じられていないがゆえの利点。
そう、カードの強みは動かすことができることにある。「操作」できることにある。
カードは安心をあたえてはくれないが、代わりに操作できる。
くれる。組み替えれる。動かすことができる。配置できる。束ねられる。自由に。
つまり、ノートとカードは役割が全く違う。

安心できるノートと、安心はできないカード。
安定的なノートと、不安定なカード。
固定されるノートと、流動性をたもてるカード。

ノートは情報カードの代わりにはなれないし、情報カードはノートの代わりにはなれない。

「たすくま」のチェックリスト活用法3選

Taskuma — TaskChute for iPhone — 記録からはじめるタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

最近、「たすくま」をがっつり使ってます。以前は紙のノートでタスクシュートっぽいことをしていました。すごく機能していて、とても心地よく使っていたのですが、また「たすくま」に戻ってきました。

再度「たすくま」を使い始め、「やっぱこれだな」を感じています。
使う上での新しい試みとして、
「タスク名に絵文字入れることにした」
「チェックリストを使いまくることにした」
が挙げられます。今日はその二つのうちの、「チェックリストを使いまくることにした」についてのお話。

チェックリストの役割

チェックリストは、チェックをするためのリストなので、「何かを漏れなく忘れずにする」のが目的だと思います。

チェックリストは、一連の手順を管理するためのリストです。繰り返される行動の標準化や効率化に役立ちます。
(タスク管理の用語集 No.438)

こなすべき作業をリストに記載しておことで、やり忘れを防げますし、必要ではない行動を抑制する効果も期待できます。
(タスク管理の用語集 No.451)

何かの手順や、持っていくものをチェックリストに記載しておけば、漏れをなくすことができます。
「たすくま」の場合、ルーチンが毎日生成されるので、たすくまのリスト自体が行動の手順書になります。その点で、たすくまのリストは、それ自体がチェックリスト的であると言えると思います。1日の行動のチェックリスト。
なので、基本方針として、「たすくまのチェックリストには行動は書き込まない」ということにしました。行動には時間が必要になるので、それぞれ見積もりを設定し、実行し、ルーチン化しておけば、行動のチェックリストができあがるわけなので。
となると、たすくまの「チェックリスト」には、行動の手順を書く必要がない。というかむしろ書かないほうがいいんでないかと思うのです。
で、たすくまのチェックリストには、それ以外のなにかしらを書いておくのがいいという結論に達したので、じゃあチェックリストにはなにを書き付けておこうかと考え、あれこれ試してみたのが最近のできごと。

たすくまのチェックリスト活用

たすくまのチェックリストは、

  • チェックリストが記入されているタスクは、背景が灰色になる
  • チェックリストの項目にはURLスキームを記入することができ、他のアプリを開くことができる
  • チェックリストの項目をチェックすると、その項目名のメモが残される

という3つの特徴があります。
チェックリストには行動は書き込まない、という基本方針に加え、これらの特徴を活かしつつ、チェックリストを使っていこうと考えました。
もっともオーソドックスと言える持ち物チェックリストに加え、現状次の3つの用途にチェックリストを使っています。

  • 実行前のタスクにメモを書くときに使う
  • 起動したいアプリのURLスキームを書いておき、ダブルタップで起動する
  • タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書き、すぐ答えられるように

実行前のタスクにメモを書くときに使う

たすくまでは、主にタスクの実行直後に、そのタスクの実行の記録を文章で残すことができるようになっています。タスクに対してメモを書き付けれる仕様なわけです。
で、もちろん、まだ実行していない、未着手のタスクにもメモを残すことができるので、あるタスクを実行するときに気をつけることなど、何かしらあればメモしておくことができます。
でも、困ったことに、まだ未着手のタスクにメモを書いておいたとしても、リスト表示では、タスクにメモが書かれているのかどうかを判断することができません。
なので、実行したいときに参照するためにメモを書いているのに、実行時にメモを確認せずにスルーしてしまうおそれがあるのです。

そこで、チェックリストを活用します。「チェックリストが記入されているタスクは、背景が灰色になる」ので、チェックリストの部分にメモを書いておけば、そのタスクのチェックリスト欄に何か書いてあるということが、リスト表示から判断することができます。なので、忘れずにメモをチェックできる、といわけです。

ちなみに、タスクをダブルタップすればチェックリストを表示してくれるので、サクッと確認できます。

起動したいアプリのURLスキームを書いておき、ダブルタップで起動する

「体重測定」というタスクを登録しているのですが、測定したあとは体重のログを記録している別のアプリを立ち上げる必要があります。その際、チェックリストに起動したいアプリのURLスキームを登録しておけば、手間が少なく起動させることができます。
タスク名をダブルタップでチェックリストの画面に移動し、リストの項目をダブルタップすることでそのリストに書き込まれているURLスキームを実行し、別アプリを立ち上げることができます。

次のエントリが、その実装方法について詳しく書かれており、かんたんに実装することができると思います。ひじょーにわかりやすく、サクッと設定することができました。
#たすくま を司令塔にする!チェックリストからアプリを開く

タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書き、すぐ答えられるように

別のアプリで睡眠時のログをとっているのですが、どれくらい眠ることができたのかってのをたすくまにもメモで残すようにし始めました。
ただ、毎回「6時間14分」って感じでメモに書くのも面倒だし、そこまで詳細に時間を残しておく必要もないかな、と思い、「6時間〜6時間半」という形でメモを残すことにしました。チェックリストを利用して。
前述の通り、たすくまのチェックリストでは、「チェックリストの項目をチェックすると、その項目名のメモが残される」わけです。そこで、「今日の睡眠時間は?」というタスクのチェックリストに「6時間〜6時間半」「6時間半〜7時間」というようなチェック項目を作っておけば、チェックするだけでその項目名がメモに書き込まれ、どれくらい眠ることができたのか残すことができるようになります。


なので、タスク名に質問を、チェックリストにその答えの選択肢を書いておけば、チェックするだけで質問に答えることができるわけです。サクッと。

おわりに

たすくまのチェックリストは、まだ実行していないタスクのためにあり、メモ欄は実行後のタスクのためにある。そうとらえると、チェックリストとメモ欄それぞれの使いかたがはっきりし、チェックリストの用途もひろがるのではないかと思います。
では、お読みいただきありがとうございました。

「細かなメモ」を書き、活かすために

これまでずっと、「細かいメモ」の活用に悩んでいました。
Evernoteに放り込んでいた時期もあれば、5×3サイズの情報カードに書きつけていた時期もあります。そこからWorkFlowyにすべて集めるようになり。。。いろいろ試してきましたが、まだこれといった決定打がなく、死蔵していったメモは数知れず。

「細かいメモ」とは、200文字以内の、ふとした思いつきのようなものです。名刺サイズの情報カードにメモすることができるほどの、着想や発見やふとした思いつきを書きつけたもの。

少し前にScrapboxが登場し、「これ、細かいメモを書いていったらおもしろいかも!?」と期待に胸を膨らませて使い始めてみたものの、すぐに使わなくなり。
細かいメモにタグをつけたりリンクを貼ったりするのって、ものすごい手間ってことにすぐに気づいたからです。1日に何個か作成されるメモたちに対して、いちいちそんなんしてられないですものね。

 

「細かいメモ」ってのは、タグつけたり分類したりリンク貼ったりってのがめんどうで、いちいちやってられないものの、いくつか集めてみると、それなりに新たな発見につながったりっていう性質を持っていると思います。
一つじゃそこまで意味をなさないけど、いくつか集まったときは何かしら生まれてくる。そんな予感のさせる、細かいメモたち。
となると、メモったあとにうんじゃかんじゃしやすい状態が一番望ましい。
見返し、近しいものを集めたり、意味をなすように並べ替えたり、くっつけたりはなしたり、配置し直したり。細かいメモに対しては、そういう操作をおこないたい。操作しやすいのを最優先に考えたほうがいい、と思うんです。

でね、これってやっぱり情報カードの出番だと思うわけです。

 

カードのデメリットはいっぱいあります。
クラウドのようにいつでもどこでも参照できるわけじゃないし、ノートのようにまとめて持ち運びやすくもない。メモを検索することができないために探しづらい。書くスペースも限られている。
でも、それでも、まだどう活かされるかわからない「細かいメモ」の保管には情報カードが、名刺サイズの情報カードがもっとも適している。
情報カードはなにより、操作性に秀でています。これはもう他の追随を許さない。デジタルにおいても、アナログにおいても。
簡単にグループ分けできますし、机一面にひろげて置いて俯瞰したり、カードの束ねかたによってカードどうしの結びつきの強さを表現したり、グループどうしを一つのメモでつなげたりもお茶の子さいさい。

おわりに

細かいメモの扱いについてあれこれ考え、試しては他のものに手を出し、を続けてきました。
今回、新たにScrapboxというサービスを利用してみて、また細かいメモについて考え、一つの暫定的な結論に達しました。
それが、名刺サイズの情報カードを使うこと。
で、使い始めていろいろ考え、考えたことを書き残したのが「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」になりました。
今後も、名刺サイズの情報カードを、着想を書き残す場として使い続けてみたいと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

PDCAをまわしながら日々過ごす手帳の書き方〜タスク管理あれこれ4〜

手帳の使い方の基本的な方針は、「デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 」 にて書いた通りなのですが、そこに新たに、加えたことがあります。

というのも、「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」を読んだのがきっかけです。
PDCAサイクルについて書かれているこの本では、まずは1日の行動に対してPDCAをまわしていく、「デイリーPDCAノート」が提案されています。

タスクシュート式+デイリーPDCAノート

「デイリーPDCAノート」の書き方は簡単。A4の方眼用紙を、以下のように分割してPDCAのそれぞれを書き込んでいく、というシンプルなもの。

Planの部分は、その日の計画を書き込みます。具体的には、

824.
1 Pのフレーム(左端)に時間軸を記入する
2 手帳から、今日の予定を転記する
3 手帳に書かれていないが、思いついた行動があれば追加記入する

この方法、この「デイリーPDCAノート」、今の手帳に応用できそうとすぐに感じました。手帳を見開きで使えばちょうどA4サイズ。やってみたい。
すぐさま実行できると気づき、その日から試しはじめています。

時間軸を記入し、予定を書き込む。そのあと、思いついた行動を追加する。
このPlanの立て方が、今自分がやっている、紙のノートをタスクシュート式を意識して使う方法と全く一緒なため、「デイリーPDCAノート」の方法をすぐに実践できると思ったわけです。
あとは時間軸の隣に、Do,Check,Actionをそれぞれ書き込んでいくスペースを確保しておけば、今までの手帳の使い方はほぼ変えることなく、すぐにでも「デイリーPDCAノート」をそっくりそのまま実践していけます。

はじめは本に書かれているのと同様に手帳を区切り、やってみました。が、そこまでスペースを使わずとも、同じようなことを実践できることに気づきました。それが、ペンの「色」で、Plan,Do,Check,Actionを書きわける、という方法です。
ペンの「色」で、PDCAのどれについての書き込みなのかがわかるようにしてみました。

  • 計画(Plan)は「黒」
  • 実行記録(Do)は「青」
  • 振り返りや次の打ち手(Check, Action)は「赤」

という風に。

ペンで色分け、の注意点

本来の、ノートを区切ってPDCAそれぞれについて書き込む場所を確保しておく方法ではなく、ペンの色によってPDCAをかき分けていく方法には、ひとつ、注意したほうがいいことがあります。

先に紹介した「自分を劇的に成長させる!PDCAノート」では、PDCAのうちの「Do」を書き残すことが重要視されています。

859.
PもCもAもすべて大切なのですが、「D」がPDCAを回し続ける大前提になっています。なぜなら、Dとは「事実を残すこと」だからです。

事実を、事実のまま書き残す。そして、それを「Check」へとつなげる。

897.
「D 実行・実績」に対して、うまくいった原因、うまくいかなかった原因、次はこうすればいいかもしれない、といった気づきを書きましょう。

ここで肝心なのは、「Do」と「Check」を明確に書きわける、ということ。だから、ノートを区切り、PDCAそれぞれに、別々の場所を与えているのだと思います。別々の場所に書き入れていくほうが、よりそれぞれを意識して、書きわけることができます。
色によってPDCAをわける方法では、PDCAのそれぞれを書き込む場所がわかれていません。本来の方法よりも、「Do」や「Check」がごちゃまぜになってしまいやすい、ということ。なので、PDCAそれぞれの書きわけをより意識しておかなくてはいけません。その点が、注意すべきこと、と言えます。

そしてカードへ

手帳は、一週間に一度、パラパラと見返すようにしています。で、主に赤で書かれていることに目をとおしていきます。
赤色で書かれていることは、いわば、実行記録から得られた「次の打ち手」。新たなアイデアとも言えます。
「PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに」 でふれたように、ぼくは今、思いついたことや発見や着想を、名刺サイズの情報カードに書きためていっています。となると、手帳に赤色の文字で書かれている、次の打ち手(Action)については、他と同様に扱うためには、カードに転記したほうがいい、ということになります。カードの状態でも保管しておき、操作できるようにしておけばいいかな、と。
少し手間はかかりますが、積極的にカードに書き写し、蓄積していってます。

おわりに

毎日というスパンでPDCAをまわしていく。実際は劇的というほどの手応えを感じているわけではないものの、楽しさがあります。
パッと手帳を開いたとき、書かれている文字が適切に色分けされていると、とても把握しやすく、内容をカードに転記することによって、次の生産へとつなげていく。そのサイクルをおもしろく感じるんです。

タスクシュートにのっとって手帳を使いつつ、そこにPDCAサイクルを回す手法が合わさって、ひとつ、バージョンアップできたのかも、と、そういう気分です。しばらくは楽しく、紙の手帳を使い続けていくことができそうです。

では、お読みいただきありがとうございました。

一週間ごとのルーチンが習慣化できないことや、半年前に登録しておいたタスクがなかなか実行できないのは、「引き継ぎ」がうまくいってないから~タスク管理あれこれ3~

「やろう!」という気持ちは、減退します。そのときは「これをやったいいやん!やろうやろう!」と思っていいても、次の日になると、そのときのテンションは何処へやら。「うーん、まぁ、また明日で」って感じで先送りしてしまったり。
期間があくと、「やろう!」という気持ちはもっともっと減退し、ないに等しい感じになっちゃいます。
ってことで、何かを実行していくためには、過去に抱いていたはずの「やろう!」という気持ちをあてにせず、モチベーションに頼らず実行できるようにするのが望ましいというか、必要になってきます。

 

一週間ごとの行動を習慣化するのは、毎日繰り返すことを習慣化するよりもだいーぶと難しい。そんな実感があります。
タスク管理アプリに登録し、ルーチンの設定をしてあげれば、タスクリストには毎週ちゃんとタスクが生成され、「やること」として自分に提示されます。あとはそれを実行すればいい。けど、できない。
やろうと思っていることを、タスクリストは思い出させてくれるのですが、思い出したとしても実行できない自分がいる。そんな自分が実行できるよう、手を加えてあげる必要があります。

 

「やろう!という気持ちの減退」問題と、「自動的にタスクリストに生成されたタスクを実行できない」問題。一見違う両者ですが、その解決のカギは、どちらも「コミットメント」にあるのではないか、と考えています。

過去の自分から今の自分に

「やろう!」という気持ちが減退してしまい、タスクとしてリストに並んでいても実行されない。
一週間ごとのルーチンタスクとしてリストに並んでいるけれども、やはり完了させれない。
どちらにも共通するのが、「過去の自分が「やろう!」と思ったことが提示される」ってことです。
確かに、過去の自分は「これをやろう!」と思って、決意してタスクとして登録したのかもしれない。一週間ごとにリピートさせておけば、忘れることなる実行していけると思ったのかもしれない。
けれども、それは、あくまでも「過去の自分」が決意しただけ。「過去の自分」がリピートさせただけ。「今の自分」ではありません。同じ自分でも、全然別物。
「今の自分」がやろう!と決めなければ、たとえタスクリストに並んでいたとしても、実行されずに終わってしまいます。
「今の自分」の決意が必要、ということになります。

つまり、今日実行したければ、今日の自分が「やろう!」と思えている必要がある、ってこと。

勝手に出来上がるリストを、それ通りにこなしていく、こなしていけると考えるのは、あんまり現実的ではありません。
過去の自分が与えてくれたリストをそのまま実行していける、なんて虫のいい話はないわけです。
自分と相談し、「今日のリストを作る」って工程をふまなければ、過去の決意を引き継ぐことはできません。
そう、今日の自分が、タスクたちに対してコミットしなければならないんです。
となると、「1日の計画を立てる」ことは、タスクを実行していく上ではかなり重要であることがわかります。
過去の自分のおかげで、もうすでに今日やるタスクのリストができあがっているとしても、あらためてそれを眺めて、もう一度今日のリストを作り直す。書き直す。
必要なさそうなことがあれば消してしまい、新たにタスクを思いついたのであれば書き加える。
手間にしか思えない作業かもしれません。が、それは、過去の自分から今日の自分への引き継ぎ作業であり、タスクたちに対して、今日の自分が「やろう!」と決断する儀式でもあります。

おわりに

週リピートのタスクが実行できない、習慣化できないってのは、長いことぼくの頭を悩ませている課題です。「その日に考え、決める」ってのは、そのひとつの解決策になると考えています。この効果はけっこうバカにならなかったりする。
とはいえ、その日に1日の計画を立てたとしても、全てが必ず実行できるようになる、ってわけでも当然ないわけで。またほかの問題が出現するわけですが、それについてはまた回をあらためて。

では、お読みいただきありがとうございました。

PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに

これまで何度も、情報カードを使ってみては他のツールに心移りし、またカードにもどってきては他に目移りし、というのを続けてきました。そして今回、また情報カードにもどってきてます。
これまでメインに使っていたのは、5×3サイズの情報カード。PoICの規格と同じもの。でも今回は、名刺サイズの情報カードを使ってみていて、これがなかなかにいい感じなのです。
名刺サイズの情報カードで、PoICを実践しようとしている、と言えます。

PoICを名刺サイズ情報カードで実践すると、蓄積は「発見」のみに

PoICでは、メモは「記録」「発見」「GTD」「参照」の4つのいずれかとされます。5×3サイズの情報カードにメモをとり、4種類のどれにあたるのかタグ付けしてわかるようにして、それらのメモを時系列に並べ、蓄積していくってのが基本方針。
で、それを名刺サイズの情報カードで、今の自分に合った形で実践してみようと考えました。

ぼくの場合、「記録」はたすくまか手帳に書き付けていってるので、それらにメモできない状況下においてのみ、ポケットに入れている名刺サイズ情報カードにメモすることになります。でも情報カードに書いた後は、最終的には手帳に転記するか貼り付けられるので、「記録」をカードのまま残しておくことはありません。
となると残りは、「発見」と「GTD」と「参照」。

「参照」は本から得ることが多く、読書メモはWorkFlowyに書いていってます。他にはレシピなんかも「参照」にあたるけれども、以前はEvernote、今はScrapboxに記録してるので、「参照」においてカードの出る幕はなし。(と書きつつ、今、読書メモをカードに書いていったらどうなるかってのを実験中。それはまたおいおい。)

「GTD」、つまりタスクは、基本的に手帳に書きます。手帳が手元にないときだけ、カードに書く。カードに書いたとしても、必ず手帳やたすくまに転記する。その二つがマスタータスクリストとデイリータスクリストを担ってるから。なので、カードに書かれたタスクは、転記された時点で役目を終えます。タスクを書いたカードが蓄積されることはありません。

ということで、残りは「発見」。カードに書いて、それを蓄積していくのは、「発見」のみということになるわけです。

まとめると、

  • 「記録」はたすくまか手帳
    • カードに書いても、手帳に貼るか転記する
  • 「参照」はWorkFlowy、Scrapbox
  • 「GTD」はカードに書いたとしても、たすくまか手帳に転記されたら役目を終える
  • よって、「発見」だけが蓄積されていく

ってのが、ぼくのPoICの名刺カードでの実践になりそうです。

ちなみに、どのカードにも「タイトル」はつけてません。サクッととるメモに対して、いちいちタイトルをつけるのは、、と思ったから。
ほんの些細な思いつきをメモするために名刺サイズを使う、とも言えます。PoICよりも、メモの粒度としては細かいと言えるのかも。
書いたカードを見返し、束ね、まとまってきた段階で、タイトルをつけるようにしてます。その話もまた、おいおい。

で、ここまで書いて思いました。これはもはやPoICではないな、と。
ただ単に、名刺サイズの情報カードをメモ帳として使う具体的な方法やな、と。

最終的には、「着想」のすべてを情報カードに

というわけで、着想、思いつき、発見の類のメモは、最終的には必ず情報カードに書いて蓄積していっております。

記録は「たすくま」と「手帳」が担ってくれてるわけですが、記録から着想を得たり、振り返ることで気づきがあったりもします。それもカードに転記して、カードの状態で書き残して、蓄積していくってのが基本方針です。
思いついたことをカードにかけない状況では、iPhoneにてたすくまにとりあえずメモしておいてしのぎます。で、たすくまのログは、毎日必ず見返すようになってるので、そのときにカードに転記します。
そんな感じで、着想、思いつき、発見の類のメモは、最近は全て、ほんとに全て名刺サイズのカードにメモし、蓄積していくってのを続けております。
基本は、そのメモたちは、時系列にストックされていくわけなのですが、そうするとカードばっかが増えていくだけで、たいした意味をなさないってなことになりがち。そこでどうしていくか、については、また回を改めて。

おわりに

A6、5×3、B6、名刺と、いろんなサイズの情報カードを使ってみてきました。大きさが違えば用途も違ってきますし、カードの書き方も変わってきます。
で、ぼくにとっては、「思いつきを一言書き残しておく」くらいの使い方が一番合っているようで、数あるサイズの中で、名刺サイズがいい感じにしっくりきています。
で、使うたびに思うのが、操作する楽しさ。カードをくり、あれこれ考えては好きなように配置し、いくつか束ねて大きくしていく。それがやっぱり楽しいな、と感じます。
「ちっさすぎるやろう」と思ってあんまり使ってこなかった名刺サイズの情報カードが、自分には一番しっくりくるもんやったんやなぁとちょっと驚きつつ、今日もせっせと書き残していってます。

では、お読みいただきありがとうございました。

デイリータスクリストに紙のノートを使う。タスクシュートを意識して。 ~タスク管理あれこれ2~

前回提示した、「タスク管理、三種の神器」。

  • スケジュール帳
  • マスタータスクリスト
  • デイリータスクリスト

スケジュール帳とマスタータスクリストは、「やること」をやり逃さないためのもの。
「やること」を実際にやっていく、こなしていく上で重要なのが、デイリータスクリスト。
長らく「たすくま」を使ってた。たすくまにて、朝起きてから夜寝るまでのすべての「やること」をリスト化し、行動していってた。
それで、不自由があったわけじゃない。なにかしら問題があったわけでもない。でも、一番いい方法か?と問われるとうなづけない気持ちも。
そこで、別のツールを試してみることに。試してみることで、いろいろわかったことがある。

ノートを使うことに

一日は、「スケジュール」と「タスク」からなる。スケジュールがあって、その合間合間にしかタスクをこなすことはできない。
合間合間がよくわかるのは、時間軸。軸にスケジュールを書き込むと、間にどれくらいの時間が使えるのか可視化できる。一日の流れを俯瞰できる。
だからぼくはバーチカルタイプの手帳が好き。あの、表示のさせ方が好き。
「たすくま」では、すべての「やること」がリストの形で表示されてて、スケジュールを書き込んだ後、どこに、何分くらいの時間が残されているかをパッと見て把握しづらいな、と感じてた。
というわけで、「たすくま」をいったん離れ、ノートにデイリータスクリストを担わせよう、ということになった。時間軸にスケジュールやタスクをのせていけるように。

なぜ手帳じゃないのか?書き込むスペースが少ないから。計画をし、実行し、実行した「やること」に作業ログを残すには、豊富なメモスペースが必要になる。そのスペースを確保するには、見開き一面に時間軸が並ぶバーチカルタイプの手帳では厳しい。
1日1ページも手狭に感じたので、見開き1ページを1日分とすることにした。ノートやからこそできる、柔軟で贅沢なページの使い方。

縦に一本線を引き、数字を書き込み、時間軸をつくる。そこにスケジュールを記入し、合間にタスクを書き込んでいく。
そうすると、ざっくりと一日を計画することができ、すべての「やること」が終わる時間の予想もつく。細かい修正を随時ほどこす、ということはできひんけれども、一日の計画時に今日の全容をざっくりつかむのであれば問題ない。
基本スタンスは、この方法。ここに、これまでずっとやってる「タスクシュート式」を加えていく。

タスクシュート式を意識

「タスクシュート」の詳細を学ぶことができる「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?」に、「タスクシュート式」の定義が載っている。

  1. 「本日1日分の仕事」を1シートで管理する
  2. 「これからやる仕事のリスト」と「ここまでにやった仕事のリスト」を一元管理する
  3. 「1分以上時間のかかること」はすべて管理する
  4. すべての仕事の「見積もり時間」を出しておく
  5. 「本日1日分の仕事」がすべて終わったら何時になるかの予測を自動算出することで、常に仕事の終わる時間(または就寝時刻)をリアルタイムに把握する

これらをなるべく満たしながら、ノートで実践できないか、を考えた。
三つ目以降がなかなかに厳しい。「「1分以上時間のかかること」はすべて管理する」を厳密に実行するのは諦めた。そこまでの細かいタスクを時間軸に書き込むことはできひんから。けれども、ノートの豊富なスペースにはタスクを書き出しておくようにする。管理、とまではいかへんけれども、細かいタスクたちを把握はしておく。
4つ、5つめを実装するために、タスクの基本セットを30分にした。「25分+5分」のポモドーロテクニックを意識しての、30分。
縦に引いた一本の時間軸にスケジュールを書き込み、スケジュールの合間に30分のタスクをはめ込んでいき、一日の流れを組み立てる。割り込みがあったりしてタスクをひとつ後にまわすと、帰宅時間が30分後ろにずれ込む。そんな風すると、終わる時間はすぐ割り出せるようなる。
30分以上かかるタスクは、分割してそのサイズにする。30分かからない細々したタスクは、いくつか集めて束ね、30分になるようにする。
スケジュールの合間に30分がうまいことはまらないときは、あえてはめない。すると、隙間ができる。10分~20分くらいの隙間が。一日に1つくらいは、この隙間があるくらいがいいかな、と思ってる。

自由で不自由なノート

ノートは、一度記入すると、修正しにくい。
なので、一度計画を記入し終えたら、それどおりにこなしていこう、という気持ちが強くなる。
方眼の一つのマス目を20分とし、3つで1時間ぶんと決めた。その時間軸に、スケジュールを書き込み、30分のタスクを合間に入れていく。
実行中も、常に時間軸を意識できるのがいい。

ノートによってのタスクシュート式の実践は、割り込みにはめっぽう弱い。
で、一つルールを設けた。割り込みから帰ってくるときには、必ず調整時間をとる、ということを。その調整時間に、割り込みによってずれこむことになったタスクの時間の割り振りを調整し、修正する。で、またスタートしていく。
ノートを使うと、割り込みに対応しにくい反面、事前装填感が高まる。強くコミットメントすることになる。一度書き込んだら、簡単にはうごかせないから。タスクがシュケジュール化され、機械的に、時間がきたらスタートせなあかん感が増す。
割り込みがさほどないときは、かなりうまくいくことがわかった。割り込みがさほどないって、なかなかに特殊な状況やけど。
割り込みがあっても、調整時間を取ればまずまず修正していけることもわかった。この、調整時間を必ずとるってのがいい感じ。突発的なことが起こり、予定が狂ってもそのまま突き進むのではなく、一度立ち止まり、ちょこっとだけ計画を立て直す。ノートは、計画の立て直しを促してくれる。
でも、割り込まれまくったらこの方法では対応しきれないのは目に見えてる。そこがネック。

ノートは、記入は自由で、修正は不自由。それでタスクシュートのようなことをしようとすると、どうしても工夫が必要になってくる。不自由さをカバーできる工夫をすれば、自由を謳歌できる、のかもしれない。

おわりに

ノートを使う利点として、

  • 時間軸を意識できる
  • 修正しにくい分、コミットメントが強くなる
  • 割り込み後は、調整時間によって計画の立て直しが習慣化される

あたりが挙げられる。手書きでノートにあれこれ書きながら過ごすのも楽しい。

ぼくは、以前は一日の計画をたすくま上で行っていた。開始時間等々を気にしてやることの順番を入れ替え、それどおりにこなしていけるリストを作ろうとしてた。けど、「上から順番にこなしていけばいいタスクリスト」をなかなか作ることができてなかった。「やること」を終えた後いちいち「次はどれをしようか?」と考え、選び、スタートしてた。
時間軸を書き、そこにスケジュールとタスクをのせていくことで、リストでずらっと並べるよりも一日をイメージしやすくなる。任意に動かせてしまうタスクを、スケジュールのようにとらえることができ、「この時間がきたらこれをする」と、迷いが入り込む余地をかなり減らすことができる。上から順に実行していけばいいリスト、上から順に実行していけるリストがつくれるようになった。
実際、ノートを使うようになって、計画よりもたくさん休憩しすぎたり、リストにのっていないことをついつい始めてしまったり、ということがかなり少なくなった。

あと、もう一つ。
タスクを30分でひとつとし、ポモドーロ・テクニックを使うことで、集中度合いも上がった。5分の休憩を必ずはさむのがいい感じ。
時間軸に、スケジュールと30分のタスクセットをのせることよって一日の「やること」リストを計画する。
しばらくはこの形で毎日を過ごしていく予定。これと、たすくまを組み合わせて。

では、お読みいただきありがとうございました。

タスク管理、三種の神器 〜タスク管理あれこれ1〜

「やること」を管理すること。それをタスク管理と呼ぶんやろうけど、ここでは「やること」と「タスク」は分けて考えたい。
というのも、「やること」には「時間の定まっているもの」と「時間の定まっていないもの」があるから。

「スケジュール」と「タスク」

時間の定まっている「やること」のことを、「スケジュール」ということにする。
時間の定まっている、とは、「何時何分から、これこれがある」というような感じ。開始時間が定まっているもののこと。
終わりの時間が決まっているものもあったりする。

時間の定まっていない「やること」のことを、「タスク」ということにする。
開始時間は決まっておらず、いつやるかは自分の裁量にゆだねられている。ただ、基本的には締め切りがあるので、「いついつまでに完了させる」ってのは定められていることが多い。

「やること」には、毎日や毎週など、ルーチンであるものもある。というか、ルーチンの「やること」で一日の大半は埋まってる。
ルーチンであれ、「やること」に変わりはないので、スケジュールとタスクに分けられる。
普通は「ルーチンタスク」って呼ばれ方をするけど、スケジュールにもルーチンはある。
とはいえ、ルーチンであるものも、スケジュールならスケジュールとして、タスクならタスクとして処理していくことになる。
なので、今後は、「スケジュール」や「タスク」と書いているものには、ルーチンも含まれる、としたい。

タスク管理、三種の神器

三種の神器 その1「スケジュール帳」

その名の通り、スケジュールを管理する存在。
Googleカレンダー、マンスリーの手帳、ノート。。。
「〇月×日の△時□分から☆分間、★★がある」という情報を管理できるものならなんでもいい。

三種の神器 その2「マスタータスクリスト」

タスクを管理する存在。完了させるべきタスクの並んでいるリスト。
「マスタータスクリスト」は、今思いつく「タスク」のすべてが書き出されているリスト。
そこに書かれていることをすべてこなしていくのが自分のすべきこと。
新たにタスクが発生したら、このリストに加えていく。追加オッケーなリスト(オープンリスト)。
タスクの全容を把握するためのリスト。「ここを見れば、何に着手するべきかがわかります」って存在。

ちなみに、InBoxを設けておいたほうがいい。思いつくことをすべてこのリストに放り込んでしまうと、おそらくは時間がいくらあっても足りない。思いついたことは一旦InBoxに集め、吟味し、やるべきであればマスタータスクリストに追加する。

三種の神器 その3「デイリータスクリスト」

その日一日の「スケジュール」と「タスク」のすべてが、つまり「やること」のすべてが書かれているリスト。「デイリーやることリスト」と呼んでいいかも。
デイリータスクリストを作り、一日を過ごす。
一度作成した後は、基本的にはこのリストにはタスクやスケジュールを書き込まないリスト(クローズリスト)。
「スケジュール帳」と「マスタータスクリスト」は、このデイリータスクリストを作成するためにある、と言っても過言ではない。
デイリータスクリストを作るときの目標は、『タスクを含め、すべての「やること」をスケジュール化する』こと。
一日の時間軸に、まずはスケジュール帳の今日の日付に書かれてある「スケジュール」をのせる。
「会議に参加」であったり、「〇〇とミーティング」であったり。

  • 11:00 – 12:30 会議
  • 14:30 – 15:30 〇〇とミーティング

その合間合間でしか、タスクをこなすことはできない。

  • 11:00 – 12:30 会議
    • 昼食
    • タスク1
    • タスク2
  • 14:30 – 15:30 〇〇とミーティング
    • タスク3
    • タスク4

よって、スケジュールを入れた合間に、タスクを放り込んでいく。
時間軸を用意し、そこに書き込んでいくと、一日が計画しやすい。
で、一日の時間軸にタスクのをせるためには、そのタスクにどれくらいの時間をかけるのか、を定めておかないといけない。
それぞれのタスクに「これくらい時間かけるつもり」っていう「見積もり」を設定し、スケジュールの合間にタスクを挟み込んでいく。
こうすることで、「今日はどれだけのタスクを終わらせることができるか」がわかる。また、見積もりがあるので、だいたいどのくらいの時間に仕事を終えることができるのかもわかる。
「どれくらいのタスクを、どのくらいの時間に終えることができるのか?」がわかるように、デイリータスクリストは作りたい。

おわりに

タスク管理、三種の神器は「スケジュール帳」「マスタータスクリスト」「デイリータスクリスト」。
「三種の神器」って表現してるけど、物ではなく、具体的なツールでもない。概念的なもの。
やから、上記の要件を満たしうるのであれば、ツールは何使ってもいい。
「デイリータスクリスト」には、1年以上「たすくま」を使っていたけど、ちょっと他のを試してみたくなり、WorkFlowyを使ってみたり、今はノートを使ってみてる。で、このノート使うのが、現状は楽しくて楽しくて。
今後はそのへんについて書いてみたい。

では、お読みいただきありがとうございました。

名刺サイズで遊ぶ (情報カードの大きさについて)

情報カードにメモをするってのを、休み休みずーっと続けてる。で、そのときに使ってたのは、5×3サイズの情報カードばっかりやった。43Tabsを実践してるときも、5×3サイズ。最近またカードを使い始めたけど、やっぱり5×3サイズ。
でも2,3週間ほど前から、名刺サイズを使い始めた。というのも、5×3サイズは、ちょうど程よい大きさやと思ってたけど、ポッケにはちと大きくておさまりがわるいため。名刺サイズは、小さいぶんポッケに無理なくおさまる。
そして、iPhoneのケースにもおさまる。これがけっこう、いやかなり重要やったりする。
名刺カードは、50枚ほどをクリップでとめて、ひとまとめにして持ち歩いてる。
思いついたら、そこに書き込んで、書いたカードはクリップから引き抜く。その引き抜いたカードのやり場に困ることがあったけど、名刺サイズはiPhoneのケースにおさまる。書き終えたものを、iPhoneにしまえる。

iPhoneは常に持ち歩いていることが多いので、そのケースにさえ入れておけば、どこにでも持ち運べる。朝一番に必ずとりくんでる、前日のメモを見返すときにも、カードの見返しを忘れることがなくなった。見返しのときにも、iPhoneは持ってるので。
最終的には、一日に書いた分はまとめて、ボックスへ。


カードの使い方は、「何かしら思いついたら書く」。以上。
なんか思いついたら、書く。タスクでもなんでも。着想でも、スケジュールでも。メモしておかなあかんそうなことは、カードに。
着想を書きおいていくのであれば、そんなに大きいサイズは必要ない。
そう、タスクをメモるにしても、思いついたことをメモるにしても、140文字くらいあれば事足りる。メモるときはそれで十分。140文字なら、名刺サイズが程よい感じ。ぎっしり書けばそんくらいの文字数が書ける。140文字も書くこと自体少ないし。やからちょうどいい。
これは、「知的生産の技術」で語られている情報カードの使い方とは違うけれども、そこで述べられている「規格化」や「くれる」って利点はそのままあるわけで。

小さいサイズのカードは、B6サイズとは違い、一時的にしたためておく場って意味合いが強い。名刺サイズでは、豆論文はなかなか書けない。でも、一時的に書いておく場であれば、名刺サイズで十分。ちょっとしたつぶやきを残しておくのであれば、一文をしたためておくくらいならば、140文字くらいの文章ならば。なんかそれが、心地いい。


じっくり考えたいときは、いつもどおり大きめの紙をひろげればいい。考えようとするときは、野帳くらいの大きさがあってもちょっとせまい。やから野帳を使わなくなっちゃった。
で、実は、考えるときも名刺サイズのカードは使える。考え事して思いついたことを、次々にカードに書いていく。それがなかなかにいいことにも気がついた。
机の上にぶぁーっと広げることができるから。

書いて書いて、机に広げる。と、A4の紙に書き出すよりも、広い面に書いてる感覚になれたりする。着想を書きためる、かつ、発想ツールでもあるということになる。
書きためたメモは、着想に関しては、ときどき広げて眺める。乱雑に机にほうりだしてもいいし、縦一列に並べてもいい。自由。その気になれば制限なく、広げれる。

なんしか、今のぼくには名刺サイズがしっくりきてます、名刺サイズのカードになにやら書きつけては遊んでますって話。

では、お読みいただきありがとうございました。

思いついては書き加えて、ブログの記事に仕上げていく(最近の文章の書き方)

長いことブログを書いています。細々と続けております。
長いこと書いてるので、記事を仕上げて更新するまでの流れを、あれこれ試してはしっくりくるものをしばらく続けてみて、、、みたいなことを何度も繰り返してます。
たいていは、「あ、ちゃうな、これ」ってなって、また前の書き方に戻る、となっちゃうわけですが。
でも、これまで何度か、ながーいこと同じ書き方を続けていたこともあります。

一つは、エントリの最後に「マインドマップ」みたいなものを載せていた時期が挙げられます。2年くらいは、エントリを書き進めていくときに、必ずマインドマップもどきを描いてから文章を書きはじめていました。
もう一つが、アウトライナーを使って文章を書き始める方法。これは今も現在進行形で、長いことその方法で書いています。マインドマップもどきを描いていたころより、今のほうがしっくりきてる感覚があります。
これは、かなり大きな変化です。だって、書くことを明らかにしていく手法が、マインドマップからフリーライティングっぽいものになり、トップダウン寄りなものからボトムアップ寄りなものにかわったってことですから。


マインドマップもどきを描いてからブログを更新していた時の流れはこんな感じでした。

何について書くのかを決める
 ↓
マインドマップを描く
 ↓
マインドマップにのっとって文章を書く
 ↓
仕上げてアップする

テーマを決めて、マインドマップを描いて、文章書いて、アップしての一方通行。たいていは一日で記事を仕上げてしまうため、「読み返し」がほとんどなかったように思います。
マインドマップを描くことで見出しが決まってきて、だいたいはそれにのっとって書く。多少手を加えつつも、おおむねマインドマップで書き出したことを文章化していく。
シェイクがなかったわけです。

アウトライナーを使うようになっては、こんな感じです。

とりあえず思いついたことを書く
 ↓
書いたものを読み返す
 ↓ ↑ (何往復もする)
読み返して思いついたことを書き加える
 ↓
全体の構成が見えてくる
 ↓
見えてきた構成にのっとって文章を書く
 ↓
仕上げてアップする

思いつくことを書き出して、書き出して、書き出して、書き出したことを読み返して、読み返して思いついたことを書き加えて、読み返しては書き加えて、そうしている間になんか見えてきて、見えてきてからはその見えたものにのっとって文章を書いていきます。
まず、書き始める。フリーライティングからはじめる。とりあえず一歩目を歩き始めることができる。
階層化はあんまりしません。そのかわり改行を多用します。たくさん改行して、文をかたまりにわけます。
文の順序の入れ替えは、頻繁におこないます。書き出した文章を入れ替えたり、書き加えたりしながら、全容をさぐっていく。
そのためか、エントリに「見出し」がないものが多くなりました。必要であれば見出しつけようかな、程度にしか考えていないので。ちょっと一呼吸おきたいときに、区切り線を入れるくらいです。

「書きたいこと定めてから書き始める」が、「なんか、とにかく書いているうちに書きたいことが浮かんでくる」にかわりました。間違いなく、大きな変化です。


マインドマップの時は、「何について書くのかを決める」の段階、すなわち一番初めの段階で、大まかに全容が見えてないと書き始められませんでした。
というのも、ぼくのはあくまでもマインドマップ”もどき”で、発想を広げるというよりも、頭の中にあることを整理しながら紙にひろげていく、という意味合いが強いものであったから。そもそも頭の中に、ブログに書けそうなことがなければ、それをマインドマップ上に吐き出すことがなかなかできないわけです。
中心から伸びたノードが「見出し」で、そこから先はその内容を書いているような感じでした。頭の中を構造化しながらマインドマップっぽく落としこんでいました。マインドマップが完成すれば、あとは必要な部分を補いながら文章化していくだけ。
マインドマップさえ描ければ記事はできあがるのですが、マインドマップを描き始めるまでがなかなかに困難だったように思います。頭の中で、ある程度は「何についてどう書くのか?」を描けていなければ、一歩目を踏み出すことができませんでした。
なので、ブログを書く時間を確保していても、一文字も書けないことがざらにありました。
一文字も書かずに時間が過ぎていく、なんてことがあると、モヤモヤします。書きたくても書けてない感がただよって、「あぁ、書かれんかったー」と多少落ち込む。
そんな感じでした。

今は、フリーライティングからはじめています。特に「これについて書く」というものがなくても、まず書いちゃう。
とりあえずなんか書ければいいや、なにが書きたいとかなくても、なんか書ければいいや、という気持ちでいるので、何かしら文章は出てきます。だって、思いついたことをそのまま書いちゃえばいいから。なんも書かれんかったー、みたいなことがほぼほぼなくなりました。モヤモヤ感は、あまりありません。何も書けずに終わる、ってのがなくなったから。
過去に書いたものを読み返して呼び水にすることもあれば、なにもせずただ頭に思い浮かんだことを書き出すこともあります。
「記事を仕上げよう」ではなく、「まぁそのうち仕上がっていくでしょ」って感覚で書いています。
いつ文章を書き終えることができるかわからないまま書き進めることになりますが、それなりに更新できてるので、書いてるうちに仕上がっていくもんなんだと思います。それでいいかな、と。

以前のように、ブログにまとまった時間がとれないってのも影響が大きいように思います。
ブログに時間をかけることができていたときは、マインドマップを小1時間かけて描き、これまた小1時間かけて文章を書くことでエントリを完成させていました。1日のうち、1時間半くらいをブログに費やすことができたからこその書き方と言えます。
けど今は、1日の中でそんなに長い時間ブログを書くことはできません。毎日長くて20分とか。細かく分割されます。分割された中では、ちまちま書き加えていく今のスタイルがあっているみたいです。マインドマップは、ちまちま書き足すのんがどうもやりにくいので。

おわりに

文章を書く。そのこと自体への親しみと楽しみが、以前よりも大きくなっているように思います。これも大きな変化。
うんうんひねり出しながら書くことが多かったのに、とりあえず書いたことをあれこれいじりたおすほうが楽しい。自分の書いた文章って読み返すとそれなりにおもしろいもんです。読み返しが刺激になり、新たに何か思いつくことだってあるもんです。
一日のなかで書くことに費やせる時間をなんとか捻出し、書く。
読み返しては、書き加えていく。
それを続けて、ブログの記事として公開しちゃう。そんなスタンスで、楽しみながら書くことができています。
そんな楽なスタンスでブログを更新するってのも、いいもんです。

では、お読みいただきありがとうございました。

ちなみに

今回のエントリは、下書きを複製しては書き加え、また複製しては書き加え、を繰り返して完成までもっていきました。というのも、文章の変遷を残しておき、それも見てもらおうかな、と考えたためです。以下にその下書きたちを載せますので、興味あればこちらもどうぞ。

最近の文章の書き方。

最近の文章の書き方。 (copy)

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